Информационные потоки в деятельности управления редакции газеты «Все для Вас».

 

    Коммуникации и принятие решений в «Все для Вас. Недвижимость» относятся к связующим процессам, поскольку связывают функции планирования, организации, мотивации и контроля. Коммуникации – это обмен информацией, на основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений и доводит принятые решения до работников организаций.

Коммуникационный процесс «Все для Вас. Недвижимость» – это обмен информацией между двумя или более людьми. Основная цель процесса – обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, то есть сообщения.

В процессе обмена информацией в «Все для Вас. Недвижимость» выделяют четыре базовых элемента:

- отправитель – лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее её;

- сообщение – собственно информация, закодированная с помощью символов;

- канал, средство передачи информации;

- получатель – лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует её.

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача заключается в том, чтобы составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Указанные этапы таковы:

- зарождение идеи;

- кодирование и выбор канала. Отправитель должен с помощью символов закодировать информацию, используя слова, интонации и жесты. Кодирование превращает идею в сообщение. К общеизвестным каналам относятся передача речи и письменных материалов, электронные средства связи, включая компьютерные сети, электронную почту, видеоленты и видеоконференции. Часто для достижения эффективности сообщения используют два или большее число средств коммуникации;

- передача сообщений;

- декодирование – перевод символов отправителя в мысли получателя.

При наличии обратной связи отправитель и получатель меняются коммуникативными ролями. Изначальный получатель становится отправителем и проходит через все этапы процесса обмена информацией для передачи своего отклика начальному отправителю. Обратная связь может способствовать значительному повышению эффективности обмена управленческой информацией.

Двусторонний обмен информацией хотя и протекает медленнее, но более точен и повышает уверенность в правильности интерпретации сообщений. Обратная связь повышает шансы на эффективный обмен информацией, позволяя обеим сторонам устранять помехи. Источники помех, создающие преграды на пути обмена информацией, варьируют от языка (в вербальном или невербальном оформлении), различий в восприятии, из-за которых может изменяться смысл в процессах кодирования и декодирования, и до различий в организационном статусе между руководителем и подчинённым «Все для Вас. Недвижимость».

Современные средства компьютерной техники в «Все для Вас. Недвижимость» могут быть классифицированы следующим образом:

- персональные компьютеры – это вычислительные системы, все ресурсы которых полностью направлены на обеспечение деятельности одного рабочего места управленческого работника;

- корпоративные компьютеры (main frame) – это вычислительные системы, обеспечивающие совместную деятельность многих управленческих работников в рамках одной организации, одного проекта, одной сферы информационной деятельности при использовании одних и тех же информационно-вычислительных ресурсов. Область использования таких компьютеров – реализация информационных технологий обеспечения управленческой деятельности в крупных финансовых и производственных организациях, организация информационных систем (биржевые, банковские системы);

- суперкомпьютеры – это вычислительные системы с предельными характеристиками вычислительной мощности и информационных ресурсов, которые используются в военной и космической областях деятельности, фундаментальных научных исследованиях, глобальном прогнозировании погоды.

Программные средства современных информационных технологий в «Все для Вас. Недвижимость» в целом разделяются на системные и прикладные.

Системные программные средства в «Все для Вас. Недвижимость» предназначены для обеспечения деятельности компьютерных систем как таковых и включают в себя: тестовые и диагностические программы; антивирусные программы; операционные системы; командно-файловые процессоры (оболочки).

    Прикладные программные средства обеспечения управленческой деятельности в газете «Все для Вас. Недвижимость» классифицируются следующим образом: системы подготовки текстовых документов; системы обработки финансово-экономической информации; системы управления базами данных (СУБД); личные информационные системы; системы подготовки презентаций; системы управления проектами; экспертные системы и системы поддержки принятия решений (СППР); системы интеллектуального проектирования и совершенствования систем управления; прочие системы.

       Управление хозяйственной деятельностью газеты «Все для Вас. Недвижимость» требует переработки больших объемов различной информации. Внешняя информация состоит из директивных указаний, плановых заданий, данных о новой технике и т. д. Внутренняя информация освещает всю экономическую деятельность газеты «Все для Вас. Недвижимость», его подразделений. При этом различают условно-постоянную и переменную информацию. К первой, как правило, относят справочно-нормативную (нормы, расценки, цены и т. д.). Переменная информация оперативно показывает состояние торговли, загруженность оборудования, наличие товарно-материальных запасов. Торговая информация, включая данные бухгалтерской отчетности, требует оперативного сбора и высоких темпов переработки. Вся информация, циркулирующая в газеты «Все для Вас. Недвижимость» и необходимая для управления, представляет собой информационную систему.      Эффективность работы с управленческими документами находится в прямой зависимости от рациональной системы документационного обеспечения управления газеты «Все для Вас. Недвижимость» [51, с. 3-4]. В условиях рыночной экономики целесообразно  создание централизованной службы документационного обеспечения управления. Служба документационного обеспечения управления обеспечивает:- создание и оформление документов в соответствии с требованиями Единой государственной системы и ГОСТ:- учет и анализ документооборота, исключение неоправданного дублирования в обработке документов;- регистрацию, экспедиционную обработку, выпуск и рассылку документов;- работа с письмами (запросами), обращениями граждан;- контроль за сроками исполнения документов;- машинописное изготовление, копирование и размножение документов;- оперативное и архивное хранение документов, передачу их на государственное хранение;- организационное и методическое руководство, контроль за работой с документами в структурных подразделениях;- определение принципов работы с документами на базе технических средств, состава и формы представления документной информации, состава пользователей документами, средств вычислительной техники;- разработку и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документирования и работы с документами;- повышение квалификации работников предприятия по вопросам документационного обеспечения. Служба документационного обеспечения управления действует на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного руководителю газеты «Все для Вас. Недвижимость». В качестве такого рода службы может выступать обычная канцелярия или специально выделенный работник. Работа службы документационного обеспечения управления регламентируется соответствующим положением и осуществляется в соответствии с инструкцией. Численность работников газеты «Все для Вас. Недвижимость» определяется на основании межотраслевых и отраслевых нормативов,  а также из практических соображений. Нормирование труда - в соответствии с Укрупненными нормативами времени на машинописные и делопроизводственные работы. В составе должностной инструкции газеты «Все для Вас. Недвижимость» имеются следующие разделы: общие положения, квалификационные требования и необходимый уровень знаний, обязанности и права, ответственность, взаимоотношения.       Процесс управления газеты «Все для Вас. Недвижимость» включает следующие основные типовые документационные операции: --  сбор и обработку документной информации; --  подготовка решения; --  принятие и документирование решения; --  доведение решения до исполнителей; --  исполнение решения; -- контроль исполнения; -- сбор информации об исполнении; --  передача информации по вертикальным и горизонтальным связям; -- хранение и поиск информации. Каждая из этих операций в газеты «Все для Вас. Недвижимость» реализуется документально как в традиционном исполнении, так и в виде электронных документов. Недокументируемые (бездокументные) управленческие действия являются вспомогательными, оперативно-организационными и составляют поэтому незначительный процент в сравнении с документируемыми функциями, требующими, несмотря на компьютеризацию, больших интеллектуальных и трудовых затрат. Аппарат управления газеты «Все для Вас. Недвижимость» реализует свои функции главным образом посредством универсальных и полномочных организационно-распорядительных документов, создаваемых и циркулирующих вне зависимости от специфики деятельности во всех отраслях экономики и государственного управления [2, с. 125-129]. Одним из главных способов повышения продуктивности работы сотрудников и эффективности деятельности организации в целом состоит в уменьшении времени, которое тратиться непродуктивно в поисках нужной информации, а также на работу с устаревшими или ошибочными данными, невозможность оперативно проинформировать и получить утверждение или отказ руководителя соответствующего уровня иерархии на выполнение определенного действия в рамках делового процесса. Фактически, так как газеты «Все для Вас. Недвижимость» - крупная организация, тем больше количество подразделений она имеет, и более насущным для нее является проблема обеспечения эффективных средств коммуникаций.        Информационные системы на уровне подразделений. Практически любое подразделение в рамках организации имеет дело с огромным количеством информации. Своевременный и быстрый доступ к ней является критическим для повышения продуктивности работы сотрудников. Информационные системы газеты «Все для Вас» создает для подразделений централизованное хранилище информации, обеспечивающее унифицированный доступ к ним всех сотрудников, дает средства для создания систем календарного планирования и автоматизации вертикальных деловых процессов на уровне отдела. Например, канцелярия газеты «Все для Вас» может использовать базы данных для регистрации входящей и исходящей корреспонденции, контроля исполнения документов, ведения электронных архивов.       Отдел кадров газеты «Все для Вас. Недвижимость» сможет использовать их для ведения электронной картотеки сотрудников, автоматизации процедур подбора кадров и приема на работу, оповещения сотрудников о внутрикорпоративных правилах и процедурах [30, с. 95-97]. Инженерный и технический персонал газеты «Все для Вас. Недвижимость» сможет использовать данные в качестве средства для создания баз знаний, систем хранения корпоративных стандартов. Подразделения газеты «Все для Вас. Недвижимость», работающие с клиентами и партнерами, могут использовать для информационного обеспечения и контроля процесса продаж и оказания услуг, отслеживание контактов, обработки запросов на продажу продукции или оказание услуг. Информационные системы на корпоративном уровне. Существующая традиционная система обмена информацией и документами между подразделениями газеты «Все для Вас. Недвижимость» не обеспечивает достаточной степени надежности и оперативности. Обмен деловой информацией между такими подразделениями, как канцелярия, секретариаты руководителей, отделы сбыта, транспортные и другие Торговые отделы, бухгалтерия и т.д., является узким местом деловых процессов. Ситуация усугубляется в случае территориальной разбросанности подразделений газеты «Все для Вас. Недвижимость» [27, с. 125-129]. Корпоративная информационная система газеты «Все для Вас. Недвижимость» будет способна разрушить барьеры, существующие между подразделениями в силу их функциональной специализации или территориальной разбросанности. Корпоративная электронная почта и распределенные общекорпоративные базы данных коллективного доступа, с помощью которых служащие получают доступ к нужным документам, а также создают новые, обеспечивает возможности свободного обмена информацией между сотрудниками, независимо от их должности, местоположения и служебной принадлежности. Такая среда позволяет создавать мобильные неформальные группы сотрудников из разных подразделений, объединенных определенным деловым процессом газеты «Все для Вас. Недвижимость». Например, в процессе заключения контракта на поставку какого-либо материала в газету «Все для Вас. Недвижимость» может потребоваться совместная работа сотрудников юридического отдела, отдела планирования, бухгалтерии, отделов сбыта и поставок и т.д. и при этом важно обеспечить оперативность обмена документами и информацией между сотрудниками этих разных отделов, вовлеченных в единый процесс. Таким образом, на уровне организации в целом с помощью информационных систем возможно решать весь спектр задач автоматизации – обеспечение обмена информацией, корпоративные хранилища документов и знаний, автоматизация горизонтальных деловых процессов. Информационные системы на уровне расширенной организации: связь с деловыми партнерами, клиентами и поставщиками. Обеспечение взаимодействия и обмена информацией со внешними организациями в газеты «Все для Вас. Недвижимость», как правило, является настолько же важным для успешного ведения дела, как и внутрикорпоративный средства коммуникаций.        Например, использование подобной технологии может обеспечить деловых партнеров оперативной информацией о товарах и услугах, ценах и т.д. Согласование какого-либо заказа, занимающее неделю, в действительности требует всего несколько часов на принятие реального решения.