Тема №8: Контролювання як загальна функція менеджменту

План:

1. Сутність й особливості контролювання

2. Види контролю

3. Система контролювання виробничих процесів

 

 

Контролювання як загальна функція менеджменту

Для забезпечення ефективної діяльності працівників не­достатньо лише визначити завдання, організувати робоче місце, забезпечити оплату праці тощо. Всі ці процеси не результативні, якщо не реалізовується такий управлінсь­кий процес, як контролювання, який дає змогу виявити існуючі в організації проблеми та причини їх виникнення.

Сутність й особливості контролювання

Після планування, організування і мотивування діяль­ності в організації виникає потреба в забезпеченні постій­них спостережень за ходом виробничо-господарських про­цесів та у виявленні проблем, які перешкоджають її ус­пішному здійсненню.

Контролювання — вид управлінської діяльності щодо оцінки рівня виконання завдань і досягнення цілей, виявлення відхилень, збо­їв, недоліків та причин їх виникнення з метою уникнення нагро­мадження й повторення помилок, мінімізації втрат, подолання склад­них організаційних проблем тощо. Контролювання є важливим чинником забезпечення стабільності, передбаченого рівня розвитку економічно­го суб'єкта, уникнення криз. Важливими елементами контролювання є спостереження за станом суб'єктів еко­номіки, цілеспрямований збір та аналіз інформації про них з метою прийняття оптимальних рішень.

Контролювання як вид управлінської діяльності (про­цес) реалізується на засадах виконання контрольних опе­рацій (контролю).

Контроль — елемент і чинник управління економічними суб'єкта­ми, процесами, який полягає у нагляді за ними з метою перевірки відповідності їх стану законодавчим нормам, визначеним стратегі­ям, цілям, програмам розвитку тощо.

Об'єктивна зумовленість і необхідність реалізації кон­тролювання як функції менеджменту зумовлені такими чинниками:

— складністю технологічних процесів в організації;

— невизначеністю середовища (зміни законів, полі­тики, структури організації, технології, ринку, складу і кваліфікації працівників організації тощо);

— динамізмом науково-технічного розвитку;

— ймовірністю виникнення кризових ситуацій;

— особливістю глобалізації;

— доцільністю підтримання успішних програм, на­прямів діяльності організації;

— тиском з боку конкурентів;

— боротьбою за ринки збуту товарів тощо.

Мета контролю полягає в максимальному забезпечен­ні фактичних результатів очікуваним.

Для того щоб контроль відповідав своєму призначен­ню і реалізував свої функції, він повинен:

— базуватися на чітко визначених нормативах, гнуч­ких, динамічних технологіях;

— відображати пріоритети організації відповідно до її стратегічного спрямування і діяльності;

— орієнтуватися на досягнення конкретних резуль­татів;

— відповідати основному для організації виду діяль­ності;

— забезпечувати своєчасність, мобільність, надій­ність, гнучкість контрольних операцій;

— бути простим і зрозумілим;

— бути економічним (ґрунтуватися на співставленні витрат на його здійснення з досягнутими результатами).

Процес здійснення контролю стосується інтересів кон­кретних працівників, що може спричинити зміну їх ви­робничої та соціальної поведінки. В кожному окремому випадку вона виявлятиметься по-різному. Певні праців­ники, які перебувають у сфері дії контролю, намагати­муться працювати якнайкраще, інші, щоб уникнути не­приємностей, намагатимуться приховувати об'єктивну інформацію, вдаючись до її фальсифікації." Іноді конт­роль спричиняє стресовий стан у людей, породжує конф­ліктні ситуації, за яких можливі відхилення у психіці втягнутих у конфлікт людей. Тому контроль потребує ви­віреного, делікатного використання з урахуванням усьо­го спектра чинників, що впливають на його реалізацію.

Види контролю

Як важливу категорію менеджменту контроль кла­сифікують за різними ознаками.

1.3а змістом: фінансовий, виробничий, маркетинго­вий та ін.

Фінансовий контроль постає як система спостере­жень, перевірок, досліджень ефективності функціону­вання та розвитку фінансових ресурсів. Він зорієнтова­ний на фінансову сферу підприємств, фінансові системи інших суб'єктів управлінських рішень, правильність і своєчасність виявлення відхилень, визначення необхід­ності у корективах тощо.

Виробничий контроль полягає в порівнянні показ­ників виробничого планування із фактичними даними, а також в аналізуванні відхилень. Основними критерія­ми при цьому є строки виготовлення, якість продукції, ефективність використання виробничих потужностей, ана­ліз витрат виробництва. За періодичністю виробничий контроль буває регулярним та разовим, зосередженим на внутрішніх і зовнішніх операціях підприємств.

Контроль маркетинговий — це комплекс дій та за­ходів, пов'язаних із перевіркою рівня реалізації марке­тингової концепції підприємства. Основними критерія­ми при цьому є ефективність рекламної кампанії, рі­вень конкурентоспроможності продукції, якість після­продажного обслуговування споживачів, рівень витрат на збут і просування товару тощо.

2. За етапами виробничо-господарської діяльності: по­передній, поточний та завершальний (рис. 2.60).

Рис. 2.60. Взаємозв'язки між попереднім, поточним та завершальним контролем

Попередній контроль здійснюють на вході в систему організації на основі встановлених правил, процедур, норм поведінки тощо. Цей вид контролю використову­ють щодо людських (трудових), матеріальних, фінансо­вих, інформаційних, енергетичних та інших ресурсів.

Поточний контроль реалізується в процесі виробни­чо-господарської діяльності. Його характеризують такі особливості:

— управлінська необхідність;

— наявність мети, спрямованість на конкретні робо­чі місця;

— використання зовнішніх ресурсів для внутрішнього споживання організації;

— націленість на всі види діяльності організації.

Завершальний контроль здійснюють на виході із сис­теми організації. Він необхідний для виявлення рівня досягнутих результатів в організації, забезпечення моти­вації (наприклад, при оплаті праці, преміюванні тощо).

Для підвищення ефективності кожного із видів кон­тролю доцільно їх реалізовувати стосовно конкретних видів ресурсів (табл. 2.17).

Таблиця 2.17

Характеристика попереднього, поточного та завершального контролю в організації

 

 

Продовження таблиці 2.17

3.3а рівнем централізації контролю: централізова­ний та децентралізований. Централізований контроль постає як цілеспрямова­на діяльність спеціалізованих контрольних служб, засно­вана на використанні суворих правил, інструкцій, жорст­ких нормативів. Його особливістю є послідовний, спря­мований на суб'єкт вплив «зверху до низу»; здебільшого йому властива закритість інформації.

Децентралізований контроль грунтується на соціаль­них нормах, цінностях, традиціях, корпоративній куль­турі. Значною мірою він зорієнтований на самоконтроль та внутрігруповий контроль, що здійснюються на заса­дах соціальної взаємодії. Йому властива прозорість ін­формації про цілі, засоби, терміни проведення контро­лю. Не менш важливою його особливістю є і забезпечен­ня двостороннього впливу.

Процес контролю реалізується в кілька етапів:

1. Визначення стандартів і критеріїв. Стандарт — це офіційний державний або нормативно-технічний до­кумент галузі, підприємства, що визначає характерис­тики вимог, яким повинен відповідати певний вид про­дукції; критерій — показник, за яким оцінюють якість роботи, продукції тощо. Загальноприйнятими щодо них є такі вимоги: обмеженість у часі, конкретність, реаль­ність, можливість прогнозування показників і резуль­татів.

2. Оцінювання виконання. Полягає у з'ясуванні від­повідності кількості та якості робіт, продукції, загаль­ного стану суб'єкта встановленим стандартам, загально­прийнятим нормам і критеріям. Потребує залучення від­повідних ресурсів, спеціальних контрольних засобів та приладів; може здійснюватися централізовано і децент­ралізовано.

3. Порівняння досягнутих результатів з установле­ними стандартами. Його здійснюють у кілька етапів:

— встановлення масштабу допустимих відхилень;

— вимірювання результатів;

— передача і поширення інформації про конкретні результати;

— оцінка інформації про отримані результати.

4. З'ясування необхідності коректив. Від ефектив­ності процедур на цьому етапі залежить подальше функ­ціонування організаційної системи та її окремих елемен­тів. Здійснюється на основі обґрунтованих висновків щодо відповідності чи невідповідності робіт, продукції

встановленим стандартам. У разі виявлення невідповід­ності виникає потреба у корективах (усунення недолі­ків, зміна стандартів тощо), що є завданням функції ре­гулювання.

Ефективність контролю залежить від таких чинників:

— об'єктивність критеріїв і стандартів, які б забез­печували реальні можливості людей та справедливість контролю;

— якісне інформування про стан контрольованих об'єк­тів і процесів;

— двобічне спілкування між працівниками органів контролю та особами, діяльність яких контролюється;

— уникнення прискіпливого контролю;

— використання методів матеріального стимулюван­ня за дотримання встановлених критеріїв, досягнення запланованих результатів;

— впровадження інформаційно-управлінської систе­ми контролю;

— надання особливої уваги контролю виробничих про­цесів.

Не менш важливим при цьому є ефективне-ірункщо-нування інформаційно-управлінської системи контро­лю — формалізованої системи підготовки інформації, не­обхідної для прийняття управлінських рішень. Вона по­винна містити інформацію про попередній, сучасний та майбутній стани підконтрольних процесів чи об'єктів. її функціонування має ґрунтуватися на використанні су­часної комп'ютерної техніки, технологій.

Проектування інформаційно-управлінської системи передбачає такі етапи:

— оцінювання інформаційної бази;

— аналіз системи прийняття управлінських рішень;

— аналіз інформаційних вимог;

— агрегування управлінських рішень — координу­вання та інтегрування конкретних рішень у структурі управління організацією;

— проектування процесу оброблення інформації;

— виділення етапів у технології оброблення інфор­мації;

— оцінювання та аналіз інформації, виданої інформа­ційно-управлінською системою, з метою виправлення до­пущених помилок;

— встановлення зворотного зв'язку в межах інфор­маційно-управлінської системи.