Результативность и эффективность коммуникаций.

Коммуникация - это обмен информацией, на основе которого руководитель получает информацию. необходимую для принятия эффективных решении, и доводит принятые решения до сотрудников организации.Если коммуникации налажены плохо, решения могут оказываться ошибочными, люди могу т неверно понимать чего же хочет от них руководство, пли, наконец, от этого могут страдать межличностные отношения. Эффективностью коммуникаций часто определяется качество решений и то. как они в действительности будут реализованы.

Это означает, что для успеха индивидов и организации необходимы эффективные коммуникации. Эффективная коммуникация отвечает следующим требованиям:

• достоверности,

• реальности.

• объективности.

• своевременности.

• адресности.

• обратной связи,

•дозированности с точки зрения такого критерия как «важное значение для достижения цеди организации».

• доступности (прозрачности).

Неэффективные коммуникации - одна из главных сфер возникновения проблем. Глубоко осмысливая коммуникации на уровне личности и организации, необходимо научиться снижать частоту случаев неэффективных коммуникаций и становиться лучшими, более эффективными менеджерами. Эффективно работающие руководители - это те, кто эффективны в коммуникациях. Они представляют суп, Коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией.

Осуществляются коммуникации путем передачи идей, фактов, мнении, ощущений или восприятии, чувств и отношений от одного лица другому в устной или какой-либо другой форме с целью получения в ответ желаемой реакции.

Для того чтобы коммуникация состоялась, необходимо, как минимум, наличие двух людей. Поэтому каждый из участников должен обладать всеми пли некоторыми способностями: видеть, слышать, осязать, воспринимать запах и вкус. Эффективная коммуникация требует от каждой из сторон определенных навыков и умений.

Функции коммуникаций:

Основные функции коммуникации:

информативная - передача истинных пли ложных сведений;

интерактивная (побудительная) - организация взаимодействия между людьми;

перцептивная функция - восприятие друг друга партнерами по общению и установление на этой основе

взаимопонимания;

экспрессивная - возбуждение пли изменение характера эмоциональных переживаний.

Процесс коммуникаций:

 

Коммуникационный процесс - это обмен информацией между двумя или более людьми Основная цель коммуникационного процесса -обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т. е. сообщении. Однако сам фа кт обмена информацией не гарантирует эфективности общения участвовавших в обмене людей. Чтобы лучше понимать процесс обмена информацией и его эффективности, следует иметь представление о стадиях процесса, в котором участвуют двое или большее число людей.

В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента:

1.Отправитель лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее.

2.Сообщение - собственно информация, закодированная с помощью символов.

3. Канал - средство передачи информации. Каналом передачи может быть сама среда, а также технические устройства и приспособления.Получатель - лицо, котором} предназначена информация и которое интерпретирует ее.

2. Проблемы коммуникаций и пути повышения ее эффективности Коммуникационные барьеры:

Ру ководитель должен иметь представление о процессе восприятия, учете некоторых факторов, us числа влияющих на восприятие в процессе обмена информацией, что позволяет не допускать снижения эффективности коммуникаций, своевременно устранив преграды, обусловленные восприятием. Ограничителем эффективности межличностного обмена информацией может быть отсутствие обратной связи по поводу посланного сообщения. Обратная связь важна, поскольку дает возможность установить действительно ли ваше сообщение, принятое получателем, истолковано в том-смысле, который ему изначально придали.

Су шествует ряд способов установления обратной связи. Один из них? задавать вопросы, [дне один способ создания обратной вязи заключается в оценке языка поз. жестов, интонации человека, которые как будто указывают на замешательство или непонимание. Если вы это чувствуете, можно прибегнуть к методу задавания вопросов. Обратную связь можно установить также путем контроля первых результатов работы. Соответствующая информация позволит оценить, в какой мере воплощается то. что намеревалось сообщить. Еще один из способов обратной связи? проведение с подчиненными политики открытых дверей, когда руководитель определяет день и час в течение дня. чтобы выслушать работников по любому интересующему их вопросу.

Когда информация движется внутри организации вверх и вниз, смысл сообщений несколько искажаемся. "Такое искажение может быть вызвано рядом причин. Сообщения могут искажаться преднамеренно, в силу затруднений в межличностных контактах. Сознательное искажение информации может' иметь место, кода кто-то не согласен с сообщением.

Проблемы обмена информацией вследствие искажения сообщении могу i возникать также из-за фильтрации. Концепция фильтрации относится к тенденции искажения сообщений по мере движения их вверх, инпз или с уровня на уровень организации пли отдела. В организации существует потребность фильтрован, сообщения, с тем, чтобы с одного какого-то уровня на другой уровень организации пли отдела посту пили только те сообщения, которые его касаются.

Для ускорения движения информации или придания сообщению большей ясности сведения суммируют и упрощают перед на правлением сообщении в разные сегменты организации. Возможные преграды в межличностных контактах могут подталкивать к отсеиванию одних и акцентированию других сообщении. Такой отбор может стать причиной непопадания важной информации в другой сектор организации пли поступления информации туда с существенным искажением содержания.

Согласно исследованиям, лишь 63% содержания информации, отправляемой советом директоров, доходило до вице-президентов, 40%? до начальников цехов. 20%? до рабочих. Эффективность сообщений, отправляемых наверх, составляет всего 10%. Они могут искажаться в силу несовпадения статусов уровней организации. Руководители высшего звена обладают более высоким статусом, полому возникает тенденция снабжать их только положительно воспринимаемой информацией. Дополнительной причиной ухудшения поступающей наверх информации может быть повышенное внимание руководителей среднего звена к сообщениям с верхних этажей власти по сравнению с информацией от их подчиненных. В числе причин. мешающих работникам передавать информацию наверх, могут быть страх пред наказанием и ощущение бесполезности этого дела.

Преграды на путях обмена информацией могут'также быть следствием перегрузки каналов коммуникаций. Руководитель, поглощенный переработкой поступающей информации и необходимостью поддерживать информационный обмен, вероятно, не в состоянии эффективно реагировать па всю информацию. Он вынужден отсеивать менее важную информацию и оставлять только ту, которая кажется ему наиболее важной; то же относится и к обмену информацией. К сожалению, понимание руководителем важности информации отличается от понимания таковой другими работниками организации.

Если структура организации продумана плохо, возможности руководителя планировать и добиваться реализации поставленных целей сужаются. В организации с многочисленными уровнями управления расчет вероятность информационных искажений, поскольку каждый последующий уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения. Некоторые из наиболее эффективно управляемых

американских кампании перешли к структуре с малым числом уровней управления и каналами сравнительно прямого информационног о обмена.

К другим аспектам, которые могут вызвать проблемы в коммуникации, можно отнести неудовлетворительный состав и использование комитетов, рабочих групп, кадров вообще, а также способ организации власти и распределение задач. Наконец, создавать проблемы при обмене информацией могут конфликты между различными группами или отделами организации. Ясно, что и плохо проработанная информационная система может снижать эффективность обмена информацией и принятия решений в организации.

В коммуникационных барьерах, помехах, препятствующих контакту между коммутатором и реципиентом адекватному приему, пониманию, усвоению сообщений можно отметить технические, психофизические. социальные, культурные. Технические барьеры возникают, когда в канале коммуникации обнаруживают препятствия для продвижения сигналов от источника или же сам канал производит сигналы, мешающие восприятию сообщений реципиентом.

Психофизические барьеры связаны с сенсорными особенностями восприятия сигналов человеком, а таккже ^ ограниченной способностью человеческого мозга к запоминанию и переработке информации. Социальные барьеры объясняются принадлежностью коммутатора и реципиента к различным социальным группам, социальным ограничением к доступу информации и возможностей ее использования. Культурные барьеры присуши в первую очередь межнациональной коммуникации, где они мот быть вызваны различиями в национальных традициях общения, в системах норм и ценностей, в оценке ранних форм коммуникации, в способах реакции на воспринимаемую информацию.

Успешной коммуникации препятствуют также некоторые личностные свойства реципиента, например, низкий уровень интеллектуальных способностей, чрезмерно высокая или чрезмерно низкая самооценка. Часто коммуникация оказывается чрезмерно формализована. Чтобы избежать этого, необходимо принимай, следующие меры: расширять рамки для деловых и личных коммуникаций (меньше инструкции). Сократа i ь объемы коммуникаций в письменном виде (меньше бюрократизма), внедрять правила бесед, встреч на производстве по благоприятному отношению к труду. Все это стимулирует коммуникацию.