Довідково - інформаційних документів

Студенти повинні:

ü знати нормативи оформлення довідково-інформаційної документації, класифікацію службових листів, правила ділового листування, склад реквізитів;

ü вміти оформляти довідково-інформаційні документи, складати різні види ділових листів, правильно писати виробничі протоколи та витяги з протоколів.

Методичні рекомендації до вивчення теми

Довідково-інформаційні документи найменш регламентовані, тому вони характеризуються стилістичною різнобарвністю. При їх складанні залежно від типу документа і його призначення слід враховувати типові мовні засоби ділового (довідка), наукового (анотація, рецензія, відгук, стаття), публіцистичного (прес-реліз, стаття, оголошення, повідомлення, запрошення) і розмовного стилів (телефонограма, радіограма, службові листи тощо).

Переважна більшість документів, що відправляються з установ та спрямовуються до них, є довідково-інформаційними. Вони містять повідомлення про наявний стан справ у закладах, який є підставою для прийняття розпорядчих документів. Носять допоміжний характер відповідно до організаційно-розпорядчої документації, не обов’язкові для виконання на відміну від інших. Інформація, що міститься в них, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома.

 

ПИТАННЯ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЮ

1. Що таке офіційна кореспонденція? Які бувають листи за найменуванням?

2. Назвіть функцію, яку виконує лист, та види офіційної кореспонденції.

3. Назвіть реквізити листа (основні і допоміжні).

4. Яка структура листа та мовні засоби?

5. Які вимоги висуваються до тексту листа?

6. У чому полягає етикет ділового мовлення?

7. Які функції виконує у листі вітальна заключна частина тексту?

8. Що таке протокол? Назвіть види протоколів?

9. Яка структура протоколу та мовні засоби?

10. Що таке витяг з протоколу? Назвіть реквізити витягу з протоколу.

11. Що таке звіт? Які бувають звіти?

12. З якою метою пишуться звіти, яку схему має звіт?

 

ЗАВДАННЯ

 

1. Ознайомтесь зі статтею “Етикет ділового листування”.

2. Складіть лист-рекомендацію ділового партнера.

3. Напишіть рекламний лист, в якому ви пропонуєте продукцію вашого підприємства.

4. Складіть звіт про виконану роботу (про практику, про екскурсію, про виконання громадського доручення).

5. Напишіть доповідну записку на ім'я директора заводу про … (дані ваші)

6. Продовжіть речення:

1. Протокол – це документ, у якому...

2. Його веде...

3. Цей документ підписують...

4. Текст протоколу складається з...

5. За обсягом інформації протоколи бувають...

6. Реквізити цього документа такі...

Література

Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. Сучасні ділові папери. – К.: А.С.К., 2002. – С. 106–245.

2. Ділова українська мова / За ред. О.Д. Горбула. – К.: Товариство «Знання», КОО, 2001. – С. 65–94.

3. Зубков М. Сучасне українське ділове мовлення. – Харків: Торсінг, 2002. – С. 77–117.

 

 

ДИДАКТИЧНИЙ МАТЕРІАЛ

СЛУЖБОВІ ЛИСТИ

Службові листи – це документи, за допомогою яких відбувається письмове спілкування між установами, організаціями й особами. За функціональними ознаками службові листи поділяються на:

а) листи, що потребують відповіді	б) листи, що не потребують відповіді
прохання	попередження
звернення	нагадування
пропозиції	підтвердження
запити	відмови
вимоги	розпорядження
гарантійні
інформаційні

 

За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні й колективні листи. Звичайний лист надсилається на адресу однієї інстанції, циркулярний лист – кільком установам, колективний лист – на одну адресу, але пишуть його від імені керівників кількох установ. Основна мета службового листа – спонукати до дії, переконувати, доводити, пояснювати. Цього досягають ясністю, чіткістю та стислістю тексту. Рекомендується в тексті листа уникати категоричних висловів. Його тон повинен бути нейтральний. Службові листи пишуть чи друкують на бланку або чистому аркуші паперу.

Реквізити:

• штамп;

• назва установи-адресата;

• номер;

• текст, що складається з двох частин:

1) опис фактів або подій, які послугували підставою для написання листа;

2) висновки та пропозиції;

• дата;

• підпис;

• печатка.

Обов'язкові реквізити листа

Звертання	вказує на офіційний і почесний титул адресата	Шановний добродію..., Високоповажний пане..., Вельмиповажний пане... тощо
Комплімент	це засвідчення ввічливості, яким починається або закінчується лист	Прийміть, пане директоре, запевнення у моїй високій повазі... 3 глибокою повагою..., Цілком щиро Ваш або просто щиро Ваш тощо
Підпис	засвідчує цей документ (прізвище особи, уповноваженої поставити свій підпис, звичайно подається у кінці документа)
Дата	має включати день, місяць, рік, а також вказується місце написання листа (ці дані не пишуть у скороченому вигляді)
Адреса	повністю пишуть прізвище, титул та адресу: розміщують угорі чи внизу першої сторінки документа залежно від його характеру та повторюють на конверті

Загальноприйняті правила в діловому листуванні

· Службові листи пишуть на чистому бланку або аркуші паперу лише з його лицьового боку.

· У міжнародній практиці писати довгі листи не прийнято, але якщо лист більше ніж на одну сторінку, то в кінці аркуша треба поставити «далі буде».

· Службові листи друкуються на машинці, комп'ютері, передаються факсом, ширина поля з лівого боку – не менше 2 см. Сам текст листа друкується через 2 чи 1,5 інтервали. Абзац з крайнього рядка – 5 інтервалів, а звертання до адресата пишеться без абзацу.

· Вихідна інформація офіційного характеру не повинна містити будь-яких позначок, ініціалів виконавця, номерів телефонів тощо. Позначки припустимі тільки на 2-му чи 3-му примірнику листа, що залишається в установі, органі, організації тощо.

· У тексті листа не допускаються виправлення, підчищення.

· Конверти мають бути відповідного розміру. Траурні конверти (з чорною прокладкою всередині) прийнято використовувати лише за призначенням.

· Резолюції на всіх видах вхідної кореспонденції робляться олівцем або на окремих аркушах паперу та приколюються.

· Лист складається текстом усередину. Найважливіші ділові листи бажано не перегинати, а надсилати у великих цупких конвертах. Менш офіційні листи можна складати.

· У вітальних листівках, за етикетом, підпис прийнято ставити лише на офіційному привітанні. Особиста листівка повинна мати хоча б кілька рядків.

На телеграфний запит треба дати відповідь упродовж трьох днів ,на лист – протягом 10 днів. Якщо запит вимагає детального розгляду, то протягом трьох днів слід повідомити, що лист узято до відома і дати остаточну відповідь упродовж 30 днів.

Завжди потрібно пам'ятати: бездоганно оформлена ділова кореспонденція – це свідчення вашої поваги до адресата.

Листи, які надсилають установи, друкуються на бланках.

ТИПИ СЛУЖБОВИХ ЛИСТІВ

Лист-підтвердження дає можливість повідомити про деякі необхідні деталі справи, про яку йдеться.

Лист-запит – це комерційний документ, своєрідне звертання «покупця» до «продавця» з проханням надати докладну інформацію про необхідний товар чи певні послуги або ж надіслати пропозиції на поставку товару.

Як правило, запити роблять на основі проспектів, каталогів, інформації, отриманої на ярмарках, виставках, з рекламних оголошень у засобах масової інформації тощо.

Лист-відповідь на запит – це така форма ділової кореспонденції, яка вимагає відповіді.

Залежно від ситуації ви можете пообіцяти відправити пропозицію на поставку товару, відмовити впоставці, прийняти запит на розгляд, запропонувати змінити умови запиту, надіслати оферту тощо.

Лист-пропозиція (оферта) – це письмова пропозиція про постачання товару, яку робить продавець покупцеві. У ній висловлюється бажання чи готовність укласти угоду купівлі-продажу на умовах, вказаних у пропозиції.

Лист-відповідь на прохання і пропозиції. Отримавши листа з певною пропозицією чи проханням, ви повинні зробити вибір і сказати так або ні, погодитись або відмовити.

Лист-прохання – це звертання до своїх партнерів, клієнтів, спонсорів тощо.

Лист-нагадування – це лист, який містить один із найбільш неприємних і психологічно важких моментів ділового листування: нагадування клієнтам про необхідність оплатити прострочені платежі чи рахунки.

Рекламаційні листи і листи-претензії пов'язані з пред'явленням претензій партнерові, який порушив умови укладеної угоди і виконав неякісно або ж зовсім не виконав покладені на нього обов'язки.

«Сердиті» листи. Відповіді на них за принципом «зуб за зуб» будуть абсолютно недоречні. Проаналізувавши ситуацію, ви, безперечно, зможете дати коректну, аргументовану відповідь.

Супровідні листи. Листи такого типу надсилаються разом з комерційними документами (рахунком-фактурою, накладними, чеками) або ж при пересиланні креслень, каталогів, проспектів, прейскурантів, буклетів, зразків нових товарів тощо і покликані інформаційно супроводжувати їх.

Рекомендаційні листи. Ситуації, коли вам необхідно заручитися поважною рекомендацією чи, навпаки, дати рекомендацію комусь, можуть бути дуже різними: клопотання про посаду, влаштування на нову відповідальну роботу, подання на здобуття стипендії чи гранту тощо.

Рекомендаційний лист може містити такі кліше:

Знайомий з п.__ уже понад 15 років.

Знаю п.______ з часів навчання в університеті.

З п.____ знайомий із часу його вступу до Академії.

П._____ працює в нашому відділі з... року.

Добре знаю п. ___ як досвідченого, кваліфікованого працівника.

Знайомий з п.___ не досить довго, але за цей час він зарекомендував себе як здібний, перспективний службовець.

Знаю п._____ як чуйну, добру людину.

Лист-запрошення. Запрошення давно вже стали невід'ємним атрибутом ділового етикету, тому що від них може залежати успіх справи.

Лист-вітання. Якщо ви хочете, щоб ваші справи процвітали, а вас високо цінували як надійного ділового партнера, з яким завжди приємно співпрацювати, використовуйте найменшу нагоду для виявлення уваги до своїх партнерів чи колег. Покажіть, що ви не байдужі до їх успіхів і радієте разом з ними. Адже вам теж приємно отримувати вітання зі святами чи успішним завершенням справи.

Повідомлення. Один з поширених документів довідково-інформаційного характеру – повідомлення (повістка-запрошення) про засідання, збори, конференцію і т. ін. Повідомлення є різновидом ініціативного листа. Тому і формуляр його має ті ж самі реквізити. У заголовку великими літерами вказують різновид документа (ПОВІДОМЛЕННЯ), а малими – мету майбутнього заходу (наприклад, про засідання Вченої ради Академії). У цьому документі наводяться дата, день тижня, час проведення заходу, його назва, порядок денний, прізвища доповідачів (із зазначенням їхніх посад, наукових ступенів, звань). Повідомляється також місце засідання (наради), телефони для довідок та ін. Повідомлення підписує голова колегіального органу або керівник підприємства, організації чи установи.

 

Зразок:

Назва організації вищого рівня Адресат

Назва організації

Довідкові дані про організацію

Код організації за ЄДРПОУ

00.00.0000 № ______________

На № _______ від __________

 

Заголовок до тексту

 

(У тексті, як правило, подають обґрунтоване прохання (запит, пропо­зицію). Текст рекомендується починати такими фразами: «Звертаємося із проханням...», «Будь ласка, повідомте нам про...», «Просимо надіслати нам...», «Будемо вдячні, якщо Ви розглянете наші пропозиції...» тощо)

Відмітка про наявність додатків (за потреби)

Назва посади

керівника організації Особистий підпис Ініціал(и), прізвище

 

Прізвище виконавця і номер його телефону

Етикет ділового листування

Написання ділового листа – це справжнє мистецтво, адже тексти листів найменшою мірою трафаретизовані й уніфіковані. Щоб оволодіти мистецтвом листування слід засвоїти правила ведення ділової кореспонденції, тобто низку загальноприйнятих правил.

1. Починати листа необхідно із звертання, яке є загальноприйнятою формою ввічливості. Проблема вибору звертання є доволі делікатною. Найпоширенішими є такі звертання:

Шановний (ім’я та по батькові)!

Шановний /а пане (пані)...!

Шановні панове!

Шановні колеги!

Вельмишановний добродію!

Глибокошановний (ім’я та по батькові)!

Високошановний пане...!

У листуванні прийнято зазначати звання адресата чи вказувати його професію:

Високоповажний міністре!

Вельмишановний (високоповажний) професоре!

Шановний директоре!

Високоповажний пане прокуроре!

До президента держави слід звертатися так:

Ваша Високодостойносте Пане Президенте!

Вельмишановний Пане Президенте!

Пане Президенте!

Необхідно запам’ятати й чітко дотримуватися форм звертання до служителів церкви:

Всечесніший Отче Павле!

Всесвітліший Отче!

Високопреподобний Отче!

Ваше Блаженство!

Високоприосвященний Владико Митрополите!

Ваше святосте (до Патріарха)!

В українській мові звертання вживають у формі кличного відмінка. Заміна його формою називного відмінка на зразок “Шановна Оксана Дмитрівна”, “Шановний директоре!” є ненормативною.

Зазвичай звертання до службової особи завершують знаком оклику і перше слово листа пишуть з великої літери і з абзацу.

Відсутність звертання може бути витлумачено як зневагу до адресата і порушення етикету ділового листування.

2. Дуже важливо ретельно обмірковувати початкову фразу листа, від якої може багато залежати, адже саме вона має переконати адресата у правомірності написання листа. Якщо цей лист-відповідь на запрошення, запит, то вже у першому реченні буде доречним ввічливо висловити вдячність.

Висловлюємо свою найщирішу вдячність за...

Щиро дякуємо Вам за лист з порадами та рекомендаціями щодо....

Насамперед (передусім) дозвольте подякувати Вам за....

Прийміть нашу щиру подяку за....

Цей лист – вияв нашої вдячності за....

Ми щиро вдячні Вам за те, що Ви....

Вдячні Вам за запрошення....

Дякуємо Вам за надану змогу (пропозицію)....

У листах-підтвердженнях варто скористатися такими початковими фразами:

Із вдячністю підтверджуємо отримання листа-відповіді....

Офіційно підтверджуємо свою згоду на....

На підтвердження нашої попередньої домовленості повідомляємо....

Підтверджуємо отримання Вашого телеграми....

Ми отримали Вашого листа з повідомленням про... і щиро Вам вдячні.

Поширеними вступними фразами в ділових листах є посилання на зустріч, попередній лист, телефонну розмову, подію:

У відповідь на Ваш лист від (дата)....

Відповідно до контракту №..., що був підписаний між нашими установами,...

Відповідаючи на Ваш запит від (дата),...

Згідно з нашою домовленістю надсилаємо Вам...

До інвесторів, керівників установ, клієнтів, партнерів нерідко доводиться звертатися з проханням. Початковими фразами таких листів можуть бути такі:

Будь ласка, повідомте нам про...

Будемо вдячні, якщо Ви підтвердите свою участь у...

Просимо Вас оплатити рахунок...

Просимо прийняти замовлення...

У діловому світі з різних причин іноді виникають ситуації, коли потрібно вибачитися, перепросити за неприємності, яких ви завдали адресату. У такому разі листа слід розпочинати так:

Просимо вибачення за прикре непорозуміння, що сталося...

Щиро просимо вибачити за затримку з відповіддю...

Перепрошуємо за зайві хвилювання з приводу...

Хочемо щиро перепросити Вас за прикру помилку, що сталася...

У листах-нагадуваннях, що належать до психологічно складних, потрібно ввічливо, тактовно і ненав’язливо вказати на те, що, наприклад, термін оплати рахунка чи виконання замовлення минув. Такі листи варто розпочати так:

Вважаємо за свій обов’язок нагадати Вам про...

Вибачте, що знову турбуємо Вас, але ми не отримали відповіді на лист від (дата)...

Вибачте, але ми змушені нагадати Вам про необхідність оплатити рахунок за... Гадаємо, що це лише непорозуміння.

Інколи делікатність, тактовність не дають бажаних наслідків, тоді слід виявити категоричність і рішучість. Це можна зробити так:

Незважаючи на неодноразові нагадування та вжиті запобіжні заходи, Ваш борг не погашено, натомість він продовжує зростати. Вважаємо за потрібне попередити Вас про свій намір розірвати контракт.

Усі наші намагання змусити вас сплатити борг були марними, а тому ми подаємо позов до суду.

До категорії складних належать листи-відмови. Якщо Ви не маєте можливості відповісти позитивно, то сказати “ні” слід аргументовано, коректно, доброзичливо, адже людина покладала на вас надії. За умови дотримання цих порад адресат зрозуміє, що у вас не було іншого виходу. Сформулюйте відмову так:

Ми, докладно вивчивши запропонований Вами проект, з прикрістю повідомляємо, що не маємо змоги...

На жаль, ми не можемо прийняти Вашої пропозиції...

Дуже шкода, але ми не маємо змоги задовольнити ваше прохання з ряду причин...

Вибачте, але ми можемо надати (погодитись, направити)...

У листах повідомленнях доречною буде одна з таких __ фраз:

Повідомляємо Вам...

Дозвольте повідомити Вам, що...

На жаль, змушені повідомити вам, що...

Цим листом повідомляємо, що...

 

3. Вибір завершальних речень є також дуже важливим і залежить насамперед від змісту листа. Так, можна повторити подяку, висловлену на початку, чи просто подякувати за допомогу, приділену увагу, оскільки слово “дякую” – найважливіше слово кожного вихованого і порядного комерсанта, підприємця, банкіра, кожної ділової людини:

Дозвольте ще раз подякувати Вам...

Висловлюємо ще раз вдячність...

Щиро вдячні за...

Доречним і корисним наприкінці листа є запевнення адресата в тому, про що йшлося в тексті:

Запевняємо, що Ви цілковито можете розраховувати на нашу підтримку.

Ми зателефонуємо Вам, щоб домовитися про взаємно зручний час зустрічі.

Будемо раді співпрацювати з Вами.

Наприкінці листа можна висловити сподівання:

Сподіваємося, що наша пропозиція зацікавить Вас.

Маємо надію, що це піде на користь справі.

Розраховуємо на тісне і взаємовигідне співробітництво з Вами.

Наприкінці листа можна також вибачитися за турботи чи ще раз повторити вибачення за затримку з відповіддю або запізнення.

Ще раз просимо вибачення за завдані турботи.

Ще раз перепрошуємо за цю прикру помилку.

4. Не слід забувати про прощальну фразу. Найчастіше в листах уживаються такі форми:

З повагою.

З належною до Вас пошаною.

З повагою, вдячністю та побажанням успіхів.

Бажаємо успіхів.

 

Постскриптум (приписка) наприкінці листа можливий лише за умови, що після його написання сталася подія, про яку ви неодмінно маєте повідомити адресатові. Після постскриптуму знову потрібно поставити підпис. Наприклад:

Дирекція виставки-продажу “Гончар-2003” повідомляє про випуск нової серії “Сорочинський ярмарок” столових, кавових та частих сервізів Опішнянським майоліковим заводом.

Уже сьогодні кожен, хто бажає, зможе придбати продукцію заводу в відділі “Майоліка” вказаної виставки.

З повагою

Прес-секретар (підпис)

Р.S. Вважаємо за потрібне повідомити також про те, що кількість продукції обмежена.

(підпис)

5. Якщо ви бажаєте досягти успіху, обов’язково слід подбати про те, щоб лист був бездоганним у всіх відношеннях, адже навіть незначне недотримання правил призведе до спотворення його змісту, зміни тону.

Листи слід друкувати на гарно виконаних бланках, які є візитною карткою вашої установи. Подібні деталі сприяють створенню доброго враження про вас і вашу діяльність. Тому для виготовлення фірмових бланків варто використовувати лише високоякісний папір. Конверт за своїм дизайном має відповідати бланкові; за розміром його необхідно дібрати так, щоб не виникало потреби складати лист більше ніж вдвічі.

6. Ділові листи не повинні бути надто довгими. Викладати свої міркування слід чітко, лаконічно по суті, тоді вся запропонована інформація буде доречною.

Дотримання правил етикету листування є свідченням вашої поваги до адресата, ввічливості, вихованості і сприяє налагодженню добрих стосунків між колегами, партнерами. Слід завжди пам’ятати золоте правило ведення ділової кореспонденції: ввічливість, коректність, аргументованість.

 

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

Цей термін використовується для назви двох документів:

- вступна частина основного документа (плану, програми, звіту, проекту тощо), у якій обґрунтовуються мета його створення, структура, зміст, термін дії, функціональне призначення, актуальність і новизна;

- документ особистого характеру, в якому пояснюються причини певних дій особи (найчастіше – порушення дисципліни, невиконання роботи тощо). Пояснювальна записка пишеться працівником на вимогу адміністрації, в деяких випадках – з ініціативи підлеглого.

Пояснювальна записка, яка не виходить за межі установи, оформляється на бланку або стандартному аркуші із зазначенням таких реквізитів:

1. Адресат.

2. Посада, прізвище, ім'я, по батькові (при потребі, домашня адреса) адресанта.

3. Назва виду документа.

4. Заголовок.

5. Текст.

6. Дата складання.

7. Підпис.

Якщо записку направляють за межі установи, її оформлюють на бланку і реєструють.

Зразок

Назва структурного підрозділу Адресат

організації

 

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

00.00.0000 № ______________

Місце складення

Заголовок до тексту

 

(У тексті наводять факти, що стали приводом для її написання або пояснюють зміст окремих положень основного документа, який, як правило, додається)

Відмітка про наявність додатків (за потреби)

 

Назва посади керівника

структурного підрозділу Особистий підпис Ініціал(и), прізвище

 

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА

Це документ на ім'я керівника установи, в якому повідомляють про певний факт, подію, подають звіт про виконання службових доручень або взятих на себе зобов'язань. Зміст доповідної записки повинен бути точним і лаконічним; для зручності поділятися на частини. У кінці тексту подають висновки й пропозиції. За змістом доповідні записки поділяються на інформаційні, звітні, ініціативні.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Заголовок.

3. Посада, прізвище та ініціали керівника, якому вона подається.

4. Текст.

5. Посада, прізвище та ініціали особи, яка подає записку (може розташовуватися після адресата).

6. Дата складання.

7. Підпис.

Зразок

Назва організації вищого рівня Адресат

Назва організації

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА

00.00.0000 № ______________

Місце складення

Заголовок до тексту

 

(Текст доповідної записки поділяють на дві частини ― констатуючу та заключну.

У першій частині наводять факти або описують ситуацію, що стала приводом для написання доповідної записки.

У другій ― дають аналіз ситуації, пропонують можливі варіанти її рішення, роблять висновки щодо конкретних дій, яких, на думку автора, необхідно вжити)

Відмітка про наявність додатків (за потреби)

Назва посади

керівника організації Особистий підпис Ініціал(и), прізвище

 

ЗВІТ

Звіт – це документ, який містить відомості про результати діяльності за певний період часу, виконання заходів, доручень, завдань і подається керівникові структурного підрозділу, організації або до керівного органу.

Звіти бувають статистичні (цифрові) й текстові. Статистичні звіти пишуться на спеціальних, виготовлених друкарським способом бланках, текстові – на звичайному папері. Матеріал звіту охоплює точно визначений період часу.

 

Реквізити:

1. Гриф затвердження – праворуч (для зовнішніх).

2. Штамп установи (якщо не на бланку) – для зовнішнього документа.

3. Назва документа.

4. Заголовок, який має такі дані, як:

– “про роботу відділу”, “про проходження виробничої практики” тощо;

- термін звітності (з 09.01.2003 до 09.02.2003; за І квартал 2003 р. тощо);

- статус, посада, місце роботи укладача;

- прізвище та ініціали укладача.

5. Текст, який має частини:

- вступ (зазначається обсяг завдань, які були поставлені перед установою, відділом чи конкретною особою за звітний період);

- основна частина (зміст, аналіз виконаної роботи, практики тощо);

- висновки (рекомендації, критичні зауваження щодо поліпшення чи вдосконалення форм або методів роботи, практики, перспективи на майбутнє.

6. Додаток (якщо є):

- службова (доповідна, пояснювальна) записка;

- довідкові матеріали;

- квитанції, проїзні документи, рахунки тощо про витрачені кошти (для фінансової звітності);

7. Підпис укладача.

8. Посада керівника установи, його підпис, ініціали та прізвище (для зовнішніх);

9. Печатка (якщо потрібно).

Звіт має характеризуватися чіткістю побудови, логічною послідовністю викладу матеріалу й містити вичерпні відповіді на всі запитання схеми, а також узагальнення і висновки.

Якщо звіт дуже великий за обсягом, частини його матимуть заголовки, які повинні бути короткими й відповідати змістові.

Звіт допомагає вивчити, перевірити й узагальнити чиюсь роботу, знайти в ній позитивне та негативне, зробити висновки, намітити перспективи.

ЗРАЗОК:

ЗВІТ

про зберігання сировинних матеріалів за

2010-2011 рр. завідувача складом Дорошенка І.П.

Обов’язки зав. складом сировинних матеріалів виконую з 2010 року.

Сировинні матеріали зберігаються на території заводу в спеціально обладнаних складах.

За період з 2010 по 2011 рр. у складі було проведено такі роботи:

- обладнано спеціальне приміщення для зберігання матеріалів в упаковці;

- полагоджено підлогу складу;

- обладнано контрольні місця для попередньої перевірки якості сировини;

- оформлено вітрину зі зразками всіх видів матеріалів в сирому та випаленому вигляді;

- лабораторією розроблено інструкцію по відбору проб та сортуванню сировини.

Для покращення роботи до складу зберігання сировини необхідно направити на постійне місце роботи лаборанта, який здійснював би контроль за якістю та умовами зберігання сировини.

15.12.2011 (підпис)

 

 

ПРОТОКОЛ

Це один із найпоширеніших документів колегіальних органів. У ньому фіксується хід і результати проведення зборів, конференцій, нарад, засідань. У протоколах відбиваються всі виступи з питань, що розглядаються, і рішення, ухвалені в результаті обговорення, а у витягу з протоколу тільки рішення з питань, що цікавлять. В останньому випадку в протоколі робиться помітка про зроблений витяг і зазначається, кому його вручено чи надіслано.

Протокол веде секретар або спеціально призначена особа. Протоколи загальних зборів підписують голова й секретар, а протоколи засідань комісій – усі члени президії (чи всі члени виборчої комісії).

Протоколи бувають:

стислі, де записуються лише ухвали;

повні, в яких записуються виступи доповідачів, а також конспективний виклад промов виступаючих;

стенографічні, де все записується дослівно.

Якщо на зборах проводять вибори таємним голосуванням, результати оформляються окремими протоколами лічильної комісії: в одному зазначається склад лічильної комісії, а в другому – результати таємного голосування, які записуються так:

1. За Макогоненка І.П. – 43 голоси, проти – 2, утримався – 1.

2. За Петрищева М.І. – 25 голосів, проти – 15, утримались – 10.

Протокол має такі реквізити:

- назва виду документа;

- порядковий номер протоколу;

- назва зборів, конференцій тощо, із зазначенням їх характеру (загальні збори, виробнича нарада, розширена нарада);

- назва установи, де відбулися збори;

- дата проведення зборів;

- місце проведення зборів;

- кількісний склад учасників (якщо кількість не перевищує 15 осіб, то вказують усіх присутніх);

- посади, прізвища й ініціали керівників зборів;

- порядок денний;

-текст;

- перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок;

- підписи керівників зборів (головуючого і секретаря).

Основний текст поділяється на розділи, які відповідають пунктам порядку денного. Кожний розділ містить частини: «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «УВАЛИЛИ».

Зразок

АТ «Краматорські електричні мережі»

Загальні збори працівників служби постачання

ПРОТОКОЛ

10.09.2011 №9 м. Краматорськ

 

Голова —Плотников В. М.

Секретар: Бердник М.Т.

Присутні: 25 осіб (список додається)

Відсутні: 3 особи (через хворобу )

 

Порядок денний:

1. Про порушення терміну видачі заробітної плати за травень 2011 року (ІльченкоЛ.Г, голова цехкому)

2. Про підготовку служби постачання до роботи в осінньо-зимовий період 2011-2011 рр. (Василенко І.А., начальник відділу постачання)

 

1. СЛУХАЛИ:

Ільченко Л.Г.– про затримку видачі зарплати та заходи щодо виправлення ситуації, яка склалася. (подають зміст доповіді від третьої особи однини або зазначають про наявність доповіді у вигляді додатка)

 

ВИСТУПИЛИ:

Шкловський Л.Я. – підтримав пропозицію Л.Г. Ільченко про звернення до керівництва підприємства.

Корнєєва Г.І. – запропонувала оголосити тижневий страйк на знак протесту проти порушення прав людини.

 

(УХВАЛИЛИ

1.1. Звернутися до керівництва підприємства з вимогою погасити заборгованість, яка існує.

1.2. Попередити дирекцію Краматорських електричних мереж про можливість оголошення страйку працівників служби ізоляції в разі невиконання вимог про своєчасну виплату заробітної плати.

 

2. СЛУХАЛИ:

Василенко І.А. – проаналізував стан робіт стосовно підготовки до обслуговування обладнання електричних мереж узимку.

 

ВИСТУПИЛИ:

Плужник В.М., провідний інженер – запропонував докласти максимум зусиль для виконання графіка випробувань обладнання.

 

УХВАЛИЛИ:

2.1. Узяти до відома інформацію начальника служби ізоляції Василенка І.А. про стан підготовки до обслуговування обладнання електричних мереж узимку.

2.2. Забезпечити виконання графіку випробувань обладнання для своєчасного одержання паспорта готовності організації для роботи в зимовий період 2010-

2011 рр.

Додаток: список присутніх

Голова (підпис) В.М. Плужник

Секретар (підпис) М. Т. Бердник

 

ВИТЯГ ІЗ ПРОТОКОЛУ

Це документ, що являє собою частину протоколу, необхідну для вирішення окремого питання. Його складають, надсилають (або передають) окремим особам чи підприємствам на їхню вимогу.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Заголовок протоколу.

3. Номер протоколу.

4. Дата протоколу.

5. Текст витягу.

6. Дата складання витягу.

7. Підпис секретаря або голови засідання.

8. Печатка.

Зразок

АТ «Краматорські електричні мережі»

Загальні збори працівників служби постачання

ВИТЯГ З ПРОТОКОЛУ

10.09.2011 №9 м. Краматорськ

 

Голова —Плотников В. М.

Секретар: Бердник М.Т.

Присутні: 25 осіб (список додається)

Відсутні: 3 особи (через хворобу )

 

Порядок денний:

2. Про підготовку служби постачання до роботи в осінньо-зимовий період 2011-2011 рр. (Василенко І.А., начальник відділу постачання)

 

 

2. СЛУХАЛИ:

Василенко І.А. – проаналізував стан робіт стосовно підготовки до обслуговування обладнання електричних мереж узимку.

 

ВИСТУПИЛИ:

Плужник В.М., провідний інженер – запропонував докласти максимум зусиль для виконання графіка випробувань обладнання.

 

УХВАЛИЛИ:

2.1. Узяти до відома інформацію начальника служби ізоляції Василенка І.А. про стан підготовки до обслуговування обладнання електричних мереж узимку.

2.2. Забезпечити виконання графіку випробувань обладнання для своєчасного одержання паспорта готовності організації для роботи в зимовий період 2010-2011 рр.

Голова В.М. Плужник

Секретар М. Т. Бердник

Згідно з оригіналом

Назва посади Особистий підпис Ініціал(и), прізвище

Дата

Відбиток печатки

 

Тема 21. Особливості складання