Основы проектирования организаций. Факторы и элементы проектирования организаций и работ

При проектировании организаций учитывают следующие ситуационные факторы: внешняя среда, технология работ, стратегический выбор, поведение персоналом.

Внешняя среда имеет два уровня: общее и непосредственное окружение. При учете ее необходимо выявить расстановку сил в общем окружении и требования институтов непосредственного окружения. Все это необходимо оценить по степени сложности и динамизма. Сложность характеризуется количеством факторов и их схожестью между собой, динамизм – скоростью изменения факторов, влияющих на проектирование.

Под технологией работы понимают не только действия работников, но и материалы, оборудование, которое они используют. Основными переменными технологии будут: неопределенность в поступлении работы и месте ее выполнения, неопределенность в задании относительно того, как делать работу – взаимозависимость работ в организации.

Стратегический выбор предполагает учет трех областей:

1. Идеология управления (ценности, принципы, приверженность).

2. Потребители, определяющие стратегии или продукта, или потребностей клиентов.

3. Рынки сбыта и территории размещения производства.

Поведение персонала определяется его структурой, квалификационно-профессиональной характеристикой и т.д.

Элементами проектирования являются: разделение труда и специализация, департаментация и кооперация, связи и координация, масштаб управления и контроля, иерархия и звенность, распределение прав и ответственности, централизация и децентрализация, дифференциация и интеграция. Само же проектирование предполагает решение набора задач:

1. Решение о количестве и функциональной принадлежности структурных единиц в организации.

2. Решение о группировке структурных единиц в связи с задачами по их использованию.

3. Решение о соединении всех структурных единиц организации.

4. Решение о размерах структурных единиц и т.п.

Разделение труда в организации производится по направлениям: постадийное (горизонтальная специализация), по уровням иерархии (вертикальная специализация). Специализация ведет к эффективности за счет роста квалификации, упрощения коммуникаций и решений, упрощения формализации. Одновременно могут проясняться и негативы специализации: уход от общей цели, усложнение координационной деятельности, развитие внутриличностной ориентации. При проектировании необходимо добиться баланса позитивных и негативных аспектов разделения труда.

Департаментизация предусматривает организационное обособилие. При проектировании стоит задача группировки работ либо вокруг ресурсов, либо вокруг результатов. Вариантами будут: линейная, функциональная, матричная и продуктовая департаментизация.

Связи в организациях являются выражением отношений. Выделяют вертикальные связи (соединение иерархических уровней) и горизонтальные связи (равные в иерархии уровни). Они отражают линейные и функциональные связи.

Масштаб управляемости и контроля определяет сколько людей (работ) необходимо объединить под единым руководством. Каждый руководитель контролирует три типа контактов: руководитель – подчиненный, руководитель – два и более подчиненных, между подчиненными. Общее количество возможных связей рассчитывается по формуле Грейкунаса:

,

где n – количество подчиненных.

Для выбора оптимального масштаба используется ситуационный подход, учитывающий факторы: работа, кто кем руководит, отношения к руководителям и организации.

Иерархия определяет количество уровней управления. Проблема количества уровней связана с проблемой ограничения числа подчиненных. При этом под уровнем управления понимается часть системы, в рамках которой могут приниматься самостоятельные решения без обязательного согласования.

Распределение прав и ответственности осуществляется по двум принципам: принцип единства («елочка») – работник получает распоряжение только от одного начальника; принцип множественного подчинения («матрешка») – права и ответственность вышестоящего руководителя полностью поглощают права и ответственность нижестоящих руководителей.

Степень централизации и децентрализации измеряется переменными: число решений по уровням, важность решений для организации, степень контроля за исполнением принятого решения. На выбор этой степени влияет: капиталоемкость решений, единообразие политик, размеры предприятия, организационная культура, философия управления, стремление частей к самостоятельности, наличие соответствующих кадров и др.

Дифференциация и интеграция призваны решать проблемы отношений между подразделениями. Дифференциация предполагает деление работ между подразделениями таким образом, чтобы каждая из работ получила определенную степень завершенности в рамках подразделения. Интеграция определяет уровень сотрудничества между частями, вытекающие из разделения и взаимозависимости работ.

Проектирование организаций может осуществляться следующими методами:

1. Аналогии. Как правило здесь используют либо типовые проекты, либо организации – аналогии свою эффективность.

2. Экспертно-аналитические. Предполагают выявление проблем, узких мест и выработку стратегий их разрешения.

3. Структуризация целей. В основе – построения дерева целей и увязка его с подразделениями. При этом устанавливаются карты прав и ответственности за достижение целей.

4. Организационное моделирование. Предполагает математико-кибернетическое, аналитически-матричное моделирование, использование натуральных экспериментов, построение математико-статистических зависимостей и др.