Rejecting responsibility for the problem leading to the complaint

1.	I regret to inform you that…	На жаль, але ми повинні поінформувати Вас, що…
2.	I am afraid that…	Боюся, що…
3.	Unfortunately, I must point out that…	На жаль, я повинен зазначити, що…

 

Reasons for the rejection

1.	This is because the guarantee period has expired.	Це тому, що строк гарантії закінчився.
2.	This is due to the fact that the guarantee period has expired.	Це через те, що строк гарантії закінчився.
3.	We have closely compared the articles you returned with our samples and can see no difference between them and in this case we are not willing to either substitute the articles or offer a credit.	Ми ретельно порівняли товари, які Ви повернули, разом зі зразками і не бачимо різниці між ними, і у цьому разі ми не бажаємо а ні висилати замінники, а ні пропонувати кредит.
4.	As the delay was entirely due to reasons beyond our control, we cannot be held responsible for it	Оскільки затримка відбулася за незалежними від нас причинами, ми не можемо брати відповідальність на себе.
5.	The delay in delivery occurred through no fault of ours.	Затримка поставки сталася не з нашої вини.
6.	We cannot be responsible for the damage incurred during the transport.	Ми не можемо вважати себе відповідальними за пошкодження, що сталися під час перевезення.
7.	Our engineer has examined the machine you complained about and in his report teld us that the machine has not been maintained properly. If you look at the instruction booklet on the maintenance that we sent you, you will see that it is essential to take care of…	Наш інженер оглянув станок, на який Ви поскаржилися, і повідомив нас у своєму звіті, що його неправильно ремонтували. Якщо Ви подивитися у брошуру з інструкціями щодо ремонту, яку ми Вам вислали, Ви побачите, що важливо подбати про…
8.	We must state that in no way we cannot hold ourselves responsible for the alleged damage to the goods ex S/S.	Ми повинні заявити, що ніяким чином не можемо вважати себе відповідальними за збитки, нанесені товарам, доставлені пароплавом...

 

A concluding paragraph aiming at retaining the goodwill of the customer

1.	We look forward to receiving your further orders, and assure you that they will be filled correctly / promptly.	З нетерпінням чекаємо на отримання подальших замовлень, і запевняємо Вас, що вони будуть виконані правильно/ негайно.
2.	If you are still concerned or unhappy with the product, feel free to bring the items back at your earliest convenience, and I will gladly replace the items for you personally.	Якщо Ви усе ще переживаєте через продукт або незадоволені їм, не вагайтеся, приносьте назад товари, коли Вам зручно, я буду радий замінити їх Вам особисто.
3.	Again I would like to apologize for any inconvenience our product has created for you. We here strive to have the best customer service possible and look forward to seeing you again soon and appreciate your business.	Знову я хотів би вибачитися за будь-які незручності, які наш продукт Вам спричинив. Ми намагаємося забезпечувати найкраще можливе обслуговування клієнтів і з нетерпінням чекаємо на зустріч з Вами незабаром і дякуємо Вам за співпрацю з нами
4.	In light of this, we have decided to (solution or offer), which we hope will be acceptable to you, and hope also that this will provide a basis for continuing our relationship.	У світі цього, що ми вирішили (рішення або пропозиція), які, як ми сподіваємося, будуть прийнятним для Вас, і також сподіваємося, що це створить засади для продовження наших стосунків.
5.	In closing we would like to apologize for the inconvenience and also point out that this type of fault rarely occurs in our product.	Закінчуючи лист, я хотів би вибачитися за незручності і також зазначити, що такий тип дефектів рідко буває у нашом продукті.
6.	I will call you soon to check that this meets with your approval.	Я Вам перезвоню, щоб перевірити, чи Ви це схвалюєте.
7.	Please contact me should you have any further cause for concern.	Будь ласка, зв’яжіться зі мною, якщо у Вас будуть подальші причини для переживань.

Transportation and shipping letters

Dear Mr. Reed,

This letter is for formal confirmation about the phone order that I had with you last December 3, 2017.

As you note, enclosed with this letter is the copy of my purchased order including the conditions of our deal.

I shall appreciate your shipping these goods so that they will reach us not later than January 10, 2018.

All goods must be wrapped in polyethylene bags and packed in crates, the lids of which are sealed with adhesive tape. All containers must have waterproof lining.

Thanking you in anticipation for a good partnership with you.

Sincerely,

Shipment advice

1.	Please advice us of the current/ present rates of freight on... / Please quote your rates on the following cargo.	Будь ласка, проінформуйте нас про Ваші поточні тарифи на перевезення вантажу...
2.	Please advise us of the loading dates.	Будь ласка, повідомте нас про дати відвантаження.
3.	Please let us know on which day the ship closes for cargo.	Будь ласка, повідомте нас, у який день припиняється завантаження на корабель.
4.	We will be glad to know your lowest rates for large shipments/your groupage rates for а small consignment.	Ми були б вдячні дізнатися про найнижчі тарифи для великих партій/ груповий тариф для маленької партії.
5.	Please let us know which steamershiplines you represent?	Повідомте нас, будь ласка, яку суднохідну компанію Ви представляєте?
6.	Please send us information on bulk carriers.	Надішліть нам інформацію про перевізників, які перевозять великі вантажі.
7.	Please inform us of the next sailing to London.	Просимо повідомити нас про відправлення наступного судна до Лондону.
8.	We would like to arrange a private charter through you for a shipment to Odessa.	Ми хочемо організувати приватний чартер, використовуючи Ваші послуги, для перевезення товарів до Одеси.
9.	What are the leasing conditions for tankers?	Які умови лізингу танкерів?
10.	Are the ships transporting grain equipped with vacuum facilities?	Судна, які перевозять зерно, обладнані вакуумною установкою?
11.	Please tell us if our shipment will be loaded below or above deck?	Будь ласка, повідомте нас, де будуть розміщені наші товари: на палубі чи у трюмі?
12.	The goods arrived in London carry a COD charge in the amount of...	Товари, які прибули до Лондона, повинні бути оплачені при доставці, сума складає...
13.	In which currency can the charter cost be paid?	У якій валюті повинні бути сплачені витрати за чартером?
14.	Is advance payment compulsory, and if so, in what amount?	Чи обов’язкова передплата, якщо так, то у якому розмірі?
15.	Additional costs amount to...	Додаткові витрати складатимуть...
16.	Freight charges incurred should be shown on invoices and included in your draft.	Витрати на фрахт повинні бути вказані у рахунках-фактурах і включені до Вашої тратти.
	Put in the amount of your commissions on the additional copies of the invoice you will send us and deduct it from the total CIF value.	Вкажіть суму Вашої комісійної винагороди на додаткових копіях рахунків-фактур, які Ви нам надішлете, і вирахуйте суму із загальної вартості доставки на умовах «товар страхується й доставляється до порту замовника (без вивантаження)».
18.	The originals and the non negotiable copies of B/L should be sent by mail.	Оригінали і копії коносамента, які не підлягають передачі, повинні бути вислані поштою.
19.	The B/L should be clean, endorsed by the shipper.	Коносамент повинен бути чистим, індосованим відправником.
20.	Please note that on receipt of the goods we have discovered the following differences against the B/L's.	Будь ласка, відмітьте, що після отримання товарів ми виявили такі розбіжності з коносаментами.
21.	Please note that the documents received by us are short of the following...	Будь ласка, відмітьте, що у документах, отриманих нами, не вистачає такого...
22.	Please issue and sign on our behalf...	Будь ласка, випишіть і підпишіть від нашого імені...
23.	Please introduce the following corrections in the shipping documents...	Будь ласка, внесіть такі поправки у транспортні документи...
24.	The B/L is cancelled.	Коносамент скасований.
25.	The cargo belongs to the consignement shipped per M/V... B/L....	Вантаж належить до партії, відправленої пароплавом, і на неї оформлений коносамент...
26.	Instead of the clean B/L we have received the foul.	Замість чистого коносамента ми отримали коносамент із застереженнями.
27.	We enclose commercial invoice in triplicate and certificate of origin.	Ми вкладаємо комерційний рахунок-фактуру в трьох примірниках та сертифікат походження.
28.	All charges are payable by us and the B/Ls are to be marked "freight prepaid".	Ми беремо всі витрати на себе, і на коносаментах повинно бути відмічено «за фрахт заплачено».
29.	We are pleased to advise you that your order of (date) has been dispatched by rail/ road/ sea/ air this morning.	Ми раді повідомити Вас, що Ваше замовлення від (дата) було поставлено залізною дорогою/ вантажівкою/ кораблем/ літаком цим ранком.
30.	This is to advise you/ to inform you that the goods are now ready for collection at our warehouse/ premises/ plant in Kyiv.	Цим листом ми повідомляємо Вам, що товари готові для отримання на нашому складі/ на території нашої компанії/ на заводі у Києві.
31.	The goods are now ready for dispatch. Please let us have your forwarding instructions.	Товари готові до відправки. Будь ласка, надайте Ваші вказівки щодо транспортування.
32.	S.S Murena is scheduled/ is due to arrive in Odessa on (date).	Пароплав «Мурена» за розкладом повинен прибути до Одеси (дата).
33.	The goods have been sent by train/ lorry/ ship/ plane and we hope the consignment will arrive safely/ reach you in good condition.	Товари були відіслані потягом/ вантажівкою/ кораблем/ літаком, ми сподіваємося, що партія прибуде безпечно/ дійде до Вас у гарному стані.
34.	The goods have been loaded on board S.S Murena which is due to sail for London on (date).	Товари були завантажені на борт пароплава «Мурена», який повинен відпливати до Лондона (дата).
35.	The time of delivery stated in the order is binding and runs as from date of the order.	Час поставки, зазначений у замовленні, обовязковий, і починається з дати замовлення.
36.	As soon as the supplier assumes that he cannot fulfil his contractual obligations partly,wholly or on time, he shall notify us accordingly and without undue delay, stating the reason and the anticipated duration of the delay in writing or by facsimile. If the supplier fails to notify us in time, he cannot claim relief by reason of the circumstances, and the contracted penalties shall apply.	Як тільки постачальник зрозуміє, що не може виконати свої контрактні зобов’язання частково, повністю або вчасно, він повинен повідомити нас належним чином і без зайвої затримки, зазначаючи причину та очікуваний час затримки, у письмовій формі або факсом. Якщо постачальник не повідомить нас вчасно, він не зможе вимагати зменшення суми платежу, та буде нарахована пеня, зазначена у контракті.
37.	The consignment/ goods/ merchandise is to be accompanied by a delivery note/ advice note.	Партія/ товар повинні супроводжуватися транспортною накладною.
38.	The supplier/ buyer/ purchaser shall choose the means/ mode of transport most favourable and suitable for him.	Постачальник/ покупець повинен обрати вид транспорту, який найбільше йому придатний.
39.	The Supplier/ Consignor/ Consignee shall send a detailed delivery note/ waybill/ invoice for each individual consignment/ shipment/ cargo on the day of dispatch.	Постачальник/ вантажовідправник/ вантажоодержувач повинен надіслати детальну накладну/ рахунок-фактуру на кожну окрему партію товару в день відправки.

 

Sending invoice, requesting payment

1.	We enclose invoice in dublicate/ triplicate.	Ми вкладаємо наш рахунок-фактуру у двох/ трьох примірниках.
2.	You will find enclosed our invoice on settlement of which your order will be dispatched without delay.	Ми вкладаємо наш рахунок-фактуру, після оплати якого Ваше замовлення буде відправлене без затримки.
3.	As soon as we have received your check/ remittance for..., the goods will be sent to you immediately.	Як тільки ми отримаємо Ваш чек/ грошовий переказ на суму..., товари будуть негайно відіслані Вам.
4.	The consignment will be shipped as soon as the documentary letter of credit in our favour has been opened.	Партія буде відіслана, як тільки буде відкритий товарний акредитив на нашу користь.
5.	A copy of our invoice is enclosed, the original will be released/ surrendered to you by Privat Bank together with the other documents on payment of our draft for...	Ми вкладаємо копію нашого рахунка-фактури, оригінал якої буде переданий Вам банком «Приват» разом з іншими документами з оплатою нашої тратти на...
6.	Please remit the invoice amount by bank draft as arranged.	Будь ласка, переведіть суму, зазначену в рахунку-фактурі, банківською тратою, як було домовлено.
7.	Please transfer the invoice amount to our account with either of the following banks...	Будь ласка, перекажіть суму рахунка-фактури на наш рахунок в одному з таких банків...

 

Notations and declaration on invoices, reference to other documents

1.	Please advise us if the goods are not delivered within 14 days from date of dispatch, as otherwise the carrier may refuse payment for damages.	Будь ласка, повідомте нас, якщо товари не будуть поставлені протягом 14-ти днів із дати відправки, оскільки в іншому випадку перевізник може відмовити у відшкодуванні збитків.
2.	All unearned discounts will be charged back.	Усі невідповідні знижки будуть повернуті.
3.	Cardboard boxes are not returnable.	Картонні коробки не підлягають поверненню.
4.	Please return empties, carriage forward, to our factory.	Будь ласка, поверніть порожню тару з оплатою пересилки отримувачем на нашу фабрику.
5.	If packing containers are returned in good condition and carriage paid, your account will be credited in full.	Якщо пакувальні контейнери будуть повернені у хорошому стані і за перевезення буде оплачено, сума за них буде повністю переказана на Ваш рахунок.
6.	Complaints will be considered only if made within 7 days from receipt of goods.	Скарги будуть розглядатися тільки, якщо вони будуть подаватися протягом 7-ми днів від дня отримання товарів.
7.	In accordance with the conditions of our documentary letter of credit the following documents are enclosed: complete set of clean, on board bill of lading in triplicate, two originals of the commercial invoice, customs declaration 3-fold, certificate of origin. The documents mentioned above have been sent to you by separate mail.	Згідно з умовами нашого товарного акредитиву вкладаються такі документи: повний набір чистого бортового коносаменту в трьох примірниках, два оригінали комерційного рахунку-фактури, митна декларація в трьох примірниках, сертифікат походження. Вищезазначені документи були відіслані Вам окремою поштою.
8.	A clerk of the bank mistook the аdvice of dispatch for the shipping documents.	Службовець банку помилково прийняв повідомлення про відправку за транспортні документи.
9.	In reply to your letter of (date) we can quote you are as follows...	У відповідь на Ваш лист від (дата) ми можемо назвати такі ціни...
10.	Weekly sailings are available from... to...	Щотижневі рейси можливі з... до...
11.	We can offer you substantial discount for regular shipments.	Ми можемо запропонувати Вам значну знижку на регулярні перевезення.
12.	The closing date for cargo by S/S “Lybid” is 20 December 2017.	Кінцева дата завантаження на пороплав «Либідь» 20 грудня 2017.
13.	You can save both you time and money by letting us handle all shipping and customs formalities.	Ви можете зекономити як час, так і гроші, якщо дозволите нам займатися всіма транспортними та митними формальностями.

 

Packing and Marking

1.	Please let us know if you only produce packing materials or weather you would take care of the packing of certain goods as well.	Повідомте нас, чи Ви займаєтесь тільки виготовленням пакувальних матеріалів, чи Ви також можете запаковувати певні види товарів.
2.	Do you use special packing methods?	Ви використовуєте спеціальні методи пакування?
3.	From our business partner we learnt that you are mainly engaged in the packing of overseas shipments.	Ми дізнались від нашого бізнеc-партнеру, що Ви головним чином займаєтесь пакуванням вантажів, призначених для морських перевезень.
4.	We intend to switch from cartoon packing to foil wrapping.	Ми маємо намір перейти з картонної упаковки на пакувальний папір з фольги.
5.	Would you be in position to produce the following packing units... The technical data, dimensions, weight can be found on the enclosed drawings.	Чи зможете Ви виготовити для нас таку пакувальну тару... Технічні характеристики, розміри, вагу можна знайти у вкладених кресленнях.
6.	In the future we would like to ship our goods in one-way packing units.	У майбутньому ми б хотіли відправляти наші товари в упаковці одноразового використання.
7.	We specialize in the development of plastic packing materials.	Ми спеціалізуємось на розробці упаковок із пластикових матеріалів.
8.	The sample of packing does not satisfy our requirements.	Зразок упаковки не відповідає нашим вимогам.
9.	Your competitors offer much less expensive packing materials.	Ваші конкуренти пропонують пакувальні матеріали значно дешевше.
10.	Packing of goods in chemical foaming represents a new method in the field of packing.	Упаковка товарів у хімічно виготовлений пінопласт є новим методом у галузі пакування.
11.	Packing will be in crates with waxed cloth lining.	Товар буде запакований у дерев’яні ящики з прокладкою із клейонки (церати).
12.	In order to make the shipment water proof, the crates must be metal-lined.	Для того, щоб вантаж залишався водонепроникним, дерев’яні ящики повинні мати металеву прокладку.
13.	We assemble 10 cartoons as a unit into crates.	Ми складаємо 10 картоних коробок як одну одиницю у дерев’яні ящики.
14.	In order to avoid damage in transport, we deliver this equipment on custom-made wooden frames.	Щоб запобігти пошкоджень під час транспортування, ми постачаємо це обладнання у спеціально виготовлених дерев’яних конструкціях.
15.	To protect the shipment against falls and bumps, the cases are fully lined with Styrofoam.	Для запобігання пошкодження товарів від падіння і поштовхів ящики повинні бути повністю викладені полістирольним корделем.
16.	We deliver this equipment on palettes.	Ми постачаємо це обладнання на піддонах.
	We deliver this assembled equipment fully packed in crates.	Ми постачаємо це змонтоване обладнання, повністю запакованим у дерев’яні ящики.
18.	You may choose between assembled equipment on palettes or disassembled equipment in crates.	Ви можете обрати між обладнанням, змонтованим на піддоні, або демонтованим обладнанням, запакованим у дерев’яні ящики.
19.	We must insist on certain packing conditions.	Ми повинні наполягати на дотриманні певних умов під час пакування.
20.	We must comply with demands of the customs authorities.	Ми повинні дотримуватись вимог митних органів.
21.	Customs authorities require a certificate of origin.	Митні органи вимагають свідоцтво про походження товару.
22.	These conditions must be strictly observed to prevent dents and scratches.	Цих умов необхідно неухильно дотримуватися для запобігання пошкодженнь і подряпин.
23.	Our forwarding agent advises that the container are made of lightweight reinforced plywood.	Наш експедитор радить робити тару із легкої укріпленої фанери.
24.	All goods are wrapped in polyethylene bags and packed in crates, the lids of which are sealed with adhesive tape.	Усі товари загорнуті у поліетиленові пакети і запаковані в дерев’яні ящики (гранчаста тара), кришки яких запломбовані клейкою стрічкою.
25.	Boxes are used to reduce freight. These boxes are not returnable.	Коробки використовуються для зменшення вартості фрахту. Ці коробки не повертаються.
26.	All containers have waterproof lining.	Усі контейнери мають водонепроникне внутрішнє покриття.
27.	We supply this equipment in specially designed containers.	Ми постачаємо це обладнання у спеціально зроблених контейнерах.
28.	All goods must be packed in strong waterproof material and packed in lightweight crates.	Усі товари повинні бути запаковані у міцний водонепроникний матеріал і запаковані в легкі дерев’яні ящики.
29.	A light case reinforced by battens would meet your requirements and be much cheaper than a solid wooden crate.	Легкий ящик, укріплений рейками, задовольнить Ваші вимоги і буде значно дешевшим, ніж повністю дерев’яний ящик.
30.	When the various items of your order are complete in our warehouse we will pack them into bundles of suitable size for shipment.	Коли різні товари Вашого замовлення будуть готові на нашому складі, ми запакуємо їх у тюки зручного розміру для транспортування.
31.	If cartoons are used please supply the goods in strong polyethylene bags to ensure protection from damp.	Якщо Ви будете використовувати картонні коробки, будь ласка, поставляйте товари у міцних поліетиленових пакетах, щоб забезпечити захист від вологи.
32.	Please wrap each item in waterproof paper.	Будь ласка, загорніть кожну одиницю товару у водонепроникний папір.
33.	Cases must have an inner lining of stout paper.	Ящики повинні мати внутрішнє покриття з міцного паперу.
34.	Please find enclosed full details regarding packing and marking. These must be strictly observed.	Ми вкладаємо всю інформацію стосовно пакування і маркування. Цих умов необхідно суворо дотримуватися.
35.	Please use strong export containers unless you receive special instructions from our agent.	Будь ласка, використовуйте міцні контейнери для експорту, якщо Ви не отримаєте спеціальні інструкції від нашого агента.
36.	Each piece of crockery is to be individually wrapped in thick paper packed in wooden crates.	Кожна одиниця фаянсу повинна бути окремо загорнута в міцний папір і запакована в дерев’яні ящики.
	The carpets should be wrapped in thick water-proof paper which is reinforced at both ends to avoid wear by friction.	Килими повинні бути загорнуті у товстий водонепроникний папір, який повинен бути закріплений на обох кінцях для уникнення зношення через тертя.
38.	The machines must be well greased with all movable parts secured before being loaded into crates which must be marked.	Обладнання повинно бути добре змащене мастилом і всі рухомі частини укріплені перед завантаженням у дерев’яні ящики, які повинні бути промарковані.
39.	We are pleased to advise you that your order has been dispatched, packed in cases in accordance with your instructions.	Ми раді повідомити Вас, що Ваше замовлення було відправлено, запаковано у ящики відповідно до Ваших інструкцій.
40.	We have pleasure in informing you that your order is now ready for dispatch, and we are waiting for your instructions.	Нам приємно повідомити Вас, що Ваше замовлення готове до відправки, і ми очікуємо на Ваші інструкції.
41.	We enclose our invoice, on settlement of which your order will be dispatched without delay.	Ми вкладаємо наш рахунок-фактуру, після оплати якого ми відправимо товари без затримки.
42.	Cartoons are not charged and are not returnable.	Картонні коробки не оплачуються і не повертаються.
43.	Please mark all cases and send to our warehouse.	Будь ласка, промаркуйте усі ящики і надішліть їх до нашого складу.
44.	All boxes are to be marked as usual, but number them from 1 to 10.	Усі коробки повинні бути промаркованими, як звичайно, але пронумеруйте їх від 1-го до 10-ти.
45.	We enclose a list of marks and numbers for the various packages. Please give great care to correct marking.	Ми вкладаємо список маркувань і номерів для різних видів пакування. Будь ласка, приділить велику увагу правильному маркуванню.
46.	We are pleased to confirm that your instructions regarding packing and marking have been accurately executed by our forwarding agents in London.	Ми раді підтвердити, що Ваші інструкції стосовно пакування і маркування були ретельно виконані нашими експедиторами у Лондоні.
47.	Crates may not be returned.	Ящики, можливо, не будуть повернуті.
48.	We allow you half of the invoiced amount for packing if you return the empty crates.	Ми можемо зменшити наполовину вказану в рахунку-фактурі суму за упаковку, якщо Ви повернете порожні дерев’яні ящики.
49.	Our packing is well suited for long distance shipments.	Наша упаковка добре пристосована для довготривалих перевезень.
50.	Packing charges are included in the price.	Вартість упаковки включена в ціну.
51.	Packing charges will be invoiced.	Рахунок за упаковку буде включений у рахунок-фактуру.
52.	All packages will be marked with consecutive numbers.	Усі упаковки будуть промарковані порядковими номерами.
53.	These packing units are used to reduce freight, which is charged on weight for this shipment.	Ця тара використовується для зменшення вартості фрахту, яка стягується залежно від ваги партії товару.