Розбиття тексту на колонки, на сторінки

 

Word дозволяє розбивати документ на два розділи і більше, в кожному з яких може бути власне форматування сторінок. Вам знадобляться розділи, якщо необхідно встановити різні параметри форматування сторінки, такі як поля, для різних сторінок. За умовчанням ці види форматування застосовуються до всього документа.

 

Є три типи розбиття на розділи. Вони однаково діють на розмітку сторінки, але їх відмінність в тому, де розміщується текст, введений після розбиття.

 

• Наступна сторінка. Новий розділ починається з верхнього рядка наступної сторінки. Це підходить для розділів, відповідних великим частинам документа, наприклад новий розділ.

 

• Безперервний. Новий розділ починається на тій же самій сторінці, що і попередній. Це зручно, якщо в даному розділі не така кількість колонок, як в попередньому, але обидва вони — частини однієї і тієї ж сторінки. Прикладом може послужити газетна стаття: її заголовок вверху сторінки розташований в одній колонці, а текст статті, розташований в іншому розділі, розбитий на три колонки.

 

• Парна або непарна сторінка. Новий розділ починається на наступній парній або непарній сторінці. Це корисно для великих розділів документа, таких як глави, кожна з яких повинна починатися на наступній парній або непарній сторінці.

 

У звичному режимі проглядання документа Word відзначає межу розділу подвійною горизонтальною лінією з відміткою Розрив розділу і наступною за ним назвою типу розриву. Ці мітки не будуть видні ні в режимі проглядання розмітки сторінки, ні в роздруку.

 

Для вставки лінії розділу зробіть наступне.

 

1. Виберіть команду Вставка -> Розрив для відкриття діалогового вікна Розрив.

 

2. Виберіть потрібний тип розбиття на розділи (виходячи з описаного вище).

 

3. Клацніть на кнопці ОК.

 

З лінією розриву можна працювати так само, як і з будь-яким символом вашого документа. Для її видалення встановіть курсор зліва від неї і натисніть клавішу <Delete> або встановіть курсор праворуч від неї і натисніть клавішу <Backspace>. Лінія розриву відноситься до розділу, що знаходиться перед ним; таким чином, коли ви видаляєте її з документа, текст перед нею стає частиною наступного розділу, і це означає, що для тексту будуть застосовні параметри форматування сторінки.

 

Як вставити лінію розриву сторінки уручну

 

Коли текст досягає нижнього поля сторінки. Word автоматично продовжує текст з верхнього рядка нової сторінки. Проте можна уручну вставити лінію розриву сторінки і почати нову у будь-який момент. Для цього зробіть наступне.

 

1. Виберіть команду Вставка -> Розрив для відкриття діалогового вікна Розрив.

 

2. Виберіть Нову сторінку.

 

3. Клацніть на кнопці ОК.

 

Розрив сторінки виявиться в документі у вигляді однієї горизонтальної лінії. Так само, як і мітки розриву розділу, мітки розриву сторінки не з'являться ні в режимі розмітки сторінки, ні в роздруку. Щоб видалити лінію розриву сторінки, встановіть курсор на рядок, що містить лінію розриву, і натисніть клавішу <Delete>.

 

Як встановити поля сторінки

 

Поля сторінки визначають порожній простір між текстом і краями сторінки. На кожній сторінці є чотири поля: ліве, праве, верхнє і нижнє. Встановлення нових полів сторінки спричинить за собою зміну полів у всьому документі або, за наявності одного або декількох розривів розділів, — тільки в поточному розділі.

 

Найпростіший шлях встановити поля — використовувати мишу і лінійку. Це найнаочніший спосіб, при якому не потрібно тримати в голові дюйми і сантиметри. Щоб вивести лінійку, виберіть команду Вигляд -> Лінійка або встановите покажчик миші біля верхнього краю робочої області.

 

Використовувати лінійку для зміни полів можна тільки в режимі розмітки сторінки (для цього виберіть команду Вигляд -> Розмітка сторінки). У цьому режимі Word відображає горизонтальну лінійку зверху робочої області і вертикальну лінійку уздовж лівого краю сторінки. Це дозволяє встановлювати і ліве/праве поле і верхнє/нижнє поле за допомогою лінійки.

 

На кожній лінійці біла смужка показує поточний стан полів сторінки (мал. 14. 1). Для зміни лівого або правого поля встановите покажчик миші на маркер відповідного поля на горизонтальній лінійці (покажчик перетвориться на двонаправлену стрілку). Потім перетягнете покажчик на нову позицію. Для зміни верхнього або нижнього поля виконайте те ж саме за допомогою вертикальної лінійки.

 

Помітьте, що межі полів на горизонтальній лінійці визначаються краями білої смужки, а не маленькими трикутниками маркерів відступів, про яких ви взнали в уроці 10. Тільки якщо покажчик миші змінився на двонаправлену стрілку, знайте — ви знайшли край поля.

 

Мал. 14. 1. Біла смуга на лінійці показує поточне положення поля

 

Встановити поля сторінки можна за допомогою діалогового вікна Параметри сторінки. Застосовуйте цей метод, якщо не хочете використовувати мишу або якщо вам потрібно встановити точні розміри полів. (До речі, в цьому випадку не потрібно перемикатися в режим розмітки сторінки.) Цей метод надає великі можливості по установці полів в документі. От як це зробити.

 

1. Виберіть команду файл ->Параметры сторінки для відкриття діалогового вікна Параметри сторінки.

 

2. Клацніть на корінці вкладки Поля для доступу до параметрів установки полів, як показано на мал. 14. 2.

 

3. У текстових полях Верхнє, Нижнє, Ліве, Праве введіть бажані розміри полів сторінки (у дюймах) або, клацаючи на подвійних стрілках, встановіть потрібне значення. У області Зразок ви побачите, як виглядатиме сторінка з такими полями.

 

4. Якщо ви збираєтеся переплести готовий документ, необхідно залишити для цього досить місця і ввести потрібне значення в текстове поле Палітурка. Це значення буде додане до розміру лівого поля кожної сторінки або, якщо ви встановите прапорець Дзеркальні поля, — до лівого поля кожної сторінки з непарним номером і до правого — з парним (це використовується в документах, віддрукованих на двох сторонах листу).

 

5. Із списку, що розкривається, Застосувати виберіть, де потрібно встановити нові поля.

 

• До всього документа. Новиною значення полів будуть застосовані до всього документа.

 

• До кінця документа. Word вставить лінію розриву розділу в тому рядку, в якому встановлений курсор. Нові поля з'являться в новому розділі.

 

• До цього розділу. Поля зміняться тільки в поточному розділі. Цей параметр недоступний, якщо ваш документ не розбитий на розділи.

 

6. Клацніть на кнопці ОК.

 

Мал. 14. 2. Установка полів за допомогою діалогового вікна Параметри сторінки

 

Як вказати розмір і орієнтацію сторінки

 

За умовчанням формат документа Word відповідає стандартному листу розміром 8. 5х11 дюймів, який роздруковується в книжковій орієнтації (тобто рядки тексту паралелі короткому краю сторінки). Можна вказати різні розміри сторінки, вибравши їх з різних запропонованих стандартних розмірів сторінок і конвертів або визначивши розміри самостійно. Роздрукувати ви можете ще і в альбомній орієнтації (рядки тексту паралелі довгому краю сторінки).

 

Для того, щоб вказати розмір і орієнтацію сторінки, виконайте наступне.

 

1. Виберіть команду Файл -> Параметри сторінки для відкриття діалогового вікна Параметри сторінки.

 

2. Клацніть на корінці вкладки Розмір паперу (мал. 14. 3).

 

3. Із списку, що розкривається, Розмір паперу виберіть певний розмір або введіть іншу висоту і ширину сторінки у відповідних текстових полях.

 

4. Виберіть книжкову або альбомну орієнтацію.

 

Мал. 14. 3. Установка розмірів і орієнтації сторінки

 

5. Із списку, що розкривається, Застосувати виберіть ту частину документа, в якій потрібно встановити нові параметри сторінки.

 

• До всього документа. Нові параметри сторінки будуть застосовані до всього документа.

 

• До кінця документа. Word вставить лінію розриву розділу в рядку, на якому встановлений курсор, і застосує нові параметри сторінки до нового розділу.

 

• До цього розділу. Нові параметри сторінки будуть встановлені тільки для поточного розділу. Цей параметр недоступний, якщо документ раніше не розбитий на розділи.

 

6. Клацніть на кнопці ОК.

 

Як вказати джерело подачі паперу

 

Деякі документи роздруковують на певних типах паперу. Можливо, першу сторінку багатосторінкової комерційної пропозиції ви захочете роздрукувати на фірмовому бланку, а решта сторінок — на звичному папері. Можна вказати Word джерело подачі паперу для кожного розділу вашого документа. Більшість лазерних принтерів надає дві можливості: звичний лоток для паперу і ручну подачу. У принтерів наступного покоління буде більше можливостей: два або три лотки для паперу і лоток для конвертів. Щоб вказати джерело подачі паперу, виконайте наступне.

 

1. Виберіть команду файл -> Параметри сторінки для відкриття діалогового вікна Параметри сторінки.

 

2. Клацніть на корінці вкладки Джерело паперу (мал. 14. 4).

 

Мал. 14. 4. Вибір джерела подачі паперу

 

3. У полі Перша сторінка вкажіть джерело подачі паперу для першої сторінки. Вибір залежатиме від моделі вашого принтера.

 

4. У полі Решту сторінок вкажіть джерело подачі паперу для другої і подальших сторінок.

 

5. Із списку, що розкривається, Застосувати виберіть, до якої частини документа застосувати дані установки.

 

Клацніть на кнопці ОК. У цьому уроці ви взнали, як розбити документ на розділи, встановити поля сторінки, різні розміри сторінки, як вказати джерело подачі паперу при роздруку документа. У наступному уроці ви взнаєте, як використовувати такі засоби Word, як автотекст і автозаміна.

 

Складові частини вікна

 

Вікно редактора Word

Вікно редактора Word має декілька стандартних елементів. Одні з них постійно присутні на екрані, інші можна викликати за бажанням користувача. Розглянемо призначення цих елементів.

2.1. Рядок заголовка. (поз.6 на рис.1.1.)

Верхній рядок екрана є рядком заголовка, стандартного для Windows. В ньому виведено ім'я програми (в даному випадку Microsoft Word). Крім цього, в рядку заголовка є чотири кнопки: одна з лівого краю і три — з правого. Які?

(Ліва кнопка — це кнопка виклику управляючого меню. Управляюче меню є типовим для будь-якого вікна Windows. Перша з правих кнопок згортає вікно до піктограми, друга — відновлює нормальний розмір вікна, третя — закриває вікно.)

2.2. Рядок меню. (поз.7 на рис.1.1.)

Під рядком заголовка у вікні розміщується рядок меню, який містить такі пункти:

Файл - робота з файлами документів.

Правка — редагування документів;

Вид — перегляд документів;

Вставка — вставка в документ малюнків, діаграм, поточної дати і часу, формул та інших об'єктів;

Формат — форматування документів (встановлення шрифтів, параметрів абзацу);

Сервис — сервісні функції (перевірка орфографії, встановлення параметрів настроювання Word);

Таблица — робота з таблицями;

Окно — робота з вікнами документів;

? — довідкова інформація про Word.

Кожний пункт меню має відповідне підменю. Для відкриття меню слід натиснути клавішу [Alt] або [FIO]. Після цього один з пунктів меню виділиться інверсним кольором. Робота з прикладним меню Word не відрізняється від роботи з звичайним меню.

Додаткові можливості:

1. В назві пунктів меню і підменю є підкреслена літера. Це дає можливість одразу вибрати пункт меню або підменю, натиснувши комбінацію клавіш (ALT+літера).

2. Деякі пункти підменю праворуч від назви пункту містять у собі позначення комбінації клавіш, за допомогою яких можна вибрати відповідний пункт підменю.

3. При виборі пункту підменю в нижньому рядку екрана роз'яснюється його призначення.

4. Слід зазначити, що назви деяких пунктів підменю мають сірий колір. Це означає, що такі пункти в даний момент недоступні (наприклад, не можна редагувати таблицю, якщо вона не існує).

5. В Word існує ще один спосіб виклику команд. Клацання правою кнопкою миші на виділеному тексті, слові призводить до виведення на екран контек­стного меню. Це меню містить команди, які можна застосувати до виділеного об'єкту.

6. Користувач має змогу відмітити останню введену команду, виконавши команду Правка/Отменить.

Панелі інструментів.

Під рядком меню розміщуються звичайно панелі інструментів. Панелі інструментів — це рядок кнопок, при натискуванні на-які виконується певна дія. Для натискування кнопки слід клацнути мишою по кнопці. При фіксації курсора миші на кнопці під нею з'являється її назва, а в рядку стану — коротка довідка' про призначення кнопки. Ряд кнопок дублюють відповідні команди меню. Однак користуватись кнопками панелі значно швидше і зручніше. Word забезпечує користувача декількома панелями інструментів.

Для вибору потрібної панелі слід скористатися командою Вид/Панели инструментов. При цьому на екрані з'явиться вікно діалогу Панели инстру-ментов, у списку якого можна вибрати необхідні панелі. По замовчуванню Word виводить на екран панелі інструментів Стандартная і Форматирование (поз.8 на рис.1.1.). Деякі панелі інструментів виводяться на екран автоматично при виконанні певних дій (так, наприклад, панель інструментів Рисованне виводиться при побудові малюнків). Виведені на екран панелі можна перемістити типовим для середовища Windows-95 способом.

3.4. Вікно діалогу.

Для виконання деяких команд потрібно вводити допоміжну інформацію. Так, для виконання команди Файл/Открыть необхідно вказати дисковод, каталог та ім'я файла. Для введення такої інформації використо­вуються вікна діалогу.

Вікно діалогу містить ряд елементів: кнопки, списки, прапорці, пере­микачі, рядки введення. Ці елементи розміщуються за тематичними групами, які називають полями. Групи мають заголовки, що закінчуються двокрапкою. Перехід від групи до групи здійснюється або за допомогою миші, або при: натискуванні клавіші [ТАВ].

В разі введення допоміжної інформації у вікно діалогу здійснюється вста­новлення прапорців і перемикачів, вибір елементів із списка, введення і редагування тексту в полях введення.

В правій частині або внизу вікна розміщені кнопки управління діалогом. Кнопка ОК (клавіша [Enter]) закінчує діалог з підтвердженням усіх змін, після цього Word виконує команду.

Кнопка ОТМЕНА (клавіша [Esc]) анулює всі зміни; діалог закінчується, але відповідна команда не виконується.

Крім кнопки ОК і ОТМЕНА в цьому вікні залежно від призначення конкретного вікна можуть бути й інші кнопки управління діалогом.

Вікна діалогу також мають поля, назви яких закінчуються трикрапкою. При вибиранні такого поля розкривається наступне вікно, в якому також можна встановити певні параметри.

Створення змісту

 

Word дозволяє автоматизувати створення змісту, наочного покажчика і покажчика малюнків. У змісті наводиться список заголовків документа певних рівнів з відповідними номерами сторінок. Збірка змісту відбувається автоматично таким чином: знаходяться і сортуються по рівнях заголовки і вказуються їх номери сторінок. Слово «Зміст» вводиться користувачем. Для оновлення змісту поставте курсор в полі змісту і натискуйте клавішу F9.

Програма Word передбачає декілька варіантів оформлення змісту. Для змісту рекомендується створити новий розділ.

 

Створення змісту на основі вбудованих стилів заголовків

 

 

Перед тим, як створити зміст документа, виконаєте форматування заголовків за допомогою вбудованих стилів заголовків. Наприклад, в даній книзі в змісті приведені заголовки, що відформатували вбудованими стилями Заголовок 1 — Заголовок 3 (Heading 1 — Heading 3).

Порядок дій при збірці змісту:

1. Помістите курсор на місце вставки змісту. Виберіть команду Заслання (Reference), Зміст і покажчики (Index and Tables) у меню Вставка (Insert) і відкрийте вкладку Зміст (Table of Contents) (мал. 10.8).

 

Виберіть стиль в списку Зразок друкарського документа (Print Preview) або Зразок веб-сервера-документа (Web Preview). Натискуйте кнопку ОК.

Установка прапорця Показати номери сторінок (Show page numbers) дозволяє для кожного елементу списку відображувати номери сторінок.

Після установки прапорця Номери сторінок по правому краю (Right align page numbers) номери сторінок вирівнюються по правому полю.

У полі Рівні (Show levels) задається кількість рівнів для змісту. Кількість рівнів не має бути більше кількості стилів заголовків.

У полі Заповнювач (Tab leader) можна вибрати, які лінії — точкові або пунктирні — будуть вставлені між елементами покажчика і номерами сторінок. Цей параметр застосовний лише тоді, коли встановлений прапорець Номера сторінок по правому краю (Right align page numbers).

 

 

Для переходу із змісту до заголовка в тексті натискуйте клавішу Ctrl і клацніть його назву.