Порядок перевірки організації нотаріальної діяльності приватного нотаріуса

Основними завданнями перевірки організації нотаріальної діяльності та виконання правил нотаріального діловодства є:

- перевірка організації нотаріальної діяльності державної нотаріальної контори (далі - контора), державного нотаріального архіву (далі - архів), приватного нотаріуса (далі - нотаріус), у тому числі дотримання вимог до робочого місця приватного нотаріуса (далі - робоче місце), страхування цивільно-правової відповідальності, до організації прийому громадян і режиму роботи контори, архіву, нотаріуса, правильності оформлення трудових відносин зпрацівниками нотаріуса тощо;

- перевірка дотримання нотаріусами правил ведення нотаріального діловодства, правильності формування документів у справи, наявність та відповідність вимогам законодавства документів, долучених до примірника нотаріально оформленого документа, а у випадках, передбачених законодавством, копій з документів, які необхідні для вчинення нотаріальних дій, наявність на документах печаток, підписів, номерів тощо, умов зберігання архіву, печаток, штампів, порядку зберігання, витрачання, обігу та звітності спеціальних бланків нотаріальних документів;

- визначення стану нотаріального обслуговування фізичних та юридичних осіб;

- визначення професійного рівня нотаріуса (підвищення кваліфікації, наявність публікацій, участь у конференціях і семінарах з питань права тощо);

- виявлення порушень законодавства, яке регулює організацію нотаріальної діяльності та ведення нотаріального діловодства;

- надання рекомендацій з усунення причин, унаслідок яких допущено порушення;

- застосування заходів реагування до нотаріуса в разі виявлення під час перевірки допущених порушень щодо організації нотаріальної діяльності та виконання правил нотаріального діловодства;

- узагальнення результатів перевірок з метою визначення типових порушень та помилок, що допускаються нотаріусами;

- розповсюдження позитивного досвіду роботи нотаріусів щодо організації нотаріальної діяльності та виконання ними правил нотаріального діловодства тощо;

- перевірка організації нотаріальної діяльності державних і приватних нотаріусів та виконання ними правил ведення нотаріального діловодства може бути плановою комплексною перевіркою за певний період, яка здійснюється не частіше одного разу в два роки, та позаплановою повторною перевіркою за зверненнями фізичних і юридичних осіб;

- проведення перевірок організації нотаріальної діяльності та виконання правил нотаріального діловодства здійснюються уповноваженими представниками Міністерства юстиції України, Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі (далі - управління юстиції), діяльність яких безпосередньо пов'язана з контролем за організацією нотаріату та нотаріальною діяльністю в Україні.

До перевірок залучаються також представники управлінь, відділів нотаріату управління юстиції, працівники державного підприємства "Інформаційний центр" Міністерства юстиції України, а також можуть залучатись нотаріуси, які мають високий професійний рівень та достатній досвід практичної роботи, та працівники нотаріального архіву. Час проведення перевірки визначається виходячи з необхідності всебічного, повного вивчення матеріалів, документів та підготовки об'єктивного висновку. На прохання нотаріуса, який розпочав свою нотаріальну діяльність і не має попереднього досвіду практичної роботи на посаді нотаріуса, може надаватись методична допомога шляхом перевірки організації нотаріальної діяльності та виконання ним правил ведення нотаріального діловодства. Підставою для проведення планової комплексної перевірки організації нотаріальної діяльності та виконання правил нотаріального діловодства є графік проведення такої перевірки. Перевірці підлягає організація нотаріальної діяльності контори, архіву, нотаріуса та виконання ними правил ведення нотаріального діловодства за весь період, що минув з часу проведення попередньої планової комплексної перевірки контори, архіву, нотаріуса. Графік проведення планових комплексних перевірок організації нотаріальної діяльності контори, архіву, нотаріуса та виконання ними правил ведення нотаріального діловодства затверджується начальником управління юстиції на рік і оприлюднюється шляхом розміщення на сайті управління юстиції, а також направляється на адресу контори, архіву, нотаріуса, які підлягають перевірці. Копія затвердженого графіка надсилається до Міністерства юстиції України. Зміни до графіка проведення перевірок уносяться у такому самому порядку.

Уповноваженим представником Мін'юсту або управління юстиції складається план проведення перевірки. До плану перевірки включаються всі питання, що стосуються організації нотаріальної діяльності контори, архіву, нотаріуса та виконання ними правил ведення нотаріального діловодства. План проведення перевірки розглядається і затверджується відповідно заступником Міністра юстиції або начальником управління юстиції (його заступником), готуються пропозиції щодо складу комісії та повідомляється про перевірку контори, архіву, нотаріуса. Підставою для проведення позапланової повторної перевірки організації нотаріальної діяльності контори, архіву, нотаріуса та виконання ними правил нотаріального діловодства є надходження звернення фізичної чи юридичної особи. Позапланова повторна перевірка проводиться як за період, що вже підлягав плановій комплексній перевірці, так і за період, що не підлягав такій перевірці, у межах предмета звернення фізичних чи юридичних осіб та повноважень Мін'юсту, управління юстиції.

У разі надходження до Мін'юсту інформації про порушення конторою, архівом, нотаріусом законодавства, яке регулює нотаріальну діяльність, за дорученням Міністра юстиції України проводиться позапланова повторна перевірка в окремо визначений строк. Така перевірка проводиться шляхом витребовування від контори, архіву, нотаріуса (особи, яка заміщує тимчасово відсутнього нотаріуса) необхідних документів та відомостей, що стосуються фактів, викладених у такій інформації, та письмових пояснень нотаріуса. За наслідками перевірки комісія складає довідку про результати проведеної перевірки з висновками.

Перед проведенням перевірки організації нотаріальної діяльності контори, архіву, нотаріуса та виконання ними правил ведення нотаріального діловодства вповноважені Мін'юстом чи управлінням юстиції особи вивчають усі матеріали, які є в Мін'юсті, управлінні юстиції, що стосуються попередніх перевірок, наслідки їх реалізації, скарги щодо контори, архіву, нотаріуса, діяльність яких підлягає перевірці.

Для проведення перевірки утворюється комісія. Персональний склад комісії, її керівник, строки проведення перевірки контори, архіву, нотаріуса затверджуються наказом відповідно Мін'юсту чи управління юстиції. Наказ підтверджує повноваження членів комісії на проведення перевірки контори, архіву, нотаріуса у строк, зазначений в наказі. При здійсненні перевірки члени комісії зобов'язані бути об'єктивними та неупередженими і зберігати в таємниці відомості, які стали їм відомі при проведенні перевірки. Керівник комісії з перевірки організовує та координує діяльність членів комісії, розподіляє між ними конкретні завдання. За наявності підстав, які унеможливлюють проведення перевірки (хвороба нотаріуса, що підтверджується відповідним документом), керівник комісії порушує перед керівництвом Мін'юсту (управління юстиції) питання про можливість перенесення строків перевірки. Документ, що підтверджує обставини, які унеможливлюють проведення перевірки, надається нотаріусом Мін'юсту або управлінню юстиції. Перенесення строків перевірки здійснюється керівництвом Мін'юсту, управління юстиції, відповідним наказом. Перевірка організації нотаріальної діяльності контори, архіву, нотаріуса та виконання ними правил ведення нотаріального діловодства здійснюються в робочий час і в приміщенні, де розташовано робоче місце нотаріуса або яке займають контора, архів.

У визначений строк проведення перевірки нотаріус зобов'язаний перебувати на робочому місці відповідно до режиму роботи, створити належні умови для проведення перевірки, надати комісії всі необхідні документи та відомості, а також, у разі потреби, усні та письмові пояснення з питань, що стосуються предмета проведення перевірки. Відсутність нотаріуса на робочому місці на час перевірки без поважних причин, крім пов'язаних зі станом здоров'я, є ухиленням від перевірки.

Ухилення нотаріуса від перевірки або відмова від надання необхідних документів на вимогу членів комісії є підставою для застосування заходів реагування, передбачених чинним законодавством. Про ухилення нотаріуса від перевірки або відмову від надання необхідних документів на вимогу членів комісії складається акт, який підписується членами комісії. Відсутність нотаріуса на робочому місці в день проведення перевірки не припиняє проведення перевірки, якщо на період відсутності нотаріуса виконання його обов'язків здійснюється іншим нотаріусом, з яким укладається договір про заміщення.

Перевірка розпочинається з вивчення організації нотаріальної діяльності та умов роботи контори, архіву, нотаріуса. При перевірці організації нотаріальної діяльності контори, архіву перевіряються правові підстави зайняття приміщення, у якому вони розміщуються, умови зберігання спеціальних бланків нотаріальних документів, архіву печаток, штампів, нотаріальних архівів, наявність штату працівників, їх освіта та досвід роботи, наявність заповнених і вакантних посад, а також додатково залучених працівників, наявність відокремленої від нотаріуса кімнати, пристосованої для роботи технічного персоналу з документами (для контори), належних засобів захисту дверей та вікон, засобів охоронної та пожежної сигналізації, які унеможливлюють несанкціоноване проникнення в приміщення, наявність комп'ютерної та іншої техніки, інформаційно-правового забезпечення діяльності контори, архіву, можливість доступу населення до приміщення, яке вони займають, наявність вивіски тощо.

При перевірці організації нотаріальної діяльності нотаріуса перевіряються правові підстави здійснення ним нотаріальної діяльності в приміщенні, яке він займає, наявність акта про сертифікацію робочого місця, яким підтверджено відповідність робочого місця вимогам, установленим чинним законодавством, зокрема: наявність і кількість ізольованих кімнат, які б забезпечували дотримання нотаріальної таємниці та давали можливість кожному нотаріусу одночасно та незалежно від іншого нотаріуса здійснювати нотаріальну діяльність, умови зберігання спеціальних бланків нотаріальних документів, архіву, печатки, штампів, нотаріального архіву, наявність відокремленої від нотаріуса кімнати, пристосованої для роботи технічного персоналу з документами, у разі наявності такого персоналу, належних засобів захисту дверей та вікон, які унеможливлюють несанкціоноване проникнення в приміщення, належних засобів охоронної та пожежної сигналізації, наявність комп'ютерної та іншої техніки, інформаційно-правового забезпечення діяльності нотаріуса, можливість доступу населення до вищевказаного приміщення тощо. При перевірці організації нотаріальної діяльності нотаріуса перевіряється своєчасне поновлення ним договору страхування цивільно-правової відповідальності, відповідність страхової суми встановленому Законом України "Про нотаріат" (3425-12) розміру, дотримання законодавства про заміщення нотаріуса, підстави трудових відносин співробітників з нотаріусом. При перевірці організації нотаріальної діяльності контори, архіву, приватного нотаріуса перевіряється режим роботи та порядок прийому громадян, вивчення громадської думки щодо організації нотаріальної діяльності контори, архіву, нотаріуса, наявність необхідного обсягу довідково-інформаційних матеріалів для громадян, обґрунтованість та своєчасність надання конторою, архівом, нотаріусом відповідей на звернення фізичних та юридичних осіб, підвищення професійного рівня нотаріусів шляхом проходження курсів підвищення кваліфікації тощо.

Перевірці підлягає дотримання конторою, архівом, нотаріусом правил ведення нотаріального діловодства, що затверджуються Мін'юстом за погодженням із спеціально уповноваженим центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства:

- ведення номенклатури справ, затвердженої завідувачем контори, завідувачем архіву, нотаріусом. (Номенклатури справ за попередні роки мають бути належним чином закриті підсумковими записами;

- контора, архів, нотаріус мають надати всі справи (наряди), передбачені номенклатурою, та статистичний звіт за попередній рік (роки));

- правильність ведення передбачених номенклатурою реєстрів, алфавітних, інших книг, журналів, нотаріального архіву тощо;

- правильність заведення та реєстрації спадкових справ, а також видачі свідоцтв про право на спадщину;

- дотримання нотаріусами вимог чинного законодавства щодо документів, долучених до примірника правочину, свідоцтва про право на спадщину та ін., а у випадках, передбачених чинним законодавством, копій з них, які необхідні для вчинення нотаріальних дій;

- дотримання конторою, архівом, нотаріусом нотаріальної таємниці, принципу неупередженості та запобігання судовим спорам, а також обмежень у праві вчинення нотаріальних дій;

- додержання конторою, архівом, нотаріусом вимог чинного законодавства щодо порядку витрачання, обігу та звітності спеціальних бланків нотаріальних документів;

- додержання конторою, архівом, нотаріусом вимог чинного законодавства про Єдині та державні реєстри інформаційної системи Мін'юсту.

У разі виявлення помилок чи порушень, які можливо усунути під час перевірки, конторі, архіву, нотаріусу надається таке право. За наслідками проведеної перевірки роботи контори, архіву, нотаріуса комісія протягом п'яти робочих днів з часу закінчення перевірки складає довідку у двох примірниках про результати проведеної перевірки з викладеними у ній висновками. У довідці мають бути відображені такі питання:

- стан організації нотаріальної діяльності контори, архіву, нотаріуса та виконання ними правил ведення нотаріального діловодства;

- дотримання режиму та порядку роботи контори, архіву, нотаріуса;

- стан нотаріального обслуговування населення;

- стан розгляду звернення фізичних і юридичних осіб щодо організації нотаріальної діяльності контори, архіву, нотаріуса;

- стан використання, зберігання, обігу та звітності спеціальних бланків нотаріальних документів;

- стан дотримання конторою, архівом, нотаріусом вимог законодавства про Єдині та державні реєстри інформаційної системи Мін'юсту;

- стан виконання нотаріусами вимог щодо наявності у справах (нарядах) документів, на підставі яких вчинено нотаріальну дію, а у випадках, передбачених чинним законодавством, копій з них, які необхідні для вчинення нотаріальних дій та відповідності їх чинному законодавству;

- професійний рівень нотаріуса;

- аналіз виявлених недоліків, їх причини, висновки та пропозиції щодо їх усунення;

- загальна оцінка роботи контори, архіву, нотаріуса;

- до матеріалів проведеної перевірки роботи контори, архіву, нотаріуса долучаються копії (фотокопії) документів, що стосуються виявлених порушень законодавства чи допущених помилок;

- довідка щодо результатів перевірки підписується всіма членами комісії, а також завідувачем контори, завідувачем архіву, нотаріусом з відміткою про ознайомлення з результатами перевірки;

- у разі проведення перевірки Мін'юстом один примірник довідки подається Міністру юстиції, а інший примірник - отримує начальник управління юстиції;

- у разі проведення перевірки управлінням юстиції один примірник довідки подається начальнику управління юстиції, а інший примірник отримують завідувач контори, завідувач архіву, нотаріус;

- завідувач контори, завідувач архіву, нотаріус вправі письмово викласти свої заперечення або пояснення щодо висновків комісії. Заперечення або пояснення завідувача контори, завідувача архіву, нотаріуса надаються комісії та розглядаються разом з довідкою про проведену перевірку та іншими матеріалами перевірки;

- за результатами проведеної перевірки контори, архіву, нотаріуса, на підставі висновків комісії Мін'юст (управління юстиції) видає наказ, у якому встановлюється строк для усунення виявлених порушень та помилок. Копія наказу направляється до виконання конторі, архіву, нотаріусу для врахування пропозицій комісії в п'ятиденний строк та долучається до відповідного наряду контори, архіву, нотаріуса, а також до реєстраційної справи нотаріуса;

- строк, який надається конторі, архіву, нотаріусу для усунення виявлених під час перевірки порушень та помилок, визначається у кожному випадку окремо, але не більше одного місяця з дня отримання наказу. Після закінчення строку, установленого для усунення порушень та помилок, завідувач контори, завідувач архіву, нотаріус зобов'язані письмово повідомити про заходи, які були вжиті ними для усунення цих порушень і помилок, та надати письмові пояснення, якщо виявлені порушення та помилки усунути неможливо, а також надати пропозиції щодо заходів, які заплановано вжити конторою, архівом, нотаріусом з метою недопущення надалі порушень, поліпшення роботи щодо організації нотаріальної діяльності та дотримання правил ведення нотаріального діловодства;

- своєчасність виконання конторою, архівом, нотаріусом висновків за результатами перевірки має перебувати під контролем керівника структурного підрозділу управління юстиції, який здійснює безпосередній контроль за організацією нотаріату і нотаріальною діяльністю;

- після закінчення строку, установленого для усунення виявлених під час перевірки порушень та помилок, комісія, що проводила перевірку, повинна встановити, у разі необхідності, з виїздом на місце перевірки (у контору, архів, до нотаріуса), що виявлені порушення та помилки усунуті, про що в п'ятиденний термін після проведення перевірки складається доповідна записка на ім'я начальника управління юстиції. У разі необхідності інформація щодо результатів такої перевірки управлінням юстиції направляється до Мін'юсту.

- якщо порушення, виявлені під час проведеної перевірки, не усунуті у наданий для цього строк чи не можуть бути усунуті, або якщо конторою, архівом, нотаріусом ігноруються висновки за результатами перевірки чи не виконуються рішення, прийняті за її наслідками, Мін'юст, управління юстиції приймають рішення про застосування до нотаріусів, працівників контори, архіву заходів реагування, передбачених чинним законодавством.