Документы, регламентирующие управление персоналом в организации

Основой трудовых отношений в настоящее время является трудовой договор (контракт) – это документ, фиксирующий согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующий их. Каждая организация составляет свой конкретный вариант этого документа с учётом своей специфики. Сторонами трудового контракта являются организация (предприятие) и работник.

Данный документ должен заключаться в письменной форме, которая повышает гарантии сторон в реализации достигнутых договорённостей по важнейшим условиям. При заключении трудового контракта рекомендуется указывать следующие основные условия - место работы (наименование предприятия, куда принимают работника, его адрес, наименование структурного подразделения); конкретную работу в соответствии с квалификацией по определённой профессии или должности, которую должен выполнить работник; дату начала работы и её окончания; оплату труда; обязанности организации (предприятия) по обеспечению охраны труда.

На основании трудового договора составляется приказ о приёме на работу, который оформляют на бланке организации для внутренних документов. Данный документ содержит следующую основную информацию: название предприятия или организации, дату зачисления на работу, данные об её характере (временно, сезонно, постоянно, по совместительству); сведения о наличии испытательного срока; подразделение, должность, тарифный разряд, оклад, виды и размеры надбавок; продолжительность рабочего дня при неполном времени и др.

Прекращение трудового договора независимо от основания оформляется приказом об увольнении, который заполняется работником отдела кадров на всех уволенных. На основании этого приказа делается запись в трудовой книжке и личной карточке работника, а бухгалтерия производит расчёт. Данный документ содержит следующие основные сведения: название предприятия или организации; фамилию, имя и отчество увольняемого; подразделение, где он работал; категорию персонала; тарифный разряд; дату увольнения, его причину и основание и др.

Отпуск оформляется запиской о предоставлении отпуска в одном экземпляре, которая подписывается руководителем организации и подразделения, которому предоставляется право принимать решение об отпуске. На основании её отдел кадров делает отметку в личной карточке работника, а бухгалтерия производит расчёт отпускных. Данный документ должен содержать сведения о наименовании предприятия; фамилии, имени, отчестве работника; подразделении, категории, профессии, должности, тарифном разряде; сроке отпуска, его характере (ежегодный, дополнительный, учебный) и др.

Личная карточка является основным документом по учёту персонала предприятия, которая заводится на каждого работника, принятого на постоянную или временную работу, она заполняется работником кадровой службы на основании представленных документов и со слов.

Личная карточка состоит из пяти разделов:

1. Приводятся год рождения, образование, специальность и квалификация по диплому, вид обучения, общий и непрерывный стаж работы, последняя должность (дата и причина увольнения), семейное положение (состав семьи), паспортные данные, телефон, место и дата заполнения.

2. Указываются сведения о воинском учёте (группа и категория учёта, звание, военно-учётная специальность, годность к службе, наименование райвоенкомата).

3. Отражаются сведения о назначениях и перемещениях (дата, подразделение, профессия или должность, тарифный разряд или оклад, основания перевода, подпись руководителя).

4. Приводится информация об отпусках работника (виды, период, даты, основания).

5. Могут указываться данные об учёбе в настоящее время, наличии второй профессии, работе по совместительству, знании иностранного языка, инвалидности и др.

Табель учёта использования рабочего времени отражает использование рабочего времени без учёта оплаты труда (регистрация явок на работу, неявок, опозданий).

Расчётно-платёжная ведомость служит для расчёта и выдачи заработной платы всем работникам организации. Заполняется в одном экземпляре в бухгалтерии на основании данных лицевых счетов и оформляется подписями руководителя и главного бухгалтера.

Лицевые счета применяются для отражения сведений по оплате труда работников за прошлые периоды. Их заполняет бухгалтер на основе первичных документов. При этом делаются записи обо всех видах начислений и удержаний. На основании данных лицевых счетов составляются расчётно-платёжные ведомости отдельно по каждому подразделению.

Штатное расписание содержит перечень наименований структурных подразделений и должностей. Изменения в документ вносятся приказом руководителя организации.

Правила трудового распорядка утверждаются руководителем и содержат общие положения, порядок приёма, перевода и увольнения служащих, перечень основных обязанностей служащих и администрации; нормативы рабочего времени и его использования, основания для поощрения за успехи в работе и взыскания нарушителям трудовой дисциплины; требования к внутреннему режиму и организации работ.

Положение о подразделении – документ, регламентирующий деятельность какого-либо структурного подразделения кадровой службы: его задачи, функции, права, ответственность, организационную структуру, а также взаимоотношения подразделения с другими звеньями организации с указанием информации, документации, получаемой и передаваемой данным подразделением (от кого и кому, сроки и периодичность).

Каждая должность, предусмотренная штатным расписанием, должна быть снабжена должностной инструкцией, которая определяет права, должностные обязанности и ответственность сотрудников; режим труда и отдыха; формы оплаты и дополнительного поощрения; служебные связи с коллегами, работниками других подразделений и организаций, необходимая для выполнения должностных обязанностей информация.

 

Структура персонала

Персонал является важнейшим ресурсом организации, обеспечивающим ей устойчивое положение и развитие. Персонал, или кадры, представляют собой штатный состав работников организации, выполняющих различные производственно-хозяйственные функции.

Всех работающих на предприятии можно разделить на две большие группы:

1. промышленно-производственный персонал (ППП);

2. непроизводственный персонал.

Ведущее место занимает первая группа, она наиболее многочисленна. Работники, входящие в состав ППП, принимают прямое или косвенное участие в процессе производства, начиная от проектирования и заканчивая реализацией выпускаемой продукции. Они выполняют всю совокупность производственных функций.

В состав промышленно-производственного персонала включены следующие категории работников:

- рабочие – наибольшая по численности категория; их удельный вес в составе ППП составляет в целом по промышленным предприятиям Республики Беларусь около 80%; они неоднородны по своему составу и классифицируются по ряду признаков;

- руководители, специалисты и служащие – вторая по численности и удельному весу категория в составе ППП; их доля в составе персонала промышленных предприятий страны составляет около 20%. Эти работники принимают косвенное участие в процессе производства продукции, их функции самые разнообразные и определяются профилем их деятельности и уровнем в системы управления; рассматриваемая категория персонала имеет достаточно разветвлённую квалификацию;

- младший обслуживающий персонал (МОП), обеспечивающий поддержание санитарно-гигиенических условий на предприятии (работники душевых, гардеробных, уборщики помещений);

- ученики – немногочисленная категория лиц, проходящих производственное обучение непосредственно на рабочих местах;

- работники пожарно-сторожевой охраны - обеспечивают на предприятии пожарную безопасность, следят за состоянием и исправностью противопожарных средств и выполняют функции охраны.

Классификация рабочих по профессиональному признаку очень многогранна. Число наименований рабочих профессий на каждом конкретном предприятии зависит от его специфики, т.е. от характера и особенностей технологического процесса, от профиля выпускаемой продукции и от ряда других факторов.

Рабочих делят на основных и вспомогательных, что свидетельствует о степени их участия в производственном процессе и направленности целевой функции. Основные рабочие непосредственно воздействуют на предмет труда, т.е. на исходное сырьё, материалы, заготовки; преобразуют их, изменяют их физические, химические свойства, пространственное расположение. В процессе этого воздействия они изготавливают продукцию. Вспомогательные рабочие обеспечивают рабочие места всем необходимым (сырьё, материалы, заготовки, все виды энергии); обслуживают рабочие места с расположенным на них оборудованием (станки, агрегаты) и инструментом; выполняют ремонтные, погрузочно-разгрузочные, транспортные, складские работы.

Все рабочие на производстве различаются по уровню квалификации. Квалификационным признаком у рабочих выступает разряд.

Специалисты заняты созданием и внедрением в производство новых знаний и знаний вообще в форме теоретических и прикладных разработок, а также разработкой вариантов решения отдельных производственных и управленческих проблем, решение которых входит в компетенцию руководителей. Это – экономисты, юристы, инженерно-технические работники и их помощники. В зависимости от уровня подготовки различают специалистов высшей и средней квалификации. Первые осуществляют руководство производственно-техническими и творческими процессами, вторые являются исполнителями работ.

Специалисты могут быть «главными», «ведущими», «старшими» или иметь категорию. Старший специалист наряду с исполнением своих обычных обязанностей специалиста может руководить группой коллег – рядовых исполнителей, не выделенной в самостоятельное подразделение. Это руководство не имеет административного характера, а сводится преимущественно к координации и консультированию. Он может быть также единоличным ответственным исполнителем какой-то работы, не имеющим подчинённых. Ведущий специалист выполняет те же обязанности, что и старший, но осуществляет ещё и методическое руководство, а главный координирует работу ведущих и старших специалистов.

Служащие осуществляют подготовку и оформление документов, учёт, контроль, хозяйственное обслуживание, например, кассиры, делопроизводители, архивариусы.

Дифференциация руководителей на линейных и функциональных связана с разделением управленческого труда. Линейные руководители выполняют функции непосредственного руководства коллективами подчинённых работников на своём уровне иерархии. Руководители функциональных служб (или функциональные руководители) осуществляют непосредственное руководство подчинённым им коллективом работников функционального подразделения; методическое руководство выполнением определённой специальной функции управления.

Деление на руководителей высшего, среднего и низового звеньев обусловлено уровнем иерархии в системе управления. Широта их функциональных обязанностей зависит от этого уровня. Диапазон обязанностей широк и колеблется от общего руководства предприятием (директор) до руководства первичным трудовым коллективом, например, бригадой рабочих.

Вторая группа – непроизводственный персонал представлен работниками, которые не принимают участия в выпуске продукции. Их целевая установка – обеспечение и обслуживание коллектива предприятия. Это – работники принадлежащих предприятию медицинских, детских дошкольных, культурно-просветительных учреждений, подразделений бытового, жилищно-коммунального хозяйства, капитального ремонта зданий и сооружений предприятия.