Организация как объект управления

 

I. Термин «система» в переводе с греческого означает целое, составленное из отдельных частей. В настоящее время существует достаточно большое количество определений «система». Наиболее общим определением «система» является «Система это целенаправленный комплекс взаимосвязанных элементов любой природы, образующих целое нового качества».

К основным общесистемным свойствам относятся целостность, иерархичность, эмерджентность и функциональность.

Целостность – это общесистемное свойство, заключающееся в том, что изменение любого компонента системы оказывает воздействие на все на все другие компоненты и к изменению системы в целом, и наоборот, любое изменение системы отзывается на всех ее компонентах.

Иерархичность системы состоит в том, что она может быть рассмотрена как элемент системы более высокого порядка, а каждый ее элемент, в свою очередь может являться системой более низкого уровня.

Эмерджентность определяет, что сумма свойств элементов не равна свойствам системы.

Функциональность предопределяет, что все элементы системы действуют и взаимодействуют в рамках своего функционального назначения.

Необходимым условием системного образования является:

· наличие как минимум двух элементов;

· наличие связи между элементами;

· наличие функции;

· наличие цели;

· наличие тектологической границы.

Элемент – это неделимая часть системы. Дальнейшее деление элементов приводит к разрушению его функциональных связей с другими элементами и получению свойств выделенной совокупности, неадекватной свойствам элемента как целого.

Связь -это то, что соединяет элементы и свойства системы в единое целое. Связи между элементами и подсистемами одного и того же уровня называются горизонтальными, а связи системы со всеми подсистемами соподчиненных иерархических уровней называются вертикальными.

Подсистема – выделенное по определенным правилам и признакам целенаправленное подмножество взаимосвязанных элементов любой природы.

Каждую подсистему можно разделить на более мелкие подсистемы. Система отличается от подсистемы только лишь правилом и признаками объединения элементов. Для системы правило является общим, а для подсистем – более индивидуальным. Исходя из этого, систему можно представить и как нечто целое, состоящее из подсистем, каждую из которых можно рассматривать относительно самостоятельно. Подсистемы, выделенные на одном горизонте, являются подсистемами одного уровня. Деление подсистем на подсистемы более низкого уровня называется иерархией и означает подчинение более низкого уровня системы более высокому.

Тектологические границы как область соприкосновения взаимодействия нескольких систем (элементов систем), являются контурами системы.

Цель системы – это «желаемое» состояние ее выходов, т.е. некоторое значение или подмножество значений функций системы. Цель может быть заданной извне или поставлена системой самой себе, в этом случае цель будет отражать внутренние потребности системы.

Функция системы задается из вне и показывает, какую роль данная система выполняет по отношению к более общей системе, в которую она включена составной частью, наряду с другими системами, выступающими для нее внешней средой. Любое изменение функции, производимое средой, вызывает смену механизма функционирования системы, а это приводит к изменению структуры системы и связей. Система существует пока она функционирует.

Структура системы представляет собой совокупность устойчивых связей и отношений элементов, конкретизированных по величине, направлению и назначению.

Множество систем, существующих в окружающем нас мире, можно классифицировать в зависимости от ряда признаков. Наиболее часто используются следующие подходы к классификации:

1. по взаимодействию с окружающей средой;

2. по степени сложности;

3. по возможности действия системы во времени;

4. по назначению объекта;

5. по формальным свойствам формальной системы.

По взаимодействию с окружающей средой системы подразделяются на закрытые и открытые.

По степени сложности различают простые и сложные. Простые системы характеризуются небольшим количеством внутренних и внешних связей.

По возможности действия системы во времени системы делятся статические и динамические. Статические системы характеризуются не изменчивостью, т.е. их параметры не зависят от времени. Динамические системы, в отличие от статических, изменчивы, т.е. их параметры связаны со временем.

По назначению объекта системы подразделяются на: организационные, энергетические, технические, управленческие и т.д.

По формальным свойствам формальной ( например, математической ) системы: линейные, нелинейные, непрерывные, дискретные и другие системы.

С позиции системного подхода управление рассматривается как многомерная система и предполагает выделение в системе:

- управляемой системы, являющейся объектом управления;

- управляющая система, субъект управления, является частью системы

управления, осуществляющей управленческое воздействие.

Взаимодействие и взаимосвязь элементов системы (подсистемы, субъекта, объекта) называется управленческими отношениями. Управленческие отношения представляют собой разновидность общественных отношений. Средством реализации управленческих отношений является управленческое решение.

Претворение в жизнь любого управленческого решения происходит посредством управленческого воздействия, отражающее различные формы влияния управляющей системы на управляемую систему с целью изменения способов ее функционирования.

II. Кибернетика изучает сложные, динамические системы, которые представляют собой множество подсистем и элементов, соединенных между собой цепью причинно-следственных взаимозависимостей. Каждая машина или живой организм является примером систем взаимосвязанных подсистем и элементов. Работа одних подсистем и элементов становится причиной действия других подсистем. Такая ситуация наблюдается в химии, биологии и социально-экономических процессах.

Кибернетика как наука занимается изучением систем произвольной формы, способных воспринимать и обрабатывать информацию, используя ее для управления и регулирования происходящих процессов.

Применение кибернетики в экономике и управлении служит познавательным целям, так и в хозяйственной практике. Познавательная цель достигается тем, что кибернетика позволяет по – новому рассматривать способы связей между подсистемами и элементами систем, способы построения и функционирования социально-экономических систем в целом и их частей.

Кибернетика, изучая процессы, происходящие в системах, выделяет: вход, выход, процесс или процессор, и обратная связь (см. рис. 3.1).

Организационные системы, как и большинство систем, представляют собой совокупность управляемой подсистемы (объект управления) и управляющей подсистемы (субъект управления). На входе организационные системы потребляют ресурсы (Х1, Х2,Х3,Х4,Х5,Х6,Х7). В процессе преобразования ресурсов организационные системы получают на выходе продукцию (У1) или услуги (У2), являющиеся результатом функционирования (У).

Под управлением, с позиции кибернетики, понимают совокупность процессов, обеспечивающих поддержание системы в заданном параметре состояния или перевод ее в новое (боле желаемое, планируемое) состояние путем организации и реализации целенаправленных управляющих воздействий.

Важную роль в управлении имеет обратная связь. Обратная связь – сигнализирует о достигнутых результатах (посредством передаваемой информации) с целью изменения идущего процесса через корректировку управляющего воздействия. Обратные связи являются сложной системой причинной зависимости и заключаются в том, что результат предыдущего действия влияет на последующее течение процесса; причина испытывает на себе обратное влияние следствия. Если обратная связь усиливает результат первоначального воздействия причины, то она называется положительной, если

ослабляет – отрицательной. Положительные обратные связи выводят систему из состояния устойчивости, отрицательные – способствуют его сохранению.

Основными ресурсами (см. рис. 3.1.), необходимыми для функционирования организационной системы, являются:

Х1 - предметы труда, т.е. сырье и полуфабрикаты, перерабатываемые в

процессе производства в конечный продукт;

Х2 - средства производства, т.е. технологическое оборудование,

производственные здания и сооружения, обеспечивающие переработку

предметов труда;

Х3 – земля с ее поверхностью, недрами, морями и т.д.;

Х4 - труд, т.е. умственная и физическая деятельность людей,

обеспечивающая выполнением необходимых производственных

операций и удовлетворение потребностей человека в труде –

источнике материальных благ;

Х5 - информация, необходимая для обеспечения функционирования

организации (информация о состоянии окружающей среды,

технологическая, техническая, экономическая информация и т.д.);

Х6 - энергетические ресурсы;

Х7 - финансовые ресурсы (финансовый капитал);

 

Х1 и Х2 в совокупности образуют вещественный капитал, являющийся объектом инвестирования финансового капитала, что позволяет осуществлять

расширенное воспроизводство.

Ресурс «земля» (Х3), обладает специфической особенностью, поскольку ее недра не возобновляемые, а также качество данного ресурса зависит от индустриальной деятельности общества, отрицательно влияющей на экологическое состояние окружающей среды. Другой особенностью «земли», как ресурса, являются географические особенности, в том числе территориальное распределение природных ресурсов и населения, которое оказывает влияние на территориальное размещение производства и организацию производственных связей. В рыночной экономике «земля» становится предметом купли-продажи, ее возрастающая стоимость все сильнее влияет на формирование производственных затрат и на конечные результаты хозяйственной деятельности, особенно, в добывающей промышленности и сельском хозяйстве.

I. Под организацией (от латинского «organizio» - «сообщаю стройный вид», «устраиваю») понимается устойчивая группа лиц, взаимодействующих друг с другом с помощью материальных, экономических, правовых и других условий ради решения имеющихся проблем или достижения поставленных целей.

Следует помнить, что слово «организация» может использоваться еще для обозначения:

· Совокупность процессов и действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между частями целого;

· Формирования организационной структуры управления;

· Процесса деятельности руководства.

Организация представляет собой открытую, сложную социально-экономическую систему, которая активно взаимодействует с окружающей средой. Получая из вне ресурсы, организация преобразует их на основе соответствующих технологий в требуемые конечные результаты.

Особенности организаций как социально-экономических систем следующие:

· Изменчивость (нестационарность) отдельных параметров систем, стохастичность поведения;

· Уникальность и непредсказуемость поведения системы в конкретных условиях и вместе с тем наличие предельных возможностей, определяемых имеющимися ресурсами;

· Способность противостоять разрушающим систему тенденциям;

· Способность адаптироваться к изменяющимся условиям;

· Способность изменять структуру и формировать варианты поведения;

· Способность и стремление к целеобразованию, т.е. формированию целей внутри системы.

В организации как системе различают следующие элементы:

· Функциональные области деятельности организации (см. рис. 4.1.);

· Элементы производственного процесса;

· Элементы управления.

 

Функциональные области (табл. 4.1) выступают объектами менеджмента в организациях и определяют их структуру управления. Типичные функциональные области практически для всех хозяйственных организаций: сбыт (маркетинг), производство, финансы, персонал, НИОКР (инновации).

Таблица 4.1.

Примеры основных целей функциональных областей организации

Функциональные области	Специфические цели
Маркетинг	Выйти на первое место по продаже продукции (определенного вида) на рынке
Производство	Достичь наивысшей производительности труда при производстве всех (или определенных) видов продукции
НИОКР (инновации)	Поддерживать конкурентоспособность и инновационность (постоянное обновление) выпускаемой продукции
Финансы	Сохранять и поддерживать на необходимом уровне все виды финансовых ресурсов
Персонал	Обеспечить условия, необходимые для развития творческого потенциала работников и повышения уровня удовлетворенности и заинтересованности в работе

 

К основным элементам управления организацией (см. рис. 4.3.) относят:

· Функции управления (менеджмента);

· Структуру управления (менеджмента).

Основой функционирования организации являются производственные бизнес

-процессы, на которые проецируются управленческие процессы (см. рис.4.2).

Трудовые ресурсы

 

Материалы Готовая

Ресурсы продукция

Услуги

Капитал Информация

Рис. 4.2. Модель производственного процесса

Причина существования менеджмента

Организация Объект менеджмента

Основа мира менеджеров

Рис. 4.4. Соотношение организации и менеджмента

Организация обладает функциями и структурой. Основной ее функцией, с одной стороны, является ее предназначение, определяемое окружающей (внешней) средой, с другой стороны, является решение проблем и достижение целей.

Структура организации представляет собой упорядоченную совокупность ее взаимосвязанных элементов. Данную структуру можно рассматривать с нескольких позиций: технической, социальной и социотехнической (см. рис.4.5).

Рис. 4.5. Структура организации

Техническая структура – это совокупность материальных объектов и процессов (здания, сооружения, производственное оборудование, технология, технические средства коммуникаций и т.д.), которые в единстве образуют базу остальных. Эти элементы относятся к «жестким».

Социальная структура образуется совокупностью участников организации и связей между ними. В нее включают формальные и неформальные группы персонала, ценности, нормы, власть, влияние и т.д. Впервые ее стал рассматривать Элтон Мейо.

Социальная структура организации обладает определенным потенциалом, которых складывается из нескольких элементов:

1. Потенциал общего руководства (характеризуется уровнем его знаний и пониманием ситуации; способностью влиять и решать проблемы, в том числе в критических условиях; ориентация на прошлое и будущее; готовность к риску; умение использовать власть).

2. Психологических потенциал (характеризуется состоянием морально-психологического климата, стабильностью отношений и т.д.)

3. Творческий потенциал (характеризуется умением реагировать на изменения, предлагать альтернативы; стремление к поиску; способность преодолевать инерцию мышления и привычек; предприимчивость при принятии инновационных решений; готовность к новшествам; использование новых прогрессивных методов работы). Все элементы социальной структуры являются «мягкими».

Социотехническая структура – это система рабочих мест, объединяющая работников пространственно и в трудовой взаимосвязи. Она интегрирует в себе жесткую техническую и гибкую социальную структуры. Таким образом, организация не является чисто материальным, или чисто духовным явлением.

Все три структуры должны соответствовать друг другу.

Признаки организации:

· Наличие цели, к достижению которой стремятся участники организации (цель объединяет и сплачивает персонал, придает смысл существованию организации);

· Обособленность, выражающаяся в замкнутости внутренних процессов и наличии границ, отделяющих организацию от внешнего окружения;

· Наличие связей между отдельными элементами организации, посредством которых они взаимодействуют, решают возникающие проблемы и достигают поставленных целей (связи бывают экономические, технологические, управленческие, информационные и т.д.);

· Саморегулирование, предполагающее возможность для организации в определенных рамках самостоятельно решать те или иные вопросы внутренней жизни и по своему усмотрению, с учетом конкретных обстоятельств, действовать во внешней среде (саморегулирование осуществляется внутриорганизационным центром, координирующим деятельность людей, обеспечивающих их единство, интеграцию, в конечном счёте целостность системы);

· Организационная культура, которая представляет собой совокупность установившихся ценностей, традиций, верований, норм поведения, символов, во многом определяющих характер взаимоотношений направленность поведения людей (культура сегодня считается важнейшим фактором конкуренции).

II. Деятельность организаций подчиняется определенным законам.

1. Главным законом организации считают – закон синергии. Он гласит, что потенциал и возможности организации, как единого целого, превышают сумму его сумму потенциала и возможностей ее отдельных элементов, что обусловлено их взаимной поддержкой и дополнением (существует реальный выигрыш от объединения, который перекрывает потери, связанные с ограничением самостоятельности). При этом под потенциалом элемента понимается совокупность параметров, характеризующих его, их взаимозависимость и изменения во времени.

2. Второй закон организации – закон дополнения внутриорганизационных процессов и функций противоположно направленными. Например, разделение дополняется объединением, специализация – универсализацией, дифференциация – интеграцией, и наоборот. Это позволяет одновременно использовать выгоды тех и других процессов, а следовательно позволяет увеличит общий организационный потенциал.

3. Третий закон организации – закон пропорциональности. Он предполагает определенное соотношение между организацией и ее элементами, а также требует его сохранения при любых возможных изменениях. Например, при раздутых штатах работники слоняются без дела и мешают друг другу, в тоже время при нехватке персонала организация бывает не в состоянии выполнить даже текущую работу. В том и в другом случае возникают экономические потери, которые при разумном подходе можно избежать.

4. Четвертый закон организации – закон композиции, выражает следующие требования: цель элемента организации (подсистемы) одновременно является одной из подцелей деятельности всей организации.

5. Пятый закон организации – закон самосохранения. Он предполагает, что любая организация, равно как и ее отдельный элемент, стремится сохранить себя как целостное образование, что требует соблюдение ряда условий. К ним можно отнести недопущение серьезных потрясений, которые могут привести к потере устойчивости, например конфликтов, изменение границ, радикальных изменений, рангов ключевых фигур и т.д.; экономию и рациональное использование ресурсов; расширение сферы деятельности.

6. Шестой закон организации – закон организованности (информированности), гласит, что в организации не может быть больше порядка, чем у ее участников имеется информации о реальном положении вещей, позволяющей им предпринимать осмысленные решения.

7. Седьмой закон организации – закон необходимого разнообразия, который позволяет обеспечивать устойчивость и гибкость организации, возможность адекватно отвечать на любые внутренние и внешние воздействия и в нужный момент соответственно противодействовать им.

8. Девятый закон организации – закон онтогенеза. В соответствии с ним любая организация проходит в своем развитии следующие фазы жизненного цикла: становление, развитие и угасание.

В соответствии с перечисленными законами развиваются все виды организаций. Универсальные организационные законы действуют не изолированно, а во взаимосвязи.

 

III. Организации в своем развитии проходят несколько этапов – зарождаются, развиваются, добиваются успехов, ослабевают и, конце концов, прекращают свое существование. Немногие из них существуют бесконечно долго, ни одна из них не живет без изменений.

Цикл жизни организации охватывает пять основных стадий (см. рис. 4.6. и табл. 4.1.).

 

Зрелость

Рост

Угасание

Реформирование

Развитие

 

Ликвидация

(банкротство)

Создание

 

 

Жизненный цикл

Рис. 4.6. Жизненный цикл организаций

Новые организации формируются ежедневно. В то же время каждый день сотни организаций ликвидируются навсегда. Умеющие адаптироваться и развиваться процветают, негибкие и инертные - исчезают. Какие-то организации развиваются быстрее других и делают свое дело лучше, чем другие. Руководитель должен знать, на каком этапе развития находится организация, и оценивать, насколько принятый стиль руководства соответствует этому этапу.

Приведенные стадии – скорее идеальная модель, чем конкретная рекомендация, их можно выделить и больше. Эти стадии не имеют четких временных измерений. Они описывают тенденции, которые при грамотном отслеживании перечисленных периодов позволяют своевременно и адекватно реагировать на изменяющиеся условия и возникающие проблемы.

 

 

Таблица 4.2.