Расчет бюджета для PR-отдела

Теперь рассмотрим гипотетический бюджет PR-отдела компании. Здесь уже не нужно принимать в расчет почасовой тариф, который должен покрывать заработную плату персонала отдела, накладные расходы и получение прибыли. Хотя ошибка и может заключаться в том, что в расчет принимается только заработная плата, а поправки, учитывающие амортизацию мебели и оборудования, не учитываются. Кроме того, во внимание часто не принимаются суммы расходов, связанных с арендной платой, уплатой налогов, коммунальных платежей за отопление, кондиционирование, освещение, уборку территории, а также некоторую долю услуг, получаемых компанией в целом, например, услуги оператора телефонной связи.

Некоторые могут предположить, что компании иметь в своем составе собственный PR-отдел дешевле, чем прибегать к услугам PR-консультаций. Сравнивая при этом зарплаты персонала PR-отдела и оплаты услуг PR-агентства, они совершенно забывают о том, что этот отдел необходимо должным образом оборудовать, разместить и постоянно обслуживать. Абсолютно все действия компании требуют определенных затрат, хотя в небольшом консультационном агентстве их выделить и показать легче, чем в крупной организации. Кроме того, в крупной организации могут исходить из некоторых ложных положений, например, все равно есть помещения, которые простаивают (и поэтому при расчете затрат на отдел расходы на них не учитываются). Вот почему вполне вероятно, что на самом деле содержать собственный PR-отдел значительно дороже, чем обращаться за услугами в специализированную консультацию, которая отведет вам только часть своего рабочего дня. Студенты на экзаменах часто допускают такую же ошибку, утверждая, что услуги консультационных агентств обходятся компании дороже, чем содержание собственного отдела.

Мы специально приводим смету затрат для крупной организации, в которой отдельно (по пунктам) выделены разные виды деятельности. Что касается бюджета более мелких организаций, число видов деятельности в них будет меньше. Кроме того, для простоты и упразднения дополнительных бюджетов все однотипные издержки объединены в рамках каждой статьи.

 

Смета затрат крупной организации, в состав которой входит РR-отдел
Зарплата: PR-менеджер, его помощники, редактор внутрифирменного издания, фотограф, секретарь другие сотрудники	£ ххх.хх.хх
Накладные расходы: арендная плата, налоги, коммунальные платежи за отопление, освещение, кондиционирование, уборку территорий, часть расходов, связанных с деятельностью телефонного коммутатора и пр.	ххх.хх.хх
Амортизация: отчисления на амортизацию мебели и оборудования (текстовых процессоров, персональных компьютеров, множительной техники, видеоаппаратуры и фотокамер, офисных печатающих устройств, автомобилей).	ххх.хх.хх
Расходы по страхованию, страхование автомобилей и оборудования от всякого рода рисков, страхование поездок, пенсионное страхование, частное медицинское страхование	ххх.хх.хх
Расходы по проведению мероприятий с представителями прессы: стоимость раздаваемых материалов, питание, расходы по аренде помещений и оплата средств, взятых напрокат.	ххх.хх.хх
Издания для персонала: затраты на редактирование, дизайн, фотографирование, оплата работы художника, затраты на печать и распространение	ххх.хх.хх
Затраты на выпуск внешнего издания: те же самые составляющие, что и в предыдущей статье	ххх.хх.хх
Затраты на организацию слайдовых презентаций: расходы на обработку слайдов, написание сценариев презентаций, фотографирование, гонорары за создание музыкального оформления, расходы на изготовление, размножение, распространение и содержание слайдового материала	ххх.хх.хх
Затраты на проведение видеопрезентаций: затраты на обработку видеоматериалов, написание текста, оплата актерских работ, оплата музыки, затраты на проведение съемок, на редактирование, на компоновку передач, на размножение, на распространение, на хранение видеоматериалов, а также затраты на издание пояснительных листовок с кратким обзором содержания материала.	ххх.хх.хх
Затраты, связанные с выпусками новостных релизов: оплата исследовательских работ, издержки, связанные с написанием, изготовлением, составлением списка адресатов для рассылки релизов, расходы по их распространению	ххх.хх.хх
Затраты на создание основных статей: оплата исследовательских работ, затраты на переговоры с редакторами, издержки, связанные с написанием статей и их переизданием.	ххх.хх.хх
Затраты на услуги по вырезке материалов из печатных публикаций: заработная плата сотрудников, расходы по монтажу, размножению и тиражированию информации.	ххх.хх.хх
Затраты на информационные услуги: затраты по накоплению информации, расходы по ее распространению, затраты на создание комплектов материалов для школьного образования.	ххх.хх.хх
Стоимость записи магнитофонных лент для радиопередач: выплата гонораров за интервью, затраты, связанные с распространением лент, а также с передачей сценариев к ним.	ххх.хх.хх
Затраты телевизионного блока: расходы по передаче изготовленных образцов менеджерам для показа по телевидению.	ххх.хх.хх
Затраты на печать разного рода литературы: стоимость изготовления листовок, рекламных проспектов, брошюр, настенных карт, календарей, отчетов и т.д.	ххх.хх.хх
Расходы, связанные с оказанием спонсорской поддержки: расходы на выплату разного рода наград, премий, стипендий, непосредственно сама спонсорская поддержка, а также представительские расходы.	ххх.хх.хх
Расходы на организацию и проведение профессиональных (технических) конференций (семинаров): затраты на материалы, расходы на питание, оплата арендованных помещений и оборудования и инвентаря, издержки, связанные с переездами.	ххх.хх.хх
Расходы по фотографированию: затраты на проведение фотосъемок, издержки, связанные с декорациями, печать фотографий, создание сопровождающих материалов, затраты на жесткие конверты.	ххх.хх.хх
Расходы, связанные с посещением организаций: оплата транспорта, оплата отелей для гостей, питания для участников, затраты на получение информации, содержащейся в печатных изданиях, затраты на материалы, оплата арендуемых средств, прочие издержки.	ххх.хх.хх
Затраты на организацию и проведение выставок (передвижных, частных, PR в поддержку торговли или информирования потребителей): стоимость демонстрационных панелей, затраты на декорации, расходы, связанные с изготовлением макетов и моделей (механических, человеческих) и прочее.	ххх.хх.хх
Затраты на транспорт: стоимость автомобилей, фургонов.	ххх.хх.хх
Канцелярские расходы: расходы на фирменные бланки писем и новостных релизов, затраты на пакеты для пересылки фотокадров и сопроводительных материалов, оплата конвертов, расходы на канцелярские товары общего назначения.	ххх.хх.хх
Расходы на связь: телефонную, телексную, телефаксную.	ххх.хх.хх
Почтовые расходы.	ххх.хх.хх
Стоимость расходов, связанных с командировками: на содержание автомобилей, плата за проезд, оплата счетов отелей, представительские расходы.	ххх.хх.хх
Расходы, связанные с непредвиденными обстоятельствами, принятые в размере 10%.
Итого:	£ ххх ххх.хх

 

Пояснения к таблице

Еще раз стоит обратить внимание на тот факт, что многие разделы бюджета, например, такие, как проведение мероприятий для представителей прессы, печать внутрифирменных изданий, подготовка видеоматериалов и организация встреч, представлены в виде сумм вспомогательных бюджетов. Таким образом, в составе общего бюджета содержится несколько других расчетов. В связи с этим при представлении общего годового бюджета к нему необходимо привести все подробные расчеты и по вспомогательным бюджетам. Заметьте, что такие выражения, как «редактирование» и «написание», относятся к результатам этой деятельности, а не ко времени, которое требуется для их осуществления. Само время компенсируется в виде зарплаты, если, конечно, рассматривать тот вариант, когда не прибегают к помощи внешних организаций. Кроме того, в данной смете расходов обобщенно отражены все виды деятельности, которыми могут заниматься сотрудники PR-отдела компании. Как правило, PR-отдел выполняет значительно больше функций по сравнению с заказом аналогичных услуг PR-консалтинговой структуре.

В начало