Класифікація документів за різними ознаками

Відповідно до певних вимог виділяють за різними ознаками різноманітні групи документів:

Класифікація документів

 

Ознаки класифікації	Групи документів
За способом фіксації (відбиття) інформації	письмові, графічні, фото-, фоно-, кінодокументи
За стадіями творення	оригінали, копії (три різновиди копій: відпуск, витяг, дублікат)
За найменуванням	положення, накази, укази, інструкції, звіти, плани, листи, баланси та інші
За формою	стандартні, індивідуальні
За ступенем складності	складні, прості (односкладні)
За походженням	внутрішні, зовнішні
За терміном виконання	термінові, дуже термінові, нетермінові (у межах строків, установлених керівництвом)
За ступенем гласності	звичайні, секретні, цілком секретні, для службового користування (ДСК)
За юридичною силою	справжні (дійсні і недійсні), підроблені
За технікою відтворення	рукописні, відтворені механічним способом.
За терміном зберігання	постійного зберігання, тимчасового зберігання (до 10 років), тривалого зберігання (понад 10 років)
За джерелом виникнення	первинні, вторинні
За напрямом	вхідні, вихідні
За спеціалізацією	управлінські (організаційно-розпорядчі, довідково-інформаційні, документи з кадрових питань, особисті офіційні документи), спеціальні (фінансові, комерційні та інші)

 

 

За способом викладу матеріалу документи можна поділити на дві категорії: документи з високим рівнем стандартизації; документи з низьким рівнем стандартизації.

Документи з високим рівнем стандартизації складаються за затвердженою формою. Уніфікація як один з напрямків раціоналізації документів у наш час втілюється в розробці й застосуванні на практиці типізованих та трафаретних текстів.

Типізація текстів – процес створення тексту-зразка, тексту-стереотипу, на основі якого можуть бути збудовані тексти аналогічного змісту, що відповідають подібним управлінським ситуаціям. При цьому мають бути якнайточніше збережені основні конструкції й формулювання тексту-зразка. Типові тексти, як правило, оформляють у вигляді спеціальних збірників.

Трафаретизація текстів – процес поділу всієї інформації групи однорідних документів на постійну і змінну з наступним включенням постійної інформації до бланку документа. Отже, трафаретні тексти – це дослівне відтворення постійної інформації групи документів з пропусками для подальшого заповнення конкретного документа.

У документах з низьким рівнем стандартизації добір слів та словосполук кожен раз залежить від конкретних ситуацій. За способом викладу документи з низьким рівнем стандартизації прийнято поділяти на розповіді, описи, міркування.

У розповіді йдеться про події (явища, факти) в тій хронологічній послідовності, в якій вони відбувалися в дійсності (автобіографія, протокол).

В описі характеризуються явища (предмет, люди, події) з перерахуванням ознак, властивостей, особливостей (акт, наказ, розпорядження, постанова).

Міркуванням називається вид тексту, в якому логічні визначення, думки й умовиводи розкривають внутрішній зв'язок явищ і, як правило, доводять визначену тезу (службові записки, відгуки, висновки, ділова кореспонденція). Розрізняють два основні види доведень – дедуктивний, коли думка розвивається від загального до часткового, та індуктивний, у якому думка спрямована від окремих фактів до загального.

Діяльність, яка охоплює питання документування й організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій, називається діловодством. Організація роботи з документами означає створення умов, які забезпечують рух, пошук та зберігання документів у діловодстві.

Вимоги до мови документів

Укладаючи документ, слід дотримуватися певних правил, які допоможуть виробити точний, стислий, зрозумілий та послідовний стиль письма, а саме:

1. Використовувати мовні засоби, які були б зрозумілими широкому загалу і відповідали нормам літературної мови, конкретному стилю чи підстилю.

2. Від першої особи викладати текст у таких документах, як:

а) автобіографія (Я,... народилася,...навчаюся...);

б) заява (Прошу надати мені..., працюю на посаді...);

в) наказ (Наказую...);

г) службова записка (Доводжу до..., Вважаю, що...);

3. Від третьої особи викладати текст у таких документах, як:

а) акт (Комісія пропонує..., дійшла висновку...);

б)трудова угода, контракт, договір (Замовник отримує, а Виконавець зобов’язується...);

в) інструкція (АТ «Довіра» встановлює..., кожен акціонер одержує...);

г) запрошення, оголошення (Банк надає..., інститут запрошує...).

4. Доцільно вживати прямий порядок слів у реченнях:

а) коли підмет передує присудкові;

б) коли означення стоїть перед означуваним словом;

в) коли додаток стоїть після керуючого слова;

г) коли вставні слова стоять на початку речення.

5. Уникати вживання багатозначних слів, а наявні пояснювати в певному

контексті.

6. Уникати образних висловів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних

конструкцій та суб’єктивного ставлення до викладеного. Тон службового документа має бути нейтральним.

7. Не переобтяжувати текст іншомовними словами, якщо є їхні українські відповідники.

8. Використовувати лише загальноприйняті, стандартні скорочення та

абревіатури:

а) складноскорочені слова (профком – профспілковий комітет, військкомат – військовий комісаріат та ін.);

б) ініціальні скорочення (НРУ – Народний Рух України, неп – нова економічна політика та ін.);

в) скорочення слів (м. – місто, ім. – імені, обл. – область, проф. – професор).

9. Уникати неблагозвучності, однозвучності з іншими скороченнями.

10. Уникати вживання скорочень назв грошових та фізичних одиниць (крім формул); одиниць виміру; знаків %, №, $, якщо вони без цифрових позначень і не в таблицях, схемах.

11. Слідкувати за дотриманням логічної послідовності викладу матеріалу, фактів. Підкреслюючи наступність визначення причинно-наслідкових зв’язків між фактами, подіями чи явищами, треба викладати їх у зв’язній черговості здійснення (у першу чергу, насамперед, спочатку; одночасно, водночас; потім, після, далі та ін.).

12. Замінювати складні речення простими, що сприяє прискореному сприйняттю тексту документа.

13. Уживати стійкі (трафаретні) словосполуки, що виражають стандартні аспекти змісту (з метою надання допомоги, у зв'язку з погіршенням стану, згідно з рішенням комісії).

Наприклад, для висловлення мотивів, що пояснюють використання певної управлінської дії, вживаються такі синтаксичні конструкції:

— У порядку надання технічної допомоги...

— У порядку науково-технічного співробітництва...

— У порядку обміну досвідом....

— У зв'язку з проведенням спільних робіт з...

— У зв'язку зі вказівкою...

— У відповідності до попередньої домовленості рішенням...

— Відповідно до Вашого прохання...

— Відповідно до постанови міністерства...

— Незважаючи на наші неодноразові усні і письмові нагадування, до цього часу...

— З метою подальшої кооперації...

— Відчуваючи гостру необхідність...

Такі стійкі словосполучення й стандартні вислови полегшують сприйняття службового документа, а також увесь процес його складання, дозволяючи не витрачати час на пошуки формулювань.

Наведемо кілька прикладів стійких моделей, які склалися для висловлення стандартних аспектів змісту. Укладачеві документа буде неважко побудувати стилістичну конструкцію речення чи кількох речень, якщо він матиме у своєму розпорядженні набір таких моделей:

Модель синтаксичної конструкції	Варіанти її реалізації
Доводимо до Вашого відома, що...	постійно діючий семінар на тему «___________» відбудеться з__ по ___ _____ 2006_р.
Повідомляємо, що...	підприємство припинило виробництво автосамоскидів колишньої конструкції
Доводимо до Вашого відома, що… Нагадуємо Вам, що... Ще раз нагадуємо Вам, що...	ми досі не отримали від Васпротоколи випробування виробів нової конструкції
Підтверджуємо	отримання Вашої відповіді з питання реалізації продукції
Підтверджуємо із вдячністю	надходження Вашого листа з додатковими пропозиціями

 

Тема 17-18. Укладання документів щодо особового складу

Студенти повинні:

ü знати особливості оформлення документів щодо особового складу, різновиди документів та їх форми, склад реквізитів документів;

ü вміти грамотно писати й оформляти документи.