Anschrift des Empfangers. Herrn Johannes Baumgartner. Frau Ilse Schmitt. Herrn Rechtsanwalt. Dr. Georg Sauer. Frau Ministerialratin. Dr. Karin Hauser . Dipl. –Ing. Karl Bauer. Brieftext. Schlußformel. Unterschrift. Anlage- und Verteilervermerk

Anschrift des Empfangers

 

Die Anschriftbesteht aus dem Namen und der Postanschrift des Empfangers. Bei Verwendung von Fensterbriefhullen wird der Brief so gefaltet, dass die Empfangeranschrift auf dem Briefblatt im Fenster der Briefhulle erscheint. Die kleingedruckten Absenderangaben stehen unmittelbar über dem Anschriftenfeld, so daß auch sie im Fenster sichtbar sind.

 

Bei Einzelpersonen setzt man Herrn Frau oder Fräulein vor den Namen Soweit die Empfängerin nicht die Anrede Fräulein vorzieht benutzt man grundsätzlich auch bei unverheirateten weiblichen Personen die Anrede Frau, Herrn oder Frau kann man über oder neben den Namen setzen.

Herrn Johannes Baumgartner

 

Frau Ilse Schmitt

 

Berufs oder Amtsbezeichnungen werden in der Regel neben Herrn bzw. Frau, langere unter den Namen geschrieben. Akademische Grade (z.B. Dr. Dipl. –lng.) stehen vor dem Namen.

Herrn Rechtsanwalt

Dr. Georg Sauer

 

Frau Ministerialratin

Dr. Karin Hauser 

 

Herrn

Dipl. –Ing. Karl Bauer

 

 

Bei Briefen an Unternehmen wird Firma nur dann verwendet, wenn aus dem Namen nicht ersi chtlichist, dass es sich um ein Unternehmen und nicht um eine Einzelperson handelt.

 

Firma

Georg Berger

 

TextilgroBhandel

Maier & Co.

 

Suddeeutsche

Maschinenbau AG

 

Soll ein an ein Unternehmen adressierter Brief einer bestimmten Person zugeleitet werden, wird der Name dieser Person unter den Empfängernamen gesetzt, der Vermerk z H. (zu Händen von) ist nicht erforderlich.

 

Winter & Co. KG

Frau Johanna Mertens

 

Da bei dem obigen Beispiel der Brief an die Firma gerichtet ist, darf ihn auch ein anderer als Frau Mertens öffnen. Ist jedoch Frau Mertens der Empfänger, so ist nur sie zur Offnlung des Briefes berechtigt.

 

Frau Johanna Mertens

Winter & Co. KG

 

Die Postanschrift besteht aus Straße und Hausnummer sowie der Ortsangabe mit Postleitzahl Bei Auslandsanschriften ist auch das Bestimmungsland anzugeben. Im Postverkehr mit Ländern, in denen die Postleitzahl vor dem Ortsnamen steht, wird als Hinweis auf das Bestimmungsland das jeweilige Nationalitätskennzeichen für Kraftfahrzeuge vor'die Postleitzahl gestellt, in der Bundesrepublik Deutschland gelten seit dem 1. Juli 1993 fünfstellige Postleitzahlen.

 

Herrn

Rolf Schneider

Ganghoferstr. 34

 

80399 Munchen

 

 

Frau Rosa Spori

Baseler StraBe 5

 

CH–300 Bern

 

Wenn der Empfänger ein Postfach hat, gibt man anstelle der Straße und Hausnummer die Nummer des Postfachs an.

 

Postsendungen mit dem Vermerk Postlagernd werden beim Zustellpostamt zur Abholung bereitgehalten

 

Anweisungen an die Post (z.B. Mit Luftpost, Einschreiben, Ellzustellung) werden über die Anschrift gesetzt. Behandlungsvermerke wie Eilt oder Vertraulich stehen rechts neben der Anschrift oder dem Betreff.

 

Bezugszeichen und Datum

 

Bezugszeichen sind die Diktatzeichen des Geschäftspartners und das Datum seines Schreibens sowie die eigenen Diktatzeichen und eventuell auch das Datum eines früheren Schreibens. Die Leitwörter für die Bezugszeichen (IhreZeichen- Ihre Nachricht vom - Unsere Zeichen- Unsere Nachricht vom) können auf dem Briefblatt aufgedruckt sein. Viele Firmen verwenden jedoch Briefbogen ohne aufgedruckte Bezugszeichen-Leitwörter, da sich diese Bögen auch für Brieffortsetzungen (Folgeseiten) eignen.

 

Das Datum kann auf verschiedene Weise geschrieben werden:

 

6. September 19--

6. Sept. 19--

6. 9.–-

06.09.--

 

(Die internationale Normenbehörde ISO empfiehlt bei der numerischen Schreibweise die Reihenfolge Jahr - Monat - Tag: 19 09 06)

Betreffzeile

 

Als Betreff bezeichnet man eine Stichwort-artige Inhaltsangabe; sie steht für sich allein (d.h. ohne das Wort Betreff) und wird nicht unterstrichen.

 

Anrede

 

Die- Standardanrede bei Einzelpersonen lautet:

 

Sehr geehrte Frau Schultze

 

 

Sehr geehrter Herr Müller

 

Wenn man den Empfänger gut kennt, kann man auch schreiben:

 

Lieber Herr Müller

 

 

Liebe Frau Schultze

 

 

Die Standardanrede für Firmen und Organisationen ist:

 

Sehr geehrte Damen und Herren

 

 

(Sehr geehrte Herren wird nur dann verwendet, wenn man sicher weiss, dass in dem betreffenden Bereich keine Damen tätig sind.)

 

In Werbebriefen findet man auch Anreden wie z.B. Sehr geehrte Kundin, Sehr geehrter Kunde, Lieber Gartenfreund.

 

Brieftext

 

Damit der Brief übersichtlich wird, deutet man an, welche Zeilen gedanklich zusammengehören, indem man Absätze macht.

 

Ist der Brief länger als eine Seite, wird er auf einer oder mehreren Folgeseiten fortgesetzt. Durch drei Punkte am Ende einer Seite wird auf die folgende Seite hingewiesen.

 

Wenn ein Blankoblatt als Folgeseite verwendet wird, vermerkt man auf diesem die Seitenzahl, den Empfänger, das Datum und eventuell das Diktatzeichen. Viele Firmen benutzen Folgeseiten mit gedruckten Leitwörtern, wie z.B.:

 

Empfänger:

Unsere Zeichen:

Datum:

Blatt:

 

Wie bereits erwähnt, gibt es Briefblätter, die sowohl für die erste Seite eines Briefes als auch für Folgeseiten verwendet werden können.

 

Schlußformel

 

Die Schlußformel bei Geschäftsbriefen lautet meist:

 

 

Mit freundlichen Grüßen

 

 

Andere mögliche Schlußformeln sind: Mit freundlichem Gruß und Freundliche Grüße.

Wenn man den Partner gut kennt, verwendet man die folgenden Schlußformeln:

 

 

Mit bestem Gruß

Mit herzlichen Grüßen

Herzliche Grüße

 

 

Unterschrift

 

Unterschriftsberechtigt sind Geschäftsinhaber, deren gesetzliche Vertreter und die entsprechend bevollmächtigten Angestellten. Der Bevollmächtigte zeichnet unter dem Namen des Vollmachtgebers mit einem Zusatz, der auf das Vollmachtsverhältnis hinweist. Der Handlungsbevollmächtigte setzt vor seine Unterschrift i.V.

(in Vollmacht) oder i.A. (im Auftrag), der Prokurist ppa. (per procura).

 

Carl Hahn oHG

 

ppa. Schmidt

Verkaufsleiter

 

 

 

Süddeutsche Maschinenfabrik AG

 

ppa. Lüders i.A. Klatte

 

 

Bei Verwendung eines Kopfbogens kann auf die Wiederholung des Firmennamens verzichtet werden. Bei Doppelunterschriften ist die rechte Unterschrift die des Sachbearbeiters oder Abteilungsleiters, die linke Unterschrift die seines Vorgesetzten

 

Gelegentlich kommt es vor, dass der Diktierende den fertigen Brief nicht unterschreiben kann, weil er inzwischen das Haus verlassen hat. In diesem Fall setzt die Schreibkraft den Vermerk Nach Diktat verreist auf den Brief und unterschreibt mit dem eigenen Namen.

 

 

Werden dem Brief eine oder mehrere Anlagen beigefügt, vermerkt man diese links unten auf dem Briefblatt. Falls eine oder mehrere Personen eine Kopie des Schreibens erhalten sollen, bringt man unter dem Anlagevermerk einen Verteilervermerk an. Bei Platzmangel kann der Anlagevermerk rechts neben der Schlußformel angebracht werden. Eine Unterstreichung der Leitwörter Anlage(n) und Verteiler ist zulassig, die Leitwörter können aber auch entfallen.