Переміщення/копіювання формули перетаскуванням

Для переміщення формули в іншу комірку необхідно виділити вихідну комірку, навести курсор миші на рамку комірки, щоб він прийняв форму товстої контурної стрілки, і перетягнути відображення рамки початкової комірки на нове місце.

Щоб виконати не переміщення формули, а її копіювання, потрібно зробити усі так, як описано вище, але перед перетаскуванням натиснути клавішу Ctrl і утримувати її натиснутою до останнього моменту вставки в цільову комірку.

За допомогою Перетаскування можна переміщувати і копіювати не лише окремі осередки, але і зв’язані діапазони осередків. При цьому потрібно бути уважним, оскільки при цьому зміняться посилання у формулах.

Відображення формул на робочому листі

Вміст поточної комірки можна переглянути як у самій комірці, так і в рядку формул. Однак для цього потрібно зробити деякі додаткові дії: або двічі клацнути по комірці, або клацнути по комірці і потім – по рядку формул. Але якщо формул на листі нагромадилися досить багато, зручно скористатися режимом одночасного відображення на листі усіх формул. Однак, при цьому на екрані значення в комірках заміняються формулами. Але, такий режим значно зручніший, коли проводять громіздкі обчислення.

Перейти до режиму відображення усіх формул на екрані можна в такий спосіб:

- ввійти у меню Сервіс;

- вибрати команду Параметри і відкрити вкладку Вид;

- у розділі Параметри вікна встановити прапорець Формули і натиснути ОК.

В цьому режимі стовпці автоматично розширюються до розміру формул так, щоб формули були краще видні. Якщо потрібно повернутися до колишнього режиму відображення таблиці, то знову виконати команду Сервіс – Параметри – вкладка Вид і зняти прапорець Формули.

Використання функцій для обрахунку

Формули, що записуються в комірки електронних таблиць, можуть містити в собі вбудовані функції. Вбудовані функції широко використовуються в Excel для простих і складних обчислень, полегшуючи процес обробки даних. Крім того, застосування цих функцій рятує від довгих записів і знижує імовірність помилок.
Модуль убудованих функцій у Excel має дружній інтерфейс. При звертанні до тієї чи іншої функції пропонується визначений шаблон, який потрібно заповнити.

Функції в Microsoft Excel являють собою формули, що мають один або декілька аргументів. В якості аргументів указуються числові значення або адреси комірок. Запис функції починається з вказівки імені функції, потім вказується список аргументів, записаний у дужки. Розглянемо структуру функції в загальному вигляді:

=Ім’я функція(Аргумент1;Аргумент2;…АргументN)

Аргументи - це величини, що використовуються для обчислення значення функції. Результат обчислення функції називаєтьсязначенням, що повертається.
Дужки, що обмежують список аргументів, завжди повинні бути парними; пропуски перед дужками або після них не допускаються. Список аргументів може складатися з чисел, посилань, тексту, масивів, логічних величин (Істина чи Хибне), значень помилок (наприклад, #ДЕЛ/0). Окремі аргументи в списку повинні бути розділені комами. Деякі функції можуть мати до 30 аргументів.

Введення функцій

Функції вставляються у формули, а останні починаються зі знаку =. Якщо формулу почати з назви функції, то знак рівності буде підставлений автоматично. Функція включається у формулу за допомогою Майстра функцій, що спрощує процес вставки функції в рядок формул. Викликається Майстер через меню Вставка – Функція.

Діалог Майстер функцій містить два поля списків: Категорії і Функція.

У першому списку потрібно вибрати категорію, у якій знаходиться потрібна функція, а в другому – саму функцію. Усього в наборі Excel є 10 категорій функцій:

- фінансова,

- інженерні,

- дата і час,

- математичні,

- статистичні,

- посилання і масиви,

- робота з базою даних,

- текстові,

- логічні,

- перевірка властивостей і значень.

Крім того, список категорій доповнений рядком 10функцій, що недавно були використанні, котрий містить список функцій, які найчастіше використовувалися останнім часом. Всього вбудованих функцій, що роблять різні типи обчислень, нараховується більше 200.

У діалозі Майстер функцій під списками знаходиться рядок опису синтаксису і дається коментар про призначення виділеної функції. У рядку синтаксису аргументи, виділені напівжирним шрифтом, є обов’язковими. Якщо обов’язкові для функції аргументи не будуть зазначені, то її неможливо буде ввести в комірку. Коли виділити функцію в списку, автоматично з’являються назви аргументів функції з указівкою правильного розташування дужок, ком і крапок з комами в рядку формул.

Вибравши потрібну функцію, слід клацнути по кнопці ОК, після чого відкриється наступний діалог Майстра функцій, що називається Аргументами функції.

У вікні Аргументи функції буде запропоновано ввести аргументи саме в тім форматі, що передбачений для даної функції. Аргументи можна вводити з клавіатури, але бажано при введенні посилань використовувати мишу, що прискорить процес введення і гарантує захист від помилок. У випадку введення однакових чи схожих функцій у різні комірки, краще скористатися можливостями копіювання в Excel.

Розглянемо структуру вікна Аргументи функції на прикладі функції Суми:

1. Назва функції

2. Обов’язковий параметр

3. Необов’язковий параметр

4. Кнопки згортання формул

5. Значення параметра

6. Опис аргументів

7. Опис функції

8. Значення функції

9. Довідка по функції

Іншим способом виклику Майстра функцій є клацання по кнопці Вставка функції у рядку формул або на панелі інструментів, як показано на малюнку .

Розглянемо на прикладах деякі функції та їх використання та представимо їх і вигляді таблиці:

Функція	Приклад	Опис функції
СРЗНАЧ	СРЗНАЧ(А1;А2;А3) СРЗНАЧ(А1:А3)	Повертає середнє арифметичне своїх аргументів
СЧЕТ	СЧЕТ(А1;А2;А3) СЧЕТ(А1:А3)	Підраховує кількість чисел у списку аргументів
СУММ	СУММ(А1;А2;А3) СУММ(А1:А3)	Підраховує аргументи
ОКРУГЛ	ОКРУГЛ(А1;2)	Округлює число до вказаної кількості розрядів
МАКС	МАКС(А1;А2;А3) МАКС(А1:А3)	Вертає максимальне значення із списку аргументів. Логічні та текст ігнорує.
МИН	МИН(А1;А2;А3) МИН(А1:А3)	Вертає мінімальне значення із списку аргументів. Логічні та текст ігнорує.
ЕСЛИ	ЕСЛИ(А1>3;A1+2;””) ЕСЛИ(СУММ(A9:A10)>30;СУММ(A9:A10);"лож") =ЕСЛИ(A3<=A4; "Верно";"Неверно")	Повертає одне значення, якщо задана умова при обчисленні дає значення ІСТИНА, і інше значення, якщо ЛОЖ

Вставка вкладеної функції

В одну функцію можна вставити іншу функцію. Допускається до 7-ми рівнів вкладання функцій. Звичайно, функцію можна записати вручну (написати назву вкладеної функції, відкрити дужки, розставляти крапки з комою). Існує зручніший спосіб вкласти функцію – спеціальна кнопка на панелі Рядка формул

1. Кнопка для вставки однієї з десяти останніх використаних функцій

2. Вставка останньої функції.

3. Вставка функцій, відсутніх в списку.

Після вибору потрібної функції з випадного списку Excel вставить назву функції і круглі дужки у вказане місце у формулі (у активне текстове поле аргументу). Після цього вікно майстра функцій для попередньої функції (в даному прикладі «СУММ») зміниться на вікно для функції «СУММ»), що вставляється, і її назва у формулі зробиться жирною:

Щоб знову повернутися до вікна для функції «СУММ», досить просто клацнути в рядку формул на її назві, і вікно для другої «СУММ» зміниться на вікно для «СУММ». Після цього функція «СУММ» в назві стане жирною, показуючи, що в даний момент вікно відкрите саме для неї, як показано на малюнку:

Типові помилки при роботі з майстром функцій

Перед вставкою функцій забувають перемкнутися (клацнути мишкою) в потрібне текстове поле (у потрібний аргумент). При цьому в активне текстове поле вставляється знак «+», потім назва функції;

Після перемикання на іншу функцію (клацання на ній в рядку формул) забувають клацнути мишкою в одне з текстових полів майстра функцій і вставляють нову функцію. При цьому назва активної функції в рядку формул замінюється на назву функції, що вставляється.

Корисні поради з роботи з майстром функцій:

- Вікно майстра функцій можна перетягувати за рядок заголовку;

- У вікні майстра функцій, виділяючи посилання (адресу комірки) і натискуючи F4 один, або кілька разів, можна поміняти тип посилання (зробити абсолютною або змішаною );

- Якщо у вікні майстра функцій натискувати F3, відкриється вікно для вставки іменованих посилань (якщо вони існують);

- Якщо якусь функцію у формулі потрібно замінити на іншу, виділяємо цю функцію в рядку формул і вставляємо потрібну функцію. Виділена функція заміниться на ту, що вставляється;

- Клавіша Tab служить для перемикання на наступний аргумент (текстове поле), а поєднання Shift + Тab — на попереднє;

- Якщо виділити комірку, що містить формули з функціями і натискувати кнопку Fx, то відкриється вікно майстра функцій для однієї з функцій у формулі;

- Якщо в текстовому полі потрібно ввести лише текст, не обов’язково вручну ставити подвійні лапки. Можна написати текст без лапок і натискувати Tab, або просто клацнути в інше поле. Excel проставить лапки автоматом (працює не у всіх текстових полях);

- У тих полях, де потрібно ввести логічне значення «Хибне» або «Істина», досить ввести «0» – «Хибне», і будь-яке ненульове значення для «Істини» (прийнято використовувати 1).

Можливі помилки у формулах

Реакцією на неправильне уведення формул є повідомлення Excel про помилки, тобто значення в комірках, що починаються зі знаку #. Щоб легше було знаходити й усувати помилки у формулах, у Excel передбачена найпростіша діагностика помилок, а саме: помилки розділяються по категоріях, і кожній категорії відповідає своє повідомлення. Список можливих значень помилок:

##### – найбільш часте значення помилки в роботі в початківців, що з’являється, коли ширина комірки недостатня для розміщення в ній числа, чи дати часу. Щоб усунути помилку, потрібно розширити комірку або змінити формат числа.

#ИМЯ? – неможливість розпізнати використовуване ім’я. Це значення помилки виникає, коли неправильно зазначене ім’я об’єкта або мається посилання на ім’я, що було вилучено, коли невірно записана функція, коли при записі адрес замість латині використані кирилиця і т.д.

#ЗНАЧ! – спроба некоректного використання функції. Звичайною помилкою є невідповідність даних, встановленому формату, наприклад, замість числа або дати в аргументі записано текст. Це ж значення помилки буде з’являтися, коли для функції або оператора, що вимагають одного значення аргументу, записують декілька.

#ЧИСЛО! – значення помилки, що означає проблему, зв’язану з представленням або з використанням чисел. Не виключено, що у функції з числовим аргументом використовується аргумент нечислового формату. Можливо також, що в комірку уведена формула, що повертає занадто велике значення по модулю (понад 10³⁷), або результат обчислень по формулі не сходиться до кінцевого значення.

#ССЫЛКА! – означає наявність проблеми з інтерпретацією посилань, що маються у формулі. Можливо, що формула містить посилання на комірку, що уже вилучена, чи посилання на комірку, у яку скопійований вміст інших комірок.

#ДЕЛ/0! – спроба ділення на нуль. Така ситуація частіше виникає не через те, що в комірку записаний явне ділення на нуль (оператор /0), а як наслідок використання як дільник посилання на порожню комірку або комірку, що містить нульове значення.

#ПУСТО! – значення помилки, що з’являється у випадку завдання в посиланні порожньої безлічі комірок. Можливо, що помилка у визначенні перетинання двох діапазонів.

#Н/Д – скорочення від терміна «невизначені дані». Це значення помилки звичайно спеціально вводиться в комірки, щоб запобігти обчислення, що не можуть бути зроблені через відсутність даних.