Отчет о деятельности отдела закупок, основные элементы доклада о закупках.

Отдел закупок обязательно формирует отчеты по своей деятельности. Деятельность отдела закупок анализируется, результаты анализа формируют отчет о деятельности подразделения. К основным элементам доклада о деятельности отдела закупок относят следующие: - общий объем средств на закупки; - общий объем средств, затраченных на деятельность самого отдела; - общее количество заказов на закупку. Данный анализ производится в цифровом выражении. Все цифры по элементам доклада соотносятся друг с другом, определяется их среднее значение и % соотношение: 1)Средний расход средств на заказ – отношение затраченных средств на организацию работы к количеству заказов на закупку, 2)Затраты отдела, как % от общего объема средств на закупку, 3)Затраты отдела, как % от общего объема продаж продукции или услуг предприятия

Контроль и мониторинг показателей снабженческой деятельности необходимы для периодической проверки внешней среды предприятия в области закупок, выявления слабых сторон и возможностей с одновременной попыткой способствовать развитию планов действий.

Контроль и мониторинг показателей позволяют составлять отчеты о деятельности подразделения, которые готовятся на регулярной основе. Обычно такие отчеты содержат следующие разделы, содержание которых собственно и является объектом контроля и мониторинга

 

 

 

Методы оценки поставщиков.

 

 

БАЛЬНЫЙ - В основе бального метода лежит оценка каждого поставщика по бальной шкале. Весомость каждого фактора определяется менеджером, выбирающим поставщика. Рейтинг поставщика рассчитывается как общая сумма произведений оценки поставщика по каждому фактору на весомость этого фактора.

Недостатком данного метода является высокая степень субъективности оценок, особенно в выборе весомости критериев.

ПОПАРНЫХ СРАВНЕНИЙ:

Модификации:

-ЛУЧШЕ-ХУЖЕ В его основе лежит система оценок «0,8» и «1,2». Это означает, что если один поставщик лучше другого по оцениваемому критерию (фактору), то он получает оценку «1,2», а другой – «0,8».Подобным образом оценивается и весомость факторов. Сравнение поставщиков производится по строкам. По диагонали матрицы смежности как правило, оценка равна «1», так как поставщики оцениваются относительно самих себя. В результате обработки полученной матрицы определяют рейтинг поставщика.

-АНАЛИЗ ИЕРАРХИИ Основным недостатком данной модификации метода попарных сравнений является то, что система оценок не позволяет

при необходимости указать, насколько один поставщик или фактор лучше или важнее в конкретной ситуации.

При использовании этого метода оценивается большой объем информации, после чего принимается решение о выборе поставщика.

Метод предполагает постоянное сравнение двух факторов на основе шкалы предпочтений (равнозначны, незначительное, существенное, очевидное и абсолютное предпочтение). В основе шкалы метода лежит способность человека производить количественные разграничения между пятью определениями

. После попарной оценки факторов рассчитывается произведение значений их оценки по строкам, а затем из полученного значения извлекается корень той степени, какое количество факторов оценивается. Весомость фактора определяется делением значения, полученного извлечением корня, на сумму этих значений по всем факторам. В результате сумма весомости всех факторов должна быть равна единице.

Для контроля правильности сравнения факторов рассчитывается показатель согласованности (ПС) как сумма произведений

суммы значений оценки фактора в строке и в столбце по каждому фактору. Затем рассчитывается индекс согласованности (ИС) как частное от деления разности ПС и количества факторов на разность количества факторов и единицы.

Далее рассчитывается отношение согласованности (ОС) как частное от деления ИС на случайный индекс (СИ). ОС должно быть меньше 0,1,

ЛОГИСТИЧЕСКИЙ В его основе лежит логистическая кривая, которая является итогом дополнительных затрат на поставку. В случае превышения прибыльности от смены поставщика над дополнительными затратами на организацию новой поставки делается выбор в пользу нового сотрудничества.

СТАТИСТИЧЕСКИЙ основан на статистике показателей работы поставщиков по критериям (цена, качество, надежность и др.) позволяет произвести их

отбор с учетом динамики этих показателей.

-Степень удовлетворения заказов

-Современные технологии

-Выбор транспортных средств и их загрузка

-Цена продукции

-Надежность в поставках и размещение складов

-Партнерские отношения

-Совместное проектирование

-Контроль качества продукции

-Склады поставщиков

-Склады покупателей

-Обеспечение непрерывности производства

53. Процедура подготовки заказа на покупку.

Определение потребности, - уточнение потребности – определение источников снабжения – цены и условий – создание заказа на закупку, заполнение необходимых форм и составление контрактов – размещение заказа его передача другой стороне – контроль выполнение заказа (по срокам, качеству, количеству, цене) – получение сырья и проверка (составление актов) – счет – оплата

 

Экономичный объем заказа.

Управление размерами товарно-материальных запасов прежде всего предполагает поиск ответа на следующие два вопроса

1. Какова оптимальная величина заказа на поставку?

2. Когда этот заказ должен быть выполнен?

При определении оптимальной величины заказа следует иметь в виду следующее:

1. Некоторые расходы имеют тенденцию к росту с ростом объемов закупок (напр., расходы на хранение товарно-материальных затрат, на их страхование, уплату налогов, возможные потери от их порчи или кражи, проценты за полученный на их приобретение кредит и др.).

2. Др. расходы имеют тенденцию к снижению с ростом объемов закупок (напр., расходы по оформлению закупок, получению и оплате счетов, перевозке и др.).

По мере увеличения объемов заказа на поставку стоимость товарно-материальных ценностей снижается, но в то же время растут издержки на их хранение. Прилагаемый график иллюстрирует взаимосвязь между ними. Оптимальная величина заказа соответствует месту пересечения двух кривых. Эта взаимосвязь может быть отражена следующей формулой:

(формула Вильсона)

где А - используемое количество единиц товарно-материальных запасов за год;

Р - стоимость размещения заказа;

S - годовые издержки на хранение единицы товарно-материальных запасов.

Следующим вопросом, подлежащим рассмотрению, является время исполнения заказа на поставку. Если известен срок исполнения заказа (время от оформления контракта до товарной поставки), его оптимальный размер и средняя величина расходования товарно-материальных запасов, то решить этот вопрос можно.