Основные операции закупочной деятельности.

Обоснование объемов и структур оптовых закупок.

Выбор поставщиков и каналов продвижения товаров на рынок.

 

Вопрос.

Процесс оптовых закупок представляет собой совокупность действий, ориентированных на приобретение товаров и услуг для их последующей перепродажи с целью получения прибыли. В самой узкой и упрощенной трактовке оптовые закупки сводятся к заключению сделок оптовой купли-продажи.

Однако заключение контрактов является лишь одним из этапов в процессе закупок, которому предшествует и который продолжает целый комплекс действий по изучению и оценке спроса, поиску и выбору поставщиков, определению качественных и количественных характеристик закупаемых товаров, планированию и управлению товарными запасами, организации учета и контроля за выполнением заключенных договоров.

Условно процесс оптовых закупок можно разбить на следующие основные этапы:

 

Выявление потребности в товаре

 

Определение качественных характеристик и необходимого количества товара

 

 

Поиск потенциальных поставщиков

 

Сбор и анализ предложений на поставку товара

 

Проведение переговоров и заключение контрактов

 

Контроль за выполнением договоров поставки

Оценка эффективности произведенных закупок

 

 

Приведенная схема не является постоянной. Все указанные этапы осуществляются полностью только при закупках новых товаров. При повторяющихся закупках товара повседневного спроса предприятия оптовой торговли обычно действуют на основе долгосрочных хозяйственных отношений с проверенными поставщиками. Такие закупки осуществляются по более короткой схеме за счет сокращения объема работ на отдельных этапах или сокращения целых этапов.

Внедрение автоматизированных систем управления и контроля за товарными запасами также приводит к тому, что повторные закупки ряда товаров повседневного спроса и простого ассортимента всё больше и больше начинают осуществляться в автоматическом или полуавтоматическом режиме.

Планирование и осуществление оптовых закупок – непрерывный процесс, в который вовлекаются представители различных структурных подразделений оптового предприятия: товароведы, маркетологи, экономисты, бухгалтеры, юристы и другие специалисты. Работа по закупкам координируется и в основном осуществляется отделом закупок, либо торговым отделом маркетинга.

Любое оптовое предприятие торговли стремится приобрести товары с наилучшим сочетанием цены и качества в нужном количестве и от надежного поставщика. При закупке товаров также учитывается время поставки, место расположения поставщика и комплекс предлагаемых им услуг, принятие решения о закупке товара основывается на решении оптимизационной задачи с целью максимизации прибыли предприятия. Система ограниченных задач подобного рода включает, как правило, семь переменных (факторов):

Решение о закупке: К ачество товара

Цена товара Уровень услуг Месторасположение поставщика

В ремя поставки Объем партии надежность поставщика

Хозяйственные связи предприятий торговли и промышленности и соответственно оптовые закупки товаров основываются на полном равноправии сторон. Предприятия оптовой торговли самостоятельно выбирают партнеров и согласовывают с ними структуру ассортимента, цены, сроки, формы платежа и иные условия поставки товаров.

 

Вопрос.

Для правильного обоснования объема и структуры оптовых закупок необходимо иметь информацию о:

1. рынке и его конъюнктуре,
2. тенденциях развития рынка,
3. требованиях к товарам, которые максимальной степени соответствовали бы характеру и специфике спроса обслуживаемого населения,
4. о перспективах изменения требований рынка к качеству и потребительским свойствам товара,
5. о возможных новых сферах использования товара,
6. о емкости рынка,
7. о сроке оптовых покупателей и т.д.

 

Знание современного состояния и тенденций развития конъюнктуры рынка позволяет покупать и продавать товары по наиболее выгодным ценам, рационально маневрировать имеющимися товарными ресурсами, оперативно расширять или сокращать закупки товаров в соответствии с ситуацией на рынке. Конечной целью исследований конъюнктуры рынка является обеспечение такого динамического равновесия спроса и предложения, при которых прибыль предприятий является максимальной.

Горизонт достоверного прогноза конъюнктуры (срок, на который ведется прогноз) обычно не превышает 3-5 лет для макроуровня (укрупненной товарной номенклатуры) и 1 года для микроуровня (внутригрупповой товарной номенклатуры). Изучение конъюнктуры рынка неразрывно связано с изучением спроса как оптовых, так и розничных покупателей, поскольку она определяется именно соотношением спроса и предложения.

Основными целями изучения конъюнктуры рынка и спроса для предприятий оптовой торговли являются:

1. организация и непосредственное осуществление комплексных наблюдений за конъюнктурой торговли и спросом оптовых покупателей в районе своей деятельности,
2. организация получения и обработки информации о конъюнктуре торговли и спросе населения от предприятий и организаций розничной торговли,
3. организация получения и обработки информации о планах развития производства и поставки, внедрения новых товаров от промышленных предприятий и иных поставщиков,
4. организация подготовки прогнозных расчетов, конъюнктурных обзоров состояния рынка, необходимых для определения объемов закупки различных товаров, а также текущей работы с поставщиками по улучшению ассортимента и качества товаров.

 

К работе по изучению конъюнктуры рынка и спроса привлекаются все коммерческие подразделения оптового предприятия.

Коммерческие наблюдения за формированием и развитием конъюнктуры рынка, удовлетворение спроса проводятся по специальной программе и охватывают:

1. анализ регулирующего воздействия государства на уровень цен и требования к качеству товаров,
2. изучение объема и структуры предложения товаров промышленными предприятиями и иными поставщиками,
3. определение общего объема спроса и его структуры по группам товаров,
4. изучение спроса по видам (реализованный, неудовлетворенный, формирующийся),
5. изучение и прогноз структуры спроса в ассортименте,
6. оценка степени удовлетворения спроса путем анализа сведений о производстве, поставке и продаже товаров.

 

Помимо этого проводятся специальные мероприятия по изучению спроса:

Выставки – продажи и выставки – просмотры, покупательские конференции, опросы покупателей и экспертов, товароведческие экспертизы новых товаров и другие мероприятия. Они могут проводиться совместно с предприятиями промышленности и торговли, и быть направлены на изучение спроса, как оптовых покупателей, так и населения (спрос предприятий розничной торговли определяется, в конечном счете, спросом населения).

Отдел торгового предприятия должен иметь стабильные информационные связи со службами изучения конъюнктуры рынка предприятий промышленности и торговли. В рамках этих связей происходит координация и совместное осуществление специальных мероприятий по изучению спроса, а также обмен информацией о конъюнктуре рынка. Объединение усилий партнеров по хозяйственным связям позволяет достичь лучших результатов при проведении маркетинговых исследований и согласованной товарной политики.

Со стороны предприятий розничной торговли рекомендуется получать сведения о следующем:

1. объемах розничной продажи товаров и товарных запасах,
2. объеме и структуре неудовлетворенного спроса (при наличии такового),
3. объеме и структуре запасов товаров, пользующихся ограниченным спросом,
4. ориентировочных объемах потребности в товарных ресурсах на будущее.

 

Предприятия промышленности могут предоставить следующие сведения:

Об объемах производства и поставки, об остатках товаров на складах, о планах развития производства, о результатах изучения спроса населения на новые товары, планируемые к запуску в производство, ряд других.

Основным документом, определяющим конкретные задачи предприятий оптовой торговли по изучению конъюнктуры и спроса, является план маркетинговых исследований.

В качестве информационной базы для изучения и прогнозирования конъюнктуры рынка целесообразно использовать следующее:

• материалы государственной статистики,
• собственные экономические материалы предприятия,
• результаты специальных мероприятий по наблюдению за спросом,
• материалы партнеров по хозяйственным связям (предприятий промышленности и розничной торговли), полученные в ходе информационных обменов,
• научно-исследовательские разработки.

 

Информация о спросе должна обладать свойствами, общими для всех видов экономической информации, т.е. быть достоверной, точной, полной и представительной.

После изучения спроса и анализа конъюнктуры рынка проводится расчет потребности предприятий в товарных ресурсах на прогнозируемый период, сводится к определению объемов и групповой ассортиментной структуры конкретных товарных групп, необходимых для полного удовлетворения спроса оптовых покупателей и бесперебойной торговли. На практике потребность в товарных ресурсах складывается из следующих величин:

 

Попт = Опр – Зн + Зк + Вп, где

 

П опт – потребность оптового предприятия в товарных ресурсах конкретного вида на прогнозируемый период,

О пр – планируемый объем оптовых продаж товаров конкретного вида,

З н – неожидаемые запасы на начало прогнозируемого периода на складах оптового предприятия,

З к – ожидаемые запасы на конец прогнозируемого периода на складах оптового предприятия,

В п – ресурсы товаров, необходимые для восполнения прогнозируемых потерь (уценка, естественная убыль и т.д.).

 

Таким образом, расчет потребности оптового предприятия в товарных ресурсах может быть сведен к определению трех основных прогнозных величин:

Планируемого объема оптовых продаж, ожидаемого объема товарных запасов на начало и конец прогнозируемого периода. Совершенно очевидно, что ключевым показателем является планируемый объем оптовых продаж. Он, в свою очередь, зависит от планируемых объемов розничных продаж и соответственно спроса конечных потребителей.

- Точный расчет укрупненных показателей является основой для правильных коммерческих решений, касающихся закупки тех или иных товаров у промышленности.

Конкретному потребителю нужен не общий объем закупки или предлагаемых ему товаров, например швейных изделий, а определенное количество конкретных товаров интересующих его моделей. Именно поэтому определение потребности в товарных ресурсах по детализированной номенклатуре не менее важно.

- Формирование ассортиментной концепции заключается в оценке потребностей населения (дифференцированного по основным социально-экономическим, демографическим и иным признакам – пол, возраст, место проживания, доход, образование, отношение к моде, социально-психологические установки и т.п.) в конкретном товаре и выявлении набора признаков этого товара, которые бы соответствовали требованиям различных групп (сегментов) потребителей. На основании ассортиментной концепции и осуществляется оптовая закупка товаров для каждого конкретного сегмента рынка.

 

Вопрос.

- Эффективность оптовых закупок во многом зависит от правильного выбора источников поступления и поставщиков.

Основными источниками поступления потребительских товаров являются производство и с/х. На долю предприятий пищевой, легкой, электронной, химической, деревообрабатывающей и других отраслей промышленности приходится значительный объем поставок товаров на рынок.

- Кроме того, вовлекаются местные ресурсы в товарооборот. Закупают излишки с/х продукции у колхозов, совхозов, фермеров, населения, осуществляют заготовку дикорастущих плодов, грибов, ягод, меда, лектехсырья (это для торговли потребительской кооперации). Собственное производство потребительской кооперации – хлебопечение, переработка мяса, овощей, картофеля, консервное произ-во и т.д. – является важным источником пополнения товарных ресурсов для этой торговли.

- Совхозы, колхозы, заготовительные организации потребительской кооперации могут поставлять плодоовощную продукцию, рыбу, мед, соки, консервы, напитки и т.д.

Часть товаров поступает по импорту.

Все источники товарных ресурсов по территориальному признаку подразделяются на местные, внеобластные, внереспубликанские.

В первую очередь необходимо максимально вовлекать местные ресурсы в товарооборот: непосредственные контакты изготовителя и покупателя повышают эффективность взаимоотношений, снижают расходы по доведению товаров до потребителя, позволяют лучше и оперативнее реагировать на изменения, происходящие на местном рынке.

Все источники оптовых закупок находятся в ведении определенных организаций и предприятий различных форм собственности и различного уровня управления: местных, республиканских.

Товары можно закупить непосредственно у изготовителей или через посредников.

К поставщикам-изготовителям относятся: государственные промышленные предприятия, предприятия заготовительных организаций, кооперативные, совместные предприятия, колхозы, совхозы.

К поставщикам-посредникам принадлежат оптовые предприятия и организации государственной и кооперативной торговли.

По принадлежности к хозяйственной системе все поставщики подразделяются на внутрисистемных – когда поставщики и покупатели принадлежат одной системе (например, потребительской кооперации), и межсистемных – различным системам (например, поставщик – фабрика какого-либо министерства или ведомства и оптовая база потребительской кооперации).

Оптовые закупки товаров могут осуществляться на основе централизованного распределения (выделенной квоты), по госзаказу и в порядке свободной купли-продажи (свободно реализуемые товары).

К централизованно распределяемым относятся товары, которые вырабатываются по госзаказу либо те, которые являются стратегически важными (нефтепродукты, бензин, зерно, часть продовольственных товаров), или для пополнения рынка основными товарами республиканских производителей.

При закупке этих товаров объемы поставок и поставщики определяются органами, занимающимися их распределением, поэтому нет проблемы выбора поставщика, а также определены объемы закупок (квота).

С развитием рыночных отношений расширяется практика свободной закупки товаров на основе инициативы продавца и покупателя в соответствии с их договоренностью.

Выбор поставщика является составной частью планирования оптовых закупок.

Правильный выбор поставщика, в конечном счете, определяет эффективность коммерческой деятельности по оптовым закупкам.

От этого зависит, на каких условиях будет заключен договор.

При выборе поставщика необходимо учитывать:

• деловую характеристику, отношение к выполнению своих обязательств,
• надежность партнера,
• его финансовое положение,
• объем поставки и ассортимент товаров,
• его месторасположение, удаленность.

Могут быть изучены и другие факторы.

Если нет возможности осуществлять оптовые закупки у изготовителей товаров, необходимо решить вопрос о целесообразности использования посредника. Как правило, такая необходимость возникает в том случае, когда покупатель не в состоянии принять от изготовителя партию единовременной отгрузки, требуется накопление и преобразование производственного ассортимента в торговый или покупатель не в состоянии самостоятельно рассчитаться за товар. Чаще всего к услугам посредников прибегают при оптовых закупках розничные торговые предприятия.