Организация как объект управления. Признаки и законы организации

 

Организация – понятие многогранное. В менеджменте данное понятие можно рассматривать в трех аспектах: системном, функциональном, социальном.

С точки зрения системного подхода, организация (от ср.-век. лат. «organizо» – устраиваю) рассматривается как важное свойство системы. В данном смысле «организация» означает внутреннюю упорядоченность, согласованность, взаимодействие более или менее дифференцированных и автономных частей целого, обусловленных его строением.

С точки зрения функционального подхода, организация – это одна из основных функций управления (совокупность процессов или действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между частями целого).

С точки зрения социального подхода, под организацией понимают социальную систему – объединение людей, совместно реализующих программу или цель и действующих на основе определенных правил и процедур.

В организации люди дополняют друг друга, складывая свои способности, что делает их более сильными в борьбе за выживание. «Без объединения в организации, самой примитивной из которых было, видимо, первобытное стадо, человеческий род не смог бы выжить и создать цивилизацию». [6]

Организации создаются людьми для достижения своих целей. Однако, возникнув, организации начинают жить самостоятельной жизнью, в значительной мере, а то и полностью не зависящей от создавших ее людей, вступая с ними в определенные отношения.

Организация, в свою очередь, использует возможности объединяемых ею людей для собственного укрепления и развития. Поэтому она ожидает от своих членов наличия определенного опыта, знаний, квалификации, активного участия в делах, исполнительности, ответственности, дисциплины, подчинения установившимся правилам и нормам поведения, разделения своих целей и ценностей.

В идеале взаимоотношения между человеком и организацией должны быть сбалансированы, но баланс может нарушаться в результате злоупотреблений с той и с другой стороны, когда- либо организация низводит людей до положения винтиков, либо люди используют организацию в своих корыстных целях, нанося ущерб ее потенциалу и репутации. В том и другом случае результат оказывается одинаковым – организация ослабевает и перестает нормально выполнять свои функции.

Стабильное существование организации обеспечивается наличием ряда признаков и соблюдением ряда законов.

Признаки организации

1. Наличие цели, к достижению которой стремятся ее члены, является главным признаком организации. Цель объединяет и сплачивает их, придает смысл существованию организации, определенность и конкретную направленность ее действиями.

2. Обособленность организации, выражающаяся в замкнутости внутренних процессов, которую обеспечивает наличие границ, отделяющих организацию от внешнего окружения. Эти границы могут быть "прозрачными" ("идеальными"), основывающимися на различного рода предписаниях, примером которых может быть устав, учредительный договор, запретах в отношении тех или иных действий, или "непрозрачными", материальными в виде стен, территорий, производственных площадей и заборов.

3. Соблюдение принципа саморегулирования, который предполагает возможность в определенных рамках самостоятельно решать те или иные вопросы организационной жизни и по-своему, с учетом конкретных обстоятельств, реализовывать внешние команды.

4. Наличие внутриорганизационного центра, координирующего деятельность членов организации и обеспечивающего их единство. Нужно заметить, что в крупной организации центров может быть несколько, но один из них всегда будет выполнять функции главного, а остальные – периферийных. Полицентризм делает организацию более гибкой, а, следовательно, и устойчивой.

5. Организационная культура, представляющая собой совокупность установившихся традиций, символов, ценностей, верований, которые во многом определяют характер взаимоотношений и направленность поведения людей. Организационная культура включает как субъективные, так и объективные элементы. К первым относятся, например, различного рода ритуалы, мифы, связанные с историей организации и жизнью ее знаменитых членов, принятые нормы общения. Вторые в основном характеризуют материальную сторону жизни и деятельности организации. Это ее символика, цвета, удобство и оформление интерьеров, внешний вид зданий. Сплав субъективных и объективных элементов формирует основу культуры управления, в которую можно включить стиль руководства, способы решения проблем, характер поведения менеджеров.

6. Наличие внутренней среды организации – совокупность форм и процессов, придающих последней конкретное, присущее только ей лицо. Организационная культура является одним из важнейших ее элементов. К другим ее элементам можно отнести организационно- правовую форму, производственные процессы, технологии, организационную структуру, систему коммуникаций и обмена информацией, кадры и поведение сотрудников, финансы и пр.

7. Внешняя среда организации, которая образуется ее окружением. Различают деловое и фоновое окружение. Деловое окружение образуют те явления, процессы и институты среды, на которые организация путем целенаправленных действий или договоренностей может оказывать непосредственное влияние (поставщики, потребители, посредники, конкуренты, товары-заменители). Таким образом, с элементами делового окружения организация находится в состоянии двустороннего взаимодействия

К фоновому окружению организация может только приспосабливаться, но целенаправленно влиять на него она не в состоянии Политика государства, конъюнктура рынка и многие другие обстоятельства подавляющему большинству организаций неподвластны – их приходится принимать к сведению, и либо подчиняться, либо смягчать их влияние, пытаться теми или иными способами нейтрализовать последствия. Внешнее окружение организации обычно характеризуется динамизмом, то есть постоянным изменением внешних факторов, и в целом оказывается неустойчивым. Это обстоятельство придает деятельности организации, особенно в перспективе, элемент неопределенности, степень которой может быть весьма существенной.

В то же время, неопределенность во многом зависит и от внутренних моментов, среди которых можно выделить профиль организации, состояние морально-психологического климата и способности руководства. «Легко себе представить, например, какая судьба ждет во время шторма добротный корабль со сплоченным экипажем, управляемый старым "морским волком" и утлое суденышко с разношерстной разболтанной командой во главе с капитаном-новичком».[6] Руководство организации должно быстро улавливать изменения во внешней и внутренней среде, четко осознавать их значение как в настоящем, так и в будущем и выбирать наилучший вариант реакции на них в пределах существующих ограничений, в наибольшей степени соответствующий поставленной цели.

8. Наличие организационной структуры и организационных процессов. Единство людей и условий их деятельности, находящихся в определенных соотношениях и взаимосвязях, образует организационную структуру. Действия, направленные на создание такой структуры, необходимых предпосылок ее функционирования и обновления, получили название организационного процесса. Таким образом, в широком смысле слова организация есть единство организационной структуры и организационного процесса.

Законы организации

Жизнь организации подчиняется определенным законам, первым и основным из которых принято считать закон синергии. Он гласит, что потенциал и возможности организации как единого целого превышает сумму потенциала и возможностей ее отдельных элементов, что обусловлено их взаимной поддержкой и дополнением. Таким образом, существует реальный выигрыш от объединения в организацию для ее членов, который перекрывает потери, связанные с ограничением их самостоятельности. В.Р.Веснин выделяет следующие законы.

Второй закон организации – закон дополнения внутриорганизационных процессов и функций противоположно направленными. Например, разделение дополняется объединением, специализация – универсализацией, дифференциация – интеграцией и наоборот, что позволяет одновременно использовать выгоды тех и других процессов, а следовательно, существенно увеличить общий организационный потенциал.

Третий закон организации требует сохранения пропорциональности между ней и ее элементами при любых возможных изменениях, что позволяет в максимальной степени реализовывать их возможности.

Четвертый закон организации получил название закона композиции. Его суть состоит в том, что функционирование всех без исключения организационных элементов в той или иной степени подчиняется общей цели, а индивидуальные цели каждого из них представляют собой ее конкретизацию и являются по отношению к ней подцелями.

Пятый закон организации – закон самосохранения. Он предполагает, что любая организация, равно как и ее отдельный элемент, стремятся сохранить себя как целое, что требует соблюдения ряда условий. К ним можно отнести недопущение серьезных потрясений, сочетание стабильности и развития. В организациях естественным или искусственным образом исключенных из конкурентной среды, например в монополиях, стабильное начало обычно берет верх, что приводит в конечном итоге к их застою и бюрократизации.

Шестой закон организации – закон информированности. Он утверждает, что в организации не может быть больше порядка, чем у ее членов имеется информации о реальном положении вещей, позволяющей им принимать осмысленные решения. Наконец, седьмой закон организации – закон онтогенеза. В соответствии с ним жизнь любой организации состоит из трех основных фаз, последовательно сменяющих друг друга: становления, развития и угасания. Понятно, что задача руководства в свете этого состоит в максимальном сокращении первой фазы, продлении второй и отсрочке наступления третьей.

В соответствии с перечисленными законами живут все виды организаций, к непосредственному знакомству с которыми мы сейчас и переходим.

Классификация организаций

Форм и разновидностей организации существует огромное множество, поэтому следует остановить внимание на основных классификационных признаках.

1. По видам деятельности выделяют хозяйственные организации (производящие: производственные, научно-производственные, посреднические и др.) и общественные (политические партии, союзы, церковь и другие религиозные общества, профессиональные союзы, организации науки, культуры, спорта, экологические, правозащитные и другие, осуществляющие добровольную общественную деятельность).

2. По статусу организации по отношению к своим членам; организации бывают первичными и вторичными. Первичность означает, что организация для объединяемых ею людей выступает как некая внешняя данность, образованная и существующая независимо от них. Включаясь в уже действующую организацию, люди признают ее главенство над собой, невозможность влиять на решение принципиальных вопросов подчиняются ее требованиям; действуют в соответствии с устанавливаемыми ею правилами, что свидетельствует о первичности и абсолютной приоритетности организации над ними. Примером первичной организации может служить государственное учреждение, которое как структура возникает на основе решения вышестоящих инстанций, а затем уже заполняется людьми.

Вторичные организации создаются, наоборот, их членами, наделяющими организации определенными правами и ресурсами, устанавливающими "правила игры", которым на определенных условиях готовы подчиняться. Они существуют в двух формах: корпоративной и ассоциативной. Рассмотрим их подробнее.

К корпоративным организациям относятся те, члены которых готовы для достижения своих целей в определенной степени жертвовать собственным суверенитетом. Организация согласовывает эти индивидуальные цели и способствует их достижению путем подчинения общей цели, формально выступающей как ее цель. Для этого она должна обладать некоторой независимостью от участников и временным приоритетом по отношению к ним. Примером такого рода организации является акционерное общество, которое в промежутке между собраниями участников диктует им свою волю, а последние подчиняются его решениям. В то же время, на самом собрании они определяют судьбу организации, стратегию и перспективы ее развития. Поэтому приоритет корпорации является условным.

Организация ассоциативного типа создается своими членами для повседневной координации их деятельности без потери ими суверенитета, поэтому не обладают даже условным приоритетом над ними. Решения здесь принимаются со всеобщего согласия, и неукоснительно действует принцип увязки интересов, защищаемый правом вето со стороны меньшинства. Это обеспечивает преобладание интересом членов организации над интересами самой организации.

3. Исходя из особенностей взаимодействия отдельных элементов, организации подразделяются на механистические и органические. Первые характеризуются незыблемостью границ, преобладанием жестких "вертикальных" связей, официальным характером отношений, всесторонней регламентацией и запрограммированностью деятельности, напоминающей работу механизмов (модель рациональной бюрократии М. Вебера). Эти организации основаны на разделении труда, дисциплине, ответственности. При решении простых повторяющихся задач в условиях стабильного окружения и определенности перспектив это бывает часто даже полезно.

Такие организации обычно требуют от своих членов безусловной лояльности, ограничивают свободу информации, действий, высказываний, игнорируют мнения людей и саму их личность.

Органические организации (термин впервые введен английскими исследователями Т. Барнсом, Д. Сталкером в 1961 г.) характеризуются такими признаками как размытость границ, значительная самостоятельность отдельных звеньев, слабая иерархичность, немногочисленность правил и процедур, свобода выбора вариантов деятельности, постоянная смена приоритетов деятельности, связей, оценка результатов на основе реального рыночного эффекта, а не централизованно установленных показателей, преобладание неформальных отношений.

Все это сообщает таким организациям большую гибкость, маневренность, оперативность в работе, дает их членам дополнительные стимулы к труду. Они лучше механистических взаимодействуют с окружением и приспосабливаются к постоянным изменениям в нем. Организации такого типа преобладают как правило в сферах деятельности, характеризующихся нестабильностью, сложностью и неопределенностью целей и задач. Чаще всего они связанны с инновационными процессами – научными исследованиями, опытно-конструкторскими разработками, внедрением их результатов в практику.

В то же время и они не свободны от многих недостатков, поэтому на практике в зависимости от характера производственной и хозяйственной деятельности, традиций, способностей коллектива и руководства часто имеет место разумное сочетание обеих форм.

4. С точки зрения легитимности деятельности организации можно разделить на официальные (формальные) и неофициальные (неформальные). Официальные создаются для решения конкретных производственных, хозяйственных и иных задач, являются юридически узаконенными, существуют в определенном правовом пространстве, и их деятельность регулируется соответствующими нормативными актами. В таких организациях существуют два типа отношений: официальные – между должностями и неофициальные (неформальные) между живыми людьми, личностями.

Неофициальные организации складываются стихийно и существуют как совокупность юридически не зафиксированных в основном неслужебных контактов между людьми, преследующими определенные личные цели, достижение которых не обеспечивается их членством в официальных организациях. Исходя из характера связей, такие являются неформальными.

5. По целям организации подразделяют на прибыльные (коммерческие) и неприбыльные (некоммерческие). Прибыльными называют организации, главной целью которых является получение прибыли. Неприбыльные организации могут получать определенную прибыль, идущую на существование и развитие самой организации.

6. По источникам финансирования выделяют бюджетные и внебюджетные организации (которые, однако, могут в определенных случаях прибегать к привлечению бюджетных средств).

7. По форме собственности на средства производства выделяют организации с государственной, муниципальной, частной, смешанной собственностью и собственность общественных организаций (правительственных и неправительственных).

8. По размерам организации делятся на малые, средние, крупные. Критерии, положенные в основу данной классификации различны. В законодательстве многих стран таким критерием является численность персонала. Согласно российскому законодательству, к малым предприятиям относя предприятия с численностью 100 чел. (промышленность, строительство, транспорт), 60 чел. (наука и научное обслуживание, сельское хозяйство), 30 чел. (розничная торговля и бытовое обслуживание), 50 чел. (оптовая торговля, остальные отрасли).

9. По организационно- правовым формам в соответствии с ГК РФ коммерческие организации можно отнести к: хозяйственным обществам, хозяйственным товариществам, производственным кооперативам, государственным и муниципальным унитарным предприятиям. Заметим, что юридическое лицо, независимо от его организационно- правовой формы, зачастую именуют предпринимательской фирмой.

Что касается туристского сектора экономики, то помимо отмеченных выше общих классификационных признаков, можно выделить частные:

1. В зависимости от направленности оказываемых услуг Н. И. Кабушкин [13]туристские предприятия подразделяет на предприятия первичных и вторичных услуг.

К предприятиям первичных услуг он относит те туристские предприятия, которые существуют только за счет туризма (туроператоры, турпосредники, гостиничные предприятия, транспортные предприятия специального назначения и т. п.) К предприятиям вторичных услуг относят предприятия, получающие доходы не только от туристской деятельности (предприятия питания, транспортные предприятия общего назначения и т. п.)

2.Сточки зрения вида предпринимательства на туристском рынке организации подразделяются на туристические агенства и туроператоров.

Туроператоры занимаются комплектацией туристского продукта, то есть формированием, продвижением и реализацией набора услуг(тура). Туроператор (в некоторых странах его называют турорганизатором) производит дифференцированные туристские продукты из составляющих услуг в соответствии с потребностями и желаниями клиентов.

Турагент реализует туристский продукт клиенту в виде комплексов (инклюзив-туры) или в виде свободного набора услуг (заказные туры).

Главной рыночной функцией турагентств и туроператоров является соединение поставщиков услуг с клиентами-туристами. Здесь важен правильный выбор поставщиков услуг, основанный на профессиональных знаниях туристского рынка, бизнеса, особенностей и рычагов его развития и управления.

3. По выполняемым туристскими предприятиями функциям выделяют: комплектующую, сервисную и гарантийную функции.

Комплектующая функция – это комплектация тура из отдельных услуг для туроператора; комплектация пакетов туров с транспортными и некоторыми другими видами услуг для турагента.

Сервисная функция – это обслуживание туристов на маршрутах, а также в офисе при продаже пакетов туров.

Гарантийная функция – это предоставление туристам гарантий по заранее оплаченным туристским: услугам в обусловленном количестве и на обусловленном уровне. Согласно международному и российскому законодательству ответственность за обслуживание несет перед туристом предприятие, которое сформировало и продало ему пакет услуг, независимо от того, само оно предоставляет эти услуги или их предоставляет третье лицо (поставщик услуг).

В свою очередь туроператоров можно классифицировать следующим образом:

а) по виду деятельности различают:

• операторов массового рынка;

• специализированных операторов, которые специализируются на определенном продукте или сегменте рынка (на определенной стране, на определенном виде туризма и т. д.).

В свою очередь, специализированные операторы подразделяются на туроператоров специального интереса (например, спортивно-приключенский туризм); специального места назначения (например, Англия, Франция т. д.); определенной клиентуры (молодежные, бизнес-туры, семейные туры и т. д.); специальных мест размещения (например, дома отдыха, турбазы и т. д.); использующих определенный вид транспорта (авиационный транспорт, теплоходы, поезда, автобусы);

б) по месту деятельностиразличают:

• местных (внутренних) операторов;

• выездных операторов, ориентирующих турпакеты на зарубежные страны;

• операторов на приеме, базирующихся в месте назначения (стране назначения) и обслуживающих прибывающих иностранных туристов.

Туристские агентства могут иметь разнообразные формы: туристские агентства по продаже туров, сформированных туроператорами, на условиях комиссионного вознаграждения; турагенства, выполняющие и туроператорские функции; турагентства (бюро реализации) при туроператоре, реализующие в основном собственные продукты, но продающие и приобретенные туры.

 

Организационные процессы

Классификация организационных процессов приведена на рис.6.

Жизнь любой организации сводится к двум группам процессов, направленных на ее поддержание: процессам функционирования и процессам развития.

Под функционированием можно понимать деятельность организации, непосредственно связанную с сохранением ее как целого на основе постоянного поддержания сложившихся отношений и связей, обмена ресурсами, энергией и информацией как внутри себя, так и с внешней средой (коммуникационный процесс; власть, как организационный процесс; процесс принятия управленческих решений и т. п.)

В процессе же развития для этого создаются необходимые условия путем преобразования организации и ее отдельных элементов в соответствии с изменившимися требованиями внутренней и внешней среды. В результате таких постоянных преобразований и перехода к новому качественному состоянию организация восстанавливает нарушенное в результате накопившихся изменений внутреннее и внешнее равновесие, без которого ее нормальное функционирование невозможно.

В процессе развития организации отмирают прежние элементы и связи и возникают новые, в большей мере соответствующие изменившимся условиям. В зависимости от характера последних развитие может быть не только прогрессивным, но нейтральным или даже регрессивным.

Организационное развитие представляет собой систематическое планомерное совершенствование отдельных сторон деятельности организации, которое находит выражение в регламентации функций отдельных подразделений и работников, рационализации внутренних структур, упорядочении во времени и пространстве трудовых, производственных, социальных, управленческих процессов и их взаимодействия.

Развивающаяся организация привлекает больше способных людей, чем организация, находящаяся в застое. Здесь уменьшаются внутренние конфликты, так как возникает возможность повысить статус одних людей, не понижая статуса других.

В основе организационного развития лежат организационное проектирование и организационная рационализация. Рассмотрим их более подробно.

В процессе проектирования происходит формирование, что называется "с нуля" организационных структур, схем управления, процедур и пр. с учетом намечающихся технологических, информационных, административных, личных взаимосвязей тех, кто будет сотрудничать в рамках организации.

Под рационализацией понимается постоянное совершенствование упомянутых элементов в рамках действующих организаций, которое происходит в процессе их реорганизации. Последняя, в зависимости от масштабов необходимых преобразований бывает элементной, частичной и общей. Элементная может ограничиваться изменением порядка приема посетителей: частичная – преобразованием отдельных подразделений; общая затрагивает все объекты и стороны деятельности организации, предполагает коренное обновление ее структуры, системы управления, функций подразделений, отдельных должностных лиц.

Успех или неуспех реорганизации зависит от ряда объективных и субъективных факторов. К объективным прежде всего относится наличие необходимых материальных, кадровых, финансовых, информационных и прочих ресурсов; возможность быстрого маневра ими, придающие организации гибкость, способность легко преодолеть инерцию и приспособиться к изменению внутренних и внешних условий.

Главным субъективным фактором является уровень подготовки и способностей руководства, позволяющий безошибочно определить главный объект реорганизации, необходимые направления и темпы преобразований, обеспечить их преемственность, создать действенную систему стимулов для всех участников работы.

Организационное проектирование и организационная рационализация во многом схожи, прежде всего поскольку имеют общий объект – организацию, находящуюся, однако, на разных стадиях своего жизненного цикла. В процессе проектирования она только создается, а в процессе рационализации – совершенствуется.

Поскольку проектирование начинается "с нуля" и охватывает все направления деятельности организации, оно является весьма трудоемкой работой, выполняемой специализированными фирмами, имеющими возможность привлечь к ней высококвалифицированных профессионалов. В результате создается документ, называемый организационным проектом.

Рационализация – процесс постоянный, в каждый данный момент касающийся лишь отдельных сторон деятельности организации. Поэтому она значительно менее трудоемка и зачастую может осуществляться собственными силами, находя свое воплощение в планах организационно-технических мероприятий.

Выделяют три основных подпроцесса организационного проектирования: структуризация, композиция, регламентация.

В процессе структуризации, исходя из организационных целей, определяются такие параметры как состав подразделений (ССО), их внутренняя структура, задачи (СРР), стоящие перед ними и входящими в них рабочими местами и должностями.

Композиция заключается в разработке матрицы функциональных взаимосвязей, учитывающей технологические, информационные и иные взаимосвязи между подразделениями и рабочими местами. В ее рамках формулируются общие требования к механизму функционирования и характеру взаимодействия отдельных элементов организации (кто кому подчиняется; кто кого контролирует; кто с кем согласовывает свою деятельность и пр.), принципам подбора и продвижения кадров, оплаты труда, материального и морального стимулирования.

Под регламентацией понимается разработка правил и процедур, которыми должны руководствоваться члены организации в своей повседневной деятельности (например, должностных инструкции), определение основных функций работников, круга их должностных обязанностей, нормативов выполнения тех или иных операций. Важным объектом регламентации является информация, ее содержание, периодичность поступления или предоставления.

Основными регламентирующими документами в организациях являются: устав, положения о самой организации, ее подразделениях, высших должностных лицах, штатное расписание, графики работы подразделений, руководства, приема посетителей, должностные инструкции и инструкции, регламентирующие отдельные стороны и виды деятельности.

Особое внимание в учебном пособии будет уделено вопросам проектирования организационных структур управления.