Проектування звіту у режимі конструктора

Для користувачів-початківців найоптимальнішим способом створення звітів є використання майстра або шаблона з подальшим редагуванням звіту у режимі конструктора. Процес редагування проекту звіту аналогічний до редагування проекту форми, оскільки інформація звіту розміщується в областях проекту та елементах керування, піктограми яких знаходяться на панелі інструментів Панель элементов

Для створення звіту за допомогою конструктора, потрібно у вікні Новый отчет вибрати елемент Конструкіпор. Джерело даних можн|к задати у цьому ж вікні або відкласти цю дію на наступні кроки роботи з майстром.

Вікно порожнього проекту звіту, яке з'являється після завантаження конструктора, розділене на три області: верхній і нижній колонтитули та область даних. У ці області потрібно розмістити елементи керування (аналогічно як при проектуванні форми). При потребі можна також відобразити у вікні проекту заголовок та примітку форми (команда Вид рядка меню вікна програми).

Додавання елементів керування, їх редагування та форматування, а також редагування областей звіту здійснюється так само як і при проектуванні форми: програма дозволяє створювати обчислювальні елементи керування (як правило, це стосується текстових полів), також можна використовувати побудовувач виразів, який відкривається з вікна властивостей елемента керування.

Для вибору чи формування стилю відображення даних у звіті потрібно, перебуваючи в режимі конструктора, виконати команду Формат – Автоформат і у діалоговому вікні, яке відкриється, вибрати потрібний стиль. У цьому ж вікні за допомогою кнопки Настройка можна змінити параметри вибраного стилю або створити новий на основі вибраного.

Після завершення розробки звіт можна проглянути на екрані, виконавши команду Файл–Предварительный просмотр.

Збереження та друкування звіту

Для збереження звіту клацніть мишкою на кнопці Сохранить панелі інструментів або виконайте команду Файл–Сохранить. Можна просто закрити вікно Конструктор отчета, клацнувши мишкою в ньому на кнопці Закрыть (Close) або натиснувши комбінацію клавіш <Ctrl+F4> і відповівши Да у діалоговому вікні Сохранить изменения. Якщо звіт зберігається вперше, буде зроблено запит про його ім'я.

Для друкування звіту виберіть його у вікні БД і виконайте команду Файл–Печать. При цьому з'явиться діалогове вікно Печать, в якому вказується діапазон сторінок для друкування, кількість копій та тип принтера. Після встановлення параметрів клацніть мишкою на кнопці ОК.

Роздрукувати звіт можна, клацнувши правою кнопкою мишки на необхідному звіті у вікні бази даних і вибравши команду Печать з контекстного меню, що з'явилося. Однак зверніть увагу на те, що при цьому діалогове вікно Печать не з'являється, а використовуються параметри друку, встановлені за замовчуванням.

Якщо при друкуванні звіту кожна друга сторінка виявляється порожньою, то це означає, що ширина звіту більша від ширини сторінки і елементи звіту, що не вміщуються, друкуються на додатковій сторінці. Причому це відбувається навіть тоді, коли в частині звіту, яка не помістилася, нічого немає. Вихід з цього становища дуже простий: поверніться до діалогового вікна Конструктор отчета і зменшіть ширину звіту, перетягнувши його праву межу так, щоб ширина звіту стала меншою від ширини сторінки.

Якщо в операційній чистемі не встановлено жодного драйвера принтера (будь-якого), створити звіт буде неможливо, про що буде повідомлено в інформаційному вікні.

ПИТАННЯ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЮ

 

1. Для чого необхідні бази даних?

2. Які основні типи баз даних?

3. Що таке Системи управління базами даних?

4. Які основні етапи розробки бази даних?

5. З яких компонентів складається база даних? Дати коротку характеристику кожного.

6. Скільки існує способів створення порожньої таблиці в базі даних? Яких?

7. Які основні можливості баз даних? Дати коротку характеристику кожної.

8. Які існують "відносини" між таблицями в базі даних?

9. Що таке запит до бази?

10. Що таке обчислюване поле в базі даних?

11. Які операції можна виконувати в обчислювальних полях?

12. Для чого застосовується форма в базі даних?

13. Способи створення форм в базі даних.

14. Що таке запис в базі даних?

15. Що таке поле в базі даних?

16. Для чого призначений Режим конструктора в базі даних?

17. Які бувають фільтри в базі даних? Дати коротку характеристику кожного.

18. Для чого виконується індексування баз даних?

19. Схема даних.

20. Запити в базі даних.

21. Перелічіть типи запитів.

22. Які способи створення запитів?

23. Що таке перехресний запит в базі даних? Навести приклад.

24. Для чого використовуються звіти в базі даних?

25. Які існують варіанти створення звітів?

ТЕРМІНОЛОГІЧНИЙ СЛОВНИК

Автофігура – готова до використання фігура заданої форми, яку можна додавати на робочий аркуш або в діаграму. У Excel є вбудований набір автофігур.

Адреса комірки – є основним елементом посилання на комірку. За допомогою адреси можна знайти будь-яку комірку в робочій книзі Excel. Адреса складається з імені стовпця і номера.

Атрибут – мінімальний елемент даних, що визначає деяку властивість об'єкту даних, наприклад адреса клієнта або зарплата співробітника. Атрибут зазвичай зберігається у вигляді поля (стовпця) таблиці.

Буфер обміну - це тимчасова пам'ять, що надається в розпорядження користувача операційною системою Windows.

Декларативна мова – мова програмування або маніпулювання базою даних. Відмітною особливістю декларативних мов є те, що вони описують послідовність дій, а результат повинен бути отриманий після виконання програми.

Діаграма – візуальний спосіб представлення числових значень. Excel підтримує роботу з різними видами діаграм: гістограмами, кругами, бульбашковими, графіками і ін.

Друк – виведення вмісту робочої книги (повністю або частково) на паперовий носій за допомогою принтера. На друк можна виводити наступні об'єкти: робочу книгу, декілька робочих книг, робочий аркуш, декілька робочих листів, діапазон вічок на робочому аркуші, діапазон вічок на декількох робочих листах, графічні об'єкти, діаграми. При цьому існує можливість виводу на друк декількох копій об'єкту за один сеанс.

Експорт – запис інформації на диск у вигляді файлу, призначеного для використання в якій-небудь іншій програмі.

Електронна таблиця – інтерактивна програма, що складається з набору рядків і стовпців, які виводяться на екран в окремому вікні.

Запис – рядок реляційної таблиці.

Запит – пропозиція, що описує критерій пошуку інформації в базі даних.

Звіт – документ, що представляється на папері або екрані, який містить деякий набір інформації з бази даних.

Зв'язок – спосіб, яким інформація в одній таблиці зв'язується з даними в іншій таблиці. Відносини "один-к-одному", "один-ко-многим", "многие-ко-многим".

Зростання – напрям впорядковування даних в базі від найменшого до найбільшого значення в алфавітно-цифровому порядку відповідно до кодів (ASCII, EBCDIC, Unicode і тому подібне) символів, прийнятих в системі.

Імпорт – прочитування файлу, створеного в іншій програмі, для використання базою даних. Більшість СУБД здатна прочитувати формати ASCII, DBF, DB і тому подібне

Ім'я – ідентифікатор, який надає можливість посилатися на який-небудь об'єкт (комірку, діапазон, формулу і т. д.).

Індекс – група покажчиків, що встановлюють зв'язок між значеннями полів і їх адресами. Більшість баз даних підтримує множинне індексування бази даних.

Інтерфейс користувача – засіб взаємодії користувача з програмою. До складу призначеного для користувача інтерфейсу входять меню, панелі інструментів, смуги прокрутки, діалогові вікна, рядок стану і так далі В Excel застосовується стандартний призначений для користувача інтерфейс Windows.

Клієнт-сервер – описує окремий випадок розподіленої бази даних, де під клієнтом розуміється головна програма, що забезпечує взаємодію з користувачем, а під сервером – другорядна програма, що забезпечує централізовану обробку даних.

Комірка – найменша (елементарна) частина електронної таблиці, призначена для введення і зберігання інформації. Кожна комірка може містити текст, число або формулу. Крім того, при роботі з комірками використовуються наступні елементи:

– адреса – це місцерозташування (координати) комірки; адреса складається з букви (номери) стовпця і номера рядка, на пересіченні яких розташовано дана комірка;

– посилання – вказівка на адресу комірки. Посилання можуть бути абсолютними (тобто що не змінюються при переміщенні і копіюванні комірки), відносними (ці заслання змінюються при переміщенні і копіюванні комірки) і змішаними (містять або абсолютний стовпець і відносний рядок, або абсолютний рядок і відносний стовпець). Зовнішнє посилання – це посилання на комірку, розташоване в іншій робочій книзі.

Константа – постійне (необчислюване) значення. Константою може бути, наприклад, фіксоване число або який-небудь текст.

Контекстне меню – це меню, що відкривається при клацанні правою кнопкою миші, яке містить список команд, призначених для роботи з конкретним об'єктом. Для виклику контекстного меню можна також натискувати комбінацію клавіш Shift+f10.

Макрос – програма, яка написана на вбудованому в Excel мові програмування Visual Basic for Application (VBA). Перехід в режим роботи з макросами здійснюється за допомогою команд підміню Сервіс – Макрос.

Масив – набір комірок або значень, який використовують як єдине ціле. Інакше кажучи, масив – це група елементів одного типа, які мають загальне ім'я.

Мова QBE (query by example) – мова пошуку в базі даних, коли критерій специфікується в екранній формі, що описує поля запису.

Мова SQL (structured query language) – мова маніпулювання даними, призначений для виконання реляційних запитів і такий, що має мінімальну кількість операцій.

Модифікація (update) – пропозиція, що описує інформацію в базі даних, що підлягає зміні.

Налаштування – зміна існуючих параметрів роботи Excel стандартними засобами, доступ до яких здійснюється з робочого вікна програми. Параметри роботи Excel можна розділити на два основні види:

- загальні – редагування цих параметрів приведе до відповідних змін у всіх робочих книгах, у тому числі і в новостворюваних;

- локальні – редагування цих параметрів викличе відповідні зміни лише в поточній книзі.

Об'єднання – операція об'єднання інформації з декількох таблиць або запитів на основі співпадаючих значень певних атрибутів. Наприклад, інформація про клієнтів може бути об'єднана з даними про замовлення за кодом клієнта.

Область завдань – елемент програми, призначений для швидкого вибору одного з декількох зв'язаних завдань.

Операнд – елемент обчислення (константа, функція або заслання).

Оператор – знак або символ, який визначає типа обчислення у формулі над операндами. У Excel використовуються наступні види операторів: арифметичні, порівняння, текстовий і посилання.

Панель інструментів – панель, що включає кнопки і інші елементи управління, які використовуються для виконання різних команд. Управління відображенням панелей інструментів здійснюється за допомогою команд підміню Вигляд – Панелі інструментів. Для переходу в режим налаштування панелей слід виконати команду Вигляд – Панелі інструментів – Налаштування.

Покажчик комірки - це рамка, за допомогою якої на робочому аркуші виділяється активна комірка. Після виділення можна заносити дані у комірку або використовувати її вміст при виконанні операцій. Покажчик комірки переміщається за допомогою миші або клавіш управління курсором.

Посилання – адреса комірки або діапазону комірок, в яких містяться ті або інші значення.

Примітка – допоміжна інформація довільного характеру, що відноситься до певної комірки і зберігається незалежно від вмісту цієї комірки. Щоб додати примітку до якого-небудь комірки, потрібно виділити її і вибрати в контекстному меню пункт Додати примітку, після чого з клавіатури ввести необхідний текст.

Робоча книга – файл, який створюється, редагується і зберігається засобами Excel. В більшості випадків робоча книга має розширення XLS.

Робочий аркуш – основний елемент робочої книги, призначений для введення, редагування і зберігання даних, а також для виконання обчислень. За умовчанням до складу робочої книги включено три робочих аркуша. Основною структурною одиницею робочого аркуша є комірка. До складу кожного робочого аркуша входить 16 777 216 комірок, які утворюють сітку з 65 536 рядків і 256 стовпців.

Таблиця – це сукупність даних, впорядкованих по рядках і стовпцях. Таблиця Excel може містити формули, посилання на інші таблиці, а також інші об'єкти, комірки.

Убування – напрям впорядковування даних в базі від найбільшого до найменшого значення в алфавітно-цифровому порядку відповідно до кодів (ASCII, EBCDIC, Unicode і тому подібне)·символов, прийнятими в системі.

Форматування – зміна відображення комірки (її зовнішнього вигляду) або представлення що містяться в ній даних.

Формула – спеціальний інструмент Excel, призначений для обчислень і аналізу даних.

Функція – готова формула Excel для розрахунків і аналізу даних. Кожна функція може включати константи, операторів, посилання, імена комірок (діапазонів) і формули. Функція користувача – це функція, написана користувачем на мові VBA.

Література

 

1. CHIP. – 2004 – № 2-4, 9-10.

2. Берлинер З.М., Глазырина И.Б., Глазырин Б.З. Microsoft Office 2003. Руководство пользователя. – М.: Бином, 2004.

3. Золотарюк А.В. Технология работы с Ms Office/ Учеб пособие для вузов. – М.: Академический Проект, 2002. – 404 с.

4. Информатика / Курносов А.П., Кулев С.В., Улезько А.В. и др.; Под ред. А.П. Курносова. – М: КолосС, 2005. – 272 с. (Учебники и учеб. пособия для студентов высш. учеб. заведений).

5. Информатика. Базовый курс/Симонович С.В. и др. – Спб.: Питер, 2006. – 639 с.

6. Информатика. Учебник. – 3-е изд., перераб./ /Под ред. Н.В. Макаровой. – М.: Финансы и статистика, 2002. – 256 с.

7. Інформатика: Комп’ютерна техніка. Комп’ютерні технології / За ред. О. І. Пушкаря. – К.: Академія, 2002. – 704 с.

8. Карпов Б. Ms Office 2000 Справочник СПб.: Питер, 2000.- 448с.

9. Коваленко М.М. Комп’ютерні віруси і захист інформації. – К.: Наук, думка, 1999.

10. Коварт Р., Книттель Б. Использование Microsoft Windows ХР Professional. – К.: Вильяме, 2003.

11. Компьютеры + Программы. 2004. – № 3, 5,6, 10-12.

12. Леонтьев В.П. Новейшая энциклопедия персонального компьютера. – М., 2001. – 847 с.

13. Леонтьев Ю. Самоучитель Office Word 2003. – С.-Пб.: Питер, 2004.

14. Макарова М. В., Карнаухова Т.В., Запара СВ. Інформатика та комп’ютерна техніка: Навч.посіб. – Суми: Університетська книга, 2003. – 380 с.

15. О’Квин Донни Допечатная подготовка. Руководство дизайнера.: Пер. с англ..: Уч. Пос. – М.: Издательский дом «Вильямс», 2001. – 592 с.

16. Оуглтри Т. Microsoft Windows XP. – К.: DiaSoft, 2003.

17. Саймон Д. Анализ данных с помощью Excel: наглядный курс анализа данных, диаграм и сводных таблиц. – К.: Диалектика, 2004.

18. Фигурнов В.Э. IBM PC для пользователя. Издание 8-е, переработанное и дополненное – М.: Инфра-М, 2000. – 640 с.

19. Хэлворсон М., Янг М. Эффективная работа с Ms Office 2000 СПб.: Питер, 2000. – 640 с.

20. Щербаков П., Ульяненко О., Мартьянова К, Бутенко Т. Інформатика та комп’ютерна техніка: програмне забезпечення ЕОМ. – X.: ХДАУ, 2001.

21. Ярмуш О.В., Редько М.М. Інформатика і комп’ютерна техніка: Навч. посібник. – К.: Вища освіта, 2006. – 359с.

Навчально-методичне видання

Блакова Ольга Анатоліївна

Нечаєнко Галина Петрівна

ІНФОРМАЦІЙНІ ТЕХНОЛОГІЇ

 

навчально-методичний посібник

 

 

Комп'ютерна верстка:

О.А Блакова, Г.П.Нечаєнко

 

 

Підписано до друку Формат 84x108/16. Гарнітура Таймс.

Папір офсет. Ум. друк. арк.. Тираж 50 пр. Зам. №.

 

Видавець і виготінник – видавничий відділ

Черкаського національного університету

імені Богдана Хмельницького.

Адреса: 18000, м.Черкаси, бул. Шевченка. 81, кімн. 117,

Тел. [phone], факс [phone],

e-mail: [e-mail], http://www.cdu.edu.ua.

 

Свідоцтво про внесення до державного реєстру

суб'єктів видавничої справи ДК № 3427 від 17.03.2009 р