Підготовка до переговорів і проведення ділової наради

Сам успіх переговорів залежить від старанності їхньої попередньої підготовки. Процес підготовки до переговорів підрозділяють на два тісно взаємозалежних етапи: організаційний і змістовний.

Успіху проведення ділових нарад сприяє дотримання простих правил:

- попередня підготовка порядку денного і її неухильне дотримання;

- завчасне попередження учасників наради про його зміст і необхідність твердо його дотримувати;

- призначення часу початку і закінчення наради;

- якщо під час наради передбачаються виступи, потрібно стежити за їх порядком.

Саме головне, щоб подібна нарада була продуктивна. Обов'язок ведучого наради продумати порядок денний так, щоб люди не витрачали марно час. Якщо вигода від проведеної наради буде менше, ніж на нього було витрачено, то ціна такої наради невиправдана і його не потрібно було проводити.

Концепція підготовки до переговорів:

1. Оціните в цілому ситуацію, яка привела до необхідності провести переговори. Отримаєте для себе точну відповідь на питання: "Чого я не зможу добитися, не вступивши в переговори?" Спробуйте оцінити, наскільки і ваші передбачувані партнери на переговорах зацікавлені в них.

2. Визначите тему переговорів. Формулювання теми (питань, що виносяться на обговорення) має бути конкретним і не допускати неоднозначного тлумачення. Ми спеціально зупиняємо вашу увагу на цьому пункті. На жаль, доводиться констатувати: конкретність оголошеної теми – не такий вже частий гість на переговорах. Напевно, всі ми знайомі з формулюваннями типа "Запрошуємо на переговори з питання будівництва об'єкту..." В результаті на переговорах один з учасників веде мову про можливість і умови своєї участі в будівництві і функціонуванні об'єкту, інший готується обговорювати генеральний план будівництва, третього цікавить, скільки нових робочих місць забезпечить це будівництво і так далі Природно, отримавши слово, кожен починає говорити про те, що у нього болить. Монологи в наявності, діалог відсутній. Розмова глухих. А інакше і бути не може. І ми ще дивуємося, чому так затягуються переговори і чому так важко нам з ними домовитися.

3. Визначите склад учасників переговорів і погоджуйте його з іншою стороною. Один з принципів, які рекомендується дотримувати при проведенні комерційних переговорів, – це принцип рівності сторін. Звідси, коли ви формуєте склад своєї делегації на переговори, звернете увагу на те, аби посадовий статус учасників з вашого боку і з боку партнера був приблизно однаковим. Якщо ви керівник фірми і збираєтеся вести переговори з начальником відділу іншої фірми, тим самим ви спочатку ставите себе в нерівне, підлегле положення. І навпаки, якщо з вами, начальником відділу, збирається вести переговори керівник іншої фірми, задумайтеся, які міркування заставляють його відступитися від принципу рівності сторін. В даному випадку ви вже отримали від партнера (безкоштовно і без всяких зусиль з вашого боку) корисну інформацію.

Визначення можливого складу учасників дуже важливе при організації багатобічних переговорів. Те або інше формулювання теми переговорів повинне допомогти і у виявленні тих, кого має сенс запросити на переговори. На переговорах не повинно бути зайвих осіб, тобто осіб, що не мають прямого відношення до даної, конкретної теми, що виноситься на обговорення. Інакше ви ризикуєте перетворити переговори на толковище про все і ні про що.

4. Роздобудьте як можна повнішу інформацію про партнерів, їх фірми, їх конкурентів, маркетингові стратегії, фінансовому положенні і тому подібне Це зауваження відноситься як до вітчизняних, так і зарубіжним фірмам.

5. Визначите особові якості передбачуваних учасників переговорів, стиль ведення переговорів, що віддається перевага ними, орієнтованість на партнера або на проблему, на процес або на результат. Чи володіють вони сучасною технікою переговорів або можуть вести переговори виключно з позиції сили.

6. Сформулюйте свою мету (цілі) на переговорах. В принципі, абсолютно не обов'язково, аби вашою метою на переговорах було укладення договіру. Метою може бути отримати від партнера інформацію або надати йому деяку інформацію (а може, і дезинформацію). Метою переговорів може бути просто затягування часу на ухвалення рішення. Як мета переговорів може виступити сам факт проведення переговорів як свого роду пропагандистська акція і тому подібне Нагадаємо, що мета – це кінцевий стан, результат переговорів. Якщо ви маєте намір добитися угоди, то повинні чітко розуміти, який документ лежатиме у вас на столі після їх закінчення. Контракт, договір про наміри, рамкова угода або щось ще?

7. Спробуйте сформулювати (визначити, з'ясувати) мету (цілі) партнерів.

8. Якщо ви передбачаєте декілька етапів переговорів, виробіть пропозиції, які питання повинні обговорюватися на яких етапах і в якій послідовності. Відповідно сформулюйте мету (цілі) кожного етапу.

9. Сформулюйте і проаналізуйте свої інтереси.

10. Спробуйте сформулювати і проаналізувати інтереси партнерів. Аналізуючи інтереси партнерів, оціните достовірність і повноту інформації, яку ви при цьому використовували. Сповна може виявитися, що ви встановите, що вірогідні декілька взаємовиключних інтересів, які ви приписуєте партнерам. Тоді вся подальша підготовка до переговорів повинна враховувати можливість відстоювання партнерами тих або інших альтернативних інтересів. Іншими словами, ви маєте бути готові і до одного, і до іншого.

11. Виділите співпадаючі інтереси і на них сосредоточьте своя увага.

12. Визначите, що може служити основою переговорів, тобто на яких принципах вони можуть бути побудовані. Як такі принципи можуть виступати, наприклад, принцип взаємної (або рівною) вигоди, принцип розподілу доходів відповідно до вкладу кожного, принцип обліку різної міри зацікавленості сторін в реалізації даного проекту. Різного роду обмеження також можуть розглядатися як принципи, яким пропонується слідувати на переговорах. Формулювання (і подальше обговорення) принципів – найважливіший елемент переговорів.

13. Розробіть декілька можливих варіантів рішення і визначите ті з них, які найбільш відповідають Вашим інтересам. Збудуйте розроблені варіанти по перевазі для Вас. Спробуйте сформулювати, які варіанти рішення виявилися б вигідними для Вашого партнера. Спробуйте збудувати його систему переваг. Визначите, чи є варіант, що відповідає інтересам обох сторін. Якщо такий знайдеться, це дуже полегшить переговори.

14. Виберіть об'єктивні критерії, якими Ви запропонуєте скористатися для порівняння (оцінки) варіантів рішення. Як критерії можуть використовуватися ціни, що склалися на ринку, прецедент ("Такий же будинок на сусідній вулиці стоїть стільки-то"), економічні і математичні розрахунки, висновки і думки експертів, відмітні особливості продукції або послуги, витрати, необхідність в додаткових інвестиціях, джерела кредитування, терміни реалізації угоди і тому подібне.

15. Визначите запасні варіанти – свій і партнера. Ми вже відзначали важливість формулювання свого запасного варіанту і зіставлення його із запасним варіантом партнера. Запасні варіанти, виступаючи на переговорах як можлива альтернатива обговорюваній угоді, грають ту ж роль, що і критерії для оцінки варіантів. Але на відміну від останніх критеріїв запасні варіанти можуть як пред'являтися партнерові для зведення, так і не пред'являтися. Все залежатиме від ситуації, що складається на переговорах, від вибраної тактики, особи партнера і інших чинників.

16. Встановите доцільність вживання справедливих процедур для вибору варіанту рішення. Визначите найбільш переважні для вас справедливі процедури. Про різні види справедливих процедур ми досить детальний говорили в попередній главі.

17. Визначите склад своєї делегації на переговорах і ролі членів делегації. Питання про посадовий статус учасників переговорів вже обговорювалося. Тут ми хочемо підкреслити, що на колективних переговорах від вашої сторони повинні брати участь команда, а не вождь зі свитою, що заглядає йому в очі, і, спаси боже, не декілька професіоналів, що запросили свого першого керівника на роль весільного генерала, що абсолютно не володіє ситуацією. Постарайтеся в що б те не стало виключити останні два варіанти.

18. Визначите час і місце переговорів. Одвічне питання: де краще проводити переговори? У них або у нас? Однозначної відповіді, напевно, не існує. З одного боку, як відомо, "удома і стіни допомагають". З іншої – при складних переговорах перервати їх, у разі потреби, легше гостям, чим господарям. Обов'язки господаря накладають певні обмеження на його поведінку на переговорах. В той же час забезпечують йому деякі переваги. Зокрема, перше слово на переговорах, як відомо, належить господареві. Від його трактування проблемної ситуації в деякій мірі залежатиме хід переговорів. не говорячи вже про те, що саме за господарем (ініціатором переговорів) залишається право сформулювати пропозиції по темі і меті переговорів, а також по складу учасників і порядку їх проведення.

19. По можливості, завчасно ознайомте передбачуваних партнерів по переговорах з вашими пропозиціями після теми, послідовності (етапності) переговорів і обговорюваних питань, часу і місця переговорів. Погоджуйте ваші пропозиції з партнерами.

20. Уведомьте партнерів про склад своєї делегації і отримаєте аналогічні відомості про склад делегацій партнерів.

21. Підготуйтеся до зустрічі партнерів.