Організація проведення комерційних переговорів

Процес планування переговорів. За змістом комерційні переговори – це процес поетапного досягнення згоди між партнерами при наявності суперечливих інтересів. У менеджменті комерційні переговори розглядають як окремий вид ділового спілкування за формою і змістом. За формою вони подібні до індивідуальної бесіди та проводяться між делегаціями партнерів, яким необхідно володіти навичками впливу на групу людей, які мають свою чітку ціль.

Комерційні переговори є складовою управлінської діяльності і служать налагодженню корпоративних зв’язків. Переговори – це не просто розв’язання проблеми або прийняття рішень, а й знаходження різних умов, які сприяють досягненню мети кожного.

Процес планування переговорів ділять на три етапи, які розглядаються протягом півроку: підготовка до переговорів; безпосереднє ведення переговорів; аналіз результатів і підбиття підсумків переговорів.

Підготовка до переговорів включає три аспекти, що стосуються менеджера: змістовний, організаційний і тактичний.

Змістовний аспект включає: ієрархію цілей переговорів, опис пропозицій і проблем, що виносяться на переговори, можливі варіанти їх досягнення та шляхи вирішення поставлених питань.

Менеджер повинен усвідомити, що цей аспект не тільки предмет майбутніх переговорів, а питання наявних інтересів і можливостей їх реалізації.

Процедура реалізації змістовного аспекту вимагає від менеджера ретельного аналізу наявної ситуації, прогнозування її зміни, проектування найбільш сприятливих умов для підприємства.

Підсумки проведеного аналізу проводяться колективно робочою групою за такими напрямами: визначення позиційних інтересів переговорів, усвідомлення власних цілей у переговорах (особистих, групових, підприємства); прогнозування цілей та інтересів партнера на переговорах, оцінка ступеня узгодження інтересів за тактикою, що використовується для посилення власної позиції на переговорах; тактичне забезпечення переговорів та визначення здобутків при кожному варіанті прийнятих рішень (мінімум витрат, термін використання продукту, гарантії використання умов, максимальний прибуток).

Організаційний аспект охоплює таке коло питань:

· місце і час проведення;

· організація зустрічі делегацій і поселення учасників;

· підбір команд із розподілом функцій і ролей.

Менеджер повинен розуміти, що комерційні переговори поєднують такі процеси: міжособове спілкування, професійну комунікацію, гру, яка нагадує театралізовану виставу. Робота з підбору кадрів включає декілька моментів: визначення комунікативних функцій для успішного ведення переговорів, організатора переговорів, доповідача суті питання; забезпечення розуміння між групами делегацій, функція експерта (прораховує всі плюси і мінуси по всіх варіантах); встановлення неформального каналу комунікацій; визначення професійного складу команди (організація, підготовка, завершення, розробка сценарію майбутніх переговорів).

Тактичний аспект забезпечує професійну спрямованість розроблених пропозицій за сукупністю питань, починаючи від тактично-технологічних до фінансово-юридичних питань.

Технологічна насиченість кожної фази переговорів достатньо висока і залежить від національної культури, традицій країни організатора чи учасників переговорів.

Техніка ведення переговорів охоплює такі фази:

· уточнення позицій сторін (10% часу);

· пошук альтернатив розв’язання завдань(60% часу);

· досягнення домовленості або укладення угод (30% часу).

Рекомендації менеджеру щодо ведення переговорів:

1. Відправною точкою є усвідомлення необхідності для вас цих переговорів.

2. Впевнено досягайте поставлених цілей, аргументуйте свої позиції, але не будьте впертим і глухим до думки партнера.

3. Гідно представляйте свої інтереси, дотримуючись при цьому ввічливості і толерантності.

4. Намагайтеся досягнути таких ухвал, які б відповідали інтересам обох сторін. Якщо є труднощі, тоді спробуйте підійти до проблеми з іншого боку; не намагайтеся перехитрити партнера; не затягуйте переговорів, не "викручуйте руки партнеру" термінами; обдумайте позитивні та негативні сторони пропозиції партнера; точно аналізуйте співвідношення власних інтересів та інтересів партнера; не втрачайте самоконтроль.

5. Відстоюючи головне в позиціях, поступіться другорядним, але не задовільняйтесь частковим результатом.

6. Під час переговорів чітко передавайте інформацію, при цьому не навчаючи партнера.

7. Ведіть переговори впевнено, стримуйтесь від завірянь.

8. Врахуйте тип темпераменту партнера по переговорах.

9. Досягніть згоди у принципових питаннях, а потім переходьте до деталей.

10. Почніть з не суперечливих питань.

11. Уникайте поверхових відповідей.

12. Контролюйте свою мову, говоріть не голосно, не тихо, не швидко.

13. Якщо компромісна пропозиція не очікувана для партнера, дайте час на обдумування.

14. Свою незгоду з іншою думкою виражайте конструктивно і аргументовано, не принижуйте гідності партнера.

Методи ведення переговорів

Варіантний.

Використовується під час складних переговорів у разі незгоди між партнерами. Менеджер повинен дати відповідь на такі питання:

· в чому полягає ідеальне вирішення проблеми;

· від яких аспектів ідеального рішення можна відмовитись;

· отриманий варіант вирішення проблеми з наслідками і труднощами;

· які аргументи необхідні, щоб чітко реагувати на пропозицію партнера через неспівпадання інтересів;

· яке вимушене рішення можна прийняти на обмежений термін;

· які експериментальні пропозиції партнера слід відхилити і за допомогою яких аргументів?

Метод інтеграції.

Використовується в умовах, коли партнер підходить до вирішення проблеми із вузько відомих позицій.

Метод збалансованості.

За допомогою цього методу рішення приймаються, якщо партнери міняються ролями і дивляться на проблему очима партнера. При цьому менеджер мусить з’ясувати причину поведінки партнера, ступінь зрозумілості проблеми, рівень компетентності, можливість ризику від пропозицій.

Компромісний метод.

У разі незгоди пропонується досягнення згоди поетапно. Партнери відходять частково від своїх вимог, дають нові пропозиції. Менеджер повинен:

· оцінювати ступінь ризику в допустимих межах;

· якщо нова пропозиція перевищує вашу компетенцію, то рішення приймається після узгодження з керівником;

· не бажано призначати повторні переговори, нести додаткові видатки та призначити попередні наради та зустрічі.

Результати переговорів оформляються таким чином:

Протокол рішення – Протокол за результатами переговорів – Підсумковий протокол – Дослівний (на міжнародному рівні).

Незалежно чи були переговори для вас успішними чи безрезультатними їх рішення повинні бути обговорені в колективі за такими питаннями:

· максимальне і мінімальне досягнення результатів, їх оцінка;

· причини досягнення таких результатів;

· висновки на майбутнє;

· чи достатньо ви підготувались до переговорів;

· чи вірно ви визначились стосовно партнера;

· позитивні та негативні моменти діяльності;

· чи вистачило вам повноважень для участі у переговорах;

· які аргументи були використані на переговорах для переконання партнерів;

· які аргументи були відхилені і чому;

· несподівані пропозиції партнера для вас та критерії їх оцінки;

· чи поступилися ви на переговорах і чому;

· чи все зроблено для досягнення цілі переговорів;

· що сприяло конструктивному веденню переговорів;

· якщо мета не досягнута, які заходи прийняти;

· як зменшити вплив негативних факторів на діяльність фірми;

· принципово нові висновки щодо учасників переговорів;

· висновки для більш успішного проведення переговорів у майбутньому.