Использование информационных технологий в организации управления проектом

Под информационной технологией понимают совокупность процессов сбора, передачи, переработки, хранения и доведения до пользователей информации, реализуемых с помощью современных программных средств.

Информационная система упр. проектом — организационно-технологический комплекс методических, технических, программных и информационных средств, На сегодняшний день применение информационных технологий для упр-я проектами можно представить так, как изображено на рисунке 22.3.1.

РИС. 22.3.1. Автоматизация упр-я проектами.

Персональные компьютерные системы, оснащенные программным обеспечением для упр-ия проектами, должны обеспечивать выполнение функций:

работа в многопроектной среде;

разработка календарно-сетевого графика выполнения работ;

оптимизация распределения и учет ограниченных ресурсов;

проведение анализа «что-если»;

сбор и учет фактической информации о сроках, ресурсах и затратах, автоматизированной генерации отчетов;

планирование и контроль договорных обязательств;

централизованное хранение информации по реализуемым и завершенным Проектам и т. д.

Распределенные интегрированные системы в качестве основных инструментов используют:

архитектуру клиент —сервер. Она позволяет рабочим станциям («клиентам») и одному или нескольким центральным ПК («серверам») распределять выполнение приложений, используя вычислительную мощность каждого компьютера. Большинство систем клиент—сервер используют базы данных (БД) и системы упр-я базами данных (СУБД). Для успешного упр-я проектом необходимо, чтобы данные, полученные во время планирования и выполнения Па, были всегда доступны всем участникам Па;

системы телекоммуникаций (передача цифровых данных по оптико-волоконным кабелям, локально — вычислительные сети и т. д.);

портативные компьютеры;

программное обеспечение поддержки групповой работы, обеспечивающее:

· обмен электронной почтой;

· документооборот;

· групповое планирование деятельности;

· участие удаленных членов команды в интерактивных дискуссиях средствами поддержки и ведения обсуждений;

· проведение «мозгового штурма», давая возможность его участникам высказывать свои мнения с помощью компьютеров, подключенных к одному большому экрану.

Internet/ Intranet являются технологиями, сближающими предприятия и проекты. Они предоставляют доступ к информации проектов, не требуя на его организацию значительных средств. Размещение сайта Па в сети Интернет является самым оптимальным и, наверное, единственным способом информирования участников о его состоянии в тех случаях, когда они находятся в различных точках земного шара.

 

Созданные web-страницы формируют web-сайт, который затем размещается на сервере провайдера, который обеспечивает доступ к нему удаленных пользователей со всего мира. Применительно к управлению проек. в виде web-страниц могут быть опубликованы календарно-сетевые графики выполнения работ, отчеты (графические и табличные), протоколы совещаний и любые другие документы, относящиеся к Пу.

Intranet базируется на тех же элементах, что и Internet. Принципиальное отличие между ними заключается в том, что пользователями Intranet является ограниченный круг лиц, который, как правило, составляют работники конкретной корпорации, организации, предприятия.

Видеоконференции позволяют передавать аудио-, видеоинформацию по локальным сетям и Internet. Применяются также голосовые конференции для компьютерной телефонии в Internetов.

 

Планирование коммуникаций при рекламном и PR- сопровождении проекта.

При помощи различных каналов коммуникации разработчиками проекта осуществляется его информационное сопровождение (информационная коммуникация). Благодаря технологиям информационной коммуникации обеспечивается связь между проектом и его целевой аудиторией. Особенность коммуникационных технологий заключается в их тесной связи с понятием информации. На рис. 1 представлена схема информационной коммуникации, которая наглядно показывает связь разработчика проекта с массовой аудиторией посредством каналов коммуникации.

 

 

разработчик - разработчик проекта, СМИ»– средства массовой информации, общественност ь - целевая аудитория проекта, INFO – информация о проекте, Message/media - получаемое сообщение о проекте, ИПД - информационное поле деятельности, 1,2,3,4 – каналы коммуникации СМИ

Разработчик проекта и журналисты выступают в роли сокоммуникаторов. Следует отметить, что в отношении проектной деятельности уместнее употребление словосочетания «информационное сопровождение проекта», а не информационная коммуникация, т.к. коммуникация невозможна при наличии односторонней связи. Информационная коммуникация, как правило, осуществляется между разработчиком и журналистами, причем последним объясняется, как и кому они должны подавать информацию.

Получатель информации – общественность в виде потенциальной аудитории проекта. Информационное сопровождение проводится через типичные каналы коммуникации – печатные, электронные и сетевые СМИ. В дополнение к ним, нужное отношение к проекту выстраивается с помощью соответствующих информационных сообщений: информационных сайтов, пресс-релизов, новостных сообщений в печатных изданиях и т.д.

Канал коммуникации является посредником между аудиторией и разработчиком проекта. Так, согласно Маршаллу Маклуэну, «сообщением, передаваемым средством общения, является само это средство (the medium is the message)».

Главной функцией информационной коммуникации при реализации проекта является донесение информации о проекте до соответствующей целевой аудитории, которая желает эту информацию получить или вынуждена получать предназначенные для нее информационные сообщения.

Оптимальное средство передачи информации должно с одной стороны быть доступным потенциальной аудитории, с другой - соответствовать информационным запросам фирмы. В печатных СМИ основной формой текста информационной коммуникации является рассказ о происшедшем. Проектировщику маркетинговых коммуникаций, особенно рекламы и PR–акций, следует уделять огромное внимание тексту, т.к. его планируемые и непредсказуемые возможности текста могут серьезно повлиять на сознание и поведение потребителя.

Наиболее востребованными и эффективными технологиями информационного сопровождения проектов являются на сегодняшний день технологии рекламы и связей с общественностью. Наиболее эффективно информация о проектах доносится до потенциальной аудитории через рекламное обращение в печатных изданиях, в сетке радиовещания, в телеэфире и в сети Интернет. Последний представляет собой наиболее динамично развивающийся ресурс с минимальными финансовыми вложениями (в отличие от телевизионной рекламы). PR-деятельность подразумевает распространение сведений о проекте путем использования источника информации от третьей стороны – работой со СМИ, организацией мероприятий событийного характера, благотворительной акцией и т.д. Следует подчеркнуть, что при информационном сопровождении проектов технологии рекламы и PR всегда пересекаются и дополняют друг друга.