Документи поділяються на види за різними ознаками.

За найменуванням документи поділяються на:

· заяви, листи, довідки, службові записки, протоколи, автобіографії, акти, доручення, інструкції тощо.

За походженням розрізняють такі документи:

· службові (документи, що створюються організаціями, установами);

· особисті (документи, що створюються окремими особами).

За місцем складання документи поділяють на:

· внутрішні (мають чинність у межах установи, закладу, де їх укладено);

· зовнішні (результат спілкування установи з іншими організаціями).

За призначенням:

· організаційні, розпорядчі, інформаційні, кадрові, довідково – інформаційні, обліково – фінансові, господарсько – договірні.

За напрямком документи бувають:

· вхідні (документ, що надійшов до установи);

· вихідні (документ, відправлений організацією).

За формою документи поділяються на:

· стандартні (типові);

· індивідуальні (нестандартні).

За терміном виконання розрізняються документи:

· звичайні (безстрокові; документи, що виконуються в порядку черги);

· термінові (за встановленим строком виконання: телеграми, телефонограми);

· дуже термінові (документи з такою позначкою «дуже терміново»).

За ступенем гласності документи поділяють на:

· несекретні (для загального користування);

· секретні (таємні, цілком таємні);

· для службового користування.

За стадіями створення розрізняють такі документи:

· оригінали (основний вид документа, перший і єдиний його примірник);

· копії (точне відтворення оригіналу, також має юридичну силу);

· дублікати (повторний примірник офіційного документа, має юридичну силу);

· виписки (копія офіційного документа, що відтворює деяку його частину).

За юридичною силою документи бувають:

· справжні (чинні, нечинні);

· підроблені (фальсифікати).

За складністю документи поділяються на:

· прості (відображають одне питання);

· складні (відображають два і більше питань чи фактів).

За терміном зберігання документи бувають:

· постійного зберігання;

· тривалого зберігання (понад 10 років);

· тимчасового зберігання (до 10 років).

За технікою відтворення розрізняють такі документи:

· рукописні;

· відтворені механічним способом.

За носієм інформації документи бувають:

· оформлені на папері;

· оформлені на дискеті, диску, магнітофонній стрічці;

· оформлені на фотоплівці, перфострічці.

Кожен документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами. Розрізняють постійні й змінні реквізити документа. Постійні наявні на бланку документа, а змінні вносить суб’єкт у процесі заповнення.

Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, називається формуляром.

Існує два основні види формулярів:

· з повздовжнім розміщенням реквізитів;

· з кутовим розміщенням реквізитів.

Бланк – це аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію.

Штамп – це група реквізитів та їх постійних частин, відтворена на бланку документа як єдиний блок.

Текст – це головний елемент документа, який є джерелом певної інформації.

Ознаки тексту:

• цілісність;
• зв’язність;

· завершеність;

· структурна організація.

Документ умовно поділяють на 3 частини:

• заголовна (входять усі реквізити до «тексту»);
• основна (входять «текст» і «додатки»);
• оформлення (реквізити, що розміщені нижче додатків).

Основні вимоги до тексту:

• точність;
• стислість;

· достовірність;

· переконливість.

Текст буває:

• простий (складений із закінчення);
• складний (містить логічні елементи: вступ, доказ, закінчення).

Автобіографія – документ, що містить опис життя та діяльності особи і складається нею самою.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Текст, в якому зазначається:

· прізвище, ім’я, по батькові (у Н. відмінку однини);

· дата народження (число, місяць (літерами), рік);

· місце народження (село, місто (у Н. відмінку), район (у Р. відмінку), область, країна (якщо за межами України) (у Н. відмінку));

· відомості про освіту (повне найменування всіх навчальних закладів, де здобувалася освіта);

· відомості про трудову діяльність (стисло і послідовно подаються назви місць роботи й посад);

· відомості про громадську роботу (всі її види);

· короткі відомості про склад сім’ї (без займенників):

а) якщо неодружені: батько, мати, сестри, брати (П.І.Б., рік народження, місце роботи або навчання, посада);

б) якщо одружені: дружина, чоловік, діти (П.І.Б., рік народження, місце роботи чи навчання, посада).

3. Повна домашня адреса і номер телефону.

4. Дата написання (ліворуч).

5. Підпис (праворуч).

Зразки автобіографії.

Автобіографія

Я, Піддуба Корній Ілліч, народився 5 березня 1970р. в с. Високе Балаклійського району Харківської області.

Після закінчення 1987р. Балаклійської СШ №2 працював механізатором колгоспу «Світлий шлях».

З 1988 до 1990р. – служба в армії.

З 1991р. – студент механіко – математичного факультету Харківського державного університету. Закінчив ХДУ 1995р. за фахом викладач математики.

З 1995р. працюю вчителем математики Харківської ЗОШ № 105.

З 1996р. виконую обов’язки голови профкому школи (на громадських засадах).

Склад сім’ї:

дружина – Піддуба Надія Федорівна, 1972р. нар., завідувач Харківської дитячої бібліотеки ім. В.Стуса;

син – Піддуба Геннадій Корнійович, 1994р. нар., школяр ЗОШ № 105.

Домашня адреса: 61058, Харків – 58, вул. Б.Чичибабіна, 9, кв. 110.

Телефон 47-02-18

15. 05. 2003 (підпис)

Автобіографія

Я, Мотрич Олена Григорівна, народилася 24 лютого 1979р. в м. Кременчук Полтавської обл.

З 1986 до 1996р. навчалася в міській СШ № 85, 11 класів якої закінчила з відзнакою.

З 1996р. – студентка соціологічного ф-ту Харківського державного університету, на 3-му курсі якого і навчаюся.

На громадських засадах очолюю редколегію факультетського часопису «СД».

Склад сім’ї:

батько – Мотрич Григорій В’ячеславович, 1949р. нар., слюсар Кременчуцького АТП-01811;

мати – Левицька Людмила Євгеніївна, 1955р. нар., домогосподарка.

Місце проживання: 61049, м. Харків-49, пров. Вишневий, 11, гурт. №4, к. 904.

17. 06. 99 (підпис)

 

Ділові папери

Знай, папери в житті – не химери

і не плід канцелярій нудних:

ділові необхідні папери

у стосунках людей ділових.

 

Бо спілкуються люди й народи,

а де ж досвіду візьмеш ти, де?

Різні є торговельні угоди,

Міжнародні контракти й т. д.

 

У стосунках бувають моменти:

виникає чи сумнів, чи спір, -

на сторожі стоять документи,

зобов’язання чи договір.

 

В канцелярію йди діловодства,

Любий друже, Михась чи Андрій,

Якщо хочеш засвоїти мову

У частині її діловій.

(Д. Білоус)

 

ДОКУМЕНТАЦІЯ ЩОДО ОСОБОВОГО СКЛАДУ

ОСОБОВА СПРАВА. ОСОБОВА КАРТКА. ОСОБОВИЙ ЛИСТОК З ОБЛІКУ КАДРІВ.

Особова картка з обліку кадрів – це документ, що використовується для аналізу складу і обліку кадрів. Іноді особова картка заміняє особовий листок з обліку кадрів, але має трохи інше призначення і реквізити.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. П.І.Б. працівника.

3. Дата і місце народження.

4. Домашня адреса, телефон.

5. Дані паспорта, ідентифікаційний код, номер свідоцтва про обов’язкове державне соціальне страхування.

6. Відомості про освіту, наукові ступені, звання.

7. Відомості про трудову діяльність (на підставі трудової книжки).

8. Державні нагороди.

9. Дата заповнення.

10. Підпис.

Зі зворотного боку:

1. Призначення і посадові переміщення працівника у межах установи чи підприємства.

2. Відомості про відпустки зі вказівкою дати, номеру наказу, причини.

Особова картка заповнюється працівником відділу кадрів.

Особовий листок з обліку кадрів – це обов’язковий документ особової справи працівників установ, організацій, в якому фіксуються автобіографічні відомості. Його заповнюють під час оформлення на роботу, для участі у певному конкурсі. Особовий листок відрізняється від особової картки тим, що там має бути фотокартка заповнювача; вказано: якими мовами володіє; відомості про родину.

Його заповнює громадянин, який влаштовується на роботу. Відомості про партійність і національність зараз не вносяться.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. П.І.Б. працівника.

3. Дата і місце народження.

4. Фотокартка заповнювача.

5. Відомості про освіту, наукові ступені, звання.

6. Якими мовами володіє.

7. Відомості про трудову діяльність (на підставі трудової книжки).

8. Державні нагороди.

9. Вітчизняні, зарубіжні та міжнародні наукові відзнаки.

10. Відомості про родину.

11. Дані паспорта, ідентифікаційний код, номер свідоцтва про обов’язкове державне соціальне страхування, дані військового квитка.

12. Домашня адреса, телефон.

13. Підпис.

14. Дата заповнення.