Редагування і видалення даних

Для редагування даних необхідно активізувати потрібне поле таблиці і ввести або відредагувати дані. Під час редагування ліворуч від запису з'явиться зображення олівця як ознака того, що запис редагується. Як тільки користувач залишає рядок, зміни записуються в таблицю. В процесі редагування для переміщення по таблиці використовуються клавіші та їх комбінації, наведені в таблиці:

В Access не можна редагувати поля, що перелічені нижче.

Поля счетчика. Значення в цих полях збільшуються і зберігаються автоматично. Якщо запис є, Access не дозволить його змінити.

Недоступные поля. Якщо опцію Доступно розділу Властивість поля встановлено у режим Нет або опцію Заблокировано, розділу Властивість поля встановлено в режим Да, вміст поля редагувати не можна.

Поля в некоторых типах запросов. Неприпустиме редагування полів у запитах, що встановлюють зв'язки більш ніж з однією таблицею. Також не можна редагувати підсумкові значення в деяких запитах.

Вычисляемые поля. Оскільки поля, що обчислюються, не існують як окремі поля (вони розраховуються на основі інших полів), їх редагувати не можна.

Друкування таблиці

Якщо таблиця перебуває в режимі таблиці, її можна роздрукувати.

Якщо роздруковуються всі записи у вікні БД, необхідно вибрати таблицю. Якщо потрібно роздрукувати вибрану групу записів, необхідно відкрити таблицю в режимі таблиці.

Для друкування вибраної групи записів необхідно їх виділити, клацнувши мишкою на першому записі і перетягнувши курсор мишки до oстаннього запису.

Виконати команду меню Файл–Печать або клацнути мишкою на кнопці Печать панелі інструментів.

Для друкування всіх записів клацнути мишкою на кнопці ОК.

Для друкування вибраної групи записів клацнути мишкою на опції Выбранные записи, а потім - на кнопці ОК.

Встановлення зв’язку між таблицями.

При створенні поля підстановок, яке використовує значення з таблиці, програма Access автоматично встановлює зв'язок між двома таблицями. Цей зв'язок можна побачити у вікні Схема данных, яке з'являється на екранів після виконання команди Сервис–Схема данных або натискання кнопки Схема данных панелі інструментів База данных. Для відображення зв'язку між таблицями потрібно відобразити у вікні зв'язані таблиці (якщо вони ще не відображені). Для цього натискають кнопку Отобразить таблицу панелі інструментів Связь або виконують команду Связи –Добавить таблицу чи відповідну команду контекстного менювікна Схема данных.

При цьому з'явиться діалогове вікно Добавление таблицы, в якому потрібно по черзі вибирати зі списку існуючих таблиць БД ті, які беруть участь у зв'язках, та натискати кнопку Добавить. У діалоговому вікні Схема данных з'являться вікна з полями зв'язаних таблиць та схематичні зв'язки між ними. Для того, щоб відобразити усі таблиці БД, використовують кнопку Отобразить все связи панелі інструментів Связь або виконують команду Связи –Отобразить все чи відповідну команду контекстного меню вікна.

Для завдання типу зв'язку потрібно активізувати зв'язок (лінію, яка з'єднує дві таблиці) та виконати команду Связь – Изменить связь або викликати контекстне меню лінії зв'язку та вибрати аналогічну команду. При цьому відкриється діалогове вікно Изменение связей; у якому буде запропоновано тип зв'язку між таблицями.

У цьому вікні встановлюються параметри зв'язку. Опція Обе­спечение целостности данных забезпечує перевірку на цілісність зв'язків між таблицями, яка дозволяє уникнути помилок при знищенні або при доповненні даних у зв'язаній таблиці. Такі помилки трапляються тоді, коли:

o додають у зв'язану таблицю записи, для яких відсутній запис у головній таблиці;

o знищують записи та вносять зміни у головній таблиці, в результаті чого у зв’язній таблиці будуть незв’язані записи.

Встановивши зв’язки між таблицями, отримаємо схему даних із позначками 1 та ∞ на кінцях графічних зображень (символ 1 визначає таблицю з боку „один”, а символ ∞ – таблицю з боку „багато”).

Зв’язок між таблицями можна задати і вручну. Для цього потрібно у вікні Схема данных відобразити вікна зв’язних таблиць та перемістити за допомогою миші поле однієї таблиці до відповідного поля іншої (зачепивши назву поля і, не відпускаючи кнопку миші, перетягнути його в інше місце). При цьому з’явиться діалогове вікно Изменение связей, в якому задають параметри зв’язку.