Скрытие и отображение строк и столбцов

 

На листе можно скрыть один или несколько столбцов, что часто весьма полезно. Для этого их необходимо выделить, а затем на ленте следует выполнить: Главная – Ячейки –Формат –Скрыть или Отобразить столбцы.

Для того чтобы затем отобразить скрытые столбцы, достаточно выделить группу ячеек или столбцов, находящихся непосредственно по краям от скрытых столбцов, и выполнить команду Главная - Ячейки - Формат - Скрыть или отобразить - Отобразить столбцы.

Можно также использовать и другой прием. Для скрытия столбцов следует их выделить и установить нулевую ширину.

Иногда желательно быстро отобразить все скрытые строки и столб­цы рабочего листа. В этом случае необходимо выделить весь лист (кнопкой, находящейся на пересечении заголовков строк и столбцов). Затем необходимо выполнить две команды на ленте:

1. Главная - Ячейки - Формат - Скрыть или отобразить - Отобразить столбцы;

2. Главная - Ячейки - Формат - Скрыть или отобразить - Отобразить строки.

 

 

РАБОТА С ДИАГРАММАМИ

Представление данных с помощью диаграмм позволяет обеспечить на­глядную демонстрацию информации, расположенной в ячейках рабо­чего листа. Так, с помощью диаграмм можно легко сопоставить данные и посмотреть тенденцию их изменения.

В большинстве случаев Excel может создавать диаграммы без вме­шательства со стороны пользователя. Важно, что между диаграммой и данными, по которым она построена, устанавливается связь, позволя­ющая обеспечить автоматическое обновление диаграммы при изменении данных. Так, если после построения диаграммы скорректировать неко­торые значения, то на диаграмме это автоматически будет отражено.

 

СОЗДАНИЕ ДИАГРАММЫ

 

Рассмотрим технические действия, необходимые для создания диаграммы на примере. На рис. 3.1 приведена исходная информация — таблица с результатами поступлений учащихся на две специальности в учебном заведении за последние годы. Наша задача — представить эти данные в более наглядной форме на диаграмме.

Для начала выделим любую ячейку внутри области, содержащей данные. После этого на ленте выберем Вставка - Диаграммы - Гистограм­ма - Объемная гистограмма. В результате будет запущен мастер диаграмм, который создаст информативную гистограмму прямо на рабочем листе (рис. 3.2).

 

ПРИМЕЧАНИЕ

В группе Диаграммы имеется несколько видов диаграмм. Если не хватает данных видов, то в разделе Другие диаграммы следует выбрать пункт Все типы диаграмм.

 

 

Рис. 3.1. Сведения по динамике поступлений

 

 

Рис. 3.2. Пример объемного варианта гистограммы

 

При автоматическом построении диаграмм Excel самостоятельно определяет, какие данные необходимо откладывать по горизонтальной, а какие по вертикальной оси координат. При этом Excel предполагает, что ось категорий (X) распространяется вдоль длинной стороны выде­ленного диапазона ячеек. В нашем примере на график выводится зави­симость числа поступивших на специальности от годов поступления.

После создания диаграммы на ленте добавляются три новые вкладки — Конструктор, Макет и Формат (рис. 3.2).

При работе с диаграммами используются такие ключевые термины как ряд и точка.

Ряд — это совокупность данных, зависящих, как правило, от времени, например количество поступивших товаров, объемы продаж и т. д. При нанесении на диаграмму данных одного ряда используется один цвет или узор.

Точка — единичный элемент данных внутри любого из рядов. При­мером точек являются данные за определенный год. Точка данных отображается на диаграмме как единичная точка на линии или один столбик ряда.

Рассмотрим ресурсы трех новых вкладок, которые создаются при работе с диаграммой. Первая (если идти слева направо) называется Конструктор (рис. 3.3).

 

 

Рис. 3.3. Добавление вкладки Конструктор на ленте

 

 

В группе Тип с помощью пиктограммы Изменить тип диаграммы мож­но мгновенно поменять вид диаграммы. Скажем, легко сформировать график, а также получить точечную диаграмму. Группа Стили диаграмм позволяет изменить оформление представления данных.

Коррекцию в диаграмму можно внести с помощью элементов вкладки Макет (рис. 3.4).

 

 

Рис. 3.4. Добавление вкладки Макет на ленте

 

Так, легко задать название диаграммы (Подписи - Название диаграммы) или создать подписи для осей (Подписи - Названия осей). В качестве иллюстрации этих ресурсов немного изменим нашу диаграмму (добавим заголовок и подписи осей). Результат изменений представлен на рис. 3.5.

 

 

 

Рис. 4.5. Добавление названия диаграммы и подписей осей

СОЗДАНИЕ ГРАФИКА

 

Наряду с гистограммой графики очень часто используются для наглядно­го отражения информации. Наша задача заключается в разработке отчета (рис. 3.6), который дает представление об эффективности работы органи­зации. Для определенности будем считать, что в организации два филиа­ла, и левая таблица на рис. 36 показывает объемы продаж по кварталам.

Выделим ячейку в области, включающей данные, а затем на ленте выберем Вставка - Диаграммы - График - График. В результате на листе Excel сформирует график с двумя зависимостями.

Для графиков числовых рядов часто строят линию тренда (тенден­ции поведения). Линия тренда позволяет выявить общее направление изменения показателей. В Microsoft Excel для этого следует выделить Диаграмму (с помощью мыши) и затем открыть вкладку Макет, на кото­рой воспользоваться разделом Анализ - Линия тренда. В результате нам будет предложен набор пиктограмм с различными вариантами трендов (рис. 3.7). Что-либо категоричное в плане того, какой тренд лучше, ска­зать нельзя. В конкретных ситуациях предпочтительней определенные тренды (но это уже математические аспекты задачи). Для примера в нашем случае добавим линию тренда в соответствии с экспоненциальным приближением. В результате две имеющиеся линии дополнятся еще двумя, которые говорят о тенденции продаж.

 

 

Рис. 4.6. Графики с линиями тренда

 

 

Рис. 4.7. Варианты трендов, которыми можно дополнить графики

 

 

ТОЧЕЧНАЯ ДИАГРАММА

 

Рассмотрим еще один полезный практический пример, в котором пот­ребуется обеспечить построение диаграммы по точкам (каждая точка определяется координатой Х и координатой Y). На рис. 3.8 показан лист с таблицей значений и соответствующей диаграммой. Таблица значе­ний представляет собой зависимость объемов продаж от количества филиалов.

Технически для создания точечной диаграммы необходимо на ленте выбрать Вставка - Диаграммы - Точечная.

 

 

Рис. 4.8. Пример построения точечной диаграммы

 

 

ПЕЧАТЬ ДИАГРАММ

 

Процесс печати диаграммы аналогичен выводу на печать рабочих лис­тов. Перед печатью обычно пользуются возможностью предваритель­ного просмотра диаграммы.

Для этого следует воспользоваться меню кнопки Office, где выбрать Печать - Предварительный просмотр. В результате откроется диалоговое окно просмотра информации перед печатью. Для изменения по­лей страницы следует воспользоваться командой Параметры страницы. В этом окне откройте закладку Поля и в соответствующих полях ука­тите нужные размеры полей.

 

ПРИМЕЧАНИЕ

При печати возможна ситуация, когда печатный вариант листа отличается от экранного. Это связано с тем, что при форматировании диаграммы исполь­зован шрифт, который не присутствует в наборе шрифтов принтера. Для того чтобы этого избежать, следует использовать принтерные шрифты (помечают­ся значком принтера) или шрифты TrueType.

 

ОСНОВНЫЕ ТИПЫ ДИАГРАММ

 

Каждый тип диаграммы предназначен для решения определенных за­дач. Также каждый тип имеет еще и несколько форматов, которые при­меняются к диаграмме. Данный раздел поможет вам сориентироваться при выборе нужного типа диаграммы.

 

Гистограммы

Гистограммы обычно применяются для анализа различных показате­лей, изменяющихся с течением времени. В таких диаграммах в качестве маркеров используются вертикальные столбцы, обозначающие вели­чины показателей в фиксированный момент времени.

 

Линейчатые диаграммы

Различные форматы линейчатых диаграмм по­казаны на рис. 3.9. Линейчатые диаграммы по­хожи на гистограммы, за исключением того что оси координат переставлены местами.

Рис. 4.9. Форматы линейчатых диаграмм

Графики

 

Графики отображают зависимость данных (ось У) от величины, которая меняется с постоянным ша­гом (ось X). Если шаг изменения величины не яв­ляется постоянным, то для графического отоб­ражения данных следует использовать точечную диаграмму. Графики удобны для демонстрации тенденций изменения определенного показателя с течением времени.

 

Рис. 4.10. Форматы графиков

 

Круговые диаграммы

Круговая диаграмма позволяет показать соотношение частей, которые в сумме составляют 100 %. Такие диаграммы можно построить только по одному ряду данных. Они удобны в ситуа­циях типа представления объемов продаж по филиалам.

 

 

Рис. 4.11. Форматы круговых диаграмм