Бюджет закупок материальных ресурсов.

Бюджет закупок производственной компаний, зависит от планового объема производства. Исходя из планового объема, производством планируется закупка необходимого количества материалов по определенной себестоимости. Бюджет закупок - это план закупок продукции из ассортиментного ряда в разрезе видов продукции или по основным поставщикам. Показывает сколько и какой продукции должно быть приобретено предприятием у внешних (импорт) и внутренних поставщиков. Бюджет закупок составляется отделом закупок исходя из бюджета продаж, так как объём закупок напрямую зависит от объёма продаж. Объём закупок сырья и материалов зависит от ожидаемого объёма их использования, а также от предполагаемого уровня запасов.

Формула для вычисления объёма закупок выглядит следующим образом:

Объём закупок = объём использования + запасы на конец периода - запасы на начало периода

Бюджет закупок, как правило, составляется с учётом сроков и порядка погашения кредиторской задолженности за материалы.

Плановые потребности закупки материалов и их использования могут быть подготовлены как в одном документе, так и в отдельных самостоятельных бюджетах. Многие предпочитают единый документ. В этом бюджете определяются сроки закупки и количество сырья, материалов и полуфабрикатов, которое необходимо приобрести для выполнения производственных планов. Использование материалов определяется производственным бюджетом и предлагаемыми изменениями в уровне материальных запасов. Умножая количество единиц материалов на их оценочные закупочные цены, получают бюджет закупки материалов.

Источником информации для построения бюджета закупок являются следующие данные:

1) потребность в основных материальных ресурсах, полученная при формировании плана производства,

2) уровень остатков материальных ресурсов на начало планируемого периода,

3) уровень нормативов запасов материальных ресурсов,

4) сводные заявки на ненормируемые материалы для осуществления производственно- хозяйственной деятельности, предложения поставщиков,

5) цены на все виды материальных ресурсов.

Потребность в материалах для выполнения производственной программы рассчитывается на основании предполагаемого объема производства и обоснованных норм расходования материальных ресурсов: Как правило, для проведения анализа плановых показателей и осуществления контроля исполнения, бюджет закупок может группироваться по центрам финансовой ответственности, калькуляционным статьям затрат, видам материалов, поставщикам и структурным подразделениям.

Бюджет закупок - это план закупок продукции из ассортиментного ряда в разрезе видов продукции или по основным поставщикам. Бюджет закупок состоит:

1)Бюджет закупки сырья (производственный бюджет). Процедуры: - на основании плана по объему производства разрабатывается план закупок объемов сырья и материалов; - производится объем закупок по приемлемой цене, закупки и составляют общую сумму бюджета на закупку сырья; - общую сумму на закупку делят на период времени и получается бюджет закупки сырья по периодам.

2)Бюджет закупки товаров для ремонта и содержания. Составляется на основе прошлой информации с учетом корректировок по ожидаемым изменениям в уровнях запаса и общих цен за период не более 12 месяцев

. 3)Бюджет закупки основных средств составляется на несколько лет, часто до 5 лет. Решение о планировании закупок ОС принимается на основе производственных потребностей, устаревания существующих ОС, потребности в их замене. Решаются вопросы о сроках поставки, затратах на ОС, учитываются рост цен и варианты оплаты поставщикам

. 4)Бюджет административных расходов. Содержит информацию об оплате труда менеджеров и руководителей. Для расчета необходимо знать занятость персонала и функции отдела закупок, только после этого разрабатывается сам бюджет в цифрах. Бюджет административных расходов включает следующие элементы: - фонд оплаты труда сотрудников отдела закупок; - отчисления в социальные нужды; - величина арендных платежей; - топливо и энергия; - расходы на содержание оборудования; - командировочные расходы; - затраты на обработку заказов; - канцелярские расходы; - почтовые и расходы на связь; - затраты на подготовку служащих отдела закупок. Обязательно сравнение с бюджетом административных расходов предыдущего года, по нему корректируют плановый бюджет. Окончательный бюджет закупок включает в себя откорректированные вышеперечисленные бюджеты закупочной деятельности

Основные и дополнительные источники снабжения.

Возможны два направления выбора поставщика:

1. Выбор поставщика из числа компаний, которые уже были вашими поставщиками (или являются ими) и с которыми уже установлены деловые отношения. Это облегчает выбор, так как отдел закупок компании располагает точными данными о деятельности этих компаний.

2. Выбор нового поставщика в результате поиска и анализа требуемого рынка: рынка, с которым компания уже работает, или совершенно нового рынка (в случае принятия решения о диверсификации деятельности). Для проверки потенциального поставщика часто необходимо много времени и ресурсов, поэтому ее следует осуществлять только в отношении тех поставщиков из небольшого списка, которые действительно имеют серьезный шанс получить большой заказ. От потенциального поставщика, конкурирующего с существующими, ожидается более высокая эффективность.

Для повышения объективности оценки потенциального поставщика предприятия могут прибегнуть к услугам специализированных агентств, одной из функций которых является подготовка информации о поставщиках. Такой информацией, в частности, может быть оценка финансового положения поставщика по таким показателям, как ликвидность, чистая прибыль, оборачиваемость и др.

Критерии оценки и отбора поставщиков материальных ресурсов зависят от требований потребителей логистической системы и могут быть различными.

В результате проведения процедуры выбора поставщика составляется как список основных поставщиков, так и список дополнитеьных поставщиков.

Воспользоваться вторым списком оказывается целесообразно при возникновении форс-мажерных ситуаций, а так же данный список может помочь при проведении переговоров с основынми поставщиками, т.к. может помочь получить максимально удобные для компании условия, создавая рычаг некоторого давления в связи с наличием у компании других альтернатив и общей осведомленностью ситуацией на рынке.

Подготовка заказа на закупку материальных ресурсов.

Заказ на закупку может быть подготовлен с использованием компьютеризированных систем.

Для этого необходимо первоначально определить потребность (предоставить заказа и заявки на заказ), уточнение потребности (ссылка на стандартный и действующий номер изделия или контракта, детальное описание), определение источников снабжения (сравнение контрактов, список квалифицированных источников), цены и условия (ссылки на открытые контракты, на прошлые цены) и затем, после всей этой подготовительной работы происходит

ПОДГОТОВКА ЗАКАЗА на закупку, заключающаяся в том, что система автоматически генерирует заказ из открытых контрактов и в дальнейшем, по предоставленным данным заполняется стандартная форма заказа.

Таким образом подготовка заказа на закупку занимает немного времени в сравнении с оформлением и подготовкой заказа, выполяемым вручную. При планировании закупки по каждому наименованию товара заполняется специальный рабочий лист. Рабочий лист, в котором представлена информация по товарам, полученным от одного поставщика, может использоваться как проект заказа на поставку продукции. Отдельный рабочий лист заполняется по каждому поставщику. Информация с рабочих листов переносится отдельно по каждому поставщику в заказ полностью или с незначительными изменениями.

При планировании закупок по каждому наименованию товара заполняется специальная карточка. В карточке содержится информация о количестве товарных запасов, минимальном и максимальном объёме заказов, характеристике товаров, объёме ближайшей поставки и т. п. Картотека организуется в последовательности, принятой производителем при группировке выпускаемой продукции. При подготовке заказа нужная информация извлекается из карточки и переносится в заказ.

Другим вариантом такой картотеки является рабочий журнал, который ведётся закупочным агентом по каждой единице товара и отдельно по поставщикам. Журнал содержит те же данные и может также использоваться для подготовки заказа.

Заказ продукции осуществляется из различных источников. Учётные документы позволяют определить источник поступления продукции. Для товаров, имеющих двух или нескольких поставщиков, заводятся отдельные карточки, позволяющие сравнивать и анализировать содержащуюся в них информацию. Выбор поставщика является составной частью работы по планированию закупок.

Данные рабочего листа или карточки берутся за основу при подготовке заказа. После завершения работы по формированию заказа следует тщательно проверить каждую внесенную в него позицию.

Подготовка заказа на поставку может осуществляться вручную и автоматически. Ручной метод подготовки заказа трудоёмок и имеет ряд существенных недостатков. Компьютерный метод позволяет избежать кропотливой ручной работы по составлению заказа, значительно экономит затраты труда и времени, обеспечивает скорость и точность подготовки заказа.

Большинство оптовых предприятий используют при составлении заказа унифицированную форму. В ней каждому реквизиту отводится соответствующее место. В форме заказа указывается: наименование и адрес заказчика, адрес отгрузки говара, дата заказа, метод транспортировки, условия оплаты, объём поставки по каждому наименованию товара, характеристика продукции, единица измерения, цена единицы товара, общая стоимость поставки и другие сведения.

Заказ на закупку может быть написан от руки, либо подготовлен при помощи систем передачи данных. В обоих случаях он будет иметь одинаковую юридическую силу. Во избежание различного рода неточностей и недоразумений предпочтительней представлять заказ в печатном виде. На подготовленном заказе обязательно должна стоять подпись лица, ответственного за данную закупку.

Заказ подготавливается в нужном количестве экземпляров. Оригинал пересылается поставщику. К нему может прикладываться копия: аказа, в которой поставщик по требованию оптовика предварительно до отгрузки продукции по каждому наименованию товара указывает действующие цены. Остальные копии заказа распределяются по функциональным подразделениям внутри оптовой фирмы.

 

 

40. Современные методы планирования потребности в продукции: нормативный подход, планирование на основе прогнозов спроса и расхода продукции

Методы определения потребности в материалах:

- нормативный (строится на принципах нормарования, т.е. регламентации допустимого уровня затрат сырья и материалов на изготовление единицы продукции или выполнения единицы работы в определенных социально-экономических условиях)

- прогнозирование с использованием математических методов (регрессионного и корреляционного анализа)

- сопоставление предложения с фактическим спросом (МРП и ТОЧНО ВО ВРЕМЯ).

НОРМАТИВНЫЙ МЕТОД

Нормирование расхода материала – процесс регламентации использования матриалов для производственных нужд. Нормы расхода=допустимый уровень затрат сырья и материалов с учетом социально-экономических условий, плановая технически обоснованная прогрессивная величина.

Нормирование может проводиться в двух аспектах:

- регламентация расхода на производство единицы продукции

- регламентация использования материальных ресурсов на производственные нужды.

В общем виде НОРМА РАСХОДА=ПОЛЕЗНЫЙ РАСХОД+СУММА ОТХОДОВ (используем\неиспользуем.) И ПОТЕРЬ.

Методы разработки норм расхода:

-расчетные =поэлементный расчет нормообразующих элементов(технико=экономические нормы)

-опытные (замеры полезного расхода, потерь, отходов),

- расчетно-статистические (фактические расходы МР за предшествующий период).

МАТЕМАТИЧЕСКОЕ ПРОГНОЗИРОВАНИЕ (учет спроса, рыночных условий, экономического размера заказа, количества требуемого продукта).

- экстраполяция динамических рядов (ретроспективная инф, адаптивная модель динамического ряда, параметры сглаживания, расчет прогноза,оценка),

- регрессионный анализ,

- статистическое моделирование

СОПОСТАВЛЕНИЕ ПРЕДЛОЖЕНИЯ С ФАКТИЧЕСКИМ СПРОСОМ – устранение ошибок прогноза

-МРП (анализ технологического процесса по каждому продукту – определение валовой потребности – определение чистой потребности – заказ с учетом времени выполнения заказа, доставки, периодичности поставки)=упреждающая закупка МР,

- ТОЧНО ВО ВРЕМЯ (реорганизация процессов, устранение запасов, доставка чаще и меньшими партиями, повышение эффективности,Ю устранение отходов).