Создание книги Microsoft Excel

 

Документы, которые пользователи создают с помощью приложения Microsoft Excel, называются рабочими книгами. Каждая рабочая книга — это отдельный файл, стандартное расширение которого .xlsx. Когда вы открываете Microsoft Excel, то новая книга создается автоматически. Разумеется, существует возможность создания новой книги в уже от­крытом приложении.

 

ПРИМЕЧАНИЕ

Типичные действия пользователя при работе в Microsoft Excel связаны с разра­боткой новых книг, а также с использованием и коррекцией информации в уже имеющихся.

 

Книга Microsoft Excel состоит из рабочих листов, а каждый лист, в свою очередь, представляет собой совокупность ячеек. Такая струк­тура удобна для размещения в одном файле нескольких тематически связанных таблиц. В этом случае вся необходимая информация будет находиться в одном месте.

При создании новой книги в ней автоматически располагаются три рабочих листа, что мы уже видели на рис. 1.1 (ярлычки этих листов присутствуют в нижней части рисунка — Лист1, Лист2, Лист З).

 

ПРИМЕЧАНИЕ

Однако количество листов, формируемых в новой книге, легко изменить. Для этого следует щелкнуть на кнопке Office, далее на кнопке Параметры Excel и на закладке Основные следует установить необходимое значение для параметра Число листов.

 

Для перехода к работе с определенным листом его следует предва­рительно выделить (активизировать). Для этого достаточно щелкнуть на ярлычке листа (рис. 1.1). Если же мы хотим произвести действия над листом как над единым целым, то следует с помощью щелчка правой кнопкой мыши на ярлычке листа вызвать контекстное меню. В резуль­тате нам откроется возможность данный лист удалить, переименовать, скопировать и т. д. В этом меню также присутствует пункт Вставить, который позволяет добавить новый лист в книгу. Также с помощью меню его можно переместить в книге (скажем, таким образом легко поменять два соседних листа местами). После выбора пункта Переименовать нам становится доступным редактирование названия листа,

Все активные действия пользователя связаны с ячейками рабочего листа, и далее на примере мы рассмотрим, как это выглядит практичес­ки. Ячейки представляют собой рабочую область Microsoft Excel, в них можно записывать различную информацию: числа, формулы, текст.

Каждая ячейка располагается на пересечении определенной строки и определенного столбца. Для идентификации ячеек столбцы и строки имеют заголовки, которые располагаются вдоль верхней и левой сто­рон таблицы. Заголовки столбцов обозначаются английскими буквами от А до XFD (всего 16 384 столбцов). Для номеров строк используются арабские цифры (от 1 до 1 048 576).

При вводе информации в ячейки возможны две ситуации. Наибо­лее традиционный вариант — ввод данных непосредственно в ячейку на листе. Для этого можно просто выделить ячейку (щелкнуть на ней мышью) и начать ввод информации. Для завершения ввода следует на­жать клавишу Enter.

 

ПРИМЕЧАНИЕ

Вокруг выделенной ячейки появляется рамка, говорящая о том, что ячейка яв­ляется активной. Таким же образом можно выделить группу ячеек. Для этого при нажатой левой кнопке мыши необходимо провести по ним мышью.

 

Другой способ внесения данных связан с вводом информации в стро­ке формул (она расположена над названиями столбцов — рис. 1.4). В этом случае введенные в строке формул данные автоматически отражаются в выделенной (активной) ячейке, и нажатие клавиши Enter этот ввод данных фиксирует.

 

ПРИМЕЧАНИЕ

Строка формул на экране может отсутствовать. В этом случае следует щелкнуть на кнопке Office и далее на кнопке Параметры Excel. Здесь в открывшемся окне на закладке Дополнительно в разделе Экран необходимо установить флажок Показывать строку формул. Соответственно, если необходимо строку формул убрать с листа, то флажок следует снять.

 

 

Рис. 1.4. Ввод информации в строке формул

 

Как правило, на практике используется ввод информации в ячей­ках рабочего листа. Однако возможно, что такой ввод недоступен (Microsoft Excel блокирует это действие). В этом случае следует выпол­нить несложную настройку. А именно — последовательно щелкнуть на кнопке Office, а затем на кнопке Параметры Excel. Далее на закладке До­полнительно необходимо установить флажок Разрешить редактирование в ячейках (раздел Параметры правки). В противном случае, если флажок сброшен (рис. 1.5), ввод можно производить только в строке формул.

Перед дальнейшими практическими действиями следует упомянуть еще об одном. Столбцы (рис. 1.4) нумеруются буквами, однако это не един­ственный стиль обозначения ячеек рабочего листа. Другой вариант за­ключается в использовании чисел для обозначения и столбцов, и строк.

Для изменения стиля листа следует открыть уже знакомое окно Пара­метры Excel Здесь на закладке Формулы в разделе Работа с формулами при­сутствует флажок Стиль ссылок R1C1 (рис. 1.6). Обозначение R означает строку, а С — столбец (что соответствует первым буквам от английских слов «строка» и «столбец»). Если указанный флажок включить, то числа будут использоваться как для обозначений столбцов, так и строк.

 

ПРИМЕЧАНИЕ

Ссылки используются для обращений к ячейкам в формулах. Если флажок Стиль ссылок R1C1 включен, то пример ссылки на ячейку А1 будет выглядеть =R1C1, что указывает на номера строки и столбца. Если же флажок отключен, то ссылка на ячейку А1 записывается так — =А1. С помощью таких ссылок мож­но производить действия с содержимым ячеек. Это сложение, деление, умноже­ние и еще ряд других.

 

 

 

Рис. 1.5. Закладка Дополнительно окна Параметры Excel

 

Таким образом, мы теперь готовы к практической работе с кни­гой Microsoft Excel. Фактически ячейки рабочего листа представля­ют собой условный холст, на котором можно создавать различные «композиции». Наша ближайшая задача заключается во вводе дан­ных (числовых и текстовых), а также размещении вычислительных формул на листе книги. Разберем дальнейший пример в несколько этапов и для начала продолжим ввод (одну фамилию мы уже ввели) данных в ячейки листа книги (рис. 1.7). Здесь в столбце А располага­ется список сотрудников, а числа в столбце В являются денежными начислениями за май.

На рис. 1.7 часть данных представляет собой текст, а часть — числовую информацию. По виду вводимой информации Excel самостоятель­но может различить вводимые данные. При этом по умолчанию Excel выравнивает числа в ячейке по правой границе, а текстовую информа­цию — по левой, что как раз и видно в нашем примере.

 

Рис. 1.6. Закладка Формулы окна Параметры Excel

 

Рис. 1.7. Внесение данных в ячейки рабочего листа