Ввод и форматирование данных

 

Большой объем действий в Microsoft Excel связан с вводом и редактированием данных в ячейках. Для этого приложение располагает набором удобных средств, которые мы рассмотрим в этой главе.

При практической работе важное значение имеет форматирование данных на рабочих листах - информация, выводимая на листах Microsoft Excel, должна быть удобной для восприятия. Как известно, оформление всегда в большой степени говорит о качестве представленной работы.

Кроме просто внешнего вида, хорошо оформленная таблица требует минимального времени от пользователя для восприятия заключенной в ней информации. В данной главе мы рассмотрим вопросы, связанные с форматированием (установка шрифта, выравнивание текста и ориентация информации в ячейках, форматирование чисел и дат, условное форматирование, защита ячеек и листов, применение автоформатов и т. д.)

 

ВВОД ИНФОРМАЦИИ В ЯЧЕЙКИ ЛИСТА

 

В ячейки рабочих листов Excel можно вводить числа, текст, даты, время или формулы. Ввод данных в ячейку начинается с ее предварительного выделения. Ряд моментов, касающихся ввода данных, уже был рассмотрен в первой главе, поэтому мы здесь лишь подчеркнем те детали ввода, о которых еще не упоминалось.

Когда пользователь производит внесение данных в ячейку, то Excel автоматически устанавливает формат. Это выполняется по виду вводимой информации, однако программа не всегда производит установку так, как это необходимо пользователю. Для изменения формата предназначено окно Формат ячеек (на ленте Главная - Ячейки - Формат - Формат ячеек), в котором на закладке Число следует подсказать Excel необхо­димый формат.

Текстом (текстовыми данными) считается та информация, которую Excel не смог распознать как число, дату или время. Текст может содер­жать буквы, цифры и специальные символы. Длина текстового значе­ния в ячейке не может превышать 32 767 символов.

В случае если необходимо оформить в текстовом формате данные другого типа, то в качестве первого символа следует ввести апостроф (верхнюю кавычку). Например, при вводе в ячейку

'557

информация будет выровнена по левому краю (Excel это делает с текс­товыми данными).

 

ПАРАМЕТРЫ ШРИФТА

 

Для восприятия пользователем выводимой информации ключевое места занимает шрифт. Как и в популярном редакторе Microsoft Word, приложение Excel позволяет выводить данные в ячейках различными шрифтами. По умолчанию Microsoft Excel 2007 выводит информацию с помощью шрифта, который носит название Calibri. Размер букв также определен и составляет 11 пунктов.

 

 

ПРИМЕЧАНИЕ

Один пункт равен 1/72 дюйма или 0,357 мм.

 

Однако пользователь может изменить размер букв, а также использовать и другой шрифт по своему желанию. Технически для этого сначала следует выделить необходимый фрагмент ячеек (это можно сделать с помощью мыши), где мы собираемся изменить шрифт.

 

ПРИМЕЧАНИЕ

Если нам нужно изменить шрифт на всем листе, то для его выделения необходимо щелкнуть в ячейке на пересечении линий заголовков столбцов и строк.

 

После выделения необходимого фрагмента существуют разные варианты. Один связан с использованием контекстного меню, вызываемого с помощью щелчка правой кнопки мыши на выделенном фрагменте. Уже знакомый пункт Формат ячеек приведет к открытию окна показанного на рис. 2.1, где для выбора вида шрифта следует воспользоваться закладкой Шрифт. Так можно выбрать название шрифта и eго начертание (обычный, полужирный, курсив, полужирный курсив). Так­же для внесения изменений доступны размер, цвет текста, цвет фона. Для видоизменения символов доступен еще ряд параметров.

Другой способ работы по оформлению текста заключается в исполь­зовании вкладки Главная, расположенной на ленте (рис. 2.5). Здесь можно воспользоваться группой Шрифт, в которой присутствует необходимый набор пиктограмм. Еще одна возможность — в группе Ячейки исполь­зовать Формат > Формат ячеек.

 

Рис. 2.1. Закладка Шрифт окна Формат ячеек

 

 

 

Рис. 2.2. Вкладка Главная на ленте

Большинство используемых на практике шрифтов относятся к типу TrueType (на это указывает значок ТТ слева от названия шрифта в раскры­вающемся списке шрифтов). Подобные шрифты позволяют выводить символы на печать точно в таком же виде, как они выглядят на экране.

Кроме уже упомянутых параметров шрифта, можно использовать еще несколько:

● Подчеркивание (отсутствие подчеркивания; одинарное по значению; двойное по значению; одинарное по ячейке; двойное по ячейке);

● эффекты в группе Видоизменение (зачеркнутый шрифт, надстрочные или подстрочные символы).

 

ПРИМЕЧАНИЕ

Если установить флажок Обычный (рис. 2.4), то все параметры закладки Шрифт автоматически сбрасываются, устанавливается шрифт и размер букв по умолчанию.

 

Иногда требуется разные фрагменты текста в ячейке оформить с использованием различных форматов (например сделать одни буквы больше других). Фактически это означает применение формата не ко всей ячейке, а лишь к фрагменту символов в ней. Алгоритм действий при выполнении такого действия все тот же. Так, для форматирования отдельного фрагмента текста в ячейке его нужно предварительно выделить (замаркировать мышью), а затем применить необходимые параметры шрифта.

 

 

ПРИМЕЧАНИЕ

Для выделения отдельного фрагмента содержимого ячейки необходимо перейти в режим редактирования ячейки. Для этого следует переместить курсор мыши на требуемую ячейку и произвести двойной щелчок левой кнопкой мыши. Есть еще один способ — для перехода в режим редактирования ячейки, можно нажать клавишу F2. В результате использования первого либо второго способа мы получаем возможность редактирования информации внутри ячейки.