Использование мировых информационных ресурсов

В менеджменте

 

Совокупности вычислительных машин, объединенных коммуникационной средой, охватывающей значительные по расстоянию территории, получили название глобальных компьютерных сетей. За последние два-три десятилетия все виды организационного, аппаратного и программного обеспечения этих сетей бурно развивались и претерпели массу метаморфоз. Среди сетей, получивших общемировую известность, могут быть названы SPRINT, некоммерческая компьютерная сеть FIDO, международная система расчетов SWIFТ. Однако самой примечательной тенденцией в последние годы стало выделение из всего сообщества компьютерных сетей сети Интернет в качестве явного лидера как по размерам, так и по темпам прироста функциональных возможностей.

Количество информации, размещенной в Интернете, постоянно увеличивается. В связи с этим возникает проблема поиска данных.

В Интернете существуют два типа поисковых систем – классификаторы и поисковые машины. В зависимости от информации, которую необходимо найти, удобнее воспользоваться поисковой системой того или иного типа (рис. 3.15).

 

 

Pис. 3.15. Поисковая система Аltavista

 

Классификаторы хранят упорядоченные списки ссылок на Web-узлы. Обычно каждой ссылке сопутствует краткое описание. Списки упорядочены по тематическим разделам на поисковом сервере. Эти списки образуют иерархическую древовидную структуру. Спускаясь по дереву каталогов, можно последовательно ограничить область поиска и, в конечном итоге, получить список ссылок на узлы, связанные с той темой, которая интересна пользователю.

Использовать классификаторы удобно в том случае, когда тема для поиска достаточно общая. Например, «Вузы Санкт-Петербурга» или «Авиационная промышленность». В первом случае искомый ресурс, скорее всего, будет размещен в разделе «Образование: Вузы Санкт-Петербурга», а во втором – в разделе «Промышленность: Машиностроение: Авиационная промышленность».

При использовании для поиска информации классификаторов необходимо достаточно четко представлять, к какой категории эта информация относится. Кроме того, классификация ресурсов проводится людьми, поэтому часто бывает достаточно субъективна.

Этими недостатками не обладает другой тип поисковых систем – поисковые машины.

Поисковые машины просматривают страницы, размещенные в Интернете, и составляют индексы используемых слов. Пользователь вводит искомое слово, набор слов или логическое выражение, и по его запросу поисковая машина выдает список ссылок на страницы, в которых это слово используется. Одним из основных элементов поисковых машин является индексатор (иногда используется термин «паук») – программный модуль, периодически сканирующий Интернет для сбора данных о состоянии информационных ресурсов.

Эти данные используются для формирования и обновления индекса – массива данных поисковой машины, служащего для поиска адреса информационного ресурса. Основные составляющие индекса – это прямой и инвертированный списки, устанавливающие соответствие между поисковыми терминами и содержащими их документами.

Третий элемент поисковой машины – аппарат поиска, непосредственно обеспечивающий работу пользователя с индексом. Под этим термином подразумевают информационно-поисковый язык системы, пользовательский интерфейс и механизмы осуществления запросов в индексной базе.

Для того чтобы не увеличивать размеры словарей и индексов, введено такое понятие, как вес термина. Он определяется в процессе индексирования и зависит от метода индексирования, который используется данной поисковой машиной.

Методы индексирования делятся на статистические, теоретико-информационные и вероятностные.

В статистических методах документы рассматриваются как точки в информационном пространстве. Чем ближе группы терминов, составляющих документы, тем ближе находятся отображающие их точки. В качестве терминов индексации выбираются понижающие плотность пространства документов.

Теоретико-информационные методы основаны на предположении о том, что наибольшую информационную ценность имеют наименее часто встречающиеся слова. Для оценки полезности термина применяются концепции теории информации.

Вероятностные методы предполагают наличие обучающего множества документов для оценки релевантности результатов обработки запроса. Обучающее множество применяется для вычисления весовых коэффициентов, получаемых путем оценки условий вероятности вхождения термина в данный документ в случае его релевантности (или нерелевантности). На основе этих коэффициентов определяется вес термина.

При построении индекса реальные документы заменяются поисковыми образцами документов. При индексировании нетекстовой информации в поисковые образы входят главным образом универсальные адреса ресурсов, в случае новостей и почтовых списков – поля Subject и Keywords.

Формальную релевантность вычисляет система, на основании чего ранжируется выборка найденных документов. Реальная релевантность – это оценка самим пользователем ценности найденных документов.

Некоторые поисковые машины показывают дату, когда был проиндексирован тот или иной документ. Это помогает пользователю понять, насколько актуальным является ресурс, ссылку на который выдает поисковая машина.

Часто поисковые машины не включают определенные слова в свои индексы или могут не включать эти слова в запросы пользователей. Такими словами обычно считаются предлоги или просто очень часто использующиеся слова. Не включают их ради экономии места на носителях.

В последнее время Web-серверы, предназначенные для поиска информации в Интернете, сочетают в себе возможности классификаторов и поисковых машин (рис. 3.16).

Благодаря широкому распространению технологии World Wide Web в течение последних лет сеть Интернет из академической сети превратилась в популярную среду для общения, рекламы и бизнеса. Хотя электронная коммерция существовала и ранее, но именно популярность и доступность Интернета сделала возможным широкое использование электронной коммерции.

 

 

Рис. 3.16. Форма для запроса на российском поисковом

сервере (Rambler)

 

Электронная коммерция подразумевает использование технологий глобальных компьютерных сетей для ведения бизнеса.

Электронная коммерция позволяет изменить практически все процессы, происходящие в современном бизнесе, интегрируя их в единое целое. Потребители могут искать, заказывать и оплачивать товары, используя Интернет, обмениваться информацией о товарах и услугах с другими пользователями. Правительственные организации могут использовать Интернет для сбора налоговых деклараций и распространения официальной информации.

 

 

Рис. 3.17. Форма для запроса на российском поисковом

сервере Яndex

Общие сведения об электронной коммерции. Первоначально под термином «электронная коммерция» понимались продажи товаров и переводы денежных средств с помощью компьютерных сетей. Всякий раз, когда мы используем кредитную или телефонную карту, мы принимаем участие в электронной коммерции. Если банки осуществляют перевод денежных средств с помощью систем электронных платежей, они также используют электронную коммерцию. Однако банковские системы платежей являются закрытыми. Круг действия подобной системы ограничен банками, принимающими в ней участие, или клиентами конкретного банка. Между тем Интернет является открытой системой и представляет собой совершенно новый тип взаимодействия с пользователем. Поэтому сейчас термин «электронная коммерция» охватывает практически все аспекты ведения бизнеса, которые возможны с использованием Интернета. Можно выделить следующие два аспекта электронной коммерции.

 

 

Рис. 3.18. Популярный американский Интернет-магазин Амаzоn.сом

 

Электронная коммерция как рынок. Электронная коммерция не ограничивается покупкой и продажей товаров в Интернете. Например, виртуальный магазин может не только предлагать свою продукцию пользователям Интернета, но и искать поставщиков продукции, заключать контракты с ними, оплачивать счета, нанимать сотрудников и проводить маркетинговые акции через Интернет. При этом компании, вовлеченные в процесс электронной торговли, могут даже не подозревать об этом. Электронная коммерция оказывает значительное влияние на процессы производства, распространения и обмена товарами, а также на то, каким образом потребитель получает информацию о товаре и производит торговую сделку.

В работе электронного рынка принимают участие компании-производители и потребители товаров и услуг. Изменения в области коммуникаций влияют на способ, которым потребители получают информацию о товарах и услугах, делают заказы, оплачивают продукцию и т. д.

 

Рис. 3.19. Российский Интернет-магазин Оzon

Электронный рынок и роль информации в электронном бизнесе. Электронный рынок по многим параметрам похож на обычный рынок, основными компонентами которого являются:

– игроки (компании, поставщики, брокеры, магазины и покупатели);

– процессы (поставка, производство, маркетинг, конкуренция, распространение, потребление и др.). Разница заключается в том, что элементы электронного рынка (по крайней мере, часть из них) являются виртуальными (электронными). Необходимо отметить, что несмотря на очевидные преимущества, связанные с возможностью охвата огромных масс потенциальных покупателей и продавцов, электронный рынок не способен решить все проблемы, присущие традиционным рынкам. Более того, он порождает собственные проблемы. Прежде всего, это появление новых видов трансакционных издержек, снижающих эффективность электронных сделок;

– продукты (товары и услуги).

 

 

Рис. 3.20. Российское агентство финансовой информации

«РосБизнесКонсалтинг»

 

Электронные (цифровые) продукты имеют высокую степень настраиваемости. Информация о вкусах покупателя позволяет существенно расширить диапазон предлагаемых товаров. На таком достаточно дифференцированном и сегментированном рынке цены будут стремиться к максимальным, которые покупатель согласен заплатить.

Система электронных платежей. Существуют две основные области применения систем электронных платежей – это обмен данными (заказы, счета и др.) и электронный перевод денежных средств, который осуществляется между банками и имеет достаточно большой объём и относительно небольшое количество передаваемых полей, а также долгосрочные связи.

Применяются три типа электронных платежных средств.

Первый тип представляет собой комбинацию обычных и электронных платежей.

Например, платеж осуществляется традиционным способом, а подтверждение владельцу высылается по электронной почте. Или, напротив, платеж делается электронным способом, а подтверждение приходит по обычной почте.

Второй тип является расширением традиционного способа передачи денежных средств. Сюда входят передача номеров кредитных карточек электронным способом и использование так называемых смарт-карт, которые могут хранить и передавать всю информацию о своем владельце. В данном случае вся операция может происходить в электронном виде.

Третий тип включает различные виды цифровой наличности и электронных денег. Разница между первыми двумя типами и третьим заключается в том, что в последнем случае действительно переводятся деньги, а не только информация о них. Например, если передается только номер кредитной карточки – это платеж второго типа, а если сообщение само несет в себе некую сумму денег – это платеж третьего типа.

 

 

Рис. 3.21. Система электронных платежей через Интернет Сувеr-Рlаt

 

Электронные деньги – это некоторые зашифрованные серийные номера, представляющие реальную сумму денег. В то же время они являются вполне полноценными денежными средствами в том смысле, что могут быть обменены на обычные деньги.

Смарт-карты являются небольшими устройствами, которые могут хранить информацию, необходимую для совершения трансакций в рамках электронной коммерции. Смарт-карты могут хранить электронную наличность, информацию о владельце, электронные ключи и другую информацию.

Микроплатежи – это особый вид электронных денег, необходимый для оплаты микротрансакций. Стоимость одной трансакции может быть очень мала, и вследствие этого ее невозможно выразить в обычных денежных единицах. Поэтому возникла необходимость в микроплатежах. Важно отметить, что микроплатежи являются особенностью электронной коммерции.

Важнейшая роль в работе электронного рынка принадлежит информационным продуктам и услугам информационного характера.

Поставщиками информационных продуктов и услуг могут быть:

– центры, где создаются и хранятся базы данных;

– центры, распределяющие информацию на основе разных баз данных;

– службы телекоммуникаций и передачи данных;

– специальные службы, куда стекается информация по конкретной сфере деятельности для ее анализа, обобщения, прогнозирования, например консалтинговые фирмы, банки, биржи;

– коммерческие фирмы;

– информационные брокеры.

Потребителями информационных продуктов и услуг могут быть различные юридические и физические лица, решающие определенные задачи.

Структура рынка информационных продуктов и услуг. Основными компонентами рынка информационных услуг являются:

– техническая составляющая – развивающиеся информационные технологии;

– нормативно-правовая составляющая – юридические документы, обеспечивающие правовые нормы на информационном рынке. Среди них могут быть названы:

– Закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации»;

– Закон РФ «Об авторском праве и смежных правах»;

– Закон РФ «О правовой охране программ для ЭВМ и баз данных»;

– Закон РФ «О правовой охране топологий интегральных схем»;

– информационная составляющая – информационно-поисковые системы, помогающие ориентироваться в огромных массивах информации;

– организационная составляющая – методы государственного регулирования взаимодействия производителей и распространителей информационных продуктов и услуг.

Инфраструктура информационного рынка – это совокупность сектора, каждый из которых объединяет группу людей или организаций, предлагающих однородные информационные продукты и услуги.

В последние годы сформировались следующие представления об инфраструктуре информационного рынка:

– научно-техническая продукция в виде проектных, технологических, методических разработок по разным отраслям;

– объекты художественной культуры в виде текстовой, визуальной и аудиопродукции;

– услуги образования – все виды обучения;

– управленческие данные и сообщения; политическая и хозяйственная информация, статистические данные, данные о рыночной ситуации, рекламные сообщения, оценки и рекомендации по принятию решений;

– бытовая информация: сообщения общего характера, сведения о потребительском рынке, сведения о рынке труда.

В этой инфраструктуре отсутствуют три основных аспекта, характерных для информационного общества:

– технический – это вся аппаратно-техническая база информатики;

– программный – это все программные продукты информатики;

– коммуникационный – это все виды компьютерных сетей и их возможности по передаче информации, все виды телефонной и факсимильной связи.

Выделим пять секторов рынка информационных продуктов и услуг:

– деловая информация;

– информация для специалистов;

– потребительская информация;

– услуги образования;

– обеспечивающие информационные системы и средства.

Деловая информация. Данный сектор состоит из следующих частей:

– биржевая и финансовая информация – котировки ценных бумаг, валютные курсы, учетные ставки, рынок товаров и капиталов, инвестиции, цены. Поставщиками являются специальные службы биржевой и финансовой информации, брокерские компании, банки;

– статистическая информация – ряды фактических данных и прогнозы социально-экономического и демографического характера. Поставщиками являются государственные службы, компании, консалтинговые фирмы;

– коммерческая информация по компаниям, фирмам, корпорациям, направлениям работы и их продукции, ценам; о финансовом состоянии, связях, сделках, руководителях, деловых новостях в области экономики и бизнеса. Поставщиками являются специальные информационные службы.

Информация для специалистов. Содержит следующие части:

– профессиональная информация – специальные данные и информация для юристов, врачей, фармацевтов, преподавателей, инженеров, геологов, метеорологов и т. д.;

– научно-техническая информация – документальная, библиографическая, реферативная, справочная информация в области естественных, технических, общественных наук, по отраслям производства и сферам человеческой деятельности;

– доступ к первоисточникам – организация доступа к источникам информации через библиотеки и специальные службы, возможности приобретения первоисточников, их получения по межбиблиотечному абонементу в различных формах.

Потребительская информация. Сектор потребительской информации включает разделы:

– новости и литература – информация служб новостей и агентств, прессы, электронные журналы, справочники, энциклопедии;

– потребительская информация – расписания движения транспорта, резервирование билетов и мест в гостиницах, заказ товаров и услуг, банковские операции и т. п.;

– развлекательная информация – игры, телетекст, видеотекст.

Услуги образования. Данный сектор включает все формы и ступени образования: дошкольное, школьное, специальное, среднее профессиональное, высшее, повышение квалификации и переподготовку. Информационная продукция может быть представлена в компьютерном или некомпьютерном виде: учебники, методические разработки, практикумы, развивающие компьютерные игры, компьютерные обучающие и контролирующие системы, методики обучений и пр.

Обеспечивающие информационные системы и средства. Сектор обеспечивающих информационных систем содержит части:

– программные продукты – программные комплексы с разной ориентацией – от профессионала до неопытного пользователя компьютера: системное программное обеспечение, программы общей ориентации, прикладное программное обеспечение по реализации функций в конкретной области принадлежности, по решению задач типовыми математическими методами и др.;

– технические средства – компьютеры, телекоммуникационное оборудование, оргтехника, сопутствующие материалы и комплектующие;

– разработка и сопровождение информационных систем и технологий – обследование организации в целях выявления информационных потоков, разработка концептуальных информационных моделей, разработка структуры программного комплекса, создание и сопровождение баз данных;

– консультирование по различным аспектам информационной индустрии – какую информационную технику приобретать, какое программное обеспечение необходимо для реализации профессиональной деятельности, нужна ли информационная система, на базе какой информационной технологии лучше организовать свою деятельность и т. д.;

– подготовка источников информации – создание баз данных по заданной теме, области, явлений и т. п.

В каждом секторе может быть организован любой вид доступа:

– непосредственный – к хранилищу информации на бумажных носителях;

– дистанционный – к удаленным или находящимся в данном помещении компьютерным базам данных.

Информационный рынок, несмотря на разные концепции и мнения относительно его инфраструктуры, существует и развивается, а значит, можно говорить о бизнесе информационных продуктов, услуг, под которым понимается не только торговля и посредничество, но и производство (рис. 3.22).

 

Рис. 3.22. Секторы информационного рынка

 

Среди фирм, занимающихся производством и торговлей информационными продуктами, могут быть названы:

– Lexis-Nexis;

– Bell & Howell Information and Learning;

– Dow Johns.

Охарактеризуем одну из них.

Lexis-Nexis. Основные характеристики фирмы (рис. 3.23):

– объём базы данных около 23 Тбайт – это более 1 млрд. документов;

– 18600 информационных источников. Свыше 13600 полнотекстовых источников информации, включая крупнейшие журналы и газеты(New York Times, Washington Post Newsweek, Financial Times и др.);

 

 

Рис. 3.23. Вид сайта Lexis-Nexis (www.Lexis-Nexis.com)

 

– более 140 информационных агентств (CNN, Agence France Presse, Associated Press, Bloomberg, Business Wire, ITAR-TASS, UPI, Economist Intelligence Unit, Sports Wires);

– данные о десятках миллионов компаний во вcем мире – базы Dun&Bradsteet, Standard&Poor, Disclosure, Hoppenstedt, Creditreform и др.;

– финансовые отчеты компаний и информация о рынках во всём мире – Investext, Market Research Reports, Predicast, ABI/Inform, ICC, UMI, Country Forecarts, Market Insight и др.;

– в законодательстве: судебные дела, договоры, юридическая информация по различным странам и регионам (США, страны ЕС, Канада, Китай, Россия и пр.).

Распределение баз данных по тематике:

– 10% – потребительский рынок;

– 12% – законодательство;

– 19% – наука и техника;

– 26% – другие;

– 3% – бизнес.

 

Коммуникации в управлении

 

Как мы видим, информация в основном включает в себя характеристики, определяющие, что передается в процессе управления организацией. Коммуникация – более широкое понятие, так как включает и то, что передается, и то, как передается. Для того чтобы коммуникации состоялись, необходимо как минимум наличие двух людей, связанных определенной степенью взаимного понимания. Коммуникация предъявляет требования к каждому из участников этого акта и требует от каждой из сторон определенных навыков и умений в понимании общих символов.

Субъектами коммуникации могут выступать отдельные личности, группы и целые организации. Исследования показывают, что менеджеры процветающих фирм от 50 до 90% всего времени тратят на коммуникации. Руководитель занимается коммуникациями с целью реализации своей роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решения, в том числе в управленческих функциях планирования, организации, мотивации и контроля. Именно потому, что обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, коммуникации называются связывающим процессом.

Рассмотрим более подробно процесс коммуникаций и его влияния на эффективность управления по указанным выше субъектам:

1) коммуникации в организациях (фирмах, учреждениях);

2) коммуникации между личностями, группами коллектива.

Заметим, что и вне и внутри организаций (фирмы) требуются эффективные коммуникации.

Коммуникации между организацией и ее средой. В начале главы мы рассмотрели факторы внешней среды, влияющие на деятельность организации. От этих факторов зависят коммуникационные потребности организации. При этом основное внимание уделяется вопросам, связанным с потребностями информационного взаимодействия, с внешним окружением.

Для коммуникаций с объектами своего внешнего окружения организация пользуется разнообразными средствами:

– с имеющимися и потенциальными партнерами организация общается с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынке;

– в сфере отношений с общественностью – создается определенный образ, «имидж» организации на местном, национальном, международном уровнях (например, компания «Пепси-кола» всячески подчеркивает, что ее продукция предназначена для молодежи, ведущей здоровый образ жизни. Поэтому часть прибыли от реализации продукции идет на борьбу с алкоголизмом, наркоманией, СПИДом и т. д. среди молодежи);

– в сфере отношений с государством – составление пространных письменных отчетов (где особо выделяется и тиражируется через СМИ информация по финансам и маркетингу; о возможностях карьеры, льготах и т. п.); использование лоббистов в государственных структурах; взносы в пользу разных политических партий, комитетов и т. п. (цель – оказать влияние на содержание будущих законов и постановлений).

Это лишь немногие из средств, из способов реагирования организации на события и факторы внешнего окружения.

Коммуникации между уровнями организации. Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках коммуникаций и ветвей.

Сущность нисходящей ветви: подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т. п. Например, президент по производству может сообщать управляющему (руководителю среднего звена) о предстоящих изменениях в производстве продукта. В свою очередь, управляющий заводом должен проинформировать подчиненных ему руководителей об особенностях готовящихся изменений и т. д. до отдельного работника.

Сущность восходящей ветви: выполняет функцию оповещения верха о том, что делается на низших уровнях. Последняя управленческая инновация в коммуникациях по восходящему – это создание групп из рабочих, которые регулярно, обычно на 1 час в неделю (оплачиваемый), собираются для обсуждения и решения проблем в производстве или обслуживания потребителей (т. е. кружка качества). Обмен информацией по восходящей обычно происходит в форме отчетов, предложений и объяснительных записок – горизонтальная коммуникация.

Организация состоит из многих подразделений, поэтому обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий.

К примеру, в хозрасчетных организациях ВС, полевых учреждениях ЦБ, войсковых частях руководители различных отделений и служб должны обмениваться информацией по проблемам экономической работы, экономии материальных ресурсов, усилению контроля за движением денежных средств и т. п.

Поскольку организация – это система взаимосвязанных элементов, руководство должно добиваться, чтобы специализированные элементы работали совместно, продвигая организацию в нужном направлении.

Коммуникации между личностями, группами коллектива (межличностные коммуникации).

Эти коммуникации подразделяются на следующие уровни:

1) руководитель – подчиненный;

2) между руководителем и рабочей группой;

3) неформальные коммуникации;

4) межличностные коммуникации.

Дадим краткую характеристику уровней.

Первый уровень (руководитель – подчиненный) является наиболее очевидным компонентом коммуникаций в организации. Исследования показывают, что 2/3 коммуникативной деятельности руководителя реализуется между ним и управляемым персоналом.

Обмен информацией между руководителем и подчиненными связан с прояснением задач, приоритетов и ожидаемых результатов; с обсуждением проблем эффективности работы; достижением признания и вознаграждения с целью мотивации; совершенствованием и развитием способностей подчиненных; со сбором информации о назревающей или реально существующей проблеме.

Второй уровень является дополнением к обмену информацией между руководителем и подчиненным. Поскольку в обмене участвуют все члены группы, каждый имеет возможность поразмышлять о новых задачах и приоритетах группы, о том, как следовало бы работать вместе, предложениях рационализаторского характера, о существующих проблемах и т. п. (пример: свертывание деятельности офицерских собраний в частях и военных учреждениях значительно снизили объём получения руководящим составом информации о проблемах подчиненных офицеров, сократилось количество предложений по улучшению эффективности деятельности военных организаций).

Третий уровень (неформальные коммуникации). Из ранее изученного материала известно, что любая организация состоит из формальных и неформальных компонентов.

Уровень неформальных коммуникаций можно назвать каналом распространения слухов.

Поскольку по каналам слухов информация передается намного быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для запланированной утечки и распространения определенной информации или сведений типа «только между нами». (Этот тип сведений дает большую гарантию того, что они станут известны всему коллективу.)

Приписываемая слухам репутация неточной информации опровергается рядом исследований. Так, по данным исследования американского экономиста А. Девиса, 80–99% слухов точны в отношении непротиворечивой информации о самой компании (однако уровень точности не может быть высоким, когда речь идет о личной или о сильно эмоционально окрашенной информации)[5].

Вместе с тем, независимо от точности, всё свидетельствует в пользу влиятельности слухов, будь их воздействие положительным или отрицательным.

В табл. 3.4 перечислены некоторые разновидности информации и степень ее точности, передаваемой по каналам распространения слухов в организации (по материалам исследования К. Дэвиса)2.

Таблица 3.4