Офіс і його корпоративний імідж

Те, як виглядає офіс компанії або фірми, може багато чого сказати про стан справ даного підприємства, загальній культурі його керівника і співробітників, їх смаках. І зовсім неважливо, велике чи маленьке приміщення займає офіс, там усе повинний сприяти ефективній роботі, налаштовувати на діловий лад. Якщо офіс брудний, невідремонтований, оргтехніка в неробочому стані, то навряд тут можна перейнятися довірою до фірми.

Має значення не тільки інтер'єр приміщення, але і саме навколишнє оточення. Працювати в красивому, просторому, повному світла приміщенні набагато приємніше, ніж у тісній, убогій кімнатці. Комфортні умови роботи позитивно впливають на психологічний і фізичний стан. Колірна гама приміщення може значно вплинути на хід ділової бесіди або переговорів. Білі стіни офісу добре відбивають світло і можуть викликати роздратування, тому краще, якщо вони будуть світлими але не білими.

Синя колірна гама приміщення створює атмосферу домінування хазяїнів і не дозволяє відвідувачам почувати себе невимушено.

Бежевий і ясно-коричневий досить нейтральні тони, а темно-коричневий і сірий можуть викликати депресію. Червоні ж відтінки можуть збуджувати і сприйматися як загрозливо.

Зелені тони створюють атмосферу розслабленості, що не занадто підходить для робочої обстановки. Для створення враження простору краще використовувати світлі холодні і нейтральні тони.

Переваги в колірній гамі в значній мірі залежать від культурних традицій. Так, японці виявляють схильність до пастельних тонів, у той час як китайці – до яскравих, приваблюючих увагу. При виборі штучного освітлення робочих приміщень варто враховувати наявність природного світла.

Головне в цій справі, щоб офіс висвітлював основні цілі бізнесу, відповідав професії його хазяїна. У юриста або бухгалтера всі папери повинні бути в ідеальному порядку, і не обов'язково на очах. З іншого боку, якщо зайти в студію чи дизайнера видавництво і не побачити ні паперів, ні рукописів, то можна вирішити, що в них немає замовлень і вони не працюють над книгами. Проте, не варто робити офіс надмірно «особистісним», таким, котрий буде занадто багато говорити про свого хазяїна, оскільки це також може нашкодити діловому настрою.

У великій корпорації обстановка приміщення і столу підкоряється загальним вимогам, але надмірна стандартизація робочих місць може привести до того, що службовці будуть почувати себе безликими «корпоративними клонами» і вважати, що від них, як індивідуумів, нічого не залежить.

У багатьох фірмах робоче місце строго відповідає статусу службовця. Великі офіси часто починаються з приймальні і щоб не віджахнути відвідувачів, обстановку приймальні важливо зробити максимально гостинною. І отут дуже багато чого залежить від секретаря фірми. Від секретаря, що є персональним помічником керівника, багато в чому залежить імідж керівника фірми, ефективність його роботи, а виходить, і роботи усієї фірми.

У багатьох установах і фірмах є свої правила безпеки, і якщо очікується гість у фірму, то про цьому необхідно заздалегідь попереджати охорону. У деяких установах і фірмах гостей спочатку проводять у приміщення, де вони можуть почекати, поки секретар доповідає про їхнє прибуття. Далі їх проводять у зал переговорів у кабінет того співробітника, що повинний буде їх прийняти.

Щоб не віджахнути відвідувачів, обстановку приймальні варто зробити максимально гостинною. Там можна улаштувати виставку результатів досягнень фірми, розвісити різні дипломи, що стане ефективним способом самореклами. Відвідувачам приємніше очікувати в приймальні, якщо є на чому зупинити свій погляд- квіти, рослини, акваріум, чи картини фотографії. Замість м'яких крісел краще використовувати зручні стільці, у низьких кріслах людин почуває себе розслабено, але ж він прийшов у справі, а не відпочивати. Завжди потрібно пам'ятати, що відвідувачі, що очікують у приймальні, складають визначене враження про фірму і її бізнес ще до того, як потраплять у кабінет і зустрінуться з керівником або менеджером компанії.

Оформлення офісу туристичної фірми. Традиційним місцем продаж турпродукту є офіс фірми. Від його стану багато в чому залежить ефективність туристичної діяльності. Чистота, акуратність, наявність офісних меблів, оргтехніки а також кваліфікований і доброзичливий персонал - усе це в сукупності приваблює потенційних клієнтів і робить вплив на конкурентоспромжність реалізованих товарів.

Відповідно до вищевказаного проекту стандарту регламентовані вимоги до офісу турфірми.

 

1. Оформлення приміщень для відвідувачів і персоналу. Офіс повинний мати:

- обладнані робочі місця для персоналу;

- технічне забезпечення оперативної діяльності (засоби зв'язку включаючи факсимільний зв'язок, комп'ютер, копіювальна техніку);

- устаткування для збереження цінних паперів;

- сидячі місця для відвідувачів.

 

Наявність інформації для споживачів.

У доступному для огляду місці варто розташувати:

- копію посвідчення про державну реєстрацію;

- копію ліцензії на право здійснення туристичної діяльност;

- копію сертифіката відповідності;

- копію ліцензії на застосування знака відповідності;

- рекламні проспекти, каталоги й інші рекламні засоби, розібрані по турах;

- вивіску з інформацією про графік роботи.

Підтримка оптимального мікроклімату.

Зручні підходи до офісу (приміщення).

 

Підготовка ділових паперів за правилами етикету

Бланк

Один з перших ділових паперів, з якими зустрічається клієнт або замовник,- це бланк фірми. Бланк фірми багато в чому характеризує її, по ньому може скластися перше враження про ділових партнерів. Тому по можливості не варто заощаджувати на фірмових бланках - варто використовувати кращий папір, удатися до послуг гарної друкарні.

На бланку повинні бути присутнім назва фірми, її реєстраційний номер і дата реєстрації, адреса, телефон і факс. Іноді вказують імена директорів фірми (звичайно це робиться в нижньому колонтитулі). Останнім часом на бланку все частіше ставиться адреса електронної пошти у форматі Інтернету.

Не рекомендується вказувати на бланку фірми банківські реквізити- краще при необхідності надрукувати їх наприкінці листа відповідного змісту. На бланку може знаходитися логотип фірми, що буде вигідно при необхідності надрукувати їх наприкінці листа відповідного змісту. На бланку може знаходитися логотип фірми, що буде вигідно відрізняти його від інших. При цьому важливо дотриматись збалансованості малюнкуі тексту. Логотип повинний бути простим, легко пізнаваним і виконаним на професійному рівні. У ряді випадків бланк може бути номерним, тобто внизу чи на звороті вказується його унікальний порядковий номер. Такі бланки підлягають звітності. Іноді використання номерного бланка заміняє використання печатки.

 

Рис. 1. Зразок фірмового бланку і конверту.

 

На додаток до бланка добре сприймається виконаний у тім же стилі конверт із логотипом фірми. (Рис. 1) В особистому переписуванні також можуть уживатися бланки й однотипні конверти. У цьому випадку цілком доречно обмежитися вказівкою імені або монограми власника. На особистому бланку може вказуватися також і поштова адреса.

Колір шрифту має велике значення, наприклад, темно-коричневі чи темно-сірі букви на кремовому фоні виглядають традиційно, а чорні на білому- дуже по діловому. Використовуючи кольоровий папір, варто враховувати, що її колір може змінювати колір фарби і чорнила, яким виконаний текст, -так, темно-синя фарба втратить свою синеву на жовтому фоні. Якщо бізнес має динамічний і енергійний імідж, то можна використовувати жовтий і червоний колір, а якщо бізнес «заспокійливий», те можна включити консервативні кольори типу темно-синього чи сірого.

До особливого виду ділових паперів відносяться вдячні листівки з тисненим шрифтом, що замовляються фірмою разом із бланками, візитними картками, конвертами й ін. Їх відправляють у відповідь на різного роду поздоровлення, одержувані посадовими особами від незнайомих людей на честь перемоги на виборах, з нагоди присвоєння почесних звань і призначення на державні посади.

 

Візитна картка

Візитні картки також сприяють створенню позитивного іміджу, як особистого, так і фірми. Візитна картка- це те, що залишається в знайомого, співрозмовника, ділового партнера після очної чи заочної зустрічі з людиною. Картка повинна не тільки містити ті данні, що він хотів би про себе залишити, але і сприяти збереженню у партнера того іміджу, до створення якого людина прагне. Звичайно візитна картка - це невеликий прямокутник білого напівщільного картону гарної якості з текстом, видрукуваним типографським способом. Чітких правил у відношенні розмірів візитних карток нємає, але звичайно у чоловіків вони можуть бути трохи більше, ніж у жінок, приміром, 90х50 мм і 80х40 мм (у Великобританії візитні картки жінок більше, ніж у чоловіків). Візитна картка молодої дівчини може бути ще менше- як правило, 70х35мм. (Рис. 2.)

Що стосується шрифту картки, то він повинен бути легкочитаємий. Ім'я звичайне виділяється напівжирним шрифтом ледве більшого розміру. Візитна картка може друкуватися мовою країни, де живе або перебуває в даний час власник, або англійською мовою. В країні, де дві офіційні мови, доцільно мати окремі візитні картки на кожній мові.

Візитна картка в більшості випадків повинна мати чорний текст на білому фоні, норми строгого етикету не рекомендують відходити від цієї гами. Папір краще вибирати трохи тоновану із сатинованою поверхнею, на глянсовому папері картки виглядають гірше.

Ділові візитні картки є невід'ємним атрибутом сучасного ділового спілкування. Відправляючись на ділову зустріч, необхідно заздалегідь запастися відповідним кількістю візитних карток. Перше представлення, як правило, починається з обміну ними.

Особливе значення вони мають при спілкуванні іноземцями, що не говорять мовою даної фірми. На візитній картці повинні бути чітко позначені прізвище й ім'я (по батькові) власника, назва фірми або організації і посада, повна поштова адреса та інші данні.

Також на ній доречно помістити логотип організації. У державних чиновників, депутатів на візитній картці можуть бути зображені державний прапор, герб. На діловій візитці іноді вказуються звання або титул, посада, номери телефону (телефонів), факту, електронної пошти. Якщо перемінився телефон, можна акуратно вписати новий номер, закресливши старий. Закреслювати і вписувати нове найменування посади вважається дурним тоном- варто подбати про те, щоб якомога швидше замовити нові візитні картки. Ділова візитна картка без вказівки адреси не відповідає нормам етикету.

Особливу роль грають візитні картки при заочному представленні. У цьому випадку посилка візитної картки прирівнюється до візиту. Більш коректно залишати візитні картки для знайомих особисто- при цьому варто загнути один з верхніх кутів картки або всю картку з лівий чи правовий краї.

На особистій візитній картці крім прізвища й імені можна дати ті додаткові данні, що людина хоче про себе повідомити. Додаткові данні звичайно друкуються більш дрібним шрифтом у правому нижньому куті. Особиста картка може містити і зведення про звання або вчену ступінь власника (професор, доктор, генерал-майор, кандидат технічних наук і ін.)- ці зведення вказуються під ім'ям. На особистій картці закордонного гостя може виявитися не його домашня адреса, або адреса його клубу.

Що ж стосується жінок, то вони звичайно не вказують яких або додаткових данних на своїй особистій візитній картці- тільки ім'я, по батькові і прізвище. Крім того, можна вказати номер телефону, але не саму адресу. Інші дані при необхідності можуть бути внесені від руки.

Різновидом особистої картки є сімейна візитна картка. Ім'я дружини на сімейній візитці ставиться перед ім'ям чоловіка. Адреса на сімейній візитці може не вказуватися.

При заочному знайомстві цілком доречно після призначення на нове місце роботи направити свої візитні картки колегам з інших чи організацій фірм. Направляючи візитні картки заочно, бажано супроводити їх коротким листом або запискою з вираженням надії на продовження знайомства.

В ході ділової бесіди або переговорів буде доречним покласти перед собою візитні картки співрозмовників - це допомагає уникнути помилок у вимові їх імен і посад.

Рис. 2. Структурні елементи стандартної візитної картки:

 

Класифікація візитних карток:

1) Візитна картка фірми, установи чи організації. Містить повну назву організації, адресу, телефон, факс. Використовується із представницькою метою і для привітання від імені фірми.

2) Стандартна картка. Зазвичай використовується під час знайомства, що передбачає подальші стосунки. Вона містить назву установи, прізвище, ім’я, по батькові (друкуються великими літерами), посаду, службову адресу, службовий телефон (інколи й домашній).

3) Картка, що використовується із спеціальною та представницькою метою. На картці зазначаються прізвище, ім’я, по батькові, посада та назва організації, але немає адреси та телефону. Вона використовується для спеціальних та представницьких цілей. Якщо вам пропонують таку візитку, не слід просити написати координати: адже такий вид картки для того й існує, щоб дотримуватися правил ґречності і при цьому уникнути, по можливості, майбутніх контактів. Цей вид картки можна використовувати і при надсиланні, наприклад, сувеніру, добре знайомій людині, якій ваші координати відомі.

4) Картка для неофіційних намірів. Вона скупа на інформацію і містить лише прізвище, ім’я, по батькові та місце проживання: служить, наприклад, для вручення дамам.

5) Сімейна (спільна) візитка. На ній вказується прізвище (у множині), ім’я та по батькові кожного з членів подружжя. Або лише імена і прізвище. Ці картки можуть містити номер телефону, а також бути без нього.

6) Флаєр (рекламна візитка). Назва цього невеликого клаптика паперу походить від англійського слова Fly – „летіти в натовп”. Це доволі точне визначення, оскільки функція флаєра – привернути увагу потенційного клієнта, проінформувати про запланований захід. Часто на них розміщують інформацію про знижки, акції, інші пільги й переваги, які може отримати пред’явник візитки-флаєра, купуючи товари чи отримуючи послуги.

7) CD-візитка (електронна візитна картка). Це звичайний компакт-диск, на який можна записати сотні сторінок тексту й ілюстрацій, малюнки, графіки, таблиці, а також музику, анімацію й дикторський текст. На неробочій стороні електронної візитної картки, виконаної у формі традиційної візитки, – та ж інформація, що й на звичайній візитці. А „всередині” – повноцінна мультимедійна презентація. CD-візитки використовуються для презентацій фірм на виставках і конференціях. Туристичні компанїї використовують їх як каталоги турів, банки й фінансові компанії – як додаток до пакета послуг, рекламні агентства – як портфоліо креативних робіт, політичні партії й рухи – як програму своєї партії, інформацію про лідерів, ролики з їхніми заявами. (Додаток 1.)

 

Ділові листи

 

Лист — це поширений вид документації, один із способів обміну інформацією.

Службові листи належать до основних засобів встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, установами, фірмами та закладами.

За функціональними ознаками службові листи поділяють на такі, що потребують відповіді, й такі, що її не потребують.

 

До листів, що потребують відповіді, належать:

• листи-прохання:

• листи-звернення;

• листи-пропозиції;

• листи-запити;

• «листи-вимоги.

 

До листів, що не потребують відповіді, належать:

• листи-попередження;

• листи-нагадування:

• листи-підтвердження;

• листи-відмови;

• супровідні листи;

• гарантійні листи;

• листи-повідомлення;

• листи-розпорядження.

 

Написання ділового листа — це справжнє мистецтво, адже тексти листів найменшою мірою трафаретизовані та уніфіковані. «Зазвичай ми дбаємо лише про те, щоб чітко і лаконічно викласти інформацію, а забуваємо, що ця кореспонденція не просто важлива частина бізнесу, а й наше обличчя»1. Щоб оволодіти мистецтвом листування, слід засвоїти правила ведення ділової кореспонденції. (Додаток 2.)