Основные правила при работе с претензиями клиентов

* * *

Два соседа повздорили по какому-то поводу и, не достигнув согласия, решили обратиться за помощью к мудрецу с просьбой рассудить их. Мудрец внимательно выслушал первого спорщика и сказал ему: «Ты прав!» Второй спорщик взмолился: «Мудрец, но ведь ты еще не выслушал меня». «Говори», - ответил мудрец. Выслушав позицию второго спорщика и его аргументы, он сказал: «Ты, безусловно, прав». Прохожий, ставший свидетелем их разговора, в недоумении обратился к мудрецу: «Послушай, мудрейший, но ведь так не может быть, чтобы оба спорщика, занимающие противоположные позиции, одновременно были правы». «И ты прав», ответил ему мудрец.

 

Существуют общие рекомендации при работе с претензией, которые необходимо соблюдать:

 

· Не реагируйте на враждебность.

Такие фразы как: «Какое право вы имеете на меня кричать!!!», «Ведите себя прилично!!», «Здесь вам не рынок!!!» - только еще больше накалят конфликтную атмосферу. Будьте вежливы, внимательны к клиенту, поздоровайтесь с ним, и продемонстрируйте готовность ему помочь.

 

 

· Дайте другой стороне высказаться, выразить эмоции.

Научитесь быть хорошим СЛУШАТЕЛЕМ. Внимательный слушатель всегда кажется расстроенному человеку скорее другом, чем врагом.

Ваша задача в разговоре с разгневанным, агрессивно настроенным клиентом – успокоить его и постараться выяснить причину его гнева. Сведите свои комментарии до сочувственных восклицаний, пока гнев клиента не иссякнет сам собой. Только после этого можно приступить к конструктивному разговору.

 

· Не осуждайте.

Даже если вы понимаете, что произошедшая ситуация стала причиной неверных действий со стороны покупателя, осуждать его за это – значит давать конфликту новый виток развития.

 

· Повторяйте жалобщикам то, что они сказали вам, их же собственными словами.

Во-первых, вы проясняете для себя еще раз, в чем суть дела; во-вторых, повторяя слово в слово то, что сказал вам человек в пылу гнева, обиды, раздражения, неуверенности и прочее, вы как бы переводите разговор в более нейтральный тон, повторяя его слова уже без тех эмоций, которые вкладывал в них он сам.

· При решении вопроса говорите с позиций логики.

«Если я вас правильно понимаю, то сроки для вас важнее, чем цена вопроса. И из всех предложенных вариантов Вам больше подходит, если мы сами осуществим ремонт бракованной пары?»

 

· Будьте конкретны, не говорите «в общем».

«Да, конечно, мы сейчас решим Ваш вопрос».

 

· Не обещайте невыполнимого.

Обещать можно лишь то, что вам действительно под силу сделать. Невыполненные или заведомо ложные обещания раздражают и обижают человека еще больше, чем ваш отказ помочь ему. Не бойтесь сказать собеседнику, что вам надо посоветоваться, выяснить подробности и т.д. Во всяком случае, это уже создаст впечатление, что вы стараетесь помочь. Но если вы пообещали помощь, то уж обязательно сделайте это. Пустые обещания наносят огромный урон престижу компании и лично вам!

· Не принимайте жалобы на свой счет.

Всегда легко расстроиться, если вообразить, что все эти неприятные вещи говорятся непосредственно в ваш адрес. Но, поразмыслив, вы обнаруживаете, что человек, прежде всего, жалуется на компанию. Не принимайте обвинения на свой счет.

 

Ниже представлена таблица неправильной реакции консультанта на возникшую претензию, возможные ответы клиента, причины таких ответов, а также примеры грамотных ответов консультанта в данных ситуациях.

 

 

Негативная реакция продавца на рекламацию	Возможный ответ клиента	Причина отрицательной реакции клиента	Предпочтительная реакция продавца
«Не так уж все и плохо, как вы это описываете»	«Ну раз я пришел, значит все очень плохо! Почему вы недооцениваете эту ситуацию?!»	Игнорирование претензии клиента	«Очень хорошо, что Вы к нам обратились! Ситуацию можно исправить!»
«Нет, вы не правы»	«Знаете, я всегда прав!»	Возникновение спора с клиентом, контратака со стороны консультанта	«Хорошо, я Вас поняла. В такой ситуации можно поступить следующим образом».
«Вы что-то путаете, так быть не может!»	«Это Вы что-то здесь путаете!»	Возникновение спора с клиентом, контратака со стороны консультанта	«Вы знаете, такое бывает крайне редко. Давайте посмотрим, что мы можем сделать в такой ситуации».
«Вы вообще знаете, как обращаться с велюром?»	«А Вы вообще знаете как общаться с покупателями?!»	Возникновение спора с клиентом, контратака со стороны консультанта	«Очень хорошо, что Вы к нам обратились! Расскажите, пожалуйста, поподробнее какими средствами по уходу за обувью Вы пользовались?»
«Такого у нас вообще не бывает!»	«Что Вы хотите этим сказать? Я же пришел с этой проблемой!»	Избегание ответственности, возникновение спора с клиентом	«Вы знаете, такое бывает крайне редко. Давайте посмотрим, что мы можем сделать в такой ситуации».
«Давайте говорить по существу дела»	«А я о чем Вам сейчас здесь говорю?!»	Игнорирование претензии клиента	Применение техники резюмирования: «Если я Вас правильно поняла…» (описание ситуации клиента в кратком виде)
«Этот продавец у нас был новенький»	«Меня это не волнует! Почему я должна из-за этого страдать??!»	Оправдание, формирование недоверия клиента к Компании	«Очень хорошо, что Вы к нам обратились! Мы обязательно выясним суть возникшей ситуации. Давайте посмотрим, как ее теперь можно решить!»
«Это произошло потому, что очень много народу в зале»	«Меня это не волнует! Почему я должна из-за этого страдать??!»	Оправдание, формирование недоверия клиента к Компании	«Очень хорошо, что Вы к нам обратились! Мы обязательно выясним суть возникшей ситуации. Давайте посмотрим, как ее теперь можно решить!»