Виконання, збереження та друкування запиту

Після створення запиту і встановлення всіх параметрів його необхідно виконати. Для цього клацніть мишкою на кнопці Запуск панелі інструментів або виконайте команду меню Запрос–Запуск. Запит відбирає дані і відтворює результати в динамічному наборі.

Запити можна зберігати, як і інші об'єкти Access. Коли вікно, що вміщує запит, активізоване, виконайте команду Файл та її опцію Сохранить або клацніть мишкою на кнопці Сохранить панелі інструментів. Якщо запит зберігається вперше, то з'явиться діалогове вікно, в якому необхідно вказати ім'я запиту.

Для друкування результатів роботи запиту необхідно спочатку виконати запит, щоб відтворити результуючий динамічний набір, а потім - команду меню Файл–Печать або клацнути мишкою на кнопці Печать панелі інструментів. В діалоговому вікні Печать, що з'явилося, задайте необхідні параметри та клацніть мишкою на кнопці ОК. Цей метод дає змогу отримати простий звіт у табличній формі. Якщо необхідна більш красива форма, збережіть запит і створіть звіт, що базується на даному запиті.

Звіти

Звіти в Access використовуються для подання підсумкової інформації у вигляді, сформованому користувачем. Звіти і форми можуть бути дуже схожі, але вони мають різне призначення. Завдання користувача - визначити, що більш придатне для конкретного випадку.

Оскільки в Access можна друкувати як форми, так і звіти, користувачу іноді дуже важко визначити, що краще роздрукувати.

Тому бажано виходити з таких міркувань: форми призначені для інтерактивного використання, тоді як звіти - для відтворення або друкування окремих і підсумкових значень для груп записів; введення даних та їх редагування виконується тільки у формах. У звітах записи можна відтворювати або друкувати в групах, а форми не дають змоги це робити.

Практично всі звіти, які можна створити в Access, поділяються на три категорії.

Группы/итоги. В цих звітах, які ще називаються табличними, дані відтворюються за рядками, причому дані кожного поля вміщуються в окрему графу.

Колоночные отчеты. В цих звітах всі поля відтворюються в одній графі і вирівнюються по лівому краю. Звіти дуже схожі на форми, але вони використовуються тільки для відтворення або друкування даних, а не для їх введення і редагування.

Почтовые наклейки. Ці звіти використовуються для друкування поштових наклейок (тобто поштових адрес тих, кому адресована пошта). В Access є функція Мастеротчета, призначена спеціально для створення поштових наклейок в найрізноманітніших форматах.

Способи створення звітів

Процес створення звіту надзвичайно подібний до створення форми. В Access можна створювати звіти трьома способами: використовуючи функцію автозвіт (тобто за зразком існуючого шаблону), за допомогою майстра створення звітів або проектуючи «вручну», з використання набору інструментів конструктора звіту.

Найшвидший спосіб створення – використання функції автозвіт, коли програма запропонує вибрати один із існуючих шаблонів: в стовпчик чи в рядок.

Майстер допомагає користувачеві створити структуру звіту, а саме – вибрати поля з інформацією для аналізу, згрупувати та відсортувати дані, створити макет майбутнього звіту та задати параметри його друкування. Майстер дозволяє також задати параметри вигляду готового звіту, вибравши один із запропонованих стилів фону.

Зазвичай звіти створюються одним із двох згаданих вище способів. Проте, якщо створений звіт не задовольняє користувача, то він може його змінити вручну у вікні конструктора звітів (проектування звіту від самого початку у вікні конструктора потребує від користувача значних умінь та навиків, тому цей спосіб краще застосовувати лише для редагування існуючих макетів звітів).

Вибір способу створення звіту

Для створення звіту потрібно на вкладці Отчеты вікна бази даних вибирають один із способів:

• за допомогою ярликів Создание отчета в режиме конструктора або Создание отчета с помощью мастера;

• у діалоговому вікні, яке відкриється після натискання кнопки Создать панелі інструментів вікна бази даних.

Як і у випадку створення форми, у вікні Новый отчет можна вибрати джерело, на основі якого будуватиметься звіт.

Створення звіту за шаблоном

Для того, щоб створити звіт на базі існуючого шаблону, потрібно вибрати елемент Автоотчет: в столбец чи Автоотчет: ленточный у діалоговому вікні Новый отчет. У списку цього ж діалогового вікна необхідно вказати джерело даних – існуючий в базі даних об'єкт (таблицю чи запит), аа основі якого повинен створюватись звіт.

При натисканні кнопки ОК з'явиться вікно, в якому знаходитиметься створений за шаблоном звіт з назвою, яка ідентична назві джерела даних. Для того, щоб цей звіт опинився на вкладці звітів бази даних, потрібно при закритті вікна звіту вибрати кнопку для його збереження.