Закрепление строк и столбцов



Мы поможем в написании ваших работ!


Мы поможем в написании ваших работ!



Мы поможем в написании ваших работ!


ЗНАЕТЕ ЛИ ВЫ?

Закрепление строк и столбцов



При просмотре больших таблиц, содержащих много строк и столбцов, имена столбцов и наименования строк «уходят» с экрана. Чтобы шапка[1] таблицы была постоянно видна на экране, нужно закрепить шапку таким образом:

s выделить первую строку данных (следующую после шапки);

s выполнить команду Окно – Закрепить области.

G Примечания.

a) Аналогично можно закрепить и столбцы, расположенные левее выделенного столбца.

b) Можно закрепить строки, расположенные выше, и столбцы, расположенные левее выделенной ячейки.

После выполнения этой операции команда Закрепить области преобразуется в команду Снять закрепление областей, что позволяет восстановить исходный порядок.

Итоги

Часто бывает необходимо подвести итоги по группе одинаковых значений определённого столбца таблицы. Excel обладает очень полезным средством автоматического подведения основных и промежуточных итогов – команда Данные/Итоги.

Порядок действий для подсчётов итогов:

1) отсортироватьтаблицу по столбцу, в котором нужно получить итоги;

2) поставить табличный курсор на любую ячейку таблицы (таблица выделяется);

3) выполнить команду Данные - Итоги;

4) задать параметры в диалоговом окне команды:

· в поле «При каждом изменении в» - выбрать имя поля, по которому нужен итоговый результат;

· в поле «Операция» - выбрать нужную функцию из списка для подведения итогов;

· в поле «Добавить итоги по» - указать флажком все поля, по которым нужны итоговые данные по выбранной функции;

· отметить необходимые флажки в диалоговом окне;

- «Заменить текущие итоги» - если возникла необходимость исправить предыдущие итоги;

убрать этот флажок, если нужно добавить итоги с другой функцией к существующим итогам;

- «Конец страницы между группами» следует указать, если таблица занимает несколько страниц;

- «Итоги под данными» - итоговые данные располагаются в том же столбце, что и данные,

· нажать кнопку OK.

Кроме итоговых строк формируется структура, которая согласована с группировкой данных для вычисления промежуточных и общих итогов. Пользуясь кнопками уровней структуры (+, - , 1, 2, и т.д.) можно получить таблицы данных разного уровня.

Пример 5.1. Сколько студентов на каждом факультете? Каков средний балл студентов всего факультета?

Решение.

1)К таблице примера 2.1. добавить столбец со средним баллом по результатам сессии каждого студента.

2)Отсортировать данные по факультетам.

3)Выполнить команду Данные/Итоги (курсор в таблице!).

4)В диалоговом окне задать параметры как на рис.8., ОК

 

Рис.8. Диалог командыДанные/ Итоги

 
 

 


Рис. 9. Результаты решения примера 5.1., п. 4)

5) Добавить итоги - подсчитать средний балл по факультету - в диалоговом окне задать операцию-Среднее, Добавить итоги по- средний балл (флажок).

Рис. 10. Результаты решения примера 5.1., п. 5)

G Примечанияк решению примера 5.1., п.5):

1) Дополнительная операция по подсчёту итогов ведёт к появлению дополнительного структурного уровня:

1-й уровень – общие итоги по двум операциям;

2-й уровень – промежуточные итоги по одной операции;

3-й уровень – промежуточные итоги по двум операциям;

4-й уровень – полное раскрытие списка.

2) Восстановить таблицу – кнопка «Убрать все» в диалоге команды Данные/Итоги

Задача 5.1. Подвести итоги по группам (данные примера 5.1). Сколько студентов в каждой группе, каков средний балл по группе?

Сводные таблицы

В Excel существует ещё одно очень мощное средство получения обоб­щенной информации из таблицы — сводные таблицы. Для построения сводной таблицы необходимо использовать однородные табличные данные.

В сводных таблицах заложено очень много возможностей, освоить их сразу во всей общности в рамках этого пособия не представляется возможным. Рассмотрим только несколько примеров со следующими данными (рис.11).

Рис. 11. Данные к примерам главы 6.

Пример 6.1. Вывести суммарную оплату по факультетам.

Решение.

1)Диалог с Мастером сводных таблиц.

· Выделить одну из ячеек таблицы.

· Выполнить команду: "Данные/ Сводные таб­лицы".

Запускается Мастер сводных таблиц.


На первом шаге предлагается выбрать источник данных - по умолчанию нужный пункт уже выделен.

В Excel 2000 предлагается также выбрать вид создаваемого отчета - "сводная таблица".


Нажать кнопку "Далее>".


· На втором шаге предлагается указать диапазон, содержащий исходные данные. Но Excel сам "догадался", что это наша таблица (мы предвари­тельно выделили в ней ячейку). Нажать кнопку "Далее>".

· Третий шаг - самый ответственный – определение структуры таблицы.


- Внимательно рассмотреть диалоговое окно: (рис. 12).

G В Excel 2000 нужно сначала щелкнуть кнопку "Ма­кет".


 
 

 


Рис.12. Диалоговое окно макета сводной таблицы.

Структуру сводной таблицы составляют четыре области: страницы, строка, столбец и данные. В этих областях нужно разместить названия столбцов исходно­й таблицы. Эти столбцы перечислены справа от шаблона структуры.

- Перета­щить мышью кнопку Факультет в область строк, а кнопку Оплата за учёбу в об­ласть данных (в этой области обязательно что-то должно при­сутствовать).

GПримечание. Вместо Оплата за учёбу в поле теперь написано "Сумма по по­лю Оплата за учёбу ". Мастер сам вы­брал итоговую функцию "Сум­ма", потому что Оплата за учёбу явля­ется числовым полем.


· Четвертый шаг Мастера.. Предлагается поместить свод­ную таблицу на новый лист или на существующий лист. Указать расположение таблицы: на существующем листе - для наглядности и проверки результата

G В Excel 2000 возвращаемся к диалого­вому окну третьего шага.


Нажать кнопку Готово.

Результат – сводная таблица:

 

 

Отформатированная таблица:

 

 

· Изменение вида таблицы.


"Схватить мышью" поле Факультет и перетащить его в ячейку расположения столбцов.

G Обратить внимание на вид курсора мыши при перемещении по сводной таблице и за ее пределами.


В результате получится горизонтальная таблица:

 
 

 

 


· Обновление сводной таблицы

Изменить одну из сумм в исходной таблице. Сводная таблица не изменится. Чтобы изме­нения в исходных данных отразились на сводной таблице, нужно выделить одну из ячеек таблицы и выбрать в меню команду Данные/Обновить данные.

· Изменение итоговой функции

Мастер сводных таблиц вы­брал по умолчанию суммирование оплат по факультетам. Но мож­но выбрать и другие итоговые функции таким образом:

- Выделить какую-либо ячейку в области данных сводной таблицы, для которой нужно изменить итого­вую функцию;


- щёлкнуть кнопку "Поле сводной таблицы"

G в Excel 2000 — "Параметры поля"


- рассмотреть диалоговое окно "Вычисление поля сводной таблицы":

в окне "Опе­рация" перечислены итоговые функции: "Сумма", "Количество значений", "Среднее", ...

- Выбрать "Максимум".

Получится таб­лица (заголовок отредактирован):

 
 

 

 


Задача 6.1. Вывести средние оплаты за учёбу по всем группам. С помощью кнопки списка ( € ) вывести только указанные группы.

Задача 6.2. Определить успеваемость по группам (средний балл по группе).

 

Пример 6.2. Сколько студентов заочной и очной формы обучения по группам и факультетам?

Решение.

- Вызвать Мастер сводных таблиц (см. пример 6.1.);

- на третьем шаге сформировать макет:

В область страниц помес­тить кнопку Факультет, в область строк перетащить кнопку Группа, в область столбцов — Форма обучения, в области данных мож­но разместить любое текстовое поле, например Фамилия. Появится строка "Количество по полю Фамилия".

GПримечание. Если поместить числовое поле в область данных, то получится суммирование по этому полю (умолчание!) и придётся менять "сумму" на "количество".

- На четвертом шаге указать размещение сводной таблицы. Полученная таблица:

 
 

 


GПояснения.

1) В ячейке, где находится слово (Все), имеется стрелка выпа­дающего списка. Нажав на эту стрелку, можно выбрать из списка название факультета и получить на экране сведения только по этому факультету.

2) С помощью выпадающего списка в ячейке «Группа» и «Форма обучения» можно вывести информацию по определённой группе и форме обучения.

3) Существует возможность развернуть сведения сра­зу на несколько рабочих листов. Если нажать кнопку "Отобразить страницы" (или выбрать этот пункт в контекстном меню свод­ной таблицы), в рабочей книге появятся новые страницы с на­званиями факультетов. На каждой странице приведена таблица для указанного на корешке факультета.

4) В каждую из четырех областей (страниц, строк, столбцов и данных) можно поместить произвольное количество полей.

Базы данных

Управлять большими массивами данных позволяют специальные программы, предназначенные для работы с базами данных.


База данных - логически взаимосвязанные данные конкретной предметной области.

Под предметной областью принято понимать часть реального мира, подлежащего изучению для организации управления и автоматизации, например, предприятие, вуз.


Базы данных (БД) предназначены для хранения больших объёмов структурированной информации, использования одних и тех же данных различными пользователями и задачами.

С помощью запросов (критериев) из базы данных выводится необходимая пользователю информация.

В Excel имеются возможности для работы с так называемыми однотабличными базами данных, именуемыми списками. Программа автоматически распознает список и соответствующим образом обрабатывает его.


База данных (БД) в Excel (список)-прямоугольная таблица, состоящая из строк и столбцов с однотипными данными.

 

Строки - записи БД ,

Столбцы - поля

записей БД.


Если следовать правилам (см. ниже) при создании БД (списка), Excel превращается в систему управлениябазами данных, способную автоматически систематизировать данные и эффективно ими манипулировать. К таким таблицам можно применять и рассмотренные ранее операции: сортировка, формирование итогов.


Весь инструмент работы с БД в Excel сосредоточен в пункте меню Данные.

G При вызове команды из меню Данные курсор должен находиться в одной из ячеек БД


Создание базы данных

При создании базы данных в Excel необходимо соблюдать правила:

1)На одном рабочем листе не рекомендуется помещать болееодной базы данных. Если это не так, отделять данные хотя бы одной строкой или одним столбцом.

2)Необходимо присвоить столбцам имена - имена полей записи, которые могут состоять из нескольких строк заголовков, размещенных в одной строке таблицы.

3)Имена столбцов должны располагаться в первой строке базы данных (заглавная строка).

4)Для заглавной строки рекомендуется использовать стиль форматирования отличный от того, который использовался для записей базы данных.

5) Нерекомендуется:

- отделять заглавную строку от других строк пустыми строками или пунктирными линиями.

- разделять заголовки столбцов в заглавной строке пустыми столбцами.

- объединять ячейки в заглавной строке.

6)В списках можно использовать формулы.

Порядок созданиябазы данных:

§ сформировать заглавную строку по приведенным выше правилам;

§ ввести данные в соответствующие поля записи одним из двух способов: обычным или с помощью формы.

§ отформатировать таблицу (стили, границы, заливка).

Обычный способ ввода - ввод данных непосредственно в ячейки таблицы по строкам. При этом, если в списке много повторяющихся значений, то при заполнении можно воспользоваться автовводом (Команда Сервис / Параметры / Правка / Автозаполнение значений ячеек) , а также копировать формулу из предыдущей записи, копировать форматы ячеек.

Более удобно вводить, просматривать и редактировать данные с помощью специальной формы, которая вызывается командой Данные - Форма.

Диалоговое окно этой команды содержит все поля одной записи БД, названия и количество которых соответствует созданным заголовкам столбцов. Вводимые поля записи можно редактировать. Если поле вычисляемое, то оно недоступно для редактирования. Название окна соответствует названию рабочего листа.

Достоинством ввода данных с помощью формы является автоматическое копирование формул и автоматическая поддержка форматов данных.

Пример 7.1. Создать базу данных движения товара в магазине «Ашамлыклар».

 

 


Рис. 13. Пример создания базы данных «Магазин»

Порядок созданиябазы данных:

1) оформить заголовок таблицы, учесть при этом:

- несколько строк в имени поля, размещенных в одной строке таблицы Excel (правило 2) ;

- перенос слов в строке;

- вертикальное выравнивание по центру в ячейках;

2) задать обрамление всей таблицы;

3) ввести нумерацию строк при помощи автозаполнения;

4) вставить формулы для количества остатка («Кол-во прихода» - «Кол-во расхода») и суммы остатка («Кол-во остатка» * «Цену расхода») в первую строку таблицы;

5) далее заполнить таблицу двумя способами:

· обычным - две строки, с копированием формул и заданием форматов;

· с помощью формы базы данных:

- выделить таблицу без первой строки шапки, но захватив последнюю, незаполненную строку данных таблицы;

- выполнить команду Данные - Форма;

- заполнить все поля записи БД, нажать Enter, затем следующую и т.д.

- завершить работу – кнопка Закрыть.

 

 

Рис. 14. Диалоговое окно формы (пример 7.1)

 

G Примечаниек рис.14:

Командные кнопки диалогового окна Форма:

Добавить– добавить запись;

Удалить – удалить выбранную запись;

Вернуть – отменить любое изменение, сделанное в выбранной записи;

Назад– возврат к предыдущей записи;

Далее– переход к следующей записи;

Критерии – поиск записи в соответствии с заданными критериями.



Последнее изменение этой страницы: 2016-12-12; Нарушение авторского права страницы; Мы поможем в написании вашей работы!

infopedia.su Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Обратная связь - 18.206.177.17 (0.022 с.)