Система информации в организации

 

Одним из важнейших инструментов управления в руках менеджера является находящаяся в его распоряжении информация. Используя, передавая эту информацию и получая обратный сигнал, он организует, руководит и мотивирует подчиненных. Многое зависит от его способности передавать информацию наиболее эффективным способом. Эффективность передачи будет измеряться адекватностью восприятия данной информации теми, кому она предназначалась.

Коммуникация – это передача информации от одного субъекта к другому.

Термин «коммуникация» происходит от латинского communis, означающего «общее»: передающий информацию пытается установить «общность» с получающим информацию. Отсюда коммуникация может быть определена как передача не просто информации, а понимания с помощью общих символов.

Для более полного понимания процесса коммуникаций рассмотрим общепризнанные характеристики информации.

Все коммуникации в организации основаны на получении, обработке, передаче и хранении информации, несущей в себе новизну и полезность для работника, принимающего решение.

Информация становится основным предметом и продуктом управленческого решения, постепенно переходит в категорию товара, приобретая потребительную стоимость.

Обычно в управлении выделяют следующие характеристики информации: объём, достоверность, ценность, насыщенность и открытость1. Рассмотрим эти характеристики.

1. Объём информации анализируется с двух сторон: объём символьной информации и воспринимаемой информации:

а) объём символьной информации определяется количеством букв, знаков, символов и выражается в символах или байтах (например, в документе имеется 900 символов);

б) объём воспринимаемой информации характеризует полноту информации о каком-либо объекте для принятия обоснованного решения. Он зависит от символьного объёма, формы представления (текст, график, формулы, звук), временного интервала на ее обработку, сложности информации, индивидуальных характеристик информанта (получателя), текущего состояния объекта управления (актуальность, изменение состояния объекта).

При проведении беседы, совещания, инструктажа не все их участники однозначно воспринимают информацию, а некоторые понимают ее в обратном смысле. Кроме того, одни участники могут полно пересказать содержание совещаний, а другие лишь отдельные фрагменты.

Объём воспринимаемой информации имеет три уровня:

– информационная избыточность об объекте управления – повышает качество решения, но увеличивает время на его принятие и повышает стоимость информации;

– следующий уровень – субминимальный. Это минимально-полный объём информации для конкретного человека, при котором он может принять управленческое решение. Технология определения этого минимума должна учитывать индивидуальность человека;

– третий уровень – недостаток информации (информационный голод). Это затрудняет выработку правильного решения, увеличивает степень риска, требует современных экономико-математических методов для повышения вероятности правильного решения. Недостаток информации часто возникает искусственно из-за монополизации различных сведений, которая проявляется в двух направлениях:

1) засекречивание (обоснованное или необоснованное) части необходимых сведений;

2) стремление отдельных лиц или организаций монопольно обладать информацией для повышения своего социального и материального статуса.

Методика оценки уровня объёма воспринимаемой информации основана на экспертных методах.

2. Достоверность информации – это процент реальных сведений к общему объёму информации (в дальнейшем под объёмом информации будем понимать объём воспринимаемой информации). Достоверность имеет три уровня:

– абсолютный (100%);

– доверительный (более 80%);

– негативный (менее 80%).

Достоверность во многом зависит:

а) от методики документооборота. Чем меньше людей принимают участие в сборе, передаче и обработке информации, тем выше ее достоверность. Об одном и том же событии можно получить разную информацию в зависимости от методики ее сбора и обработки. Например, различные, порою диаметрально противоположные данные о событиях в стране, представляемые многочисленными организациями (институтами, центрами и т. д.), изучение общественного мнения в РФ;

б) достоверность зависит от источника информации, алгоритма и времени ее обработки и прохождения. Даже абсолютно достоверная информация, пришедшая к информанту слишком поздно, может оказаться ложной (например, информация о курсах акций на бирже);

в) достоверность может быть искусственно повышена за счет обработки большего, чем обычно, объёма информации по разным методикам или алгоритмам. Так, абсолютный уровень достоверности информации можно получить, обрабатывая информацию с доверительным и даже с негативным уровнем достоверности.

3. Ценность информации характеризуется снижением уровня затрат ресурсов (материалов, времени, денег) на принятие правильного решения. Ценность информации имеет четыре уровня:

– нулевой – это информация, повторяющая ненужные для принятия решения характеристики;

– средний (сокращение уровня затрат или повышение прибыли не более чем на 10%) – как правило, это информация, подготовленная добросовестными, но потерявшими интерес к работе специалистами;

– высокий (сокращение уровня затрат более чем в 2 раза). Высокую ценность представляют имитационные модели организации, позволяющие руководителю правильно предусмотреть возможные последствия реализации различных вариантов решения;

– сверхвысокий (сокращение уровня затрат в 10 раз) – это информация, связанная с инновационными технологиями, маркетинговыми исследованиями.

4. Следующая характеристика информации – ее насыщенность. Насыщенность информации – это соотношение полезной и фоновой информации. Фоновая информация служит для лучшего восприятия полезной (профессиональной) информации за счет:

– улучшения настроения;

– поднятия эмоционального уровня;

– предварительной настройки внимания на заданную тему.

Фоновая информация может включать: шутки, анекдоты, материальное и моральное стимулирование, предупреждение о предстоящей информации, вспомогательную и вводную информацию.

Если фоновой информации нет, то полезная оценивается человеком как «сухая» и плохо воспринимается, при обилии фоновой информации можно пропустить или только частично воспринять объём полезной информации. В таких случаях говорят, что в сообщении, докладе, распоряжении много «воды».

Насыщенность имеет три уровня:

– высокий (80–100%);

– средний (50–80%);

– низкий (менее 50%).

Выработка наилучшего соотношения полезной и фоновой информации относится к искусству управления и не имеет четких границ.

5. Открытость информации – это возможность предоставления ее различным контингентам людей.

Существуют три уровня открытости:

– секретная – отражает основные потребности общества и имеет ограничения на использование, например информация об обороне страны;

– конфиденциальная (для служебного, коммерческого пользования) – отражает интересы общества, потребности группы или коллектива людей. К ней относятся информация с высоким уровнем ценности (наращение уровня затрат более чем в 2 раза) и сведения о потенциале организации (кадровом, технологическом, научном и т. п.), например, инвестиционные программы и планы инвестиций; имущественное положение организации; методы изучения рынка сбыта и продаж; сведения о партнерах и клиентах; способ производства продукции и структура цены; условия сделок и контрактов; содержание бизнес-планов и др.;

– публичная (открытая) – отражает интересы общества, потребности и интересы людей. Не имеет ограничений на использование.

Согласно ст. 139 ГК РФ, действующего с 1 января 1995 г., «лица, незаконными методами получившие информацию, которая составляет служебную или коммерческую тайну, обязаны возместить причиненные убытки».

На защиту определенных видов информации направлен и Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. «Об информатизации и защите информации», в то же время представляет интерес и постановление Правительства РФ от 5 декабря 1991 г. №35 «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну».

Таким образом, информация – это предмет труда в процессе управления. Информация является средством коммуникации между людьми.

Информация, используемая для управления, подразделяется на:

– базовую, формируемую независимо от данной управленческой задачи;

– текущую, регулярную или разовую, специально собираемую для данной управленческой задачи.

Текущая информация, в свою очередь, подразделяется на:

– документированную, фиксируемую в документах (счетах, учетных, бухгалтерских и других документах);

– недокументированную (телефонные разговоры, совещания, межличностные контакты и т. д.).

По аспектам управления информация классифицируется на:

– экономическую;

– организационную;

– социальную;

– техническую.

Развитие информационных потребностей организаций существенно видоизменило требования к информационному обеспечению процессов управления. Вместо общей информации о состоянии внешней среды в целом организации испытывают все большую потребность в более специфической и целенаправленной информации.

Диалектику информационных потребностей организации можно представить схемой (рис. 3.12).

 

 

 

Рис. 3.12. Развитие информационных потребностей

организации

Развитие информационных потребностей организации находит отражение в типе собираемых данных, начиная с периодических отчетов о тенденциях рынка в целом (статистический уровень) и систематических данных о поведении отдельных клиентов в сфере закупок и потребления (динамический уровень) и кончая информацией, полученной на основе конкретных сделок с клиентом в индивидуальном порядке. Необходимость систематизации информации, ее постоянного обновления (мониторинга) способствовала созданию информационных систем (рис. 3.13).

 

 

 

Рис. 3.13. Эволюция типа собираемой информации

 

Информационная система – совокупность взаимосвязанных элементов (целей, принципов, методов, средств и т. д.), способствующих реализации всего комплекса операций по обеспечению процесса управления необходимой информацией (рис. 3.14).

 

 

Рис. 3.14. Схема информационной системы

 

Она является неотъемлемой и важной частью менеджмента на предприятии и включает в себя как локальную, направленную на обеспечение внутренних коммуникаций, так и глобальную, обслуживающую внешние коммуникации подсистемы.

Пользователь современных информационных систем должен иметь возможность:

– со своего рабочего места осуществлять поиск в базе данных необходимой информации;

– решать проектные, плановые и другие управленческие задачи по их постановкам (описаниям) и исходным данным независимо от сложности математических моделей;

– с помощью аккумулированных в компьютере знаний о предметной области распознавать и диагностировать планы действий, выдвигать и проверять гипотезы, выделять закономерности в результатах наблюдений, в том числе там, где математические модели трудно использовать.

Указанные возможности реализуют соответственно:

– информационно-поисковые системы (ИПС);

– расчетно-логические системы;

– экспертные системы.

ИПС позволяют вводить запрос на естественном языке. При этом ответ формулируется за счет информации не только в готовом виде, хранящейся в памяти, но и полученной путем логического вывода и вычислений.

Расчетно-логические системы основаны на принципе библиотечной организации программ.

Экспертные системы (имитационные системы) используются там, где формализация с помощью математических моделей затруднена или невозможна. Они основаны на использовании логико-лингвистических моделей, носящих (в отличие от математических моделей) семантический характер.

Наибольший эффект обеспечивают автоматизированные информационные системы в менеджменте и проектировании (САD/САМ). Они дифференцируются по функциональным областям и включают:

– автоматизированные системы научных исследований (АСНИ);

– системы автоматизированного проектирования (САПР);

– автоматизированные системы технологической подготовки производства (АСТПП) и управления технологическими процессами (АСУТП) и другие подсистемы.