Итм и матрица разу как инструменты проектного управления.

Матрица ответственности представляет собой графо-аналитический инст­румент, с помощью которого устанавливается ответственность исполните­лей за совокупность работ по проекту. Матрица ответственности используется не только в проектном, но и в функциональном и процесс­ном управлении. Однако в управлении проектом матрица ответственно­сти является обязательным инструментом и четко согласована с другими инструментами.

Матрица ответственности обычно имеет вид таблицы, в которой по гори­зонтальным строкам изображают отдельные работы, функции и процес­сы, а по вертикальным столбцам — структурные единицы, такие как под­разделения, должности или иные организационные образования (комите­ты, советы и пр.). На пересечении столбцов и строк ставят условный знак, обозначающий степень ответственности структурной единицы за выпол­нение указанной работы (функции или процесса) или какой-либо ее час­ти. Наиболее простым вариантом матрицы ответственности является таб­лица, в которой используется только один условный знак, с помощью ко­торого обозначают ответственность сотрудника или подразделения за выполнение указанной работы в целом, без выделения какой-либо части этой работы (функции, процесса)

В проектном управлении матрица ответственности согласовывает струк­туру разбиения работ по проекту с организационной структурой управле­ния проектом. С помощью матрицы ответственности на все работы назначается свой ответственный исполнитель, и при этом каждый исполнитель имеет объем ответственности, соответствующий его должностным обязанностям, пра­вам, полномочиям и материальному вознаграждению.

Наиболее проработанной разновидностью матрицы ответственности яв­ляется матрица разделения административных задач управления — мат­рица РАЗУ. В этой матрице используются символы, отражающие три прин­ципиальных аспекта выполнения каждой работы.

1. Принятие решения по работе:

Я — единоличное принятие решения;

! — участие в коллективном принятии решения с правом реша­

ющей подписи;

Р — участие в коллективном принятии решения без права реша­ющей подписи.

2. Управление работой:

¹ П — планирование;

О — организация;

К — контроль;

X — координация;

А — активизация.

3. Выполнение работы и ее техническое и информационное обслужи­вание:

С — согласование и консультирование;

Т — выполнение рабочих операций;

М — подготовка предложений;

И — получение информации;

± — выполнение расчетных операций;

прочерк ■— неучастие в выполнении работы.

При заполнении символами матрицы РАЗУ необходимо придерживаться нескольких логических правил. В каждой строке:

• символы «!» и «Р» всегда должны соприсутствовать в строке. При этом символ «!» может присутствовать только один раз, символ «Р» — более одного раза. Если в строке присутствует символ «!» без символов «Р» или символы «Р» без символа «!», то это является ошибкой;

• символ «Я» должен присутствовать в строке только один раз;

• символ «Я» и группа символов по коллегиальному решению «!» и «Р» являются взаимоисключающими. По работе может прини­маться решение либо коллегиально, либо единолично, но никак ни коллегиально и единолично одновременно;

• символы принятия решения должны присутствовать в строке обя­зательно;

• символы управления работой — «П», «О», «К», «А» обязательно должны присутствовать в каждой строке один или несколько раз, символ «X», т.е. символ координации, можно опускать в случае, если работа предполагает участие не более трех структурных единиц;

• символ «Т», изображающий выполнение рабочих операций, обя­зательно должен присутствовать в каждой строке. Таких симво­лов может быть более одного. При этом ответственного исполни­теля выделяют специальным образом, например, подчеркивани­ем, кружком, жирным шрифтом или курсивом.

Приведенные правила должны выполняться в любом случае. Все осталь­ные комбинации символов разрешены.

Помимо развитого аппарата изображения различных видов участия в вы­полнении работ матрица РАЗУ имеет еще достоинство: возможность пере­хода от символьного обозначения ответственности к численному и исполь­зования полученных относительных числовых показателей при анализе и проектировании организационных решений по проекту. Такой переход осуществляется через таблицу парного сравнения (матрицу предпочтений) видов ответственности, обозначаемых символами. В эту таблицу вносятся экспертные оценки — сравнительной значимости или трудоем­кости операций, стоящих за каждым из символов.

Подобным образом можно оценить трудоемкость или важность работ (за­дач, функций, процессов), представленных в первом столбце матрицы ответственности.

Имея количественные оценки трудоемкости работ и операций, отобража­емых символами матрицы ответственности, можно дать общую оценку тру­доемкости выполнения работ:

Таким образом, матрица разделения административных задач управления представляет собой не только матрицу ответственности, позволяющую наглядно изобразить систему ответственности структурных подразделе­ний и исполнителей за выполнение работ по проекту, но и является пол­ноценным инструментом организационного анализа и проектирования.

ИТМ. Информационно-технологическая модель позволяет интегрировать все работы, процессы, базовые элементы, организационную структуру управ­ления проектом, а также разработать подробную логико-временную струк­туру и информационно-технологическую систему проекта.

Построение информационно-технологической модели начинается со сбо­ра информации о процессе. Эта информация обычно собирается путем анкетирования и интервьюирования и заносится в специальные докумен­тальные формы.

Информационная таблица.

Наименова­ние задач, решаемых в ходе реализации своих должностных обязанностей	Информация, необходимая для решения данной задачи*	Источник информации, необходимой для решения задачи (сотрудник, отдел, организация или ДР-)	Вид связи, посредством которой передается информация	Документ (документы), получаемый при решении задач"	Срок или перио­дичность исполне­ния задачи	Потребитель результирую­щего доку­мента (сотрудник, отдел, организация или др.)
Подготовка и ведение таблиц по ста­тистическому анализу продаж	Данные о фактических продажах	Торговые подразделения	Локальная сеть, e-mail	Отчет о продажах	Два раза в месяц	Менеджер отде­ла планирования, проект-менеджер, коммерческий директор <
Счета-фактуры	Бухгалтерия	e-mail	Отчет об остатках	Менеджер отдела планирования, проект-менеджер, коммерческий директор
Прогноз продаж	Коммерческий директор

Правильно заполненные и проанализированные информационные табли­цы являются основой для создания информационно-технологической мо­дели.

Основные правила разработки информационно-технологической модели процесса:

• в рамках любого процесса выделяют следующие элементы: сро­ки, входящие документы, исполнителей, решаемые задачи, ре­зультирующие документы и потребителей информации. Указан­ные элементы располагаются в соответствующих горизонтальных областях модели;

• каждой операции процесса со всеми его элементами на схеме соответствуют вертикальные полосы, называемые нормалями управления;

• построение нормали (вертикальной линии) начинается с изобра­жения процедуры, представляющей собой логическое начало процесса. Далее фиксируются внешняя входная информация и ее источники (цифры над линиями). Затем указываются испол­нители процедуры. При наличии нескольких исполнителей один из них должен быть обязательно обозначен жирным кружком как ответственный. В заключение отображаются выходные докумен­ты и их получатели. В самой верхней строке могут быть постав­лены временные характеристики исполнения процедур (сроки или периодичность);

При построении информационно-технологической модели исполь­зуют условные обозначения.