However, whether you write a special letter or make use of a standard letter, you should know the main parts of any business letter and its layout.

Business letters are usually written on printed company-forms (letter-paper). The letterhead (the heading) gives the name of the company, the postal and telegraphic addresses, the telephone number(s), the number of the telex (-es) and when telefacses * appeared, their number, too; sometimes some other information such as: the names of important officials (e.g. directors), the particular official, to whom the company may wish to have all communications addressed, spaces for letter indexes (references) and the date.

использовать некоторые общепринятые стандартные обороты и во-вторых,

можно использовать типовые письма: это ускоряет процесс коммуникации, так как повторно-одинаковый характер многих деловых сделок и ситуаций позволяет использовать типовые письма с большой экономией времени. Однако пишется ли особое письмо или используется типовое, соста­витель обязан знать основные части любого делового письма и их рас­положение.

Деловые письма обычно пишутся на фирменных бланках, отпечатанных типографским способом. В заголовке письма указаны название организации (объединения, фирмы), почтовый и телеграфный адрес, номер (а) телефона (телефонов), те­лекса (телексов), а с возникновением факсимильной связи и номер факсимиле **, и иногда некоторая другая информация, как-то: фамилии руководящих официальных лиц, официальное лицо, на чье имя, по желанию компании, должна направляться вся корреспонденция, специально обозначенное свободное место для индексов писем (шифра, ссылки), для даты, входящих и исходящих данных письма.

The ordinary business letter compri­ses the following principal parts: (1) (1) The Date. (2) The Inside Address. (3) The Opening Salutation. (4) The Subject Heading. (S) The Opening Paragraph. (6) The Body of the Let­ter. (7) The Closing Paragraph. (8) The Complimentary Closing. (9) The Sig­nature. (10) Enclosures, Postscripts and copies sent.

(1) THE DATE

In English business letters the date

(day, month and year) is typed on the right-hand side. It is customary to to type the date in full, not just in figures e.g.2nd Apr, 1990 which is pronounced, "the second of April nineteen ninety". The name of the month may be abbreviated: January, to Jan, February to Feb, March to Mar, April to Apr., June to Jun, August to Aug., September to Sept, October to Oct, November to Nov, December to Dec.Only May and July are written in full. In American business letters the date is written in the following way: Apr 2,1990 which is read: "April second, nineteen ninety." The name of the month should not be stated in figures, as it may easily be confusing, because in the USA it is the practice to write dates as seen above in a different order: month, day and year.

e.g. 9.2.90 means on the second of September, 1990

(2) THE INSIDE ADDRESS

The name and address of the company written to are usually typed on the

Обычное деловое письмо состоит из

следующих основных частей:

(1) Даты, (2) Внутреннего адреса,

(3) Вступительного обращения,

(4) Заголовка к тексту, (5) На­чального абзаца, (6) Текста письма,
(7) Конечного (заключительного)
абзаца, (8) Заключительной фор­
мулы вежливости, (9) Подписи,
(10) Отметки о наличии приложе­
ния и постскриптумов, отметки о
направлении копий в другие адреса
(1) ДАТА

В английских деловых письмах да­та (день, месяц, год) печатается справа. Обычно дата печатается полностью, а не в цифровом выраже­нии, напр. 2 апреля 1990 года. Названия месяцев можно писать в сокращении, как указано.

В американских деловых письмах дата пишется иначе, как указано.

Дату не рекомендуется писать в цифровом выражении, поскольку это легко может ввести в заблуж­дение, так как в США обо­значается сначала месяц, затем день и год. 2 сентября 1990 года

(2) ВНУТРЕННИЙ АДРЕС

Название и адрес фирмы-получателя письма обычно печатаются слева у

 

 

* Названия графств Великобритании и их сокращения даются в Приложении № 1.

left-hand side against the margin, all lines starting at the same margin, not diagonally. Firms are addressed as Messrs (the plural of Mr) only when the firm's name includes a personal name with­out any other courtesy title and only when the firms are partnerships.* e.g. Messrs Brown & Smith, 25HighHolborn, London, W.C. I. But: Sir James Brown & Co., 14, Manor Gardens, LONGBURY, Hants.' Hie Brown Electrical Co., 26, Ext on Square, LONDON, W.C. 3. Messrs is never used when addressing a registered company whether a public limited company (PLC) or a private limited company (LTD). It is recom­mended to address the corresponden­ce direct to the company's representa­tive for whom it is intended - the managing director, the sales manager, the export manager, and so on, in which case the company is specified but not addressed. The name of the company becomes part of the address in the same way as the name of the street or town. If we do not know which of the company's officers will deal with our letter, we should address it to "The Company Secre­tary', since by the Companies Act every registered company must have one. e.g. The Secretary, Brown & Co. Ис

левого поля на одном и том же рас­стоянии, а не по диагонали.

Messrs (множественное число от Mr) в обращении к фирме употреб­ляется лишь тогда, когда в назва­нии фирмы имеется имя собствен­ное без каких-либо других званий и лишь когда это товарищество.

Dr John Duncan & Co., 22, Green Lane, SLEAFORD, Lines.*

Messrs никогда не употребляется при обращении к зарегистрирован­ной компании, будь то публичная или частная компания. Рекоменду­ется направлять корреспонденцию непосредственно тому должност­ному лицу, для которого она пред­назначена, т.е. директору-распоря­дителю, коммерческому директору (заведующему отделом сбыта), управляющему экспортными опе­рациями и т.д. В таком случае ука­зывается название фирмы без об­ращения к ней. Оно становится частью адреса точно так же, как ' название улицы или города. Если мы не знаем, кто конкретно будет заниматься нашей корреспон­денцией, рекомендуется адресовать письма секретарю компании, по­скольку в соответствии с "Compa­nies Act" все фирмы обязаны иметь секретаря компании.

В практике внешнеторговых объединений МВЭС наблюдается неправильное упо­требление Messrs в обращении к любым фирмам, в том числе публичным и частным зарегистрированным компаниям.

Letters to men can be addressed as follows: "Mr Brown, Mr T. Brown, Mr Thomas Brown" (preferably the way he signs the letters). Unmarried women and young girls can be addres­sed as 'Miss'. Married women are ad­dressed Mrs M(ary) Brown (previous­ly it was Mrs T(homas) Brown). Whe­re it is not known whether a woman addressed is married or single 'Ms' has recently crept into use instead of 'Miss' and 'Mrs'. When in doubt use 'Miss' rather than 'Mrs'. Should there be doubt about the sex of the person addressed, use 'Mr*.

If the letter is addressed to a person, whose exact address is unknown, it may be sent to an organization (for example the Trade Delegation or a firm), who can pass the letter on or send it to the person. In these cases the words "Care of (-in care of) should be written before the name of the organization (the Trade Dele­gation or the firm), e.g.

Mr F. Popov,