Сертификация систем управления: процедуры (проведение первого и второго этапов аудита, выдача СС).

Первичный сертификационный аудит систем управления проводится в два этапа.

Цель:

- анализ документов системы управления организации-заявителя;

- оценка месторасположения организации-заявителя, наличия филиалов, производственных площадок и др.;

- анализ статуса организации-заявителя и понимания им требований ТНПА на систему управления;

- анализ выделения ресурсов для проведения сертификационного аудитов на втором этапе и согласования с организацией-заказчиком деталей проведения сертификационного аудита на этапе 2;

- выявление наиболее важных аспектов деятельности организации-заказчика для результативного планирования сертификационного аудита системы управления на этапе 2;

- оценка планирования и проведения внутренних аудитов и анализа системы управления со стороны руководства,

- оценка готовности организации-заказчика к проведению сертификационного аудита на этапе 2.

Началом работ по проведению сертификационного аудита на первом этапе является разработка руководителем команды по аудиту плана аудита первого этапа. План аудита разрабатывается на основании программы аудита. План сертификационного аудита на первом этапе должен содержать: цели аудита; критерии аудита; область аудита, включая идентификацию подразделений и процессов, которые должны быть проверены; состав команды по аудиту; дату и место проведения аудита; временной график аудита;

распределение ресурсов в наиболее важных областях аудита; список ответственных специалистов организации-заявителя, назначенных для сопровождения и работы с группой по аудита; требования к конфиденциальности информации, не подлежащей разглашению.

Продолжительность времени на первом этапе аудита должна составлять до 1/3 от общей продолжительности аудита. План первого этапа аудита утверждается руководителем ОпоС (его заместителем) и согласовывается с руководителем организации-заявителя. План аудита должен быть представлен организации-заявителю до начала аудита.

Команда по аудиту готовит контрольные листы для регистрации результатов аудита. Контрольные листы должны обеспечивать получение выводов (наблюдений аудита) на основании сопоставления свидетельств аудита с критериями аудита.

Результаты аудита первого этапа могут привести к отсрочке или отмене второго этапа аудита. По результатам первого этапа аудита руководитель команды по аудиту проводит заключительное совещание с руководством организации-заявителя и участниками аудита. Цель: представление заключений по аудиту, включая рекомендации относительно сертификации. ОпоС должен предоставить организации-заявителю письменный отчет по первому этапу аудита в виде акта сертификационного аудита первого этапа.

Максимальный срок между первым и вторым этапом должен составлять не более девяноста дней. Целью сертификационного аудита системы управления на втором этапе является оценка степени внедрения системы управления организации-заявителя, включая ее результативность. Началом работ по сертификационному аудиту на втором этапе системы управления является разработка руководителем команды по аудиту плана второго этапа аудита с учетом результатов первого этапа.

Сертификационный аудит системы управления на втором этапе включает:

– предварительное совещание;

– сбор и верификацию информации;

– получение свидетельств аудита и подготовку выводов;

– подготовку заключения по результатам аудита;

– заключительное совещание по итогам второго этапа.

Команда по аудиту должна проанализировать свидетельства аудита, и решить, какие из них должны быть представлены как свидетельствующие о несоответствиях, а также определить значимость несоответствий.

Окончательное решение о категориях несоответствий принимает руководитель команды по аудиту. Существенные и несущественные несоответствия регистрируются в протоколах несоответствий, в которых обнаруженные несоответствия идентифицируются с требованиями, установленными в ТНПА или документах на систему управления организации-заявителя.

Система управления признается соответствующей ТНПА на систему управления, если: несоответствия отсутствуют; имеются несущественные несоответствия, которые могут быть устранены в процессе работы команды по аудиту или в течение месяца со дня их выявления. Система управления признается не соответствующей ТНПА, если обнаружено хотя бы одно существенное несоответствие и несущественные несоответствия.

По результатам аудита системы управления с учетом результатов заключительного совещания руководитель группы по аудиту должен обеспечить подготовку акта по результатам сертификационного аудита на втором этапе.

После устранения выявленных несоответствий организация-заявитель уведомляет об этом ОпоС. Результаты устранения организацией-заявителем выявленных несоответствий должны проверяться экспертами-аудиторами ОпоС установленным в акте сертификационного аудита второго этапа способом. По результатам проверки устранения выявленных несоответствий команда по аудиту должна подготовить отчет по результатам сертификационного аудита.

При положительном решении совета по сертификации орган по сертификации обеспечивает оформление сертификата соответствия по форме, установленной для каждой системы управления в данном ТКП. Дата вступления в силу сертификата соответствия не должна быть ранее даты принятия решения о сертификации советом по сертификации. Срок действия сертификата соответствия – три года. В обоснованных случаях допускается по решению совета по сертификации устанавливать меньший срок действия сертификата соответствия, но не менее двух лет.

Сертификаты соответствия на СМК, СУОТ, системы НАССР, СУЭП, СМИБ, системы лесоуправления и лесопользования подписываются руководителем органа по сертификации.

При выдаче сертификата соответствия ОпоС должен заключить с организацией-заявителем соглашение по сертификации, в котором устанавливаются обязательства организации-заявителя и ОпоС.