Системы хранения эд. Системы edms

Для решения задачи автоматизации работы с документами используется специальное программное обеспечение, работающее на принципах ИПС - системы управления электронными документами (СУЭД). В ряде изданий для их обозначения употребляются термины DMS (Document Management Systems) или EDMS (Electronic Document Management Systems).

Основными задачами, для решения которых предназначается СУЭД, являются следующие:

· объединение разрозненных приложений, используемых в орг-ции для обработки данных, в единую инф.систему, что дает простой способ манипулирования документами

· создание и ведение единого электр. архива, способного аккумулировать данные любых типов.

· обеспечение быстрого и удобного поиска информации с возможностью немедленного вызова документа на редактирование в привычной для пользователя программе

· ограничение возможности пользователя по просмотру и модифи­кации документов, обеспечивая необходимый уровень безопасности.

· обеспечение коллективной обработки документов и их согласования.

Организация СУЭД на предприятии связана с необходимостьюрешения ряда проблем, основными из которых являются следующие:

· выбор конкретного программного обеспечения и архитектуры системы (“файл-сервер” или “клиент-сервер”);

· выбор типа носителей для организации физического хранения документов. обеспечение надежности хранения информации (резервирование, архивирование, перезапись в новые форматы и др.).

В качестве примера систем EDMS можно привести 1С:Архив. 1С:Архив - универсальная система управления документами, основным назначением которой является централизованное хранение документов и их версий, обеспечение доступа сотрудников к документам для просмотра или редактирования и быстрый поиск информации.

 

 

Системы управления документооборотом класса docflow и groupware

Архитектурное построение систем управления электронным документооборотом различается по типу объекта, на который ориентирована система:

· Ориентация на документ. В своей основе они рассматривают документ и процесс его движения между сотрудниками;

· Ориентация на деловой процесс или задание как составную часть делового процесса. Соответственно, основная логика построения таких систем выглядит следующим образом: деловой процесс - задание - документ.

Соответственно рынок современных систем управления документооборотом можно подразделить на следующие основные категории.

Системы класса docflow (“поток документов”) ориентированы на использование форм электронных документов, при разработке которых планируются маршруты прохождения этих документов через специалистов определенных отделов. Обработка, исполнение и передвижение каждого документа в организации осуществляется согласно прописанному для него маршруту. Системы этого класса применяются для средних и крупных предприятий, имеющими строго регламентированные процедуры обработки.

Системы класса groupware, главное назначение которых - обеспечение коллективной работы пользователей на общем уровне, т. е. обмен сообщениями, документами, общие или персональные папки для хранения информации и механизмы для определения простых маршрутов.

Недавно появился новый класс программных продуктов - webware. Подобные программы основаны на взаимодействии клиента - браузера и Web-сервера. Здесь основной код, вся логика приложения сосредоточены на удаленной машине, на Web-сервере. Пользователь загружает через браузер лишь интерфейс приложения, а также получает и передает рабочие данные и документы. В результате он имеет полную независимость от используемой операционной системы и от программных продуктов, установленных на локальной машине.