Установка параметрів сторінки

Перш ніж виводити таблиці на друк потрібно переконатися в тому, що вони будуть правильно розміщені на аркуші паперу Для цього потрібно встановити параметри сторінки (розмір, орієнтацію, поля та ін). Для цього виберіть команду Параметри сторінки операційного меню Файл. Відкриється діалогове вікно, що містить кілька вкладок для вибору необхідних опцій, як показано на малюнку. Зупинимося докладніше на кожній з них.

1. Сторінка

Більшість принтерів розраховане на звичайні аркуші паперу формату А4 розміром 210х297 мм. Однак багато моделей принтерів можуть також працювати з листами інших розмірів. Excel дозволяє вибрати розмір паперу та вказати орієнтацію аркуша - книжкову або альбомну.

При альбомній орієнтації друк здійснюється вздовж довгої сторони аркуша (положення листа в принтері не змінюється). Цю опцію використовують при необхідності роздрукувати велику кількість стовпців.

При книжкової орієнтації друк проводиться уздовж короткої сторони листа. Так, зазвичай, орієнтують листи у книгах. Ця орієнтація дуже зручна для виводу на друк довгого списку з трьох або чотирьох нешироких стовпців.

На вкладці Сторінка можна також задати кількість листів, які використовуються для друку, і номер першої сторінки.

В області Масштаб за допомогою поля Встановити можна зменшити обсяг до 10% або збільшити до 400% натуральної величини. Вибравши необхідний масштаб, можна помістити більше рядків і стовпців на одній сторінці, точно так само, як, змінивши масштаб карти, можна помістити її на аркуші паперу менших розмірів. Для того, щоб підібрати потрібний масштаб, не потрібно обчислювати його точне чисельне значення. Досить дати вказівки помістити лист на заданій кількості сторінок.

2. Поля

Також можна встановити різні поля для кожного аркуша робочої книги. Для цього служить вкладка Поля діалогового вікна Параметри сторінки. За допомогою цієї вкладки можна вказати відступи від верхнього, нижнього, лівого чи правого краю сторінки до початку тексту.

Є ще один шлях завдання значення полів, який до того ж дозволяє побачити друковану сторінку з полями. У вікні попереднього перегляду роздруківки клацніть на кнопці Поля, при цьому Ви побачите ланцюжок маленьких чорних прямокутників з усіх сторін таблиці, а також пунктирні лінії, що відокремлюють поля сторінки. З цими лініями можна працювати таким чином: натисніть кнопку миші і перетягнете покажчик в потрібному напрямку, щоб збільшити (або зменшити) розміри полів.

При використанні параметрів друку, заданих в Excel за замовчуванням, лист буде виводитися, починаючи з верхнього лівого кута сторінки. Для того, щоб невеликі таблиці виводилися на аркуш більш привабливому вигляді, потрібно встановити перемикачі в області Центрувати на сторінці, як показано на малюнку .

3. Колонтитули

Excel містить набір вбудованих верхніх і нижніх колонтитулів, що містять номери сторінок, імена аркушів і прізвища авторів документа.

Щоб встановити колонтитул, виконайте команду Вид – Колонтитули або Файл – Параметри сторінки (вкладка Колонтитули). У діалоговому вікні, що з’явиться можна відредагувати або встановити верхній, нижній колонтитули, для цього клацнувши на кнопках Створити верхній колонтитул або Створити нижній колонтитул. При цьому з’являється вікно, як показано на малюнку (опції верхнього та нижнього колонтитула абсолютно аналогічні).

Введіть у три поля Зліва, В центрі, Праворуч цього діалогового вікна необхідний текст. Текст, введений в середній частині, центрується на сторінці, а вміст лівого і правого полів вікна розташовується поблизу відповідних полів сторінки, вирівнюючись по них.

Щоб вставити поточну дату, номер сторінки, час і т.п., вкажіть точку вставки і клацніть на одній з кнопок у центрі діалогового вікна. Знак &; є ознакою того, що слідом за ним з’явиться команда, а не звичайний текст. Наприклад, у результаті введення запису &[Файл], в колонтитулі з’явиться ім’я файлу. Сама команда, звичайно, надруковано не буде. Розглянемо що означає кожна кнопка окремо:

– Забезпечує доступ до діалогового вікна Шрифт, в разі потреби зміни шрифту

– Вставляє номер сторінки

– Вставляє загальну кількість сторінок

– Вставляє поточну дату

– Вставляє поточний час

– Вставляє шлях до файлу

– Вставляє ім’я файлу

– Вставляє ім’я Листа

– Вставка малюнку

– Редагування малюнку

4. Аркуш

Якщо Ви не хочете виводити на друк весь вміст робочого аркуша, Ви можете вказати діапазон, який необхідно роздрукувати. Для цього служить вкладка Аркуш діалогового вікна Параметри сторінки. Тут же Ви можете задати наскрізні рядки та / або стовпчики, тобто діапазони, які будуть повторюватися на кожній сторінці роздруківки.

Ряд перемикачів в області Друк визначає, які службові елементи робочого листа повинні бути роздруковані разом з таблицями:

Сітка. Роздруковувати лінії координатної сітки зовсім не обов’язково. У той же час іноді вони допомагають орієнтуватися у великій роздруківці. Відсутність мітки на цьому перемикачі навряд чи приведе до яких-небудь негативних наслідків.

Чорнова. Якщо лист насичений різноманітними форматами, містить безліч шрифтів, діаграм, рамок, і т.п. процес друку може виявитися дуже довгим. Щоб роздрукувати тільки вміст таблиці, поставте позначку на перемикачі Чорнова. У результаті текст буде роздрукований взагалі без форматування, що заощадить Ваш час.

Чорно-біла. Яскраві фарби чудово виглядають на екрані монітора, але при спробі роздрукувати їх на чорно-білому принтері, не виключені неприємні несподіванки. Якщо результати роздруківки Вас не задовольняють (наприклад, недостатній контраст між різними областями, в результаті чого вони зливаються) поставте позначку на цьому перемикачі.

Заголовки рядків і стовпців. Мітка на цьому перемикачі дає можливість роздрукувати лист разом з літерними заголовками стовпців і числовими заголовками рядків.

У полі Примітки можна задати місце на сторінці, де будуть друкуватися примітки (спливаючі повідомлення, вбудовані в осередку). Примітки зазвичай не видимі і за замовчуванням не виводяться на друк.

В області Послідовність виведення сторінок задається порядок нумерації сторінок і їх виведення на принтер.

Вибір області друку

Встановивши параметри сторінки, можна визначити діапазон, який необхідно роздрукувати. За замовчуванням Excel друкує поточний аркуш. У цьому випадку роздруківка включає прямокутну область, яка охоплює всі клітинки, які містять дані або елементи форматування. У діалоговому вікні Друк є перемикач Виділені листи, який дозволяє роздрукувати вміст відразу декількох аркушів книги. Інший перемикач - Всю книгу – вибирається в тому випадку, якщо необхідно роздрукувати всі листи книги. Щоб вивести на друк тільки виділений діапазон робочого аркуша, слід вибрати перемикач Виділений діапазон діалогового вікна Друк.

Якщо працюємо зі складною таблицею, що містить безліч допоміжних частин, які не потрібні на роздруківці, можна буде визначити область друку. Для цього:

- виділіть частину таблиці, яку хочете вказати в якості області друку;

- виберіть послідовно команди Область друку, Задати операційного меню Файл.

Задана область друку буде автоматично додано до списку імен діапазонів. Якщо необхідно виділити її, клацніть на стрілці вниз поруч з полем імен (ліворуч від рядка формул) і виберіть зі списку, що розкрився Область друку. Після того, як визначите область друку, Excel завжди буде виводити на друк саме цю область, навіть якщо додасте до своєї таблиці інші об’єкти. Єдина можливість роздрукувати інший діапазон при заданій області друку – це виділити його і скористатися командою Друк при включеному перемикачі Виділений діапазон. Область друку можна перевизначити з метою включення до неї доданих об’єктів. Для повного скасування області друку, виберіть послідовно команди Область друку, Убрати операційного меню Файл.

Роздрукувати документ можна, також, клацнувши на значку із зображенням принтера , розташованого на Стандартній панелі інструментів. При цьому, якщо задана область друку, то роздрукована буде саме вона. В іншому випадку отримаєте роздрукований активний аркуш робочої книги.

Розбиття на сторінки

Якщо вміст робочого аркуша не поміщається на одній сторінці, на екрані відобразяться пунктирні лінії, які позначають межі друкованих сторінок (роздільники сторінок). Це дозволить під час обробки таблиці отримати уявлення про те, як будуть розміщені дані на папері.

Роздільники сторінок можна вставити і вручну. Для цього спочатку слід активізувати клітинку, розташовану знизу і праворуч від позиції, в якій повинен знаходиться розділювач. Потім необхідно вибрати команду Розрив сторінки меню Вставка. У результаті у зазначеній позиції робочого аркуша з’явиться пунктирна лінія - роздільник.

Видаляти роздільники сторінок дозволяє команда Викинути розрив сторінки меню Вставка. Перед видаленням роздільника необхідно активізувати клітинку, розташовану праворуч від нього або під ним. Видалити можна тільки роздільники, вставлені користувачем.

Більш зручний для роботи зі сторінками режим Розмітки сторінки, який вибирається за допомогою меню Вид. У цьому режимі роздільники сторінки показані жирними синіми лініями, причому вставлені вручну роздільники відрізняється за зовнішнім виглядом від вставлених автоматично (роздільники, вставлені ручну, показані суцільною лінією, а автоматично – пунктирною).

На сторінках проставлені номери, що дозволяє визначити порядок їх роздруківки. Ви можете пересувати роздільники за допомогою мишки і, тим самим, формувати сторінки у відповідності з Вашим бажанням.

ПИТАННЯ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЮ

1. Основні призначення та можливості Microsoft Excel.

2. Основні елементи вікна програми та їх функції.

3. Коротка характеристика головного меню.

4. Способи відкриття та збереження файлів.

5. Поняття про робочі аркуші та книги.

6. Принципи копіювання, переміщення та вставки робочих аркушів.

7. Переміщення за допомогою комбінацій клавіш.

8. Діалогове вікно, перехід.

9. Суть представлення загального формату чисел.

10. З чого починається в активній комірці будь-яка формула?

11. Які знаки арифметичних операцій можна набрати з клавіатури?

12. Які символи не можна включати у назву листа?

13. Де знаходиться і який вигляд має маркер заповнення?

14. Де знаходиться і який вигляд має маркер виділення комірок?

15. Який вигляд має маркер копіювання/переміщення комірок?

16. Які символи з’являються у рядку формул при введенні в комірку першого символу?

17. Яку команду можна виконати після подвійного клацання на назві робочого листа?

18. Який вигляд має курсор клавіатури?

19. Як називається комірка, на якій встановлено курсор таблиці?

20. Яка різниця між абсолютними та відносними комірками?

21. Формати комірок та їх коротка характеристика.

22. Особливості форматування комірок.

23. Склад діалогового вікна Формат комірок.

24. Складання функцій за допомогою панелі формул.

25. Причини створення посилань на інші аркуші чи книги.

26. Послідовність виконання дії при створені посилання на комірку, яка міститься в іншій книзі.

27. Що показує помилка #ЗНАЧ!

28. Що показує помилка #####

29. Що показує помилка #ИМЯ?

30. Захист формул від відображення в рядку формул.

31. Встановлення правил для перевірки даних.

32. Основні елементи діаграми Excel та їх призначення.

33. Поняття про ряд даних.

34. Використання осей та ліній сітки.

35. Принципи роботи з вбудованими діаграмами.

36. Робота з майстром діаграм.

37. Використання комбінованих діаграм.