Глава 3. Инфраструктура менеджмента

 

Организация как открытая социально-экономическая

Система

 

Организация (предприятие) – один из основных субъектов хозяйственных отношений в рыночной экономике. При этом в первую очередь мы имеем в виду формальные коммерческие организации, являющиеся юридическими лицами (рис. 3.1).

 

 

Коммерческие организации	Некоммерческие организации
Организации, деятельность которых направлена на систематическое получение прибыли от пользования имуществом, продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг	Организации, не имеющие в качестве основной цели своей деятельности извлечение прибыли и не распределяющие полученную прибыль между участниками организации

 

Рис. 3.1. Формальные организации

 

Юридическое лицо – это организация, которая:

– имеет обособленное имущество в собственности, в хозяйственном ведении, в оперативном управлении;

– отвечает имуществом по своим обязательствам;

– может от своего имени приобретать имущественные и неимущественные права;

– может быть истцом и ответчиком в суде;

– имеет самостоятельный баланс или смету.

Кроме предприятий-производителей к основным субъектам рыночной экономики, образующим систему отношений, относятся: государство, банки и отдельные домашние хозяйства – основные потребители (рис. 3.2). По своей природе предприятия являются открытыми социально-экономическими системами (рис. 3.3).

 

 

Рис. 3.2. Экономические потоки (материальные и финансовые) в рыночной экономике:

 

Можно выделить следующие специфические черты открытой социально-экономической системы:

– изменчивость (нестабильность) отдельных параметров системы, стохастичность поведения;

– уникальность и непредсказуемость поведения системы в конкретных условиях и вместе с тем наличие у неё предельных способностей, определяемых имеющимися ресурсами;

– способность препятствовать разрушающим систему тенденциям;

– способность адаптироваться к изменившимся условиям;

– способность изменять свою структуру и формировать варианты поведения;

– способность к стремлению к преобразованию, т. е. формированию целей внутри системы.

 

ВХОД Ресурсы: – материально-технические; – людские; – энергетические; – информационные

ОРГАНИЗАЦИЯ Процесс преобразования (материальные и информационные процессы)

ВЫХОД – продукция или услуги; – информация; – финансы; – экономические характеристики выходов

 

Рис. 3.3. Организация – открытая социально-экономическая система

 

Таким образом, ни одна организация не может функционировать изолированно, вне зависимости от совокупности факторов как внутреннего, так и внешнего воздействия.

Факторы внешней среды. Рассматривая влияние внешней среды на организацию, следует иметь в виду, что их воздействие неодинаково. Поэтому важно уметь выявить наиболее существенные факторы внешнего влияния и выработать эффективные способы реагирования на него.

Внешние воздействия могут быть отрицательными, когда деятельность одной стороны вызывает потери другой стороны, или положительными, когда деятельность одной стороны приносит доход, прибыль другой.

Для деятельности фирмы термин «внешняя среда» включает экономические условия, потребителей, профсоюзы, правительственные акты, законодательство, конкурирующие организации, систему ценностей в обществе, объективные взгляды, технику, технологию и т. д. (рис. 3.4, 3.5). Эти факторы оказывают влияние на все, что происходит внутри организации. Например, введение новой автоматизированной поточной линии может обеспечить организации преимущество в конкуренции.

 

Рис. 3.4. Факторы внешней среды организации (вариант)

 

Хотя организация зависит от внешней среды, но среда эта, как правило, находится вне пределов влияния на неё. Фирма, компания ничего не добьются, если будут препятствовать, к примеру, повышению минимальной заработной платы, хотя это и увеличит их затраты на рабочую силу на многие миллионы рублей.

 

 

Рис. 3.5. Факторы внешней среды организации (вариант)

 

Современным организациям (фирмам) приходится приспосабливаться к изменениям во внешнем окружении и соответствующим образом осуществлять изменения внутри себя.

В этом отношении фирмы подобны биологическому организму, который смог выжить, согласно теории Ч. Дарвина, лишь потому, что приспособился к изменениям в своей окружающей среде.

Характеристики внешней среды: сила, с которой изменение одного фактора влияет на другие; сложность (число и разнообразие); подвижность (скорость изменения среды) и неопределенность.

Примером, объясняющим первую характерную черту внешней среды, может служить повышение цен на нефть в 2001 г. или падение в начале 2002 г. И в том и в другом случае не только компании, но и целые государства пытались учесть эти изменения, внести коррективы в свою политику. Это жесткая экономия топлива, установление нормативов на его использование, введение налогов на сверхприбыль нефтяных компаний, замена нефти как топлива на другие виды и т. д.

Есть и положительный эффект. Например, улучшилось положение ряда фирм, производящих теплоизоляционные материалы, разрабатывающих синтетическое волокно, выпускающих электромобили и т. д.

Различают две составляющие во внешней среде. Это среда прямого воздействия и среда косвенного воздействия.

К первой группе относятся: законы и государственное воздействие, поставщики, потребители и конкуренты.

Факторы среды косвенного воздействия обычно прямо не влияют на цели и задачи организации, но не учитывать их нельзя.

Так, Чернобыльская авария 1986 г. прямо не отразилась на работе других атомных станций, но она резко изменила общественное мнение относительно атомных станций. В результате строительство около десятка их пришлось остановить. Это нанесло ущерб атомной энергетике в целом.

Среда косвенного воздействия обычно сложнее, чем среда прямого воздействия. К факторам среды косвенного воздействия относят: состояние экономики, технологии, социальные и политические факторы, взаимоотношения между организациями, общественными организациями, СМИ и, наконец, международное окружение.

Когда фирма начинает вести свои дела за пределами внутреннего рынка, соответствующие действия подлежат модификации.

Среди главных факторов внешней среды, которые следует учитывать, можно выделить культуру, экономику, законодательство, государственное регулирование и политическую обстановку.

Анализ международных факторов приобрел важное значение для отечественных организаций после отмены государственной монополии на внешнюю торговлю. Многие крупные и средние фирмы активно действуют или собираются действовать на международном рынке. Поэтому руководство фирмы должно следить за ситуацией, которая там складывается. Нужно отслеживать политику правительств других стран и с учётом этого строить свою стратегию по защите от иностранных конкурентов, просить помощи у правительства, укреплять внутренний рынок и т. д.

Анализ внешней среды помогает руководству фирмы ответить на важнейшие вопросы: какие факторы составляют угрозу для организации? Какие из них возможно использовать для достижения поставленных целей фирмы? Какие изменения необходимо провести в организации с учетом этих факторов и т. д.

Факторы внутренней среды. Представляя собой открытую социально-экономическую систему, организация (предприятие) выступает как совокупность взаимосвязанных элементов, образующих единое целое и определенным образом взаимодействующих для достижения заданной цели.

В организации как системе различают следующие элементы:

– функциональные области деятельности организации;

– элементы производственного процесса;

– элементы управления.

В свою очередь к функциональным областям деятельности организации относятся: основные виды деятельности, объединенные специфической целью и взаимосвязанные задачами, выполнение которых необходимо для достижения всей организацией поставленных целей (табл. 3.1).

Функциональные области выступают объектами менеджмента в организациях и определяют их структуру управления.

Типичные функциональные области: сбыт (маркетинг), производство, финансы, персонал, НИОКР (инновации).

Под производственным процессом понимается совокупность трудовых и естественных процессов, в результате взаимодействия с которыми сырье и материалы превращаются в готовую продукцию.

Основные элементы производственного процесса – это предметы труда, средства труда, труд.

Таблица 3.1

Примеры основных целей функциональных

областей организации

 

Функциональная область	Специфическая цель
Маркетинг	Выйти на первое место по продаже продукции (определенного вида) на рынке
Производство	Достичь максимальной производительности труда при производстве всех (или определенных) видов продукции
НИОКР (инновации)	Поддерживать конкурентоспособность и постоянное обновление выпускаемой продукции
Финансы	Сохранять и поддерживать на необходимом уровне все виды финансовых ресурсов
Персонал	Обеспечить условия, необходимые для развития творческого потенциала работников и повышения уровня удовлетворенности и заинтересованности в работе

 

Предметы труда – вещество природы, весь комплекс вещей, на которые человек воздействует в процессе труда при помощи средств труда с целью приспособления их для удовлетворения личных и производственных потребностей.

Предмет труда в конечной форме выступает в форме готовой продукции или услуги; на промежуточных стадиях производственного процесса это сырье, материалы, отдельные детали или сборочные единицы изделия.

Средства труда – материальные средства, при помощи которых человек воздействует на предметы труда.

Средства труда – это орудия и материальные условия труда. К орудиям труда относятся: производственное оборудование, инструменты, оснастка; к материальным условиям труда – производственные помещения, склады, транспортные средства, осветительные установки и др.

Труд – целенаправленная деятельность рабочих, инженерного персонала и служащих, связанная с превращением исходного сырья и материалов в готовую продукцию или услуги.

Основные элементы управления представляют собой:

– функции управления;

– структуру управления.

Все перечисленные элементы фактически являются внутренними переменными организации.

Внутренние переменные – это ситуационные факторы внутри организации; в основном являются контролируемыми и регулируемыми. Существуют различные варианты определения состава внутренних переменных организации, но основными из них являются: цели, задачи, технология, структура, трудовые ресурсы (рис. 3.6).

Совокупность индивидуальных для каждой организации элементов переменных и составляет внутреннюю среду организации (предприятия).

Под внутренней средой организации понимают ситуационные факторы внутри организации. Так как организации представляют собой созданные людьми системы, так и внутренние факторы в основном являются результатом управленческих решений. По сути это хозяйственный организм организации, ее структура.

 

ОПФ

 

 

Рис. 3.6. Основные элементы организаций (предприятий)

 

Цели организации. Организацию следует рассматривать как средство достижения целей.

Цели – это конечные состояния или желаемый результат, которого стремится добиться трудовой коллектив.

Организация имеет всегда хотя бы одну основную цель, к достижению которой стремятся все члены трудового коллектива. На практике весьма редко встречаются организации, имеющие только одну цель. Организации, имеющие несколько взаимосвязанных целей, называют сложными организациями. Важно, чтобы намеченные трудовым коллективом цели были реальными и выполнимыми. Процесс претворения целей в жизнь организации представлен на рис. 3.7.

 

 

Рис. 3.7. Процесс претворения целей в жизнь организации

 

На практике в процессе планирования руководство организацией разрабатывает цели организации, сообщает их членам организации. Однако этот процесс не имеет односторонней направленности, так как в разработке тактических целей принимают участие все члены трудового коллектива (рис. 3.8).

Процедура совместного определения цели является главным мотивом и координирующей силой организации, так как в результате этого каждый член организации знает, к чему он должен стремиться.

 

 

 

Рис. 3.8. Методика совместного определения целей

организации

 

Структура организации – это логические взаимоотношения между уровнем управления и функциональных областей, построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достичь целей организации.

Задача – это предписанная работа или её часть (операции, процедуры), которая должна быть выполнена заранее установленным способом в ранее оговоренные сроки.

С технологической точки зрения задачи предписываются не работнику, а должности. В соответствии со структурой организации каждой должности предписан ряд задач, которые рассматриваются как необходимый вклад в достижение целей организации (рис. 3.9).

 

 

Рис. 3.9. Взаимосвязь должностей, структуры и целей

 

Технология – это сочетание квалификационных навыков, оборудования, инфраструктуры, инструментов и соответствующих знаний, необходимых для осуществления желаемых преобразований в материалах, информации и людях.

Задачи и технология тесно взаимосвязаны. Выполнение задачи предполагает использование конкретной технологии.

Люди (трудовые ресурсы). Это пятый и наиболее значимый элемент внутренней среды организации. Цели организации достигаются через труд людей. Это значит, что в менеджменте внутренние элементы никогда не рассматриваются изолированно друг от друга, изменения одного из названных элементов будут в определенной мере влиять на все остальные. Взаимосвязь внутренних элементов организации – целей, структуры, задач, технологии и людей показана на рис. 3.10.

 

Рис. 3.10. Взаимосвязь внутренних элементов организации

 

Рассмотренные характеристики и понятия относятся к формальной организации. Вместе с тем в практике управления определенную роль играют и неформальные организации.

Формальная и неформальная организации. В каждом трудовом коллективе наряду с формальной (официальной) структурой взаимоотношений существуют и неформальные (неофициальные) отношения между членами коллектива.

Если официальные отношения регламентируются соответствующими инструментами, приказами, распоряжениями, то неофициальные не регламентируются никем и ничем. Поэтому следует иметь в виду, что процесс управления относится к созданию и функционированию формальной организации. Однако надо знать, что внутри всякой формальной организации существуют и неформальные организации, которые в определенной мере влияют на политику формальной организации. Это связано с тем, что каждый член трудового коллектива принадлежит одновременно ко многим группам. Механизм образования формальных и неформальных организаций представлен на рис. 3.11.

Формальными группами называются группы людей, созданные по воле руководства для достижения целей организации.

Первейшей их функцией является выполнение конкретных задач и достижение целей организации. Отношения между людьми регулируются различного рода нормативными документами: законами, постановлениями, приказами, распоряжениями и т. д.

Стихийно образовавшаяся группа людей, вступивших в регулярное взаимодействие для достижения определенных целей (цели), признается неформальной группой (организацией).

 

 

Рис. 3.11. Механизм образования формальных

и неформальных организаций

 

Отношения между членами такой группы формируются на основе личных симпатий. Члены группы связаны общностью взглядов, склонностей и интересов. Здесь нет списка членов коллектива, указаний на обязанности, согласованные роли.

Неформальные, или теневые, группы существуют в каждой организации. Они неизменно «вырастают» из дружеских отношений и отношений, не определяемых организационной схемой. Для организации важно, чтобы неформальные группы не доминировали.

Цена дружбы не имеет ничего общего с формальными отношениями и компетентностью, но их влияние на дело формальной организации может быть весьма существенным, и, когда задействовано большое количество людей, власть неофициальной группы заметно усиливается. Наиболее распространенное использование и злоупотребление этой властью выражается в форме неофициального общения (так называемый «тайный» телеграф). Ни одни новости не передаются так быстро, как по неформальным каналам. Это один из способов, с помощью которого неформальная группа осуществляет свою власть (неформальная коммуникация).

Другой способ, которым пользуется неформальная группа для того, чтобы проявить свою власть, – это ее способность действовать или бездействовать. В практике управления имеется немало примеров, когда организации были поставлены «на колени» несанкционированным менеджментом (сюда не включаются забастовки, так как они санкционированы профсоюзом и носят законный характер).

Несанкционированное установление производственных норм – это один из путей, благодаря которому неформальные группы оказывают негативное влияние на людей. Вместе с тем некоторые организации могут быть спасены, так как неформальные группы могут работать более усердно, чем установлено нормами. Суть состоит в том, что неформальная группа может работать на то, чтобы продвигать вперед или тормозить развитие организации. Задача менеджера состоит в том, чтобы минимизировать влияние этих групп и направлять в нужное русло их власть.

Влияние неформальных отношений может контролироваться, но, чтобы этого добиться, менеджер должен иметь четкое представление о том, как и почему функционирует неформальная организация. Когда у менеджера возникает базовая мотивация функционирования неформальной группы, тогда у него появляется возможность разработки соответствующей стратегии поведения.

Для начала менеджер должен понять, что неформальные организации порождаются основным принципом человеческой психики: они образуются и развиваются тогда, когда люди взаимодействуют между собой. В основе их деятельности лежит концепция малых групп. Взаимодействие порождает чувства, а из чувства рождается консенсус. Взаимодействие людей и составляет базис неформальной организации.

Таким образом, неформальная организация людей может работать на вас или против вас. Как заставить ее работать на вас?

Во-первых, менеджер должен согласиться и принять тот факт, что неформальная организация существует.

Во-вторых, нужно попытаться понять, насколько неформальная организация может быть ценной, чтобы помочь менеджеру достичь своих целей.

В-третьих, выявить неформальных лидеров и управлять ими.

В-четвертых, необходимо попытаться объединить цели неформальной и формальной организации.

В-пятых, менеджер должен понять и согласиться с тем, что вне зависимости от того, что он делает, неформальные организации продолжают существовать.

Причины, побуждающие вступать людей в неформальные отношения, можно сгруппировать следующим образом:

1) чувство принадлежности. Удовлетворение потребности в чувстве принадлежности – одна из самых сильных наших эмоциональных потребностей. Поскольку большинство формальных организаций сознательно лишает людей возможностей социальных контактов, рабочие вынуждены обращаться к неформальным организациям, чтобы эти контакты обрести;

2) взаимопомощь. Естественно, можно обратиться за помощью к своему формальному начальнику. Однако одни считают, что начальник может плохо о них подумать (здесь срабатывает принцип «не создавай проблемы начальству»), другие боятся критики и т.п. В этих и других случаях люди часто предпочитают прибегать к помощи своих коллег;

3) защита. Люди всегда знали, что сила – в единстве. В силу этого важной причиной вступления в неформальную организацию является осознанная потребность в защите;

4) общение. Люди хотят знать, что происходит вокруг них. Поскольку во многих формальных организациях система внутренних контактов довольно слабая, а иногда руководство намеренно скрывает от своих подчиненных определенную информацию, доступ к неформальному получению информации (слухам) возможен только в неформальной организации;

5) симпатия. Люди часто присоединяются к неформальным группам просто для того, чтобы быть ближе к тому, кто им симпатичен.

Характеристики неформальных организаций. Неформальные организации одновременно могут быть похожими и непохожими на формальные организации. Поэтому можно выделить признаки, характеризующие неформальные организации:

1) социальный контроль. Неформальные организации осуществляют социальный контроль за своими членами. Речь идет об установлении и укреплении норм – групповых эталонов приемлемого и неприемлемого поведения. Естественно, тех, кто нарушает эти нормы, ждет отчуждение.

Менеджеру в этой связи следует знать, что социальный контроль, осуществляемый неформальной организацией, может оказать положительное влияние на достижение целей формальной организации;

2) сопротивление переменам. В неформальных организациях всегда наблюдается тенденция к сопротивлению переменам. Частично это объясняется тем, что перемены могут нести в себе угрозу дальнейшему существованию неформальной организации;

3) неформальные лидеры. Неформальные организации также имеют своих лидеров, их отличие состоит в том, что лидер формальной организации имеет поддержку в виде делегированных ему официальных полномочий и действует в отведенной ему конкретной функциональной области.

Опора неформального лидера – признание его группой. Сфера влияния неформального лидера может выходить за административные рамки формальной организации.

Неформальный лидер выполняет две первостепенные функции: помогает группе в достижении ее целей, поддерживает и укрепляет ее существование.

Существование неформальных групп в организации – вполне нормальное явление, такие группы чаще всего укрепляют трудовой коллектив, и формальный руководитель организации должен их поддерживать. К примеру, фирма «Коргинггласе» (США) установила в здании эскалаторы (вместо лифтов), чтобы увеличить возможность неформальных контактов между сотрудниками, фирма «МММ» (США) организует клубы с целью повышения вероятности случайных бесед, способствующих решению проблем во время приема пищи или в других ситуациях. Все это усиливает чувство причастности к коллективу. Здесь налицо единство и солидарность, которые проявляются не только в труде, но и в часы досуга. Товарищеские контакты во время работы и по ее окончании, сотрудничество и взаимопомощь формируют здоровый психологический климат в организации.

Набор статусов (должностей) и ролей, определяющих формально организационную структуру фирмы, связан с людьми, занимающими эти должности или выполняющими эти роли. В результате появляются не только разные стили в выполнении одной и той же работы, но и различные образцы отношений между людьми в организации, в дальнейшем перерастающие в традиции. Отсюда возникает сомнение, что эти традиции могут быть изменены в результате смены только организационной структуры.

Так, когда начались процессы ваучерной приватизации в России, то большинство предприятий были преобразованы в акционерные общества (АООТ и АОЗТ). Многие считали, что работники, став хозяевами предприятий, значительно повысят эффективность и производительность труда. На практике 80% акционерных предприятий в 1993 г. снизили производительность труда на 30–40%.

Поэтому необходимо также изучать и динамику системы, т.е. процессы, происходящие между людьми, чтобы понять характер неформальных отношений, традиций, культуры, которые окружают структуру любой организации.