Аналитический учет и справочники

Для организации аналитического учета в типовой конфигурации программы «1С:Бухгалтерия» применяют виды субконто с использованием справочников и перечислений.

Программа хранит сведения об однотипных объектах разного рода в справочниках. Количество, названия и реквизиты справочников задаются на этапе конфигурирования.

В «1С:Бухгалтерии 8» есть следующие справочники:

Ø Организации – предназначен для хранения сведений о наших организациях, по которым ведется бухгалтерский и налоговый учет в информационной базе;

Ø Номенклатура – для хранения сведений о товарах, материалах, оборудовании и услугах;

Ø Контрагенты – для хранения сведений о деловых партнерах нашей организации;

Ø Физические лица – для хранения персональных сведений о сотрудниках и др.

Справочник по форме представляет собой таблицу: строки (записи) – элементы справочника; столбцы (поля) – его различные характеристики.

Для ввода нового элемента надо открыть из главного меню нужный справочник (Операции\Справочники) и выполнить одно из действий (рис.3.5, 3.6, 3.7):

· нажать на клавиатуре INSERT;

· в меню Действия выбрать пункт Добавить;

· щелкнуть правой кнопкой мыши в табличной части окна справочника и выбрать пункт Добавить;

· щелкнуть левой кнопкой мыши на пиктограмме в левом верхнем углу справочника.

Рис. 3.5. Окно выбора справочника

.

 

 

Рис. 3.6. Окно заполнения справочника.

 

Рис. 3.7. Окно подробных данных элемента справочника.

 

Многоуровневые справочники

В некоторых справочниках элементы можно объединять в группы (аналогично папкам в системе Windows). Такие справочники называются многоуровневыми. Настройка количества уровней справочника осуществляется на этапе конфигурирования системы. Далее будем использовать типовую конфигурацию программы «1С:Предприятие 8.1».

Если элементы справочника можно группировать, то в меню Действия есть команда Новая группа, а на панели инструментов – кнопка Новая группа (рис.3.8).

Решение о целесообразности объединения элементов в однородные группы принимается пользователем. Это объединение производится либо для удобства работы со справочником, либо для получения отчетов по группе объектов аналитического учета. Для каждой новой группы автоматически задается уникальный код (его можно изменить) и название.

Чтобы открыть группу, нужно дважды щелкнуть пиктограмму соответствующей группы либо, выделив значок группы, нажать CTRL + ↓. Для того чтобы закрыть группу (вернуться на предыдущий уровень), надо дважды щелкнуть по значку открытой папки. Некоторые справочники позволяют создавать подгруппы. Щелчком по знаку + (-) можно разворачивать (сворачивать) структуру групп.

 

 

Рис. 3.8. Окно заполнения многоуровневого справочника

 

Рис. 3.9. Окно меню Действия.

Объекты (элементы и группы) можно копировать. При этом создается новая запись, все реквизиты которой заполняются данными из копируемого элемента.

Для копирования объекта необходимо:

· установить курсор на копируемый объект;

· выбрать пункт С к опировать из меню Действия или щелкнуть по соответствующей пиктограмме;

· изменить (при необходимости) реквизиты справочника и сохранить изменения (кнопка ОК).

Удаление объекта производят в два этапа (Рис. 3.6):

· помечаются объекты которые надо удалить (кнопка Пометить на удаление);

· периодически выполняют Удаление помеченных объектов (специальная процедура, будет описана позднее).

 

Некоторые справочники содержат информацию обо всех объектах, но отображаются в них лишь те записи, которые связаны с элементом какого-либо другого справочника. Например, в справочнике Договоры хранятся все договоры всех контрагентов, но отображаются лишь заключенные с контрагентом, на котором стоит курсор в справочнике Контрагенты. Список подчиненных справочников открывается в окне родительского справочника с помощью экранных кнопок, например: Счета и Договоры в справочнике Контрагенты – Рис. 3.10).

 

Рис. 3.10. Окно заполнения аналитического справочника