III. Letter of Recommendation

Miss Johanna Schuster has been employed as a secretary by the Farland International Corporation for the past three years. In addition to the regular functions of taking dictation, typing and normal office routine, her duties have included interviewing visitors, arranging travel itineraries, and translating German and English texts of a technical nature.

Miss Schuster has an excellent command of German and English and is thoroughly familiar with business and technical terminology in both languages. She is conscientious and ambitious and has always performed her work in a most commendable manner. Owing to her pleasant personality, she is well liked by her colleagues.

Miss Schuster is leaving our company at her own request. I regret her departure and wish her the best for her future career.

Farland International Corporation

E. D. McMartin

Manager, Overseas Operations

USEFUL PHRASES

SOME USEFUL PHRASES WHICH CAN BE USED

НЕКОТОРЫЕ ВЫРАЖЕНИЯ, КОТОРЫЕ МОГУТ БЫТЬ ИСПОЛЬЗОВАНЫ

I. When beginning talks

I. Для начала переговоров

1. Let's

start talks. get down to business.

1. Давайте

начнем переговоры. приступим к делу.

2. What shall we

begin with start with

2. С чего начнем?

3. What's on the agenda today?

3. Что у нас сегодня на повестке дня?

4. First of all we must discuss...

4. Прежде всего, нужно обсудить...

5. We can start with...

5. Мы можем начать с...

6. I suggest beginning with...

6. Предлагаю начать с...

7. We've carefully studied your enquiry (offer, draft contract) and would like...

7. Мы внимательно изучили ваш запрос (предложение, проект контракта) и хотели бы...

8. I've been authorized to discuss... I'm responsible for...

8. Я уполномочен обсудить...

9. We are to take up two (more) questions.

9. Мы должны решить (еще) два вопроса.

10. May I run through my check list?

10. Разрешите мне взглянуть в свой перечень вопросов.

II. When discussing the quantity of the goods

II. При обсуждении количества товара

1. How many machines

would you like to buy?

1. Сколько машин

вы хотите купить?

How much ore

Сколько руды

2. We'd like

to buy

20 machines.

2. Мы хотели бы

закупить

20 машин.

We are planning

500 tons of ore.

Мы планируем

500 тонн руды.

3. What about the remaining 40 compressors?

3. А как насчет остальных 40 компрессоров?

III. When discussing dates and terms of delivery

III. При обсуждении времени и условий поставки

1. When can you deliver the goods?

1. Когда вы можете поставить товар?

2. What time of delivery (delivery dates) could you offer?

2. Какой срок поставки вы могли бы предложить?

3. When do you want (need) the goods?

3. Когда вам нужен (требуется) товар?

4. We need (require) the goods urgently (as soon as possible).

4. Нам нужен (требуется) товар срочно (как можно скорее).

5. Could you offer earlier delivery dates?

5. Не можете ли вы сократить срок поставки?

6. We agree to take part deliveries.

6. Мы согласны принять поставку отдельными партиями.

7. We could deliver... within... of the date of...

7. Мы могли бы поставить... в течение... с даты...

8. Can we have... immediately from stock?

8. Можем мы получить... немедленно со склада?

9. We can offer...

from stock.

9. Мы можем предложить …

с немедленной поставкой (со склада).

for prompt delivery.

с промптовой поставкой.

for forward delivery.

с поставкой на срок.

10. Do you want us to offer you CIF or FOB prices?

10. Вы хотите, чтобы мы назначили цену СИФ или ФОБ?

11. We can offer...

FOB Odessa.

11. Мы можем предложить...

ФОБ Одесса.

CIF New-York.

СИФ Нью-Йорк.

on CIF (FOB) terms.

на условиях СИФ (ФОБ).

12. Does that suit you?

12. Это

устраивает вас? приемлемо для вас?

Is that

all right with you?

acceptable to you?

13. How will delivery be made?

13. Как будет производиться поставка?

14. We'll deliver the goods in three lots of 20... each at regular intervals within...

14. Мы поставим товар тремя партиями по 20... каждая через равные промежутки времени в течение...

15. not later than … no earlier than...

15. не позднее, чем... не ранее, чем...

16. We undertake to deliver the goods on time.

16. Мы обязуемся поставить товар своевременно (по графику).

IV. When changing the subject

IV. При переходе на другую тему

1. And another thing.

1. И еще один вопрос.

2. Let's move on to the next question.

2. Давайте перейдем к следующему вопросу.

3. What How

about...?

3. Как насчет...?

4. Let's return to the question of...

4. Давайте вернемся к вопросу о...

5. By the way,...

5. Между прочим,...

6. That reminds me...

6. Да, кстати...

7. If you don't mind,...

7. Если вы не возражаете,...

V. When filling "hesitation" pauses

V. Для заполнения "пауз неуверенности"

1. Well,...

1. Ну,...

2. You see,... You know,...

2. Видите ли,... Знаете,...

3. The thing (fact) is...

3. Дело в том, что...

4. As a matter of fact,... In fact,... Actually,...

4. Действительно,... Фактически,... На (в) самом деле,...

5. I mean (to say)...

5. Я хочу сказать... (имею в виду)

6. Now let me see.

6. Дайте подумать.

7. What can I say?

7. Что я могу сказать?

8. How shall (can) I put it?

8. Как это выразить?

9. I'm not really sure how to put this.

9. Я не совсем уверен, как выразить это.

VI. When discussing terms of payment

VI. При обсуждении условий платежа

1. We would ask you to increase the advance payment to...

1. Мы просили бы вас увеличить аванс до...

2. A 10 per cent advance payment is absolutely insufficient.

2. Аванс в 10% совершенно недостаточен.

3. A ten per cent advance payment is our usual practice.

3. 10% в качестве первоначального платежа - наша обычная практика.

4. You are to open a (confirmed, irrevocable, divisible) letter of credit with (Vnesheconombank) for...

4. Вы должны открыть (подтвержденный, безотзывный, делимый) аккредитив в (Внешэкономбанке) на сумму...

5. We shall open a letter of credit as soon as we receive a notification that the goods are ready for shipment.

5. Мы откроем аккредитив, как только получим уведомление о том, что товар готов к отгрузке.

6. The letter of credit is to be valid for... days.

6. Аккредитив должен быть действителен в течение... дней.

7. We would ask you to extend the period of validity of the letter of credit.

7. Мы просили бы вас продлить срок действия аккредитива.

VII. When asking for an opinion

VII. При выяснении чьей - либо субъективной оценки

1. What do you think (feel) about...?

1. Что Вы думаете о …?

2. What’s your What are your

opinion of …?

2. Каково Ваше мнение о …?

views on...?

thoughts about...?

3. I would be glad to know your views on....

3. Я был бы рад узнать Вашу точку зрения о …

VIII. When giving an opinion

VIII. При высказывании субъективной оценки

1.(Personally,) I

think...

1. (Лично) я

думаю …

believe...

полагаю...

feel...

считаю...

2. It seems to me...

2. Мне кажется,...

3. From my point of view...

3. С моей точки зрения, …

4. In my

opinion...

4. По моему мнению, …

view...

5. As far as I’m concerned,...

5. Что касается меня, …

6. The way I see it

6. Как я это себе представляю

7. I for one...

7. Например, я …

8. I'd say …

8. Я бы сказал …

9. I am sure of that.

9. Я уверен в этом.

10. I am confident that...

10. Я убежден, что...

11. I think it is

necessary

to do something.

11. Считаю

необходимым

сделать что-либо.

useful

полезным

advisable

целесообразным

12. That goes without saying.

12. Это само собой разумеется.

IX. When not giving an opinion

IX. При нежелании давать субъективную оценку

1. I really can't say.

1. Я действительно не могу ничего сказать.

2. I (really) don't know what to say (think).

2. Я (действительно) не знаю, что сказать (подумать).

3. It's hard (difficult) to say.

3. Трудно сказать.

4. I'd rather not discuss it.

4. Я бы предпочел не обсуждать это.

5. Well, I don't know (really).

5. Я (действительно) не знаю.

6. Perhaps. May be. Could be.

6. Может быть.

X. When making an appointment

X. Договариваясь о встрече

1. Let's Could we

meet (again)

tomorrow

at...

1.Встретимся Не могли бы мы встретить-ся (снова)

завтра

в... часов.

on Monday

в понедельник

2. Let's make an appointment for Monday, say 11 o'clock.

2. Давайте условимся о встрече в понедельник, скажем, в 11 часов.

3. Will it be convenient for you to come here at 5?

3. Вам удобно будет придти сюда в 5 часов?

4. That suits me perfectly.

4. Это меня вполне устраивает.

5. I'm afraid, that's not very convenient for me.

5. Простите, но мне это не очень удобно.

6. We'll be expecting for you on Tuesday, May... at... o'clock.

6. Будем ждать вас во вторник,... мая в... часов.

7. Could I meet you the day after tomorrow?

7. Не мог бы я встретиться с Вами послезавтра?

8. Could you receive me one of these days?

8. Не могли бы Вы принять меня на днях?

9. Unfortunately, I'll be busy this time tomorrow.

9. К сожалению, я буду занят завтра в это время.

10. We have an appointment for 10 o'clock.

10. У нас назначена встреча на 10 часов.

11. Please remember about Wednesday, will you?

11. Не забудьте о среде, хорошо?

12. You are coming on Thursday, aren't you?

12. Вы ведь приходите в четверг, так?

13. Let's get in touch one of these days.

13. Давайте свяжемся в ближайшие дни.

14. I hope to hear from you in the near future.

14. Жду от Вас известий (звонка, ответа) в ближайшем будущем.

15. Please give me a ring tomorrow, will you?

15. Позвоните, пожалуйста, завтра.

XI. When discussing prices

XI. При обсуждении цен

1. Now we can start our talks on prices.

1. Теперь мы можем начать переговоры по ценам.

2. Our price is acceptable to you, isn’t it?

2. Наша цена приемлема для Вас, не правда ли?

3. Acceptable (contract, justified, attractive, high, low, firm, established, inferior, fair, fixed, flexible, maximum, minimum, market, nominal, retail, wholesale, trade) price

3. Приемлемая (контрактная, оправданная, привлекательная, высокая, низкая, твердая, установленная, заниженная, справедливая, фиксированная, гибкая, максимальная, минимальная, рыночная, номинальная, розничная, оптовая, торговая) цена

4. The price in our offer can be (serve as) a basis for the talks.

4. Цена в нашей оферте может быть (служить) основой для переговоров.

5. We find your prices somewhat higher (lower) as compared with those on the world market.

5. Мы находим, что ваши цены несколько выше (ниже) по сравнению с ценами на мировом рынке.

6. We request you to give (grant) us a …% (per cent) discount off the price if (in case) …

6. Мы просим вас предоставить (дать) нам … процентную скидку с цены, если (в случае) …

7. We would ask you to revise the prices (to cut them by …%).

7. Мы просим вас пересмотреть цены (снизить их на … %).

8. The increase in the price can be explained by …

8. Повышение цены объясняется …

9. What documents do you use when calculating the price?

9. Какими документами вы пользуетесь при расчете цены?

10. The price includes packing (the cost of spares, transportation and insurance expenses).

10. Цена включает стоимость упаковки (стоимость запчастей, расходы на перевозку и страхование).

11. If you increase the order by (to) … machines we shall …

11. Если вы увеличите заказ на (до) … машин, мы …

12. If we agree to your price the transaction won’t be profitable for us.

12. Если мы согласимся на вашу цену, сделка для нас будет нерентабельной.

13. Taking into account (into consideration) your request (long-standing business relations, the increase of the order) we are prepared (ready) to meet you halfway.

13. Принимая во внимание вашу просьбу (длительные деловые связи, увеличение заказа), мы готовы пойти вам навстречу.

14. Your prices are higher than (on the same level with) those on the world market.

14. Ваши цены превышают цены на мировом рынке. (находятся на уровне мировых цен.)

15. We’re glad we’ve settled the price problem.

15. Мы рады, что урегулировали вопрос о цене.

16. We can consider the price problem settled.

16. Можно считать вопрос о ценах решенным.

17. What can you say about a …% discount?

17. Что Вы скажете о …процентной скидке?

18. The price is … per unit.

18. Цена составляет … за единицу (за штуку).

19. We buy equipment at lower prices.

19. Мы покупаем оборудование по более низким ценам.

20. We’re impressed by the price you quoted.

20. Цена, которую Вы назначили, произвела на нас хорошее впечатление.

XII. To express uncertainty, doubt or hesitation

XII. Для выражения неопределенности, сомнения, колебаний

1. Really? Indeed?

1. Правда? В самом деле?

2. I don’t quite understand you.

2. Я не совсем понимаю Вас.

3. I can’t follow you. I don’t get it.

3. Я не понимаю Вас (это).

4. I have no idea how to do it.

4. Я не знаю, как это сделать.

5. We doubt …

5. Мы сомневаемся.

6. We are disappointed in you (by your decision).

6. Мы разочарованы в Вас (Вашим решением).

7. To tell the truth

I have some doubts about it.

7. По правде (честно) говоря, у меня есть некоторые сомнения в этом.

To be honest

8. I’m not very confident (optimistic, sure) that …

8. Я не совсем уверен, что…

9. I’m very (extremely) concerned about it.

9. Я чрезвычайно озабочен этим.

10. It gives cause for concern.

10. Это вызывает озабоченность.

XIII. To express request, advice, recommendations

XIII. Для выражения просьб, советов, рекомендаций

1. I’d suggest that you should do something.

1. Я бы предложил Вам предпринять что-либо.

2. You should take into account …

2. Вам следует (нужно) принять во внимание …

3. You’d better stay here.

3. Вам бы лучше остаться здесь.

4. If you don’t mind we could (we’d like to) …

4. Если Вы не возражаете, мы могли бы (хотели бы) …

5. - Would you be so kind as to tell him about it? - Yes, certainly. By all means.

5. - Будьте добры сказать ему об этом.   - Конечно, непременно. Обязательно.

6. Please, note …

6. Просим учесть, …

7. We ask you to consider our comments.

7. Просим Вас учесть наши замечания.

8. May we have your calculations?

8. Разрешите посмотреть Ваши расчеты.

9. We suggest that you should … (look through the catalogues)

9. Мы предлагаем Вам … (просмотреть наши каталоги)

XIV. To express disagreement, counterarguments, refusals

XIV. Для выражения несогласия, контраргументов, отказов

1. I’m afraid

we can’t accept it.

1. Боюсь,

мы не можем принять это.

it’s hardly possible.

это едва ли возможно.

you are not quite right.

Вы не совсем правы.

that isn’t fair.

это несправедливо.

we can’t agree to it.

мы не можем согласиться на это.

that is beside the point.

это не относится к делу.

it can’t be helped.

этому не поможешь.

2. I’m sorry, but that’s impossible.

2. Сожалею, но это невозможно.

3. I

cannot agree

with you.

3. Не могу согласиться с Вами.

don’t agree

disagree

4. We are sorry to say no.

4. К сожалению, мы вынуждены отказаться.

5. Unfortunately we are overloaded with orders.

5. К сожалению, мы загружены заказами.

6. You are

not quite right here.

6. Вы

не совсем правы.

mistaken a little.

несколько ошибаетесь.

7. It

contradicts

our usual practice.

7. Это противоречит нашей обычной практике.

goes against

It is not our normal practice.

8. That depends.

8. Ну, как сказать.

9. I don’t think so.

9. Не думаю.

10. Sorry, we can’t meet your request.

10. К сожалению, мы не можем удовлетворить Вашу просьбу.

11. Certainly not. By no means.

11. Конечно, нет. Ни в коем случае.

12. No, not quite.

12. Нет, не совсем.

13. We can’t accept … (your prices, terms of delivery)

13. Мы не можем принять … (Ваши цены, условия поставки)

14. We can’t bear any responsibility for …

14. Мы не несем ответственность за …

15. I see things rather differently.

15. Я это представляю себе по-другому (мыслю иначе).

16. I really don’t see why we should …

16. Я действительно не понимаю, почему мы должны …

17. That’s all very well, but …

17. Все это так, но …

18. I can’t quite see how we could have done anything else.

18. Не вижу, как мы могли бы сделать что-либо еще.

19. I don’t really understand what you mean.

19. Я на самом деле не понимаю, что Вы имеете в виду.

20. From our company’s point of view it isn’t quite justified.

20. С точки зрения нашей фирмы это не совсем оправдано.

21. I can’t quite give you a definite answer yet.

21. Я пока не могу дать Вам определенный ответ.

XV. To express concessions

XV. Для выражения уступки

1. Let it be so.

1. Пусть будет по-вашему.

2. We can agree only by mutual concessions. Isn’t it so?

2. Мы можем договориться только путем взаимных уступок. Не так ли?

3. Could you meet us halfway?

3. Могли бы Вы пойти нам навстречу?

4. If you are ready to agree, then we will meet you halfway.

4. Если Вы готовы согласиться, мы пойдем Вам навстречу.

XVI. To express agreement, confidence, approval

XVI. Для выражения согласия, уверенности, одобрения

1. We fully agree with you (to your offer).

1. Мы совершенно согласны с Вами (с Вашим предложением).

2. Quite right (correct).

2. Совершенно верно.

3. Agreed. Settled.

3. Договорились.

4. We are all for it.

4. Мы всецело за это.

5. All right, we’ll leave it here, shall we?

5. Хорошо. Остановимся на этом, да?

6. That seems to be all.

6. Кажется (пожалуй) это все.

7. No objections. There’s no argument then.

7. Никаких возражений. Бесспорно.

8. That seems

to be OK.

8. Кажется,

все в порядке.

to be a good idea.

это хорошая мысль.

9. I can’t see any reason why we shouldn’t …

9. Не вижу причины, почему бы нам не …

10. I feel quite confident (sure) of that.

10. Я абсолютно уверен в этом.

11. We believe (can consider) the matter closed.

11. Мы думаем (можем считать), что вопрос решен.

12. Well done!

12. Отлично! Отлично сделано!

XVII. When discussing guarantees

XVII. При обсуждении гарантий

1. We’ll be able to agree on guarantees.

1. Мы сможем договориться о гарантиях.

2. We guarantee faultless operation of the equipment for … months from the date of shipment (delivery, putting it into operation).

2. Мы гарантируем безаварийную работу оборудования в течение … месяцев с даты отгрузки (поставки, пуска его в эксплуатацию).

3. Your guarantee period is too short. We’d like it to be prolonged by (to) … months.

3. Ваш гарантийный срок слишком короток. Нам бы хотелось, чтобы он был продлен на (до) … месяцев.

4. The guarantee doesn’t apply to quick-wearing parts.

4. Гарантия не распространяется на быстроизнашивающиеся части.

5. The equipment fully conforms to state standards.

5. Оборудование полностью соответствует государственным стандартам.

6. The repair and replacing of defective parts during the guarantee period are at Seller’s expense.

6. Ремонт и замена дефектных деталей во время гарантийного периода осуществляется за счет продавца.

7. The damage to the goods was the fault (occurred through the fault) of the manufacturing works.

7. Повреждение изделий произошло по вине завода-изготовителя.

8. Your staff must strictly observe our operation and maintenance instructions.

8. Ваш персонал должен строго соблюдать наши инструкции по эксплуатации и уходу.

9. Who is responsible for the elimination of defects, faults and imperfections?

9. Кто отвечает за устранение дефектов, неисправностей и недоделок?

XVIII. When discussing technical characteristics

XVIII. При обсуждении технических характеристик

1. Your model has excellent technical characteristics.

1. У вашей модели отличные технические характеристики.

2. The machine is reliable in operation and easy to handle.

2. Машина надежна в эксплуатации и проста в управлении.

3. This machine-tool is of high efficiency (capacity).

3. Станок имеет высокую производительность (мощность).

4. The quality if this model has always met our customers’ requirements.

4. Качество этой модели всегда удовлетворяло требования наших заказчиков.

5. There have never been any complaints about this model.

5. На эту модель никогда не поступало рекламаций.

6. The overall dimensions of the equipment are: length … width … height …

6. Габаритные размеры оборудования составляют: в длину … в ширину … в высоту …

7. In accordance with the technical service agreement we will send our specialists to you.

7. В соответствии с соглашением о техническом обслуживании мы направим к вам своих специалистов.

XIX. In conclusion of the talks

XIX. В заключение переговоров

1. In conclusion I would like to say (note, underline) …

1. В заключение мне бы хотелось сказать (отметить, подчеркнуть), …

2. Let’s sum up the discussion.

2. Подведем итог обсуждению.

3. We have had a very successful (fruitful) exchange of opinions.

3. У нас был чрезвычайно успешный (плодотворный) обмен мнениями.

5. - Thank you, gentlemen, you’ve all been very helpful. - Not at all. We are glad to help.

5. - Спасибо, господа, вы все очень помогли нам. - Не стоит благодарности. Мы рады помочь.

6. We are very pleased to have

met you.

6. Мы очень рады, что

познакомились с вами.

negotiated with you.

провели переговоры.

done good business.

заключили сделку.

7. It was nice meeting you.

7. Было очень приятно познакомиться с Вами.

8. We’ve enjoyed ourselves very much.

8. Мы очень хорошо провели время. Мы получили большое удовольствие.

9. You must visit us again.

9. Вы должны приехать к нам еще раз.

10. We are quite satisfied with the results of the deal (transaction).

10. Мы вполне удовлетворены результатами сделки.

11. The atmosphere of our talks has been friendly and businesslike.

11. Атмосфера переговоров была дружеской и деловой.

12. KAMAZ will always welcome you.

12. Вас всегда рады видеть на КамАЗе.

 

Содержание

The Form of the Business Letter 1

I. Inquiries. 2

Specimen letters. 3

II. Offers. 5

Replies to Inquiries. 5

Offers. 5

Sales Letters. 6

Specimen Letters. 6

Ill. Orders. 9

Replies to Offers. 9

Orders. 9

Specimen Letters. 10

IV. Acknowledgments. 11

Replies to Orders. 11

Acknowledgments. 11

Specimen Letters. 12

V. Delivery. 13

Execution of Orders. 13

Invoices. 14

Statements. 14

Debit and Credit Notes. 14

Specimen Letters. 15

VI. Payment 16

Acknowledging Receipt of Goods and Making Payment 16

Acknowledging Receipt of Payment 16

Specimen letters. 17

VII. Credit Letters. 18

Credit Inquiries. 18

Credit Information. 18

Specimen Letters. 19

VIII. Delays in Delivery 21

Delays In Delivery and Non-Delivery. 21

Missing Consignments. 21

Specimen Letters. 21

IX. Complaints and Adjustments 23

Complaints Concerning Goods Delivered. 23

Adjustment of Complaints. 23

Specimen Letters. 24

X. Collection Letters. 26

Delays In Payment and Non-Payment 26

Reminders and Collection Letters. 26

Specimen Letters. 27

XI. Letters of Application. 28

Specimen Letters. 29

USEFUL PHRASES. 31