Subj.: March 24 letter about damaged freight

 

Dear Mrs. Hughes:

I have just received your March 24 letter about the damaged shipment you received through Green Tree Freight and regret the inconvenience that it has caused you.

From your account of the problem, I am quite sure that your request for the $240 adjustment on the damage to the 2 crates of Valjean Cristal stemware will be granted. A certain amount of breakage of this sort does unavoidably occur in cross-country shipping; I am sorry that it was your company that had to be the one to suffer the delay.

I must remind you to keep the damaged crates in the same condition in which you received them until one of our representatives can inspect them. That inspection should take place within 2 weeks.

If all is in order, as it sounds to be in your letter, you can expect the full reimbursement within 2 weeks after our representative's inspection. I hope this unfortunate accident will not keep you from having merchandise shipped by Green Tree Freight in the future.
Sincerely,

David F. Morgan

Dear Ms. Tominc,

We have received your letter in which you tell us that your delivery arrived 5 days late.

We are very sorry about this and hope that it will not happen again.

We are glad that you have chosen our products for your new office and hope that you will be

satisfied.

In your letter of 22nd January you requested information about conference room furniture.

We are sorry but this type of furniture is unavailable, because we do not produce such goods.

As regards the telephone call, we should be glad if you can telephone us at 12.00 on

25th February.

Yours sincerely

Alessia Neukirchen

Acknowledging receipt of a complaint letter

1.	Thank you for your letter of (date) regarding/ concerning / in connection with…	Дякуємо за Ваш лист від (дата) стосовно…
2.	I refer to your letter of (date) about / relating to …	Я посилаюся на Ваш лист від (дата). стосовно…
3.	We would like to thank you for informing us of our accounting error in your letter of 19 November.	Ми хотіли б подякувати Вас за поінформування нас стосовно бухгалтерської помилки у Вашому листі за 19-го листопада.

 

Apology for the error or fault

1.	We must apologise for…	Ми повинні вибачитися за…
2.	We sincerely apologise for…	Ми щиро вибачаємося за…
3.	Please accept our apologies for…	Будь ласка, приміть наші вибачення за…
4.	I would like to apologise for the error made by our company in…	Я хотів би вибачитися за помилку, зроблену нашою компанією в…
5.	We ask you to accept our apologies for the delay and inconvenience you have been caused.	Ми просимо Вас прийняти наші вибачення у зв’язку із затримкою поставки і спричиненими Вам незручностями.
6.	We assure you that we have done all we could to speed up the delivery.	Запевняємо Вас, що ми зробили усе від нас залежне, щоб прискорити поставку.
7.	We are sorry for the delay in replying to your letter.	Вибачте за затримку із відповіддю на Ваш лист.
8.	I regret any inconvenience caused.	Мені шкода за усі створені незручності.
9.	I would like to apologize for the delay/ the inconvenience...	Я хотів би вибачитися за затримку/ незручності…
10.	I am writing with reference to (situation or complaint) of (date). Firstly I apologise for the inconvenience/ distress/ problems created by our error.	Я пишу стосовно (ситуація або скарга) від (дата). По-перше, я вибачаюся за незручності/ переживання/ проблеми, створені помилкою.

 

Accepting the Complaint

1.	We agree that the usual high standards of our products/ services were not met in this instance.	Ми погоджуємося, що звичайні високі стандарти наших продуктів/ послуг не були дотримані у цьому випадку.
2.	We take great care to ensure that important matters such as this are properly managed/ processed/ implemented. On this occasion a standard has clearly not been met/ we have clearly not succeeded in meeting your expectations.	Ми приділяємо багато уваги забезпеченню того, що важливі справи, такі як ця, належним чином керувалися/ оброблялися/ реалізовувалися. У цьому випадку, стандарт, очевидно, не був дотриманим/ нам, очевидно, не вдалося відповідати Вашим сподіванням.
3.	I am very sorry that the shipment of the products that you received was defective thus we did not meet the high standards of the goods as you expected. I understand your disappointment and regret the inconvenience caused you.	Мені дуже шкода, що партія товару, яку Ви отримали, була бракованою, отже, ми не виконали високих стандартів товарів, на які Ви розраховували. Я розумію Ваше розчарування та шкодую через незручності, спричинені Вам.
4.	While we cannot give you an explanation at present, we can promise you that we are looking into the matter and will write to you again shortly.	Хоч ми не можемо надати Вам пояснення зараз, ми можемо пообіцяти Вам, що ми розглядаємо це питання і незабаром напишемо Вам.

 

A short explanation of the fault

1.	As a result of our investigation, we found that...	Провівши дослідження, ми побачили що…
2.	As we are sending our orders promptly, I think these delays may have something to do with the haulage contractors and I am making investigations at the moment.	Оскільки ми негайно висилаємо наші замовлення, я гадаю, що ці затримки, можливо, були пов’язані з транспортними підрядчиками, і я зараз це досліджую.
	The mistake was due to a fault in one of our machines, which has now been corrected.	Помилка сталася через поламку в одній з наших машин, яка була виправлена.
4.	We have checked our accounts and found that we have been sending you the wrong statement due to confusion in names and addresses.	Ми перевірили наші рахунки і побачили, що ми висилали Вам невірний рахунок через плутанину у іменах та адресах.
5.	The error was caused by…/ was due to…	Помилка була спричинена…
6.	Apparently, the problem was the result of…/ resulted from…	Очевидно, що проблема була результатом…
7.	The cause of/ reason for the mistake was…	Причиною помилки була…
8.	Unfortunately, production in our factory was held up for six weeks by a fire / by a breakdown of machinery.	На жаль, виробництво на нашій фабриці було на 6 тижнів призупинено через пожежу/ через поламку обладнання.
9.	Please let me explain our side. The wrong shipment is caused by the error in the system of the computer listing.	Будь ласка, дозвольте нам пояснити нашу ситуацію. Неправильна поставка спричинена помилкою у комп’ютерній системі створення списків.
10.	The reason for the poor quality in the units you complained about was due to a faulty manufacturing process. This is being corrected at the moment and we are sure that you will be completely satisfied with the replacement units we will be sending you in the next few weeks.	Причина поганої якості товарів, на яку Ви поскаржилися, полягала у невідповідному виробничому процесі. Цей недолік зараз виправляється, і ми впевнені, що Ви будете повністю задоволені товарами-замінникам, які ми Вам вишлемо через декілька наступних тижнів.
11.	The paintwork on the body of the car became discoloured because of a chemical imbalance in paint used in spraying the vehicles. We have already contacted our own suppliers and are waiting for their reply. Meanwhile we are taking these models out of production and calling in all those that have been supplied.	Фарба на корпусі машини втратила колір через хімічний дисбаланс у фарбі, що використовувалася для фарбування машин. Ми вже зв’язалися з нашими власними постачальниками і чекаємо на їх відповідь. Між тим, ми знімаємо ці моделі з виробництва і відзиваємо усі ті, які вже були поставлені.
12.	The material you complained of had now been withdrawn. Its fault was in the weave of the cloth and this was due to a programming error in the weaving machines themselves. This has been corrected and replacement materials are now being sent to you.	Матеріал, на який Ви поскаржилися, був знятий з виробництва. Дефект був у плетенні тканини, це сталося через помилку у програмуванні у самих ткальних машини. Вона була виправлена, і матеріали замінники зараз відсилаються до Вас.
13.	As a result/ consequently……	Як наслідок,…
14.	This led to/ resulted in…	Це призвело до…

 

Solutions

1.	We have modified / changed our...	Ми змінили наші…
2.	We have implemented a system...	Ми встановили систему…
3.	To prevent re-occurrences we have set up a verification procedure.	Щоб уникнути повторних інцидентів, ми встановили систему контролю.
4.	The great pressure of orders for these goods has made it impossible for us to deliver the goods in August.	Через велику кількість замовлень на ці товари ми не зможемо поставити товари у серпні.
5.	We agree to pay you without prejudice 500$ in a full and final settlement of your claim.	Ми безумовно згодні виплатити вам 500 доларів для повного і кінцевого розрахунку у зв’язку з Вашою претензією.
6.	We prefer to settle the matter by arbitration rather than to pay such an allowance which we consider to be exaggerated.	Ми краще вирішемо це питання шляхом звернення до арбітражу, аніж будемо виплачувати Вам подібну компенсацію, які вважаємо її завищеною.
7.	We already do something so that this kind of situation won’t happen again.	Ми вже працюємо над тим, щоб така ситуація не повторилася.
8.	We are arranging to send replacements on…	Ми домовляємося вислати замінники на…
9.	Would you please return samples of the items you are dissatisfied with and I will send them to the factory in London?	Ви б могли повернути зразки товарів, якими Ви незадоволені, і ми вишлемо їх на фабрику в Лондоні?

 

Assurances

1.	We assure you that this will not happen again.	Ми запевняємо Вас, що це не повториться знову.
2.	I will assure that the quality standards of our product will be met because our key priority is to protect our reputation for delivering the best product in the market.	Я запевняю Вас, що стандарти якості на наші продукти будуть дотримуватися, оскільки для нас основним пріоритетом є поставка найкращого продукту на ринок.
3.	We shall ensure that similar mistakes don’t occur again.	Ми зробимо так, щоб схожі помилки не ставалися знову.
4.	We shall do everything we can to ensure that goods are dispatched on time in future.	Ми зробимо усе можливе, щоб забезпечити, що товари будуть доставлятися вчасно у майбутньому.

 

Proposal to settle the difficulty

1.	As a gesture of our regret, we are prepared to …/ we are willing to …/ we would like to …	Як жест нашого сожаління ми готові…/ ми хочемо…/ нам би хотілося…
2.	To show goodwill, we will…	Щоб довести свою щирість, ми…
3.	We have dispatched the new items by express courier. They should arrive by 14 October 2011.	Ми поставили нові товари експрес кур’єром. Вони прибудуть до 14-го жовтня 2011.
4.	To show our goodwill, we would like to offer you a 5% discount on your next order with us.	Щоб довести свою щирість, ми б хотіли запропонувати Вам 5% знижку на Ваше наступне замовлення у нас.
5.	If all is in order, you can expect the full reimbursement within 2 weeks after our representative's inspection.	Якщо все буде у порядку, Ви можете чекати на повну компенсацію протягом 2-ох тижнів пілся огляду нашого інспектору.
6.	The replacements of the faulty articles are on the way to you and you should receive them within the week. We are sure that you will be satisfied with them and there will be no repetition of the faults. Thank you for you patience in this matter and we look forward to hearing from you soon.	Замінники бракованих товарів уже у дорозі до Вас, Ви повинні отримати їх протягом тижня. Ми впевнені, що Ви будете задоволені ними, і більше не буде таких помилок. Дякуємо Вам за Ваше терпіння у цій справі із нетерпінням чекаємо на Ваш лист у найближчому майбутньому.

 

Regret at dissatisfaction

1.	While we can understand your frustration,...	Хоча ми розуміємо Ваше розчарування…
2.	We understand how disappointing it can be when your expectations are not met.	Ми розуміємо, як це може розчаровувати, коли не виконуються Ваші очікування.