Збереження таблиці з фільтром та без нього.

При закритті таблиці зі збереженням змін, незалежно від способу фільтрації си сортування, зберігається і сам фільтр. Щоб переконатися у цьому, можна після закриття таблиці зі збереженням змін, відкрити її знову і включити фільтр. При цьому діятиме фільтр, в становлений перед останнім збереженням таблиці.

Для збереження таблиці без фільтра необхідно відмінити його дію, очистити всі критерії відбору та закрити таблицю зі збереженням змін. Після повторного відкриття збереженої таблиці кнопка Применение фильтра буде недоступною.

Форми

Інформацію в бази даних можна вводити та переглядати як за допомогою таблиць, так і за допомогою спеціальних об'єктів – форм. Форми нагадують паперові бланки і часто розробляються для відображення одного запису таблиці даних або запиту на екрані. В формах Access можна відображати дані з кількох пов'язаних між собою таблиць.

Використання форм для введення і редагування даних має деякі переваги перед введенням даних в саму таблицю даних. Форми дають змогу вибрати зручне розміщення полів на екрані і забезпечити перегляд графічних об'єктів (наприклад, рисунків), що зберігаються в полях об'єкта OLE.

Форми варто використовувати і тоді, коли з базою даних працює декілька користувачів, оскільки цей об'єкт може виступати як засіб захисту бази даних від несанкціонованих дій, а також для приховування конфіденційної інформації. Форми – це своєрідні бланки-формуляри, які відображають інформацію таблиць та допомагають вносити зміни та доповнення в неї.

Один з різновидів форм – кнопкові форми – можуть використовуватись для автоматизації роботи з базою даних.

Будь-яка форма будується на основі даних полів таблиці. Якщо ж форма повинна містити дані полів декількох зв'язаних таблиць, то можна спочатку створити запит, а вже потім, на основі полів запиту – форму.

У програмі Access можна створювати різноманітні форми: прості, складні, з діаграмами, у вигляді зведених таблиць, а також кнопкові та форми-заставки.

Проектування форм

У програмі передбачено створення форми одним із трьох способів:

• на основі шаблону;

• за допомогою майстра створення форми;

• у режимі конструктора форм.

Можна також розробляти форми вручну, відкривши пусту форму і перетягнувши об'єкти (наприклад, поля, текст і графіку) в потрібне місце форми. Можна поєднувати автоматизовану і ручну розробку. Наприклад, за допомогою Мастера форм можна створити основу форми, а потім відкрити форму в режимі Конструктор формы і внести зміни вручну.

Вибрати спосіб створення форми можна за допомогою ярликів вкладки Формы вікна бази даних або у діалоговому вікні Новая форма, яке відкривається кнопкою Создать панелі інструментів вікна бази даних.

Опція	Призначення
Конструктор	Створює порожню форму, в яку можна вручну додати поля таблиці
Мастер форм	Активізує Мастер форм, який задає ряд запитань, і створює форму відповідно до відповідей
Автоформа: в столбец	Створює форму за замовчуванням (при цьому всі поля розміщуються в одну колонку і вирівнюються по лівому краю)
Автоформа: ленточная	Створює форму за замовчуванням з табличним поданням даних, де кожне дане розміщене в окремому полі
Автоформа: табличная	Створює форму за замовчуванням з табличним поданням даних, розділених лініями сітки
Диаграмма	Активізує Мастер диаграмм, який будує форму, що відтворює числові дані у вигляді діаграми
Сводная таблица	Створює форму, що вміщує зведену таблицю Excel
Конструктор	Створює порожню форму, в яку можна вручну додати поля таблиці

У вікні Новая форма у полі Выберите в качестве источника таблицу или запрос рекомендується вибрати зі списку таблицю або запит, на основі якої створюватиметься форма. Після цього вибирають один із можливих способів створення форми.

Шаблони форм

Створення форми на основі існуючих шаблонів – автоформ.

Автоформи поділяються на три типи: у стовпчик, в рядок та таблична.

В автоформі в стовпчик для кожного запису таблиці відводиться окрема сторінка форми. Вона особливо добре підходить для записів з великою кількістю полів.

Автоформа в рядок розміщує кожен запис у окремий рядок. Цей вид форми дозволяє наочно подати декілька записів на сторінці.

Автоформа таблична за своїм виглядом аналогічна до звичайної таблиці.

Для створення автоформи потрібно у діалоговому вікні Новая форма вказати назву об'єкту, на основі якого створюватиметься форма та вибрати тип шаблону. Після натискання кнопки ОК на екрані з'явиться готова форма. У ній знаходитимуться усі поля об'єкту, проте послідовність розміщення полів може не співпадати із послідовністю в таблиці.

Створення форми за допомогою майстра

Якщо потрібно створити форму за допомогою майстра, то у діалоговому вікні Новая форма необов'язково вибирати джерело інформації, оскільки майстер на першому кроці запропонує це зробити у полі Таблицы и запросы. На цьому ж кроці потрібно вибрати поля, дані з яких відображатимуться у формі.

Створення форми на основі полів однієї таблиц.

Другий та третій кроки майстра пропонують вибрати один із зовнішніх виглядів майбутньої форми (у стовпчик, в рядок, табличний чи вирівняний) та стиль оформлення.

На останньому кроці, задають ім'я створеної форми.

Крім того, якщо активізована опція Открытиеформыдляпросмотраиливводаданных, то після клацання мишкою на кнопці Готово з'явиться вікно, яке дозволяє переглядати наявні дані або вводити нові дані.

Якщо активізована опція Изменениемакетаформы, відкриється вікно Конструктор форм і з'явиться можливість змінювати макет раніше створеної форми.

Створення форми на основі полів зв'язаних таблиць

Якщо форма, повинна відображати значення полів декількох зв'язаних, таблиць, то на другому кроці майстра створення форми задають спосіб відображення даних різних таблиць: у вигляді одинарної, підлеглих чи зв'язаних форм (цей вибір залежить від того, які функції повинна в майбутньому виконувати форма).

Для створення підлеглих форм у вікнах майстра задають вигляд підлеглої форми (в рядок чи табличний) та стиль оформлення головної форми.

На останньому кроці задають назви головної та підлеглої форм та вибирають спосіб продовження роботи.

Для створення зв'язаних форм вибирають стиль оформлення обох форм та їх назви.

Після завершення роботи майстра на вкладці форм утвориться одна (у випадку одинарної) або дві (у випадку підлеглих та зв'язаних) форми.

Створення форми з діаграмою

Для створення діаграми за допомогою майстра, потрібно у діалоговому вікні Новая форма вибрати елемент Диаграмма і таблицю чи запит, на основі якої створюватиметься ця діаграма. Після цього запуститься майстер, що запропонує користувачеві вибрати ті поля, дані яких повинні бути відображені на діаграмі. Наступне вікно майстра дозволяє вибрати тип діаграми (у програмі передбачено 15 типів діаграм). За замовчуванням програма пропонує вибрати стовпчикову діаграму.

Після вибору типу діаграми майстер запропонує свій спосіб відображення даних на діаграмі.

Користувач може змінити розташування полів у відповідних областях діаграми, перетягнути за допомогою миші кнопки з назвами полів, які розташовані у правій частині вікна, у відповідні області діаграми.

Необхідно зауважити, що при перетягуванні назви поля у область Данные, назва поля змінюється: перед ім'ям розміщується назва функції, за якою будуть проводитись обчислення. За мовчазною згодою - це функція сумування, тому поле називатиметься Сумма_Назва поля. Для зміни функції обчислення двічі клацають мишкою по назві обчислювального поля в області Данные і у діалоговому вікні з переліком функцій групових операцій, яке при цьому відкриється, вибирають потрібну функцію та натискають кнопку ОК. У полі Данные можуть знаходитись декілька обчислюваних полів, дані в яких розраховуються згідно різних функцій. Якщо область Ряды залишити незаповненою, тоді підписами у діаграмі будуть назви обчислювальних полів. У цьому ж вікні є кнопка Образец, яка дозволить у будь-який момент переглянути результати побудови діаграми.

У останньому вікні майстра задають назву діаграми, а також вибирають спосіб продовження роботи після завершення роботи майстра: відкрити форму з діаграмою або змінити структуру форми чи діаграми. У цьому ж вікні можна передбачити виведення легенди.

Змінити діаграму можна лише в режимі конструктора. Оскільки можливості майстра діаграм є обмеженими, то для оформлення та редагування діаграми краще використовувати програму Microsoft Graph, яка завантажується після подвійного клацання по діаграмі у режимі конструктора.

Режим конструктора

Структурно форма містить елементи керування – графічні об'єкти, які використовуються для відображення даних, поновлення та перегляду інформації. На спеціальній панелі інструментів Панель элементов розміщені піктограми елементів керування. Найчастіше для виведення та введення даних використовується елемент керування поле, а для створення заголовків чи пояснюючого тексту – напис.

Завантажити конструктор форм можна з діалогового вікна Новая форма, вибравши елемент Конструктор та назву об'єкту, на основі якого створюватиметься форма, або двічі клацнувши по ярлику Создание формы в режиме конструктора на вкладці Формы вікна бази даних.

Після таких дій на екрані відобразиться вікно конструктора форм, у якому можуть бути розташовані:

• вікно проекту форми;

• вікно зі списком полів джерела даних;

• панель елементів керування;

• вікно властивостей.

Вікно проекту форми може містити:

• заголовок та примітку;

• верхній та нижній колонтитули;

• область даних.

У Заголовку форми розміщують відомості, які стосуються всіх записів форми (наприклад, назва фірми, назва форми, графічне зображення товарного знаку чи емблеми тощо). Ця область завжди відображається зверху форми під час перегляду в режимі форми і на початку першої сторінки під час друкування. Примітка містить інформацію, яка стосується цілої форми, наприклад командні кнопки, інструкції для роботи з формою, прізвище автора тощо. Вона відображається внизу форми та в кінці останньої сторінки роздруку. У Верхньому колонтитулі розміщують інформацію, яка відноситься до кожної окремої сторінки (наприклад, назви стовпців). У Нижній кдлонтитул, як правило, заносять дату та номер сторінки. Колонтитули не відображаються в режимі форми, а лише під час друкування.

Область даних становить основну частину форми. В ній розміщуються елементи керування, за допомогою яких відображаються Дані базових об'єктів, написи, підсумкові поля, списки значень. Елементи керування можуть бути зв'язаними, вільними чи обчислювальними. Зв'язані – приєднані до поля базової таблиці або запиту, використовуються для відображення введення чи виведення даних, а також для оновлення значень поля бази даних. Для вільних елементів керування немає джерела даних. Вони використовуються для виведення на екран ліній, малюнків, написів тощо. Для обчислювальних елементів керування джерелом даних є вирази, в які можуть входити дані з базової таблиці чи запиту, а також дані іншого елемента керування. Елементи керування набувають свого реального вигляду лише в режимі заповнення чи перегляду. У режимі конструктора вони представлені у вигляді умовних позначень, які дуже подібні до реальних.

За мовчазною згодою у вікні проекту форми розміщені горизонтальна та вертикальна лінійки, на яких знаходяться маркери областей проекту (прямокутники поруч із назвами областей проекту).

Крім того, весь проект форми розмічений лініями сітки, які допомагають форматувати об'єкти форми.

Для відображення чи приховування області вікна конструктора форми (колонтитули, заголовки чи примітки), використовують кнопки панелі інструментів або відповідні команди контекстного меню вікна проекту форми

Під час завантаження конструктора на екрані автоматично з'являється вікно властивостей об'єктів, у якому відображаються властивості форми. Для відображення у вікні властивостей іншого об'єкта (заголовку, колонтитулу, області даних, елемента керування тощо), потрібно активізувати цей об'єкт. Вікно властивостей має багатосторінкову структуру, в якій згруповані характеристики за подібними ознаками.

У вікні знаходяться вкладки:

- Макет – властивості, що описують формат виведення об'єкта;

- Данные – властивості, які стосуються джерела даних;

- События – властивості, які визначають реакцію об'єкту на подію;

- Другие – інші властивості, які не ввійшли в описані групи;

- Все – усі властивості даного об'єкту, розміщені за алфавітом.

За допомогою відповідних елементів керування (рисунок, вільна рамка, приєднана рамка) у форму можна вставити різноманітні об'єкти, створені у інших програмах, зокрема малюнки та діаграми.