Ведение досье на сотрудников

Досье (от французского dossier – дело) – собрание документов, относящихся к какому-либо делу, лицу, а также папка с такими документами. Решение о ведении досье обычно принимается руководителем (владельцем) ИКК; инициатором здесь выступает начальник кадровой службы или СБ. Досье способствует принятию обоснованных управленческих решений; предотвращению нарушений режима работы ИКК, краж и утечек КИ; обеспечению преемственности менеджмента при кадровых переменах. Фактически начало досье – это приказ о приеме на работу, характеристика и автобиография сотрудника.

Задачи, решаемые с помощью ведения досье, можно разделить следующим образом.

Предсказание поведения каждого конкретного человека, которое подчиняется определенным закономерностям – их можно выявить на основе имеющейся в досье информации, чтобы предсказать поведение сотрудника и подстраховываться в нужный момент.

Объяснение поведения человека, которое почти всегда находится в его прошлом. Изучение биографии и карьеры сотрудника облегчает понимание причинно-следственных связей между его действиями, которые могут быть обобщены и применены к сходным ситуациям.

Принятие решений по работе с персоналом и профилактика нарушений в ряде случаев существенно облегчаются после изучения данных, содержащихся в досье. Ведение служебных досье начинается с лиц, занимающих ключевые посты и оказывающих значительное влияние на жизнь компании (обычно таких людей единицы, максимум – десятки). Наличие всеобъемлющей системы досье свидетельствует о хорошей работе ККР и СБ компании.

Досье содержит следующие информационные блоки:

- личная информация – в этом блоке указывается основная информация о человеке: имя, фамилия, дата и место рождения, место проживания, паспортные данные;

- информация о навыках и умениях сотрудников – здесь собраны сведения об умениях и навыках сотрудника, как входящие, так и выходящие за пределы его профессиональной карьеры;

- опыт работы, предыдущие места работы – важно знать, когда и где работал человек, какую должность занимал, какие функции выполнял и почему уволился; наличие рекомендательных писем и характеристик с прежних мест работы всегда желательно;

- образование и полученные знания – вданном разделе учитывают основное и дополнительное образование, языковые курсы, семинары повышения квалификации, чтобы представлять уровень компетенции и базовые знания сотрудника, необходимые для принятия кадровых и управленческих решений;

- семейное положение – этот раздел характеризует семейных круг (родных и близких) сотрудника, оказывающих влияние на него: представляя уровень жизни и достаток семьи, легко заметить, когда человек стал жить не по зарплате, которую ему платит ИКК;

- слабые стороны личности – знаяих, проще планировать мероприятия по предупреждению утечки КИ, краж и других неприятностей и неожиданностей в работе (не поручать человеку дел, которые он гарантированно провалит);

- сильные стороны личности – нужно знать достоинства сотрудников, чтобы правильно использовать их возможности и таланты;

- признаки неблагонадежности – достаточно отслеживать основные, наиболее значимые признаки, тем более что уровень благонадежности может меняться в связи с внутренними и внешними событиями в жизни сотрудника;

- карьера – в этом разделе фиксируются все изменения, которые происходят с сотрудником при перемещения по должностной лестнице внутри ИКК: новые назначения, повышения и понижения (важно зафиксировать, почему было принято то или иное решение по изменению должности, какая информация при этом использована);

- допуски – в режимной организации практикуется разделение допусков к КИ, ресурсам, ПЗП, поэтому необходимо фиксировать, когда и какой допуск появился у сотрудника, а также когда и по какой причине он был прекращен;

- поручения – рекомендуется фиксировать, какие поручения руководство ИКК давало сотруднику, как он их воспринимал и насколько успешно выполнил: это нужно для обеспечения преемственности менеджмента, чтобы при кадровых переменах начальник был в курсе, кому и что можно поручить;

- благодарности – фиксируются все благодарности, устные и письменные, которые получает сотрудник;

- взыскания – фиксируются взыскания (в том числе для того, чтобы за один и тот же проступок не наказывать дважды);

- реестр объяснительных – тексты объяснительных и служебных записок должны храниться, так как именно они подчас объясняют поведение сотрудника;

- состояние здоровья – в этом разделе фиксируют больничные листы, а также просьбы о содействии и жалобы человека на здоровье (чтобы не отправить в трудную и долгую командировку хронически нездорового человека);

- стрессовые факторы – необходимо знать, что может вывести сотрудника из себя, вызвать гнев, нагнать тоску и т.д.;

- черты характера, которые являются важной составляющей психологического портрета сотрудника;

- привычки, хобби, пристрастия – особое внимание уделяется склонности к азартным играм, экстремальному времяпровождению, пристрастию к алкоголю;

- финансы – многие агенты-злоумышленники попались не на детекторе лжи, а потому, что тратили гораздо больше, чем получали на службе;

- круг общения – социологи в США утверждают, что любой американец может выйти на президента страны (через своих знакомых и знакомых своих знакомых) не более чем с помощью семи человек. Анализ этой цепочки иллюстрирует афоризм: «Скажи, кто твой друг, и я скажу, кто ты».

Ознакомление с досье является правом сотрудника, на которого оно составлено – этот человек не вправе изменять информацию о себе, но может разместить в досье свое мнение о том, с чем он ознакомлен. Режим хранения призван обеспечить максимальную сохранность досье, поскольку сведения о персональных данных в соответствии с Трудовым кодексом РФ относятся к категории КИ. Ответственность за сохранность досье персонифицирована.