Вимоги до робочого місця (контори) приватного нотаріуса

Приміщення повинно забезпечувати виконання вимог статті 8 Закону України "Про нотаріат" (3425-12) щодо дотримання таємниці вчинюваних нотаріальних дій, схоронності нотаріальних документів, печатки нотаріуса та спеціальних бланків нотаріальних документів та відповідати державним будівельним нормам для житлових будинків та нежитлових приміщень. Приміщення має складатися з кімнат, які використовуються для роботи приватного нотаріуса, збереження документів, печатки та приймальної кімнати для відвідувачів. Для роботи одного приватного нотаріуса приміщення має складатися не менше як з двох кімнат. Особи, які працюють з приватним нотаріусом на підставі цивільно-правового чи трудового договору, повинні бути забезпечені робочими місцями - окремою кімнатою відповідно до чинних санітарних норм і правил з розрахунку на одну особу.

У Приміщенні не можуть здійснювати професійну діяльність особи, діяльність яких не пов'язана з учиненням нотаріальних дій чи наданням додаткових послуг правового чи технічного характеру, пов'язаних з ними, крім осіб, які за договорами (угодами, контрактами) з приватним нотаріусом виконують роботи із забезпечення діяльності приватного нотаріуса (установлення та обслуговування оргтехніки, охоронного обладнання тощо) чи проходять стажування. Умови трудових чи цивільно-правових договорів з особами, які постійно працюють у приватного нотаріуса або виконують тимчасові завдання, пов'язані з учинюваними нотаріальними діями, чи проходять стажування у приватного нотаріуса, повинні передбачати покладання на цих осіб обов'язку дотримання таємниці вчинюваних нотаріальних дій.

Архів приватного нотаріуса повинен зберігатися у металевих шафах. Забороняється шафи для зберігання архіву розміщувати в приймальні, а також у місцях, де відвідувач може безперешкодно до них підійти. Якщо в приміщенні працюють двоє чи більше приватних нотаріусів, для зберігання їхніх архівів повинна бути виділена окрема кімната, яка забезпечуватиме відокремлення цих архівів та можливість роботи з документами кожного з них. У приміщенні повинна бути приймальна кімната, призначена для перебування осіб, які очікують прийому в нотаріуса. У такій кімнаті ведеться попередній прийом з організаційних питань, пов'язаних з роботою приватного нотаріуса, чи надаються правові консультації загального характеру. Не допускається розташування в приймальній кімнаті робочих місць приватного нотаріуса чи працівників, які займаються підготовкою документів до вчинення нотаріальних дій. У приміщенні, де одночасно вчиняють нотаріальні дії декілька приватних нотаріусів, дозволяється спільне використання ними однієї приймальної кімнати.

Приватний нотаріус, який займає приміщення на підставі договору про співпрацю з іншим нотаріусом, не вправі працювати в одній кімнаті з особами, діяльність яких не пов'язана з учиненням нотаріальних дій. Приміщення має бути обладнане броньованими вхідними дверима, на вікнах приміщення встановлюються засоби захисту відповідно до галузевого стандарту України, затвердженого Міністерством внутрішніх справ України. Приміщення має бути обладнане засобами охоронної та пожежної сигналізації з відповідним підключенням. Окреме підключення приміщення до пульту централізованого спостереження не вимагається, якщо засоби охоронної та пожежної сигналізації, якими обладнане приміщення, уключені до системи охорони групи інших приміщень (поверх, крило, секція тощо). Приміщення має бути забезпечене вогнестійким, прикріпленим до стін або підлоги сейфом для збереження печаток, штампів з посвідчувальними написами та спеціальних бланків нотаріальних документів.

Для забезпечення роботи приватного нотаріуса з інформаційними ресурсами Міністерства юстиції України Приміщення приватного нотаріуса повинно бути обладнане необхідною комп'ютерною та апаратною технікою, яка відповідає вимогам, установленим Адміністратором відповідних державних реєстрів Міністерства юстиції України. Приміщення повинно використовуватись приватним нотаріусом на підставі відповідного документа про право власності, договору про оренду або договору про співпрацю з іншим приватним нотаріусом. Приміщення повинно бути розташоване на першому, другому або в цокольному поверхах будинку. До приміщення приватного нотаріуса має бути забезпечено вільний доступ відвідувачів. Якщо Приміщення розташоване в житловому будинку, робота приватного нотаріуса не повинна порушувати права громадян, які проживають у цьому будинку, чи перешкоджати здійсненню їх законних інтересів. Нотаріус зобов'язаний дотримуватися Правил користування приміщеннями житлових будинків, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 8 жовтня 1992 року N 572 (572-92-п) (із змінами). У цьому випадку вхід до приміщення повинен розташовуватися не вище другого поверху. Якщо приміщення приватного нотаріуса розміщене в житловій квартирі, ця квартира повинна мати окремий вхід з вулиці. Ця вимога не застосовується, якщо Приміщення розташоване в нежитловому будинку.

Приватний нотаріус має право мати лише одне приміщення. У разі, якщо він працює в Приміщенні, наданому іншим нотаріусом, договір про співпрацю може укладатися лише з одним нотаріусом. У випадках, передбачених законодавством, нотаріальні дії можуть бути вчинені поза приміщенням, але в межах нотаріального округу, у якому зареєстрована його приватна нотаріальна діяльність. Приміщення, яке приватний нотаріус займає на підставі договору про співпрацю з іншим нотаріусом, повинно розташовуватися в межах нотаріального округу, де він займається нотаріальною діяльністю.

Перевірка відповідності приміщення вимогам цього Положення провадиться при реєстрації приватної нотаріальної діяльності, у разі зміни приміщення, а також при проведенні комплексних, цільових або контрольних перевірок його діяльності. Реєстрація приватної нотаріальної діяльності особи здійснюється за умови подання нею всіх необхідних документів, передбачених цим Положенням. Невідповідність Приміщення цим вимогам є підставою для зупинення приватної нотаріальної діяльності. Перевірка відповідності Приміщення приватного нотаріуса вимогам цього Положення провадиться відповідальними працівниками Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі. За наслідками перевірки складається відповідний акт. В акті про проведену перевірку зазначаються:

- дата і місце складання акта;

- прізвище, ім'я приватного нотаріуса, нотаріальний округ, у якому він зареєстрований;

- місцезнаходження Приміщення приватного нотаріуса;

- кількість кімнат;

- кількість нотаріусів, які здійснюють нотаріальну діяльність у цьому приміщенні;

- кількість осіб, що працюють на умовах цивільно-правових чи трудових договорів з нотаріусом, із зазначенням їх посад;

- наявність і кількість ізольованих кімнат;

- умови зберігання архіву (архівів) нотаріуса (нотаріусів);

- відомості про приймальну кімнату;

- відомості про наявність броньованих вхідних дверей та засоби захисту вікон;

- відомості про засоби охоронної та пожежної сигналізації та їх підключення до пульта централізованого спостереження;

- відомості про наявність комп'ютерної та іншої техніки;

- реквізити документа, який підтверджує право власності, право оренди чи право користування приміщенням (договору про співпрацю з іншим нотаріусом). Крім того, в акті зазначається номер телефону, що знаходиться у приміщенні.

В акті про проведену перевірку відповідності приміщення вимогам цього Положення відповідальним працівником, який здійснював перевірку, зазначається висновок щодо можливості використання даного приміщення для розташування у ньому робочого місця (нотаріальної контори) приватного нотаріуса. Акт про проведену перевірку підписується особою, яка її проводила, та нотаріусом, чиє приміщення перевірялося, і затверджується начальником Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі.

Якщо приватний нотаріус не згоден з висновком, який вказаний в акті про проведення перевірки, він має право в місячний термін звернутися до начальника відповідного управління юстиції з оскарженням дій відповідальної особи, яка проводила перевірку, та вимогою про проведення повторної перевірки іншою відповідальною особою управління юстиції.

Начальник відповідного управління юстиції зобов'язаний призначити іншого відповідального працівника для проведення повторної перевірки приміщення відповідно до його звернення. У разі невідповідності приміщення приватного нотаріуса або відмови від проведення перевірки на відповідність приміщення вимогам цього Положення нотаріальна діяльність нотаріуса тимчасово зупиняється на строк до усунення недоліків.