Документація щодо особового складу

ХАРАКТЕРИСТИКА

Характеристика – це документ, в якому дається оцінка ділових і моральних якостей працівника (учня) за підписом представників адміністрації.

Є характеристики виробничі, атестаційні, для вступу до навчального закладу, для висування на вибори та ін.

Характеристику можна умовно поділити на чотири логічно пов’язаних частини: анкетні дані, дані про трудову діяльність, оцінка ділових рис, висновок.

Характеристику пишуть або друкують в одному примірнику. Текст викладають від третьої особи (навчається …, працює з …).

Якщо працівник (учень) просить видати йому характеристику, адміністрація зобов’язана це зробити.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Дані про особу, якій надається характеристика: прізвище, ім’я, по батькові, посада, вчений ступінь і звання, рік народження, освіта (анкетні дані пишуть праворуч збоку в стовпчик, під прізвищем).

3. Текст, який містить дані про:

· трудову діяльність працівника (з якого часу працює чи вчиться особа);

· ставлення до виконання своїх обов’язків, рівень професійної майстерності, які успіхи має в роботі, відомості про нагороди та заохочення;

· авторитет у колективі, участь у громадському житті.

4. Дата складання.

5. Підпис керівника установи.

6. Печатка.

Зразок характеристики

Характеристика

студентки ІІ курсу біологічного факультету Українського державного педагогічного університету ім. М.П. Драгоманова

Макаренко Валентини Іванівни

1977року народження,

освіта середня спеціальна

Макаренко В.І. навчається в Українському державному педагогічному університеті ім. М.П. Драгоманова з 1996 року. До навчання ставиться сумлінно, постійно підвищує свій професійний рівень. За час навчання у ВНЗ Макаренко В.І. зарекомендувала себе як хороший організатор при підготовці посвяти у студенти першокурсників. З першого курсу працює над науковою темою, з якою виступала на звітно – науковій конференції студентів.

Макаренко В.І. виконує громадські доручення, є старостою 23-ої групи. Вимоглива до себе, має повагу серед товаришів і викладачів факультету.

Декан біологічного факультету Митько Р.А.

ДОВІДКОВО – ІНФОРМАЦІЙНІ ДОКУМЕНТИ

ЗАПИСКА (ПОЯСНЮВАЛЬНА, ДОПОВІДНА, СЛУЖБОВА)

Доповідна записка – це письмове повідомлення на ім’я керівника установи, організації, в якому описується певний факт або подія, повідомляється про виконання окремих завдань.

Розрізняють внутрішні і зовнішні доповідні записки. Внутрішню доповідну записку підписує той, хто її складає, а зовнішню – керівник.

Різновидом доповідної записки є пропозиція. Це документ, в якому особа висловлює конкретні пропозиції із певних питань. Текст пропозиції містить лише вступ (обґрунтування) та висновки (перелік пропозицій).

Доповідні записки бувають інформаційні, звітні, ініціативні.

Текст доповідної записки має таку структуру:

· описова (констатаційна) частина, в якій викладається ситуація, що склалася;

· висновки: містить виклад пропозицій або прохань, спосіб їх виконання.

Реквізити:

1. Адресат (посада, прізвище та ініціали керівника, якому подається записка).

2. Назва структурного підрозділу, який подає документ.

3. Назва виду документа.

4. Заголовок.

5. Зміст записки.

6. Додаток (якщо є).

7. Посада адресанта, власноручний підпис, ініціали та прізвище автора.

8. Дата складання записки.

Пояснювальна записка – це письмове пояснення ситуації, що склалася, фактів, дій або вчинків працівників на вимогу керівника.

Іноді це вступ до якогось документа (плану, програми, звіту, проекту). У такій пояснювальній записці автор обґрунтовує мету, актуальність, новизну певного документа, викладає структуру, зміст та функціональне його призначення.

За формою доповідна і пояснювальна записки близькі і містять майже однакові реквізити.

Пояснювальні записки є службові та особисті.

Службова записка – цим терміном об’єднують пояснювальну й доповідну записки, що постійно використовують у виробничому процесі. Реквізити службової записки типові.

Зразки записок

Деканові ___________________ факультету

Київського університету ім. Т.Г. Шевченка

проф. _______________________________

Пояснювальна записка

04. 11. 2004.

Я не мав змоги вчасно приступити до занять у зв’язку з тим, що захворів і лежав у лікарні. Факт хвороби підтверджується лікарняним.

Студент І курсу _________________ факультету А. Кобзар

Директорові Медвинської сш

Богуславського р-ну Київської обл.

пану Сидоренку Т.П.

зав. бібліотеки Петренко Г.О.

Доповідна записка

Прошу Вашого сприяння щодо придбання за державні кошти для шкільної бібліотеки таких книг, випущених видавництвом «Либідь» (Київ) у 2001 році.

Кислюков В.Ф., Лущик В.В. Будова й експлуатація автомобілів. 2001 – 10 прим.

Огієнко І. Життєписи великих українців. 2001 – 3 примірники.

Юрківський В.М. Країни світу: Довідник. 2001 – 10 примірників.

Книги можна придбати за адресою: 01004, Київ, Пушкінська, 32, видавництво «Либідь».

23. 03. 2002р. (підпис)

 

ДОКУМЕНТИ ЩОДО ОСОБОВОГО СКЛАДУ

ЗАЯВА

Заява – це документ, який містить прохання або пропозицію однієї чи кількох осіб.

За місцем виникнення розрізняють заяви внутрішні й зовнішні, які бувають від організацій чи установ та особисті.

Заява пишеться власноручно в одному примірнику. Різновидами особистої заяви є: заява – зобов’язання, заява про відкриття рахунка, про прийняття на роботу, позовна заява тощо. Всі ці заяви поділяються на прості та складні.

Заяви бувають особистими (пишуться від руки) та службовими (пишуться на готових бланках).

Реквізити:

1. Адресат (назва організації чи службової особи, якій адресована заява).

2. Адресант (п., і., по батькові особи, якщо потрібно – домашня адреса).

3. Назва виду документа.

4. Текст.

5. Додаток (у складній заяві).

6. Дата (ліворуч).

7. Підпис (праворуч).

Зразки заяв (простої і складної)

Директору підприємства «Мир»

Ільченку Миколаю Петровичу

Костенка Михайла Семеновича,

який проживає в с. Гулянка,

вул. Космонавтів, буд. 68

Заява

Прошу прийняти мене на роботу столяром VІ розряду.

14 червня 2003р. (підпис)

Ректору Українського державного

педагогічного університету

ім. М.П. Драгоманова

академіку Шкілю М.І.

Тараненка Івана Григоровича

який мешкає у м. Києві

на вул. І. Франка, 5, кв. 25

Заява

Прошу допустити мене до співбесіди для вступу на підготовче відділення Київського державного педагогічного університету ім. М.П. Драгоманова.

До заяви додаю:

1) атестат про середню освіту;

2) довідку про стаж роботи;

3) довідку про стан здоров’я;

4) характеристику – рекомендацію;

5) автобіографію;

6) чотири фотокартки.

30. 06. 04. (підпис)

ДОВІДКОВО – ІНФОРМАЦІЙНІ ДОКУМЕНТИ

РЕФЕРАТ

Таку назву мають два типи документів:

1. Доповідь на певну тему, що написана, спираючись на критичний огляд бібліографічних джерел.

2. Стислий усний або письмовий виклад змісту наукової праці, книги, результатів наукового дослідження.

Реквізити:

1. Титульна сторінка, на якій зазначається:

· назва міністерства, якому підпорядковується установа;

· назва закладу, в якому навчається автор;

· назва кафедри, на якій виконано роботу;

· назва теми реферату;

· місце і рік написання.

2. Текст, до складу якого входять:

· вступ (обов’язково виділити предмет опису, обґрунтувати тему, вказати на персоналії, які працювали над даним питанням, назвати їх праці). обсяг вступу не повинен перевищувати 15% від обсягу роботи (1 сторінка);

· основна частина (тут немає особливих регламентацій. Матеріал необхідно обґрунтовано реферувати. Можна використовувати цитати). Обсяг основної частини становить 7-8 сторінок;

· висновки (це підсумок реферату. Чіткість, точність, лаконічність. Жодних цитат, припущень, розмірковувань. Конкретні висновки можна нумерувати).

3. Список використаної літератури (укладається за алфавітом). Наприклад:

1. Бабич Н.Д. Основи культури мовлення. – Львів, 1990.

2. Шевчук С.В. Українське ділове мовлення. – К.: літера ЛТД, 2002. – 480с.

4. Додатки (зразки документів, графічні схеми тощо. Кожен додаток повинен починатися з нової сторінки).