Основные подсистемы информации

Информационная система, как правило, состоит из нескольких подсистем, отражающих основные информационные потоки дея­тельности каждой организации, учреждения, предприятия, фирмы и т.д. Центральной подсистемой, в которой концентрируются важ­нейшие статистические данные, отражающие деятельность учреж­дения, является бухгалтерско-статистическая информация.

Она включает годовые, квартальные и месячные финансовые планы, планы по труду и заработной плате, годовые, квартальные бухгалтерс­кие отчеты и балансы, банковские и кассовые документы, документы по оценке основных фондов (акты, расчеты, заключения, ведомости и др.), акты о приеме, сдаче и списании имущества и материалов и др.

Информационная подсистема бухгалтерского и статистическо­го учета обеспечивает все уровни управления учреждением показа­телями финансово-хозяйственной деятельности, на основе которых создаются другие информационные подсистемы.

К их числу относится подсистема учета и работы с кадрами. Такая информация включает данные о численности работников, заме­щенных и вакантных должностях, квалификации и образовании, за­работной плате и т.д.

Реально эта информация сосредоточена в таких документах, как: приказы о приеме на работу, переводах и увольнениях, поощрениях и премировании, которые регистрируются в книге учета, приема, перемещения и увольнения работников; личные дела сотрудников, контракты и договоры с сотрудниками.

Другой важнейшей информационной подсистемой социокуль­турных учреждений является документация по организации труда и производственно-творческой деятельности.

В эту подсистему включаются годовые отчеты по труду, числен­ности сотрудников, нормативы по труду (если такие имеются), рас­ценки, разработанные учреждением, должностные инструкции, справки об условиях труда и техники безопасности, коллективный договор между администрацией и профсоюзом и др.

К документам, определяющим принципы организационной дея­тельности (как делать), являющимся продолжением стратегии (что делать), относятся источники управленческой информации: устав, по­ложение, договор, учреждающий юридический статус организации, штатное расписание, положения о структурных подразделениях.

И наконец, каждое учреждение, организация на основе утверж­денного вышестоящими органами классификатора дел и докумен­тов осуществляет документационную поддержку управления, для чего в специальных журналах ведет регистрацию приказов, распо­ряжений, поручений; поступающих и отправляемых документов, телеграмм, телефонограмм, факсов; составляет реестры и описи на отправляемую корреспонденцию; ведет журнал учета бланков строгой отчетности; номенклатуру дел; формирует фонд докумен­тов для передачи в архив на длительное хранение.

Приведенный перечень не исчерпывает существующие подсисте­мы информации. В каждой организации, учреждении информацион­ные подсистемы изменяются и не всегда похожи одна на другую.

В структуре управленческой информации социально-культурных учреждений особое значение имеет социальная информация, кото­рая позволяет изучать социальные процессы, протекающие во внеш­ней среде, и полнее учитывать их в практической деятельности.

Содержанием социальной информации являются факты, собы­тия, процессы общественной жизни, включая материальные, ду­ховные, культурные, нравственные и бытовые взаимоотношения групп людей.

Содержание и назначение социальной информации следует рас­сматривать в широком и узком контексте. В широком толковании социальная информация выглядит как сведения о наиболее широ­ких и разнообразных социально-культурных процессах в обществе, в узком — социальная информация в пределах самого коллектива социокультурного учреждения.

Тесная взаимосвязь задач учреждения с социокультурными про­цессами в обществе является условием эффективной работы каж­дого коллектива социокультурного учреждения.

7.Разработка организационных документов (Устав, должностная инструкция, контракт).

Устав организации —это свод правил, регулирующих деятельность организации или учреждения, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, их права и обязанности в определённой сфере хозяйственной деятельности.

Устав должен содержать:

· наименование предприятия;

· правовое положение;

· юридический адрес;

· учредители предприятия;

· уставный фонд,

· имущество предприятия,

· виды деятельности,

· структура управления и др.

 

Учредительный договор предприятия —свод правил, регулирующих взаимоотношения работников предприятия в определенной сфере хоз-ва.

Должностная инструкция —документ, регламентирующий производственные полномочия и обязанности работника; утверждается руководителем фирмы. С её содержанием должен быть ознакомлен каждый работник под расписку. Может пересматриваться и уточняться по мере необходимости. Рассматривается как самостоятельный документ или как приложение к трудовому контракту.

Должностная инструкция содержит:

· общие сведения;

· требования к квалификации и компетентности работника;

· спец. требования;

· порядок назначения в должность и освобождения от должности;

· обязанности работников, права и ответственность.

8. Типология управленческих решений в менеджменте.

Управленческое решение — выбор способа действий для достижения целей управления. Управленческое решение имеет свой субъект, т.е. лицо или орган, который его принимает, также предмет, т.е. содержание УР, которое определяет, что делать. В этом случае управленческое решение есть деятельность субъекта управления, продукт управленческого труда, т.е. мыслительной (умственной) деятельности человека.

 

Классификация решений

 

1. По субъекту управления:

— администрация управления;

— обще­ственная организация;

— местная администрация и орган местной власти;

— трудовой коллектив.

2. По объекту управления:

— отрасль;

— организации;

— отдельные лица.

3. По предмету (содержанию):

—технические (по производству);

— экономические (хозяйственные);

— социальные (по людям).

4. По количеству участников, принимающих решение:

—единолич­ные (руководитель);

— коллегиальные (совет);

— коллективные (трудо­вой коллектив).

5. По нахождению в уровне управления:

— низовой руководитель;

— руководитель среднего звена;

— руководитель предприятия или орга­низации.

6. По степени важности:

—стратегические (количественные, каче­ственные);

— тактические (текущие, частные);

— оперативные.

7. По степени обязательности:

— обязательные;

— рекомендательные.

8. По степени самостоятельности:

— самостоятельные;

— в исполне­ние решений государственных, местных органов и вышестоящих ор­ганов управления;

— по инициативе подчиненных органов.

9. По времени:

— будущие (плановые);

— настоящие;

— прошлые.

10. С точки зрения принятия:

— формализованные;

— неформализо­ванные;

— вероятностные.

11. По формам представления:

—документированные (письменные и др.);

— недокументированные (устные).

 

9.Технология планирования деятельности в социально-культурной сфере. Бизнес-план — основа деятельности фирмы.

 

Планирование — процесс разработки и установления руководством предприятия системы количественных и качественных показателей его развития, которая определяет темпы, пропорции, тенденции развития данного предприятия как в текущем времени, так и на перспективу.

 

Планы, разрабатываемыев СКС, различаются в зависимости от содержания планируемой деятельности, уровня принятия плановых решений, степени директивности и сроков, на которые они рассчитаны.

 

Различают планы:

— по содержанию деятельности:

· планы КДД;

· финансирования;

· повышения квалификации и т.д.

— по виду деятельности:

· тематический план — один вид деятельности;

· комплексный план — ряд направлений;

· программа.

— по уровню принятия планового решения:

· федеральные;

· республиканские;

· областные;

· краевые;

· районные;

· городские планы.

— в зависимости от директивности:

· прогнозные (рекомендательные);

· директивные (обязательное выполнение).

— в зависимости от сроков:

· перспективные (средне- и долгосрочные);

· текущие (краткосрочные и оперативные).

 

Также различают стратегические и тактические планы (формулировка миссии).

 

В качестве программы реализации конкретного проекта используется бизнес-план —необходимый набор документов, фактов, анализ информации, оценка рынка, собранный в единый документ, дающий возможность в случае его продержки и одобрения получить кредит и начальный капитал для развития программы или разового мероприятия.

Бизнес-план включает в себя:

● титульный лист (название и адрес фирмы, название и адреса её учредителей, краткая суть проекта, общая его стоимость);

● вводная часть — 3−4стр.(цель проекта, сроки реализации, авторы проекта);

● общий анализ (анализ тенденций развития, потенциальные потребители и клиенты, конкуренты, рынки необходимых ресурсов);

● сущность проекта (характеристика товаров и услуг, сведения о фирме, о персонале фирмы);

● производственный план (характеристика возможностей фирмы, партнёров и поставщиков);

● план маркетинга (спрос, ёмкость, каналы сбыта, реклама, прогноз продаж);

● организационный план (форма собственного товара, сведения о партнёрах, меры по ПР, организационная структура проекта и распределение обязанностей);

● оценка риска (возможные слабости проекта, альтернативные стратегии);

● финансовый план (баланс расходов и доходов, точка самоокупаемости, оптимальный размер вложений);

● приложения (справочно-информационные письма, копии лицензий, прейскуранты поставщиков).

В отличие от маркетинговых проектов, бизнес-план предназначен не для «внутреннего пользования», а для предложений партнёрам, поставщикам, для использования в рекламных материалах.

Бизнес-план— это как бы итоговый продукт принятия стратегических решений.

 

10. Виды учета и учетная документация учреждений культуры.

Учёт, отчётность и контроль являются частью информационного механизма менеджмента, связанногохарактеристиками достигнутых результатов в деятельности фирмы.

Учёт — это характеристика итогов деятельности фирмы в утвержденной системе показателей.

Отчётность — периодически оформляемая документация, содержащая данные учёта и периодически представляемая в органы инстанции, имеющие контрольные полномочия.

Таким образом, эти виды управленческой деятельности так тесно связаны м/у собой, что их рассматривают в комплексе.

 

Система учёта и отчётности должна соответствовать конкретным требованиям:

● показатели учета и отчетности должны соответствовать запланированным показателям;

● система учета и отчетности должна быть простой, без расчётов;

● учет и отчетностьдолжны быть оперативными;

● данные учета и отчетности должны быть максимально полными;

● данные учета и отчетности должны быть достоверными.

 

4 вида учета и отчетности в СКС:

1. бухучёт и аудит;

2. текущий отчёт — база, на которой строятся все другие виды отчетности. Документом являются журнал текущей работы. Осуществляется раз в месяц или в квартал. Делится на два вида:

● количественный;

● качественный.

3. статистический учёт — составляется на основе данных текущегоучёта (1 раз в год).

4. творческий отчёт — мероприятия учреждений культуры. Задачи творческого отчёта — демонстрация лучших образцов работы, оценка итогов работы за определенный период, реклама и пропаганда. Требования к творческому отчёту:

● демонстрация лучшего опыта работы;

● итоги творческого отчёта должны стать предметом анализа для определения перспектив дальнейшей деятельности.

11.Технология контроля в отрасли культуры.

Контроль — это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Он необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными, и может также использоваться для стимулирования успешной деятельности.

—контроль за результатом работы;

—контроль за процессом работы.

 

Виды контроля:

1. ведомственный — осуществляется со стороны вышестоящих инстанций по линии административного подчинения;

2. государственный — со стороны государственных организаций, делится на:

— ведомственный (вышестоящие организации; комитеты, министерства, отделы);

— вневедомственный (специализированные органы, которые контролируют по каким — либо вопросам; налоговые службы, прокуратура, военкомат);

3. общественный — осуществляется со стороны общественных организаций (профсоюзы, организации по охране памятников, творческие союзы);

4. контроль со стороны граждан — оценка результатов деятельности посетителями, клиентами;

5. самоконтроль — вид контроля на формирование и развитие которого направлены все виды контроля и наличие которых облегчает осуществление других видов контроля, если вообще не снимает вопрос об их осуществлении.

 

К средствам контроля относятся документы, материалы, технические средства и операции, как специального характера, так и порождаемые в других организациях менеджмента.

К специальным средствам контроля относится картотека исполнения. Традиционным эффективным средством контроля являются совещания, также проверки.

 

Виды проверок:

1. рейды — кратковременные проверки, посвящены определенному вопросу.

2. смотры — масштабные

3. инспекторские проверки (ревизии) — традиционная распространенная форма ведомственного и государственного контроля.

— плановые;

—внеплановые (только в определенных ситуациях).

12. Управление персоналом в социально-культурной сфере.

 

Рабочая сила — совокупность занятых и безработных.

Занятые — лица обоего пола от 16 и старше, которые в рассматриваемый период:

— выполняли работу по найму за вознаграждение;

— временно отсутствовали на работе;

— выполняли работу без оплаты на семейном подряде.

Не включаются в состав занятых зарегистрированные безработные, учащиеся и студенты.

Безработные — лица обоего пола от 16 и старше, которые в рассматриваемый период:

— не имели работы (доходного занятия);

— занимались поиском работы;

— были готовы приступить к работе;

— обучались по направлению службы занятости.

 

Экономически активное население:

1) наемные работники, деятельность которых управляется согласно определенному набору правил:

— гражданское население;

— военнослужащие.

2) лица, самостоятельно обеспечивающие себя работой:

— работающие на индивидуальной основе;

— работодатели;

— неоплачиваемые работники семейных предприятий;

— член коллективных предприятий.

 

Экономически неактивное население — лица младшего возраста, учащиеся, студенты и слушателидневных учебных заведений, пенсионеры по старости и инвалидности, лица, занятые ведением домашнего хозяйства, уходом за детьми или больными родственниками, лица, которым нет необходимости работать.

 

Задачи кадровой службы:

1) поиск персонала;

2) проведение адаптации принятого персонала;

3) организация и проведение обучения работающих;

4) периодическая аттестация персонала;

5) ведение компьютерной базы данных персонала.

 

Требования к работникам сферы культуры:

1) универсальные:

— психосоматическое здоровье;

— профессиональная компетентность;

— личностно-нравственные качества.

2) специфические:

— ориентация на творческую деятельность и на работу с людьми;

— способность к публичной импровизации;

— знание истории культуры, современной культурной жизни.

 

Профессиональная подготовка работников культуры осуществляется в гуманитарных высших учебных заведениях и средних специальных учебных заведениях.

 

Подбор кадров — работа по определению компетентности претендентов на выполнение определенных должностных обязанностей.

В содержание подбора входят:

1) выработка модели должности — конкретных представлений о функциональных обязанностях (наиболее полно отражается в должностной инструкции);

2) сбор информации о кандидатах;

3) анализ информации, сравнение кандидатов;

4) выбор и назначение;

5) введение в должность.

 

Результат подбора — расстановка кадров, распределение конкретных работников по конкретным должностям.

Требования, предъявляемые к решениям по расстановке:

1) соответствие работника участку работы, т.е. конкретной модели, должностной инструкции;

2) соответствие работника состоянию участка работы;

3) соответствие работника ансамблю коллектива, их совместимость по деловым качествам, опыту, возрасту, полу и т.д.

13. Система повышения квалификации работников культуры.

Формы переподготовки и повышения квалификации работников культуры весьма многообразны. Прежде всего, это отраслевые институты и курсы повышения квалификации, существующие при федеральных, республиканских и региональных органах управления.

Заметную роль факультеты повышения квалификации при учебных заведениях гуманитарной сферы. Формой повышения квалификации является научная работа (учеба в очной или заочной аспирантуре, подготовка диссертации, профессура, диктатура). Способствуют росту квалификации научные и методические семинары и конференции, творческие командировки, стажировки.

Задачей менеджеров каждого уровня является планирование и организация переквалифицированного персонала в соответствии с потенциалом работников, местными условиями и возможностями учреждения.

14.Лидерство и стили управления.

Стили управления — это набор способов, приемов, методов в использованная в деятельности, в работе с людьми.

Выделяют общие и индивидуальные стили руководства. В 1930 г.Левин выделил 3 стиля руководства.

1. Автократический —характеризуется высокой степенью централизации власти. Здесь не признают инициативу работников, не советуются с ними, не доверяют и не признают критику. Жесткость в выработке и реализации решений.

2. Демократический —консультация с подчиненными, важно их мнение, создается психологический климат в организации. Ориентируется на большинство коллектива и формирует его, добивается реализации решений, в случае чего корректирует их.

3. Либеральный — противоположный автократическому. Любое решение руководитель согласовывает с коллективом, идет на уступки формальным и неформальным лидерам, группам, по существу коллектив управляет руководителем.

Лидер — это формальный или неформальный руководитель, который может представить коллективу перспективу развития, пути и методы движения к ней и способен во имя достижения целей сплотить вокруг себя достаточное количество единомышленников. Лидер всегда обладает неординарными организаторскими качествами, руководитель же не всегда. Лидерство – это не имидж и не авторитет. Авторитетом может быть человек, не являющийся лидером, но обладающий высоким профессионализмом и необходимыми морально-нравственными качествами.

 

15.Стимулирование и мотивация деятельности работников культуры.

Эффективность работы с персоналом во многом определяется возможностью побуждения работников к активной и производительной трудовой деятельности, т.е. стимулированием.

Виды стимулирования:

1) материальноепоощрение: премии, повышение по службе, подарки и т.д.;

2) материальное наказание: депремирование, понижение по службе, штрафы и т.д.;

3) моральное поощрение: благодарность в приказе и устная, почетные звания, публикация достижений в СМИ, грамоты и т.д.

4) моральное наказание: выговоры письменные и устные, отношение руководства и коллег.

Мотивация — система внутренних факторов, побуждающих человека к деятельности, придающих этой деятельности определенную направленность и содержание.

В теории и практике менеджмента широкую известность приобрела модель мотивации Маслоу, основанная на уровневом представлении человеческих потребностей.

Виды успеха и соответствующие им виды мотивации:

1) успех-признание — этот тип мотивации характерен для начинающих профессионалов;

2) успех-признание у «значимых других» — у того социального окружения, на которое ориентируется личность;

3) успех-призвание — ценностью является сама возможность заниматься любимым делом;

4) успех-преодоление — способность личности решать все более сложные профессиональные и деловые проблемы.

5) успех-самопреодоление — одно из проявлений самосознания мастера, когда внешние оценки несущественны в сравнении с критериями, задаваемыми себе самой личностью.

Труд менеджера в рамках функции мотивации и стимулирования осуществляется в следующих направлениях:

· работа по совершенствованию материального вознаграждения сотрудников;

· разработка и осуществление систем и мер моральных стимулов к труду;

· создание условий привлекательности, интересности труда, эстетичности трудового места и трудовых операций;

· гарантирование занятости, деловой карьеры, возможности повышения квалификации.

16.Экономическое пространство социально-культурной сферы.

Экономика культуры имеет свою специфику, отличающую её от экономики материального производства. В зависимости от вида культурной деятельности выделяют экономику отдельных отраслей (экономика библиотек, экономика музеев, шоу бизнеса, туризма и т.д.).Экономика культуры имеет свой метод.

Метод — это совокупность принципов и приемов анализа экономических явлений, которые действуют в сфере культуры.

СКС — не производственный макрокомплекс, функционирующий в системе национальной экономики, взаимодействующая с другими смежными отраслями (культура, искусство, физ-ра, наука, туризм и др.)

Функционирование культурно-досугового комплекса осуществляется посредством культурнойдеятельности.

Культурная деятельность — это деятельность по выявлению, сохранению, формированию, распределению и освоению культурных ценностей.

Культурные ценности — это нравственные, эстетические идеалы:

1. выступающие в виде предметов и результатов культурной деятельности (продукция культурной отрасли).

2. как показатели определенного уровня цивилизованности, характеризующие все сферы общественной жизни (результат освоения продуктов культуры, общества в целом и по его отдельным составляющим).

Культурные блага — это условия и услуги предоставляемые учреждениями культуры юридическим и физическим лицам, для удовлетворения их культурных потребностей.

Культурная деятельность реализуется в ходе творческо-производственного процесса. В нем участвуют 2 субъекта:

1) производитель (творец);

2) потребитель (зритель, аудитория).

Особенности культурного производства:

· нематериальный характер производства;

· активное участие потребителя в производстве услуги;

· воздействие эффекта на личность потребителя;

· узко-пространственно-временная локализация оказываемой услуги.

Культурная деятельность проходит 3 стадии развития:

создание;

распространение;

освоение.

 

17.Предпринимательская деятельность организаций культуры.

 

Государственные и муниципальные организации культуры вправе вести приносящую доходы деятельность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Организации культуры осуществляют внешнеэкономическую деятельность, специализированную торговлю, в том числе аукционную, произведениями искусства, изделиями народных художественных промыслов, изобразительной продукцией, предметами антиквариата в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Выручка от продажи произведений современного изобразительного, декоративно-прикладного и иных видов искусства, от исполнительской деятельности в странах с расчетом в свободно конвертируемой валюте распределяется между авторами, исполнителями и посредниками по договору, заключенному между ними, и подлежит налогообложению в соответствии с налоговым законодательством Российской Федерации.

Организации культуры в случаях и порядке, предусмотренных законодательством Российской Федерации, могут пользоваться кредитом отечественных и зарубежных банков, продавать и приобретать валюту.

Культурные ценности, хранящиеся в государственных и муниципальных музеях, картинных галереях, библиотеках, архивах и других государственных организациях культуры, не могут быть использованы в качестве обеспечения кредита или сданы под залог.

18.Технология фандрейзинга в СКС.

Фандрейзинг (привлечение) — аккумулирование финансовых средств из различных источников.

Организационное и техническое обеспечение фандрейзинга:

1) организационное

— необходим кредитно-расчетный счет (корреспондентский);

— устав организации (или другой документ регламентирующий деятельность организации) — для донора (создаем);

— наличие специалистов (корректор);

— подготовка письменных обращений к «донорам».

2) техническое

— оборудование приемного офиса, в котором можно работать с донорами;

— организационная техника (телефон, факс, компьютер, наличие компьютерных программ);

— создание, ведение информационных баз данных реальных и потенциальных доноров;

— учет и контроль хода сбора средств.

 

Планирование фандрейзинговой кампании:

1) планированию фандрейзинговой кампании должна предшествовать разработка программы или проекта, под которым будут привлекаться финансовые средства. Такую программу организаторы фандрейзинга должны иметь на руках за 4-6 месяцев.

2) определение круга доноров:

— государственные и межгосударственные, организации и инстанции (отечественные и зарубежные);

— коммерческая сфера (банки, БКК, заводы, фабрики…);

— некоммерческая сфера, разные благотворительные фонды;

— частные лица

3) необходимо сконцентрироваться на главных, потенциально наиболее перспективных донорах.

 

В случае систематическиведущейся фандрейзинговой деятельности списки доноров можно условно разбить на две группы:

— «горячие» списки — содержат информацию о донорах, работа с которыми представляется наиболее полезной;

— «холодные» списки — доноры, к которым мы обращаемся впервые, либо те, вероятность откликов которых невелика.

Вероятность положительного отклика – 30%