Організація проведення зборів, нарад

Наради і збори – це форма колективного обміну інформацією, що закінчується прийняттям конкретних рішень. Звичайно вони розрізнюються

· довкола учасників (на нараді присутні фахівці або зацікавлені особи; на зборах – весь персонал організації або його представники);

· проблем (на нарадах розглядаються конкретні поточні питання; на зборах більш загальні, що нагромадилися за певний період);

· за метою (наради мають оперативний характер і покликані внести корективи в діяльність підприємства; на зборах, передусім, підводяться підсумки і визначаються плани на майбутнє).

Зокрема, збори і наради скликаються в тих випадках, коли треба зробити важливе повідомлення, яке може викликати значну кількість питань, що вимагають негайного обговорення і уточнення на місці; коли треба домогтися узгодженого розв’язання принципової проблеми, отримати схвалення тих або інших важливих і серйозних дій; проінструктувати групу людей по методах і процедурі виконання якоїсь важливої роботи; коли потрібно публічно підтвердити або спростувати якусь помилкову інформацію, чутку. Але, навіть, і в цих випадках необхідно подумати, чи не краще ухвалити одноосібне рішення або обмінятися думками заочно, наприклад по телефону.

Підготовка зборів і нарад починається з розробки порядку денного, що узгоджується з усіма учасниками, а потім уточнюється та коректується і в остаточному варіанті оголошується перед початком заходу.

Коло учасників наради повинно бути максимально вузьким; запрошуються тільки ті люди, без яких зовсім не можна обійтися.

Нарада повинна починатися в точно призначений термін, що визначається часом, зручним більшості учасників (а не тільки керівництву). Звичайно, мова йде про другу половину дня, що зумовлено чисто практичним підходом: збуджені учасники навряд чи зможуть продовжувати нормальну роботу на своїх місцях після бурхливих дебатів, і їх краще відразу ж відпустити додому.

Тривалість нарад, за винятком надзвичайних випадків, не повинна перевищувати двох годин, і це не випадково. Психологи зазначили, що вже через 30–40 хвилин у людей спостерігаються ознаки ослаблення уваги; через 70–80 – з’являється фізична втома; через 80–90 – розвивається негативна активність розмови, заняття сторонніми справами; через дві години безперервної роботи її учасники готові піти на все, щоб швидше розійтися. Зрозуміло, що тут вже не до конструктивної плідної роботи.

Під час проведення зборів і нарад необхідно суворо дотримуватися регламенту: захід починається в точно призначений термін без очікування запрошених, що запізнюються, і якщо не трапляється непередбачених подій, повинен закінчуватися в передбачений час.

Першим обов’язком керівника є психологічне розвантаження учасників заходу, виведення їх із звичайного рутинного стану і включення в активну роботу. Цього він досягає, створивши доброзичливу обстановку і налагодивши неформальні відносини, що дозволяє надалі забезпечити вільний обмін інформацією, повністю використати досвід, знання і компетенцію людей.

Іншим обов’язком керівника є розв’язання організаційних проблем: забезпечення дотримання регламенту, порядку і дисципліни серед присутніх (недопущення ходіння, розмов), ведення протоколу.

Нарешті, третій обов’язок – активізація аудиторії і організація дискусії. Для цього йому необхідно уважно слухати виступаючих, спостерігати за ними, фіксувати розвиток обговорення, його вузлові моменти, помічати і підтримувати нові ідеї, керувати конфліктами, знаходячи свій "ключ" до кожного з тих, що зібралися. Так, сперечальників і всезнайок потрібно віддавати "на розтерзання" аудиторії, не дозволяти займатися критиканством негативістам, нагадувати про регламент балакучим, зміцнювати упевненість сором’язливих, адресувати присутнім цікаві питання, будити "сонь", блокувати спроби великих "шишок" нав’язувати свою думку, застосовуючи так звану тактику "так, але...", тобто, погоджуючись, одночасно робити такі обмовки, за яких ця думка втрачає значення.