Выбор ведущего корпоративного праздника.

(советы)

Если ведущий восторженно рассказывает вам о том, как он ведёт праздники, будьте уверенны перед вами новичок, а если он общается с вами вяло и не эмоционально, значит перед вами ведущий, который очень сильно устал от праздников.

Добавим к этому большое количество предложений и сжатые сроки. Так как же не ошибиться и выбрать хорошего ведущего на праздник? Начнём с самого начала – как найти хорошего ведущего?

Самый лучший способ это рекомендация. Но у рекомендации есть несколько минусов, в случае если вы обращаетесь к знакомым или родственникам, ваши вкусы могут просто не совпадать, а в случае если ведущего вам рекомендует праздничное агентство вам могут продать того кто выгоднее. Обязательно учитывайте эти моменты во время формирования круга возможных ведущих на праздник. Второй способ это поиск через интернет, здесь важно знать по каким словам искать – не каждый ведущий называет себя тамадой.

Тамада - это более узкое понятие, связанное со свадебными торжествами. Поэтому будьте точны, если вам нужен ведущий на свадьбу напишите «ведущий на свадьбу» если на корпоратив, напишите «ведущий на корпоратив» и самое главное – не ограничивайтесь первой страницей поисковика, для чистоты поиска изучите, хотя бы две страницы. Ещё одной огромной проблемой является то, что у многих хороших ведущих нет своего сайта, но для этого существует биржа праздничных услуг, на которой представлен большой выбор ведущих. Итак, вы нашли ведущих, и решили назначить им встречу. Но как выбрать хорошего ведущего и где назначить встречу?

Очень многие заказчики любят назначать встречи в ресторане, в котором будет проходить мероприятие или у себя в офисе, мы бы не рекомендовали этого делать. Ресторан или площадка проведения мероприятия очень сильно будут отвлекать вас и ведущего на обсуждение самого места, и каких-то связанных с работой ведущего в этом месте мелочей – это минус! Ваша задача на первую встречу лучше разглядеть ведущего, для этого не стоит отвлекаться. Назначать встречу в офисе можно рекомендовать, только если ваш офис находиться в центре города, по практике можно сказать, что поездка дальше только раздражает ведущего, проход через тысячу систем охраны с паспортом и ожидание в холле, не настраивает на продуктивный разговор, поэтому если ваш офис не в центре, встреча в вашем офисе на окраине – это минус. Выбрать хорошего ведущего можно назначив встречу в легко доступном ресторане, или кафе, не очень шумном и уютном, желательно в самом центре города. Итак, вы обозначили круг потенциальных ведущих и назначили им встречу, как должен говорить ведущий и о чём?

Главное на что стоит обратить внимание на первой встрече с ведущим, это то, как он говорит. Хороший ведущий будет обсуждать с вами, все вопросы очень спокойно и рационально. Также как вы говорите о своей работе, также и он говорит о праздниках, потому что это его работа. Эмоции восторга выдадут новичка, вялость выдаст ведущего уставшего от мероприятий. В отличии от новичка или старичка хороший ведущий говорит о празднике как о работе. Учтите это. Всё ваше общение должно строится на этом принципе, не ждите от него горящих глаз и желания удивить вас, лучше обсудите детали, заставьте его проявить своё отношение к работе, спросите с каким количеством людей он работал, в каких компаниях, с чего начинал, обсудите дату мероприятия, время начала, время приезда ведущего, количество гостей, форму оплаты. В общем все детали интересующие вас. Его отношение к работе выдаст в нём новичка, старичка или профессионала. Чтобы он проявил себя смоделируйте ситуацию, к примеру, хороший ведущий всегда найдёт выход из ситуаций связанных с ведением праздника, предположите, что у вас нет призов для участников, и хороший ведущий подскажет как минимум два или три способа как обойтись без призов, но при этом не потерять ощущение соревновательности, или, же вы можете спросить про время работы, хороший ведущий никогда не скажет, что может до бесконечности увеселять людей, – скорее он сократит это время до 5 часов 6 максимум. Помните из большого количества кандидатов вам нужно выбрать хорошего ведущего, а может даже самого лучшего.

Есть ещё целый ряд вопросов, которые помогут вам выбрать хорошего ведущего, такие как: умение импровизировать, пунктуальность, конкурсы. Но для этого нужно знать, на какой конкретно праздник вам нужен ведущий, на корпоратив, свадьбу, день рождения, презентацию.

Вот вопросы, которые необходимо задать организаторам праздника или самому себе, если мероприятие поручено вам.

Памятку можно оформить в виде таблицы, записав вопросы в левой колонке, а ответы и примечания - в правой.

Общие вопросы.

Тема и форма мероприятия (презентация, банкет, пикник, новогодняя вечеринка и т.д.)

Дата проведения

Место проведения

Количество гостей

Бюджет всего мероприятия (сколько выделено средств).

Кто отвечает за организацию мероприятия? Имена и телефоны ответственных лиц с стороны нанятых организаций (ресторана, агентства, транспортной компании и пр.)

Есть ли сценарий? (если нет, то кому поручено написать)

Написаны ли тексты (тезисы) выступлений? (Для бизнес - мероприятий).

Есть ли гардероб? Охраняется ли он?

Номера телефонов в месте проведения

Как будет оформлено место проведения праздника (цветочные композиции, украшения из воздушных шаров, новогодние композиции и пр.). Кто за это отвечает?

Есть ли на месте проведения туалет, освещение, вода, отопление, место для фуршета, кофе-брейка, обслуживающего персонала, мытья посуды, подогрева блюд и пр.

Есть ли на месте проведения место для подключения и установки оборудования бизнес - центра?

Есть ли на месте проведения рекреационная зона (место для активного отдыха, танцев и игр)?

Необходим ли бизнес-центр? Кто отвечает за его организацию?

Какое оборудование необходимо?

Проверить оборудование бизнес - центра (компьютеры, подключение к Интернету, факс, принтер, телефоны, мебель, трибуна, доска для записей, проектор с компьютером, экран, проекционный или плазменный телевизор, оборудование для синхронного перевода, акустика, микрофоны, осветительное оборудование).

Что уже есть в наличии?

Кто отвечает за аренду и доставку?

Питание.

Сколько средств выделяется на питание?

Кто отвечает за организацию питания? Имена и телефоны.

Планируется ли выездное или стационарное ресторанное обслуживание (кофе-брейк, фуршет, банкет)?

Разработка и утверждение меню.

Кто обслуживает кофе-брейк, фуршет и пр., сервирует стол, закупает продукты?
Для кофе-брейка, банкетов, фуршетов необходимо проверить наличие столов, стульев, посуды, скатертей, горячей воды, сахара, чая, кофе, закусок, минеральной воды, соков, алкогольных напитков – количество, наименования.

Развлечения.

Разработана ли развлекательная программа праздника? Кто за нее отвечает?

Проверить наличие музыкальных записей и аудио-видео оборудования.

Проверить наличие необходимого оборудования для организации развлечений (конкурсов, игр, танцев и пр.).

Будут ли призы?

Организационные вопросы.

Есть ли список приглашенных?

Проверены ли все должности, адреса, ФИО, телефоны?

Изготовлены ли приглашения? Если нет, то кто будет делать?

Отправлены ли приглашения и когда?

Подтвердили ли адресаты свою явку?

VIP-приглашенные? Предусматривается для них отдельные столы (обслуживание)?

Планируется ли регистрация гостей?

Необходимы ли бэйджи (именные таблички) для гостей и организаторов?

Место для регистрации, специальный сотрудник. Кто встречает гостей?

Как организована охрана мероприятия?

Как решен вопрос с транспортом? (заказ автобусов, места для парковки личного транспорта). Ответственное лицо.