Тема 9. Регулювання як загальна функція менеджменту зовнішньоекономічної діяльності

 

 

РЕГУЛЮВАННЯ зовнішньоекономічної діяльності – це вид управлінської діяльності, спрямований на усунення відхилень, збоїв, недоліків тощо в керованій системі шляхом розробки і впровадження керуючою системою відповідних заходів.

Слід зазначити, що регулювання покликане усунути усі недоліки, відхилення, збої, що були виявлені у процесі контролювання зовнішньоекономічної діяльності. При цьому регулюючі заходи можуть вживатись на усіх попередніх етапах функціонального підходу (планування, мотивування, організування). Для цього застосовуються коректуючі дії, які базуються на виборі таких рішень:

- усувати відхилення;

- переглянути стандарти та критерії;

- поєднати попередні підходи.

Функції планування, організування та мотивування удосконалюються безпосередньо в керуючій системі організації, функції контролювання та регулювання – в керуючій та керованій системах. З допомогою рис. 9.1 відображена графічна модель процесу регулювання під впливом різних факторів, які вимагають здійснення змін у плануванні, організуванні або мотивуванні. У залежності від характеру перешкод чи недоліків, що були виявлені в процесі контролю у керованій системі, регулювання може скеровуватись на конкретний блок (планування, організування чи мотивування). Якщо в блоці “Планування” виявлені перешкоди, то розроблені заходи будуть стосуватись удосконалення економічного, соціального чи технологічного планування; якщо перешкоди виникли, наприклад, в організаційній структурі, то мова буде йти про реалізацію заходів в блоці “Організування” з побудови організації, комунікаційних систем тощо. Недоліки у матеріальному стимулюванні працівників керованої системи будуть усуватись в блоці “Мотивування” у напрямку удосконалення системи преміювання, дивідендної політики тощо.

У табл. 9.1 надано характеристику процесів регулювання на конкретних прикладах.

 

Рис. 9.1. Графічна модель регулювання діяльності організації

Таблиця 9.1

Характеристика процесів регулювання на конкретних прикладах

Управлінське рішення (приймається в керуючій системі)	Виконання управлінського рішення в керованій системі	Контролювання (виявлення недоліків, відхилень, неточностей тощо)	Регулювання (усунення відхилень, недоліків, неточностей)
1. Впровадження нової технологічної лінії для виробництва хлібо-булкових виробів	Відповідно до розробленого в керуючій системі технологічного процесу здійснюється впровадження нової технологічної лінії та виробництво продукції за її допомогою	У процесі здійснення контролю у керованій системі виявлено високий процент браку, понаднормове використання сировини (муки, яєць)	За каналами зворотного зв’язку інформація про брак та перевикористання сировини надходить у керуючу систему, де опрацьовується і аналізується. На цих засадах керуюча система готує нове управлінське рішення щодо удосконалення окремих технологічних процесів на новій технологічній лінії, яке спрямовується у керовану систему
2. Укладання угоди з новим партнером з Німеччини щодо постачання необхідних матеріальних ресурсів	Керована система отримує необхідні матеріальні ресурси для здійснення виробничо-господарської діяльності	У процесі здійснення контролю виявлено, що отримані матеріальні ресурси не відповідають встановленим критеріям якості	Інформація про невідповідність матеріальних ресурсів установленим у договорі стандартам якості надходить за каналами зворотного зв’язку у керуючу систему, де обробляється, аналізується та приймається рішення щодо висунення постачальнику претензій у законодавчому порядку з метою компенсації втрат
3. Застосування нової системи матеріального стимулювання для основних робітників (запровадження премій, надбавок, доплат)	Основні робітники отримують інформацію про нову систему оплати праці та матеріального стимулювання на підприємстві	Контролюються результати роботи працівників, продуктивність їхньої праці, процент виконання запланованих завдань, кількість прогулів тощо. Виявлено, що продуктивність працівників зменшилась, а планові завдання недовиконані	Інформація про зменшення продуктивності праці та невиконання планових завдань надходить за каналами зворотного зв’язку у керуючу систему, де вона опрацьовується та аналізується. На основі результатів аналізу приймається оновлене управлінське рішення щодо внесення окремих змін в систему матеріального стимулювання основних робітників

Тема 10. МЕТОДИ МЕНЕДЖМЕНТУ ЗОВНІШНЬОЕКОНОМІЧНОЇ ДІЯЛЬНОСТІ

 

 

Методи менеджменту зовнішньоекономічної діяльності часто сприймають як абстрактне поняття, як широкий спектр різноманітних питань (комунікації, планування, процеси розробки організаційних структур). Популярним є також твердження, що методи менеджменту зовнішньоекономічної діяльності – це способи виконання функцій менеджменту. Тому постає необхідність з’ясувати усе про цю категорію менеджменту. Для кращого розуміння нагадаємо, що за загальновідомим визначенням методи - це способи і прийоми цілеспрямованого впливу суб’єкта на керований об’єкт для досягнення установлених цілей.

Узагальнення фактичних матеріалів та проведені дослідження за цією проблемою дозволяють говорити про те, що в теоретичному аспекті МЕТОДИ МЕНЕДЖМЕНТУ зовнішньоекономічної діяльності – це способи і прийоми впливу керуючої системи на керовану на різних рівнях і ланках управління (підприємство, підрозділ, служба тощо), а в прикладному аспекті – це сукупність способів і прийомів впливу на колектив працівників та окремих виконавців з метою досягнення місії організації та її цілей. Методи менеджменту зовнішньоекономічної діяльності спрямовані та орієнтовані на об’єкт управління (фірма, відділ, підрозділ тощо), тобто на працівників, які здійснюють різні види діяльності. Змістом методів менеджменту зовнішньоекономічної діяльності є специфіка прийомів і способів впливу.

Головним завданням керуючої системи є створення методів менеджменту, за допомогою яких вона впливатиме на працівників, забезпечуючи їхню мотивацію, керуючи та координуючи їх діяльність, адже головною ціллю методів менеджменту є забезпечення гармонії, органічного поєднання індивідуальних, колективних та суспільних інтересів. Місце методів менеджменту в процесі управління організацією показано на рис. 10.1. За своєю сутністю методи менеджменту є кінцевим продуктом управлінської діяльності.

Усі методи менеджменту діалектично пов’язані з функціями менеджменту, оскільки основним завданням функцій менеджменту як видів управлінської діяльності є формування методів менеджменту. При цьому процес формування здійснюється через конкретні функції, які реалізуються з допомогою загальних. Усі методи менеджменту розглядаються керівником не як окремі, розрізнені і самостійні способи впливу, а як цілісна система, що складається із взаємодіючих та взаємопов’язаних елементів.

У літературних джерелах пропонується низка класифікацій методів менеджменту зовнішньоекономічної діяльності за різними ознаками, хоча будь-який поділ тут є досить умовним. Розглянемо класифікацію методів менеджменту зовнішньоекономічної діяльностіза такими ознаками:

· напрямком впливу;

· способом врахування інтересів;

· формою впливу;

· характером впливу.

Узагальнена класифікація методів менеджменту за вищепереліченими ознаками представлена на рис. 10.1.

 

 

 

Рис.10.1. Місце методів менеджменту в процесі управління організацією

Рис. 10.2. Класифікація методів менеджменту зовнішньоекономічної діяльності за різними ознаками

 

За НАПРЯМКОМ ВПЛИВУ на керований об’єкт методи менеджменту зовнішньоекономічної діяльності можна поділити на:

1. Методи прямої дії, які безпосередньо впливають на керовану систему (накази, розпорядження, вказівки, інструкції, положення, тарифи тощо);

2. Методи побічної дії, які створюють умови для впливу на керовану систему менеджменту (створення стимулюючих умов, психологічного клімату у колективі тощо).

За СПОСОБОМ ВРАХУВАННЯ ІНТЕРЕСІВ, які забезпечують методи менеджменту зовнішньоекономічної діяльності при здійсненні впливу керуючої системи на керовану, вони поділяються на такі групи:

1. Методи матеріального впливу: відображають майнові та фінансові інтереси.

2. Методи владного впливу: націлені на упорядкування функцій, обов’язків і прав працівників, регламентацію та нормування їх діяльності (організаційні структури управління, штати, регламенти діяльності, положення про виконавців, договори, накази, розпорядження, догани тощо).

3. Методи морального впливу: підвищення соціально - господарської активності, соціальні норми, моральні стимули, підтримка соціальної приналежності, установлення хороших взаємовідносин між керівником і підлеглими тощо.

За ФОРМОЮ ВПЛИВУ методи менеджменту зовнішньоекономічної діяльності можна умовно поділити на:

1. Кількісні методи (калькуляції, кошториси, ціни, бюджет, матеріальні стимули тощо);

2. Якісні методи (вказівки, інструкції, моральні стимули, добір колективу за психофізіологічними факторами тощо).

 

За ХАРАКТЕРОМ ВПЛИВУ методи менеджменту зовнішньоекономічної діяльності поділяють на групи:

1. Економічні методи менеджменту зовнішньоекономічної діяльності. Вони обумовлюються різноманітними економічними важелями, за допомогою яких досягається взаємне та індивідуальне задоволення потреб на усіх рівнях. Ефективне використання економічних методів потребує існування певних передумов, а саме: гнучкість підприємства стосовно зміни економічних умов функціонування, розвинута ринкова економічна система у державі, ефективні фінансово–кредитні інститути тощо. Використання економічних методів менеджменту передбачає розробку планово–економічних показників та механізмів їх досягнення. Ці методи дозволяють працівникам на засадах матеріальної зацікавленості виявляти ініціативу та відповідати за результати прийнятих рішень. Вони передбачають не прямий, а опосередкований вплив на керований об’єкт. До економічних методів належать економічні плани, економічні стимули та бюджет. Розглянемо ретельніше їх зміст.

· Економічні плани. Їх вплив на працівників відбувається шляхом побудови економічних планів за тривалістю дії, рівнем впливу та змістом.

За тривалістю дії розрізняють місячні, квартальні, річні та іншої тривалості плани, які впливають на ритмічність виробничо-господарської діяльності, якість продукції, конкурентоспроможність підприємства на ринку. Їхній вплив на працівників полягає у створенні атмосфери зайнятості, неперервності та послідовності трудових процесів, причетності до загального виробничо-господарського циклу організації, стабільності у виготовленні продукції та наданні послуг у відповідності до потреб споживачів.

Застосування планів на різних рівнях та ланках управління дає змогу забезпечити вплив на відповідні групи працівників. Очевидно, що план економічного розвитку організації впливає на її керівників (директора, його заступників), цеховий план – на керівництво цеху. Для забезпечення впливу на всі групи працівників відповідно використовують плани для відділів, бюро, дільниць, бригад тощо і навіть для конкретних працівників у вигляді норм праці (норм виробітку, часу, обслуговування та чисельності).

За змістом виділяють:

а) план економічного розвитку (при цьому визначаються планові показники, опрацьовуються умови їх досягнення, способи доведення до виконавців та контролю тощо);

б) податковий план (необхідність формування такого плану виникає із реалій сучасних економічних відносин, оскільки кожне підприємство є платником великої кількості податків);

в) фінансовий план (повинен відображати рух готівки, планові надходження та витрати, інвестиційні вливання, власний капітал, прибуток тощо).

· Економічні стимули. Фактично є найдієвішими способами впливу на працівників організації, оскільки вони базуються на використанні матеріальних стимулів (тарифних ставок, посадових окладів, доплат, надбавок, премій), дивідендів, цінних подарунків, дотацій, компенсацій, пільг тощо. Важливо зазначити, що будь-які економічні стимули повинні бути обґрунтовані, тобто задовольняти потреби працівників, враховувати їхні здібності і внесок у загальний трудовий процес, і при їх установленні повинен дотримуватись принцип справедливості.

· Бюджет. Є базовим економічним методом менеджменту, який формує засади функціонування організації з точки зору збалансованого співвідношення надходжень та витрат. Формування бюджету вказує напрямки економії витрат та збільшення надходжень. Термін “бюджет” неоднозначно трактується у вітчизняній та іноземній літературі. У американських та французьких літературних джерелах [**] бюджет розглядається, як план у кількісному вираженні, при цьому окремо виділяють бюджет доходів, бюджет витрат, фактично ототожнюючи бюджет зі звичайними планами. Економічні енциклопедії та словники [**] однозначно трактують бюджет, як збалансований розпис доходів і видатків. Якщо дохідна частина бюджету перевищує видаткову, то він вважається профіцитним, якщо не сягає рівня видаткової – то дефіцитним, при їх рівноцінності бюджет вважається ідеально збалансованим. Дефіцитний бюджет вимагає або пошуку додаткових джерел фінансування, або зменшення певних статей витрат. Узагальнення літературних джерел [**] дозволяє класифікувати бюджет за різними ознаками, а саме:

а) за періодом дії: місячний, квартальний, річний тощо;

б) за об’єктом впливу: бюджет робочих груп, управлінських служб, виробничих підрозділів, організації;

в) за формою вираження: грошовий (виражений у грошових одиницях) та негрошовий (виражений в одиницях випуску, годинах праці, одиницях обладнання, площі тощо);

г) за змістом: бюджет грошових коштів, інвестиційний, операційний, рекламний бюджет тощо.

Бюджети можуть розроблятись такими способами: централізовано (розробляється вищим керівництвом для усієї організації), децентралізовано (т.зв. спосіб “бюджетних заявок”) та змішаним способом (поєднання двох попередніх варіантів). Невизначеність середовища функціонування організації зумовлює необхідність складання гнучкого бюджету (бюджет формується у декількох варіантах із врахуванням песимістичних та оптимістичних прогнозів) або поетапного бюджету (у незмінних часових рамках складають новий бюджет на засадах отриманих результатів його виконання на попередніх етапах)ю

2. Технологічні методи менеджменту зовнішньоекономічної діяльності (впливають на працівників через документи, які визначають технологію здійснення виробничо-господарських процесів):

· Технологічні документи (технологічні карти, інструкції з експлуатації обладнання, режим роботи тощо). Вплив через технологічні документи забезпечується у процесі трудової діяльності. Виконуючи ту чи іншу роботу, працівники керуються певним переліком технологічних операцій, технологічними картами, вказівками з використання конкретного обладнання та оснащення, обґрунтованою послідовністю виконання трудових процесів тощо. Так, робітник-токар у процесі трудової діяльності знаходиться під впливом таких документів, як технологічний процес виготовлення деталі (вузла), інструкції з експлуатації обладнання (токарного верстата) та оснащення (пристроїв, інструментів) тощо; начальник відділу керується переліком і послідовністю виконання встановлених завдань, режимом роботи (щоденним, тижневим, місячним і т.д.), вимогами до певних видів трудової діяльності (наприклад, умовами проведення зборів, нарад).

· Конструкторські документи. Вплив таких документів забезпечується через використання працівниками в процесі трудової діяльності ескізів виробів (деталей, вузлів та ін.), креслень, конструкторських карт, влаштування машин (приладів, комп’ютерів, верстатів, автоматів, транспортних засобів) та оснащення (пристроїв, інструментів) тощо. Так, інженер-програміст повинен знати влаштування комп’ютерної техніки; робітник керується знаннями про влаштування металорізального верстата, автоматизованого інструмента тощо.

3. Соціально–психологічні методи менеджменту зовнішньоекономічної діяльності використовуються з метою підвищення активності працівників та створення відповідних соціально-психологічних умов для їх трудової діяльності. Це сукупність специфічних способів впливу на міжособисті відносини і зв’язки, що виникають в трудових колективах, а також на соціальні процеси, що в них відбуваються. Ці методи базуються на використанні моральних стимулів до праці, діють на особу за допомогою психологічних прийомів (власний приклад, авторитет) з метою перетворення адміністративного завдання у внутрішню потребу людини. Головними цілями застосування таких методів є дотримування принципу психофізіологічної сумісності у колективі, формування здорового морально–психологічного клімату, виховання почуття взаємодопомоги та колективізму.Соціально–психологічні методи – це методи, які використовують індивідуальну і групову свідомість, психологію, та які базуються на суспільно–значимих морально–етичних категоріях, цінностях та вихованні. До соціально-психологічних методів належать такі:

· соціальні плани: їхній вплив здійснюється шляхом створення умов праці, забезпечення відпочинку, організації побуту, медичного обслуговування, охорони праці тощо;

· моральні стимули впливають через нагородження орденами, медалями, грамотами, присвоєння звань тощо;

· методи формування колективів та соціально–психологічного клімату в колективі забезпечують вплив на засадах добору його членів за характером, стажем, національністю, розташування кадрів на робочих місцях і т. ін.

4. Адміністративні методи менеджменту зовнішньоекономічної діяльності (організаційно-розпорядчі) – це активні методи, завдяки яким відбувається вплив на діяльність організації в цілому, та на окремих її працівників. Умовою застосування цих методів є переважання однозначних способів розв’язання установлених завдань, зведення ініціативи до мінімуму і покладання відповідальності за результати на керівника. Найсуттєвіший недолік адміністративних методів полягає в тому, що вони орієнтуються на досягнення заданої результативності, а не на її ріст, заохочують виконавчість, а не ініціативу; Адміністративні методи – це конкретні безваріантні завдання виконавцям, норми, яких необхідно дотримуватись. Адміністративні методи менеджменту впливають через:

· Організаційний вплив, який є способом впливу через документи тривалої дії та здійснюються шляхом:

- організаційного регламентування (через закони, положення, статути, укази тощо);

- організаційного нормування витрат сировини, енергії, інструменту, розмірів амортизації тощо;

- організаційного інструктування через інструкції, правила, вимоги;

- організаційного інформування за допомогою актів, протоколів, доповідних записок, телеграм, заяв.

За допомогою організаційного впливу формуються необхідні умови функціонування організації, завдяки їм організація проектується, створюється, орієнтується в просторі та часі, її діяльність нормується, регламентується і забезпечується необхідними інструкціями, які фіксують права персоналу, його структуру. Ці методи є пасивними, оскільки вони створюють лише межі для функціонування та розвитку організації.

· Розпорядчий вплив є способом впливу шляхом формалізації завдань, прийомів тощо, а також усунення недоліків, відхилень тощо у ході виробничо–господарської діяльності. Розпорядчі дії реалізуються:

- наказами (їх віддають директор, його заступники);

- розпорядженнями (прерогатива начальників підрозділів, служб), які мають на меті виконання наказів;

- вказівками (застосовують усі менеджери), основним призначенням яких є виконання наказів і розпоряджень.

Ці розпорядчі документи повинні бути певним чином оформлені. Так, у наказі виділяють розділи “Констатую”, “Наказую”, а в розпорядженні і вказівці виділяють розділи “Констатую”, “Пропоную”.

· Дисциплінарний вплив використовується у конкретних ситуаціях. Він виражається у зауваженнях, доганах, переміщеннях посадових осіб, звільненнях тощо.

Як вже було сказано вище, поділ методів менеджменту на різні групи є досить умовним, оскільки усі вони тісно взаємопов’язані. Весь широкий арсенал методів менеджменту дозволяє керуючій системі при їх умілому використанні та поєднанні забезпечити високу ефективність трудової діяльності представників керованої системи.